秘書工作手冊

1、董事長秘書工作手冊：領(lǐng)導(dǎo)日程安排一、總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對固定的工作（如會議、 出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有 計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：A了解董事長的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察董事長的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其作節(jié)拍;-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，留意近期的工作重點(diǎn)；A對計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日歷；及時整理日歷，以免安排沖突；A明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處 理；保持與董事長及時溝

2、通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達(dá)成 共識，以利工作開展；A注意日程安排的時間松緊，適當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧A周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個會議間留出機(jī)動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理 思路的時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)；”根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；A對于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突：每日安 排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；A不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情 處理；A控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免

3、影響下面的日程：A掌握近期要回避的人物：月/周計(jì)劃安排模版A可使用相關(guān)軟件APP日歷功能，制作周計(jì)劃表、月計(jì)劃表的相關(guān)安排，打印即可;二、出差日程安排（）國內(nèi)出差©出差前：A確定出差目的和日期;A確認(rèn)董事長出差陪同人A熟悉每日商務(wù)行程，及時與當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人對接。出發(fā)、到達(dá)時及時打 電話溝通。確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程 時間、接待人員等信息、時間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等。）（見范例）。用車需求：確認(rèn)出行方式，和司機(jī)溝通好出發(fā)時間。確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總 經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（

4、明確接送機(jī) 人的聯(lián)系方式）；酒店房間：原則上不訂套房，確認(rèn)酒店有非常安靜的房間，要相關(guān)負(fù)責(zé)人或 酒店盡量選擇層高、遠(yuǎn)離街道和遠(yuǎn)離電梯間的房間。確認(rèn)酒店有薄被子。濕 氣重的地方，請?zhí)崆巴ㄖ嚓P(guān)人員準(zhǔn)備除濕系統(tǒng)；根據(jù)董事長的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。趙總證件：在集團(tuán) 法務(wù)處申領(lǐng)趙總身份證、護(hù)照、APEC卡。趙總行李：提前與趙總家大劉姐溝通（），提前三天及時發(fā)送天氣預(yù)報(bào)信息，以 便大劉姐準(zhǔn)備趙總衣物；山區(qū)及熱帶地區(qū)備好驅(qū)蚊噴霧，蚊蟲叮咬藥膏，遮陽傘; 隨身攜帶維達(dá)（無香味）小包紙巾，無香味濕紙巾。備用金準(zhǔn)備：需要申請備用金的，根據(jù)出差時間提前一周申請好備用金。出發(fā)前 在集團(tuán)法務(wù)處申領(lǐng)趙總

5、錢包，備用金的一部分現(xiàn)金放在趙總那里，數(shù)額自己要記 好。（外幣請?zhí)崆皟芍茏龊蒙暾垼Ｅc董事長確認(rèn)禮品并做好準(zhǔn)備工作；機(jī)場登機(jī)：1、辦理值機(jī)手續(xù)：國內(nèi)短途出差，無需托運(yùn)的情況，至少提前一天網(wǎng)上值機(jī)。出 發(fā)當(dāng)天提前半小時先到機(jī)場，等待趙總到達(dá)機(jī)場，陪伴趙總一同過安檢；國內(nèi)長 途或國際出差，需要托運(yùn)，陪同趙總到達(dá)機(jī)場，點(diǎn)清全部行李，幫助趙總辦理托 運(yùn)手續(xù)，保管好行李票。2、座位偏好：為趙總安排第一排靠走道的座位，如果已滿，則選擇第二排靠走道 的座位。自己的座位盡量安排在靠近頭等艙的前排，以便自己可以迅速下飛機(jī)。3、機(jī)場安檢：頭等艙和國航終身白金卡，一般情況，可以陪同趙總走貴賓通道進(jìn) 入候機(jī)樓。（AP

6、EC卡適用國家每卡可攜帶一人）。4、陪伴趙總候機(jī)：趙總在貴賓休息區(qū)等待候機(jī)，及時詢問趙總需求，是否要喝點(diǎn) 東西或者吃點(diǎn)東西；隨時關(guān)注航班信息，飛機(jī)起飛前半小時提醒趙總可以準(zhǔn)備登 機(jī)了。5、登機(jī)：上飛機(jī)后幫助趙總放好行李，整理好趙總機(jī)上需要看的文件；6、告知起飛：起飛前告知目的地接待人員，確認(rèn)到達(dá)后的對接方式。7、延誤等情況：及時與航空公司聯(lián)系改簽；到達(dá)：1、下飛機(jī)：幫助趙總拿好隨身物品，陪同趙總下機(jī)。到達(dá)后第一時間聯(lián)系目的地 接待人員，確認(rèn)接機(jī)情況無誤。2、過海關(guān)：團(tuán)隊(duì)出行的情況下，若無特殊安排，走在最前面，告知海關(guān)我們是一 個團(tuán)隊(duì)的，后面的成員英語不好，并回答海關(guān)關(guān)于行程信息的問題。3、行李

7、提取：幫助趙總提取行李，點(diǎn)清行李數(shù)量。©出差中 著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止;董事長出差生活方面：入住酒店：1、checkin：辦理入住登記，再次跟酒店確認(rèn)房間一定要安靜O2、安頓：帶好行李，送趙總進(jìn)房間；幫助趙總連好手機(jī)、電腦、Ipad等電子設(shè)備 的Wifi信號；燒好水；換好被子；征求趙總意見，是否需要協(xié)助整理衣物用品, 是否需要吃點(diǎn)東西等。將自己房間的號碼和電話、趙總房間的號碼和電話寫在便 簽紙上放在趙總床頭。3、早餐確認(rèn)：趙總一般不在酒店用早餐，需要征求趙總意見，如果用早餐，要告 知早餐時間和地點(diǎn)；如果不在酒店用早餐，需要到附近的超市挑選好水果。（青 蘋果，買好水

8、果刀）4、信息確認(rèn)：每天抽時間和趙總核對本日及第二天的日程安排：確認(rèn)第二天行程 和其他注意事項(xiàng)。趙總出差日常習(xí)慣: 早晨：1、出發(fā)前：與趙總溝通好起床時間，一般出發(fā)前半小時去趙總房間。燒水倒好溫 水，削好青蘋果。早晨藥品：三七粉（溫水調(diào)好）趙總喝完后給溫水漱口；中藥:一袋半每天出發(fā)前，比集合時間提前10分鐘左右.提醒趙總要出發(fā)了。2、開會時：倒好溫水（或常溫蘇打水），紙巾和激光筆放好在趙總位置，做好錄音 及紀(jì)要；3、午餐：提醒服務(wù)員倒溫水、或常溫蘇打水；放好紙巾；詢問趙總是否需要喝藥酒； 藥品：維生素（趙總包中綠色小包里，透明小袋裝，多種顏色不一樣的藥丸）， 趙總?cè)胱蠓旁谒恢蒙?，她會隨餐服

9、用；餐后：準(zhǔn)備牙線；4、晚餐：藥品：月見草（四顆金黃色透明袋子裝）隨餐服用餐后牙線；中藥：一袋半5、趙總唾前：提醒趙總喝藥酒；將透明質(zhì)酸口服液開好，放床頭；電話叫醒：打電話到前臺預(yù)約電話叫醒服務(wù)；業(yè)務(wù)方面：A根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時聯(lián)系相關(guān)參會人員，做好通知協(xié)調(diào)工作；做好出差期間的會議記錄，傳達(dá)會議精神；及時掌握集團(tuán)動態(tài)及業(yè)務(wù)相關(guān)信息，積極配合打印相關(guān)資料，將信息及時匯報(bào) 給董事長；參觀時做好記錄，根據(jù)董事長口頭分配的任務(wù)，配合督辦相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度; ”根據(jù)情況及時與董事長溝通，及時調(diào)整日程安排：©出差后下及時向董事長匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；A出差資料整理（包括資料、名片,、

10、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān) 人員或存檔；A向董事長認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。A各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；A跟進(jìn)、配合督辦業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒注意以下幾點(diǎn)： A根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION （中/英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備, 必要時準(zhǔn)備打印機(jī)和打印稿。A注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；出訪美國要記得帶好趙總美 國駕照。（國際）外幣請?zhí)崆皟芍茏龊蒙暾?；A根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物：A準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料：A確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù)：A回國后向邀請方致謝。附件一：出差物品攜帶表物品數(shù)量

11、物品數(shù)量附件三：國內(nèi)出差日程范例董事長出差深圳日程安排（月日）時間日程地點(diǎn)備注4 月 25 日17： 25北京一深圳 CA1305機(jī)場接機(jī)人：一 1360入住新世紀(jì)酒店 該車在深圳期間隨行21： 30夜宵自行安排4 月 26 B11： 30嘉利會面及午 餐新世紀(jì)酒店上海餐 廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：-一、一一議題：嘉利最新情況通報(bào)對方聯(lián)系人：鄧秉覺13： 20出發(fā)前往EMC office、-陪同前往14： 00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū) 21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍阂灰弧?一、一一、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱

12、會面安排：14:00- 15:00 雙方公司介紹交流15:0076:00參觀工廠16:00-17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān) 產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商17： 20返回新世紀(jì)，琛清陪同18： 00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員 聯(lián)想：_4 月 27 B14： 00東莞金和涂料 有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南 區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤耍阂?、-一、一一議程安排：14： 00-14： 05雙方介紹14： 05-14： 25金和介紹（工廠歷史、油漆 種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā) 展趨勢等）1

13、4： 25-14： 55雙方討論14： 55-15： 25參觀金和新廠15： 35瑞和塑膠五金 電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南 區(qū)15： 35-15： 40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15： 40-16： 10參觀瑞和工廠16： 10-16： 25 機(jī)動16： 25前往機(jī)場，車程約30分鐘17： 40CA1303 深圳一北京一-安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：-一附件四：國外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點(diǎn)備注7月14日17： 5020： 4021： 0021： 30北京漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機(jī) 在漢城期間使用，號碼為：08K

14、IMPO Air portHoliday innSeoulLG商事等在機(jī)場左邊出口舉牌接(Tel: 06)下榻處：Holiday in Seoul(佳樂) Tel: 82-027179441Fax:82<)271594417 月15 日8： 009： (M)9： 0012： 3012： 3013： 2013： 2014： 4014： 4016： 4016： 4018： 00與LG LCD部及LG商事/、共進(jìn) 早餐及會談前往LG位于龜尾的LCD廠與LG LCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會談（陪同及參加者:LG LCD廠總經(jīng)理、LG商事、）前往LG電子位于平澤的CD ROM廠參觀及會談（陪同及參加者：

15、LG電子商事：、）Holiday inn Seoul orLG Twin T owers龜尾路程：3小時中餐主持人：路程：3小時主持人：訪問時間主要活動地點(diǎn)備注7 月1 5日18： 0019： 5019： 3021： 00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8： 009： 209： 3010： (M)10： 3010： 501()： 5011： 2011： 2011： 5011： 5013： ()013： 0014： 0()自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCD Marketing、崔 敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹 針對相關(guān)問題進(jìn)行會談參觀與會者共進(jìn)午餐乘車前往

16、LG總部七星(Kiheu ng)聯(lián)絡(luò)人： 02750731314： 3017： (X)17： 0017： 3019： 0021： 00會談（參加者：LG商事LG電子等） 回酒店休息 與LG商事人員共進(jìn)晚餐（、總部Holiday inn Seoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事主持人:Mr.訪問時間主要活動地點(diǎn)備注7月 17 日1()： 0018： 0018： 0019： 0021： 4022： 40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀 光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場漢城北京漢城市區(qū)及 近郊陪同人：導(dǎo)游、LG商事（17日為韓國國慶日）自酒店到機(jī)場約40分鐘路程三、會議安排（-）內(nèi)部會議安排董事長主持的會議注意

17、事項(xiàng)：A會前與相關(guān)負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；A綜合考慮各種因素（如董事長全天日程安排），安排會議地點(diǎn)及時間；A下發(fā)會議通知后，確認(rèn)參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通 過電話確認(rèn)；A會中協(xié)助放映PPT,并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；A對會中達(dá)成的決議及時跟蹤，并反饋給； 董事長參加的會議結(jié)束（二）外部會議安排董事長主持的外部會面接受會面請?jiān)翹Q婉拒或該靖他人注意：講明原因，以免對方誤解注意：在收到會面請求時,經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及董事長商討決定，同時提供背景材料以供董事長做出判斷Y與對方確認(rèn)時間、 地點(diǎn)、人員、議程， 并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定 meeting agenda,

18、ppt（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)包顧）發(fā)會議通知， 并落實(shí)參會人員會前準(zhǔn)備工作會中服務(wù)會中達(dá)成共識的 跟蹤反饋?zhàn)⒁馐马?xiàng)： 綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點(diǎn)、預(yù)定會議室； 注意準(zhǔn)備桌簽、翻頁器、激光筆； 會前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)； 根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物； 在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送 時間，并通知對方確切的會面時間及地點(diǎn)； 考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與集團(tuán)行政聯(lián)系，安排參觀陪同人；會前給董事長提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與董事長 溝通洽談事宜；在會前擬制meeting age

19、nda （見模版）在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注 意內(nèi)容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文； 一初次會面PPT應(yīng)包括：集團(tuán)總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹； 一再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供 資料）。 幫董事長準(zhǔn)備名片，并提醒會面時攜帶； 提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙 和有禮的態(tài)度； 提醒董事長參會，參會中關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種 情況； 會面結(jié)束后，代董事長或陪同送客人離去；之后整理會中材料文件、 筆記本電腦等儀器設(shè)備；董事長參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書應(yīng)從較專業(yè)的

20、角度協(xié)助安排。并關(guān)注 以下幾點(diǎn)：結(jié)束婉拒并請對方改請注意事項(xiàng)： 會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料； 會前了解會議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間; 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時跟進(jìn)并反饋；外部會而會議備忘模版Guest Meeting TableGuest5s Company: AMDGuest's Name and PositionLegend's Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz cooMr. Ravmond Leeof Asia Sales & MarketingMr. Kelvi

21、n KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perrv ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr.Vice President of Legend Computer s ystemGeneral Manager of Desktop business DivisionMr.Vice President of Legend Computer s ystemGeneral Manager of Notebo

22、ok busine ss DivisionMr.General Manager of Material Management Division of DTBMiss.Manager of Material Management Di vision of DTBMr.InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm-16:00 pm. June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda:> 15:00-1

23、5:05 Introduction>15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan)>15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee)>15:30-15:45 Legend update (Mr.)>15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪采 訪 前星 期對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起； 對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可

24、幫助品 推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進(jìn)行聯(lián)系：配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改：對于常見問題的回 答應(yīng)該有所備份并及時更新：了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意： 有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供； 對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部

25、通訊處事先借好電話會議設(shè)備：如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車：如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源：4、采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時間；如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備：到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)：如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其 它背景資料；安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出而接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時間：5、采訪結(jié)束與記者溝通，及時了解播出或見報(bào)的確切時間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理

26、；必要時可通知公司全體或部門員工收看。注意事項(xiàng)：對記者的界而要非常友好。五、大型活動陪同總經(jīng)理參加的大型活動:部總經(jīng)理秘書總經(jīng)理陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程說明：1、接受活動邀請得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見：對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程；2、活動前一天的準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項(xiàng)；3、活動當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；帶好活動議程、名片等資料；活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕;4、活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動:參與支持的大型活動流程說明：1、接受活動邀請得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程；2、活動前三星期參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落 實(shí)；如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時間；幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT 一定要反復(fù)演練；3、活動當(dāng)天參加外部活動時，秘書應(yīng)著