辦公室管理形成性考核冊答案答案

1、辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè) 1一、單選選擇題1、級別高的辦公室一般稱為 ( B 辦公廳 )2、中央機(jī)關(guān)風(fēng)別采用分理制和宗理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳屬于分理制的是？(D 國務(wù)院 )3、辦公室的核心功能是( A 塑造出組織文化及價值觀 )4、辦公室的本質(zhì)屬性是( C 服務(wù)性 )5、辦公室工作的第一要義是( A 服務(wù) )6、常用辦公用品中屬于辦公文具的是( A 中性筆 )7、發(fā)主辦公用品的人員要求是( D 發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品 )8、辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指( C 判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額)9、正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮的因素是( B 名牌和高檔

2、 )10、有權(quán)對政府采當(dāng)重同進(jìn)行監(jiān)督和管理的是(A. 國家級或省部級財(cái)政部門 )二、判斷題1. 任何辦公室 ,都是指的單位里的綜合辦事機(jī)構(gòu)。( V )2. 省府的辦公廳比其他廳的行政級別要高。( V )3. 信息調(diào)研是辦公室的一項(xiàng)具體職能。( V )4. 辦公室的工作具有綜合性特點(diǎn)。( V )5. 辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事,不能引用彈性原理。 ( X )6. 發(fā)放辦公用品的時候 ,不需要對用品庫存進(jìn)行記錄。 ( X )7. 辦公電話應(yīng)定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。( V )8. 辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。( V )9. 辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中 ,出貨卡即是

3、申請領(lǐng)用單 。( V ) 10辦公設(shè)備使用權(quán)的獲取只能是通過購買。( X )三、簡答題1、簡答辦公室的主要特點(diǎn)。(l) 輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門的第一個特點(diǎn)是它的輔助性。辦公室工作應(yīng)當(dāng)在服務(wù)和服從于領(lǐng)導(dǎo)工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。( 2)綜合性： 辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運(yùn)作的部門； 辦公室工作也是一項(xiàng)綜合性的工作 辦 公室工作是多元化的。( 3)服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立與工作的開展，首先是為了適應(yīng)各級各類 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性的服務(wù)，同時也要為各部門和基層提供服務(wù)。2、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備

4、的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。善謀：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，注重諫言技巧， 學(xué)會把握職場環(huán)境的運(yùn)作方法， 一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一， 二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。3、簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。(I )必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。( 2)必須明確專人專責(zé)的專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè) 備。( 3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。( 4)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)(5)辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5C至35

5、C，相對濕度為 20%至85%，溫度過低時需用加溫器，濕度過高時需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備 5 米左右的有效影響距離內(nèi)。( 6)如果辦公設(shè)備不處于工作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。( 7)使用電腦時要做到；不要讓陽光照射電腦，以免機(jī)殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫 電腦，造成短路；不要在開機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒 浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦， 除非有特殊的自我防護(hù)錯施不要自己隨意處理電腦硬件故障不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必 要應(yīng)全程監(jiān)督。4, 簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意

6、事項(xiàng)。 儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。 儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。 在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物 品置于舊物品的下面或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小 的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于找尋和領(lǐng)??；辦公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以 便在需要時能輕松找到 儲藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。 辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入 打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。作業(yè) 2一、設(shè)

7、計(jì)題 調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進(jìn)行 詳細(xì)設(shè)計(jì)。 P341調(diào)研工作的準(zhǔn)備階段(I )準(zhǔn)備調(diào)研內(nèi)容： 確定調(diào)研課題：領(lǐng)導(dǎo)提出、有關(guān)部門確定、調(diào)查者自選。 選題要求： 既要注重現(xiàn)實(shí)意義， 又要具有前瞻性既要注重領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)注的當(dāng)前工作和社會生活中的 重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題。 選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。( 2)調(diào)研課題的審定： 一般調(diào)研課題由機(jī)關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)重點(diǎn)調(diào)研課題可以采取申報(bào)、委托或招標(biāo) 等形式，經(jīng)專家評審、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)來確定。( 3)成立調(diào)研小組，確定

8、調(diào)研人員： 成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；有調(diào)研需要的專業(yè)能力或?qū)＜页?員有豐富的調(diào)研經(jīng)驗(yàn)；注意新老搭配，以便成員相互取長補(bǔ)短少而精，避免人浮于事。( 4)調(diào)研任務(wù)前的準(zhǔn)備工作： 學(xué)習(xí)和掌握與課題相關(guān)的黨和國家的方針、政策、規(guī)定等；查閱與課題相關(guān)的研究成果和文獻(xiàn)資料；學(xué) 習(xí)與課題相關(guān)的自然科學(xué)和社會科學(xué)知識；了解與課題相關(guān)的背景資料。( 5)明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求： 調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向。 調(diào)研的成長期，應(yīng)當(dāng)明確如何使調(diào)研對象進(jìn)一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明措施。 調(diào)研的成熟期，應(yīng)當(dāng)講清楚如何使事物進(jìn)一步完善提高。 調(diào)研的末期，擬定調(diào)

9、研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對象、范圍和方式方 法，調(diào)研的時間、步驟和過程，調(diào)研的人員組織與注意事項(xiàng)，調(diào)研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。2調(diào)研工作的實(shí)施階段 實(shí)施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實(shí)施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研 材料。(I )調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點(diǎn)調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問卷調(diào)查法、觀察法、試點(diǎn)調(diào)查法、開會調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、BS ( Brain-storming頭腦風(fēng)暴)法、專家調(diào)查法、哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。(2) 搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。(3) 認(rèn)真分析調(diào)研材

10、料，綜合提煉調(diào)研成果。3 調(diào)研工作的完成階段本階段的主要工作是撰寫調(diào)研報(bào)告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。(1) 確定主題:(2) 選用材料(3) 擬寫提綱(4) 按綱寫作(5) 修改定稿 否等。表3-1調(diào)研主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定咼度。 一：材料要具有典型性、生動性、新穎性，多樣性和準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。注意觀點(diǎn)和材料，大綱和細(xì)目的統(tǒng)一，如“導(dǎo)引案例一案例1”。如表 3-1所示。檢查所用資料是否有誤、觀點(diǎn)是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標(biāo)點(diǎn)使用準(zhǔn)確與 圧報(bào)告版面結(jié)構(gòu)模式標(biāo)題分單標(biāo)題和雙標(biāo)題(即正副題)前言也叫導(dǎo)語，介紹調(diào)研目的，原因，時間，地點(diǎn)，對

11、象范圍，調(diào)查方法等正文正文開頭有開門見山、結(jié)論先行、提出問題等方式：論述結(jié)構(gòu)有縱式、橫式、縱橫式等結(jié)尾概括全文，形成結(jié)論，提出看法和建議附件包括數(shù)居匯總表、原始資料、背景材料、必要的工作技術(shù)報(bào)告等調(diào)研時間(略)二、案例分析題辦公室的李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主 動清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公 用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話 等都擺放有序。下班前，

12、她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很 少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，使別 人找不到。辦公室的小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑， 上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚， 更無暇顧及他處。你怎樣評價這三位工作人員的行為？*點(diǎn)評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產(chǎn)生一定 的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。可見，李敏符 合要求；

13、小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。*工作程序加強(qiáng)對日常環(huán)境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，也是一 份責(zé)任和義務(wù)。秘書對日常環(huán)境的管理包括 3個方面的內(nèi)容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日 常公務(wù)活動區(qū)的環(huán)境管理。*1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔(1) 要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結(jié)束后要及時通知保潔員進(jìn)行打掃和清理。(2) 正確使用并注意維護(hù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問題自己動手或及時找人維修。（3）對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對報(bào)刊、文件及公用的辦公用品， 用

14、后要及時放歸原處，保持整潔有序。（4）注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患， 并及時提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。2. 保持你的上司的工作環(huán)境的整潔（1）經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設(shè)要保持 清潔。（2）每天要定時開窗通風(fēng)， 保持空氣的自然清新， 并定時測溫、 測濕， 保持適合上司習(xí)慣的溫度和濕度。（3）經(jīng)上司授權(quán)后，定期對上司的文件柜進(jìn)行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時 清退或銷毀。（4）對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機(jī);對辦公室內(nèi)的金魚，要

15、及時喂食、清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。（5）上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進(jìn)行清洗和整理。（6）經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)人員進(jìn)行處理，時刻保持良好的狀態(tài)。3. 整理個人工作環(huán)境 辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要 保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業(yè)形象，甚至 還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關(guān)系也有意想不到的益處。（1）辦公桌的必備物品及其整理 擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機(jī)、膠水、回形

16、 針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應(yīng)將它們整齊地?cái)[放在你的辦公桌上。電話。電腦。參考書。文具用品盒。文件夾。辦公桌抽屜。（2）整理辦公桌的技巧要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5 個步驟：將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。清理過期的文件。注意你的電腦顯示器。充分利用辦 公空問。清理舊的閱讀材料。作業(yè) 3一、單選選擇題1下畫屬子文書的是（A.書信）。2在公文行文中，下級向上級行文時，錯誤的是（C.抄送下級機(jī)美）。3公文寫作的規(guī)范要求（C.異有規(guī)范體式，行合公文橋式標(biāo)準(zhǔn) ）。4向上級做請示時，下面哪個做法不妥（C.地級市政府越過省政府直接向國務(wù)院行文請示）。5意

17、向書的特點(diǎn)不包括（C.的東性）。6在辦理發(fā)文時，經(jīng)復(fù)核，對于不符合要求的公文應(yīng)該 （B.退交起草部門補(bǔ)充成修正 ）。7在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件是 （D.公開出版的雜志的贈閱信件 ）。8“四分四注意”立卷方法不包括 （D.分紙型）。9電子公文的屬性是（C.具有規(guī)范格式）。10. 電子公文的處理（C.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理 ）。二、判斷題1狹義的文件即指公文。（X）2公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。（X）3辦文能力就是指寫文能力。（V ）4意向書簡單而言就是傳送意向的文書。（ V ）5協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（V ）6上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)必須為上級機(jī)關(guān) ，而不是上組領(lǐng)導(dǎo)

18、個人。（V ）7收文時應(yīng)逐件清點(diǎn)，并以簽字成蓋章的方式簽收。(V )8檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年眼，它與檔案本身的價值大小無美。(X )9. 檔案庫房要堅(jiān)固、安全、專用 ，適宣保管檔案，和閱覽室，辦公室實(shí)行三分開。( V )10. 電子文檔不存在銷毀問題，。(X )三、簡答題1、簡要回答公文寫作的五部曲。公文說什么t領(lǐng)悟核心思想t內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的t內(nèi)容是怎么表達(dá)的t是否符合國家公文格式 標(biāo)準(zhǔn)。第一步，公文說什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思

19、維方法，對象化思維方法，辯 證思維方法，散點(diǎn)思維方法，求同存異思維方法。第四步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈 魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語言，公文的細(xì)胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容 合法；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)一黨政機(jī)關(guān)公文格式(GB/T9704 2012)?？傊?，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫公文是受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言。代擬公文：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的身份和職位特征；對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征，區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別。2、簡要回答起草請示的“五步棋”。起草請示的思維

20、模式一一沿著以下“五步棋”思路走(1) 因?yàn)槭裁凑埵疽灰粚τ谠?、目的的說明。(2) 請示什么問題一一提出請示的主題內(nèi)容。(3) 怎樣解決問題一一提出解決問題的建議或方案。(4) 請求上級回復(fù)一一結(jié)尾用語的使用。(5) 有無附件需要說明一一根據(jù)需要確定附件的使用與否。3、簡述公文校對工作要求。答：校正補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號、圖表、格式等：解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正 文、注碼、與注文之間衍接以及頁碼編排問題：進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人 或撰稿人處理：需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對符號：對于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實(shí)施三校、四校，以確保公 文的正本不出差錯。4、簡

21、答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。P143答：電子公文處理過程可分為五個部分(電子公文的生命周期)(1)創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。(2 )辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。(3) 交換；按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。(4) 歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。(5 )銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。作業(yè)4一、填空題常用禮貌用語七字訣:與人相見說“您好”問人姓氏說“貴姓”問人住址說“府上”仰慕已久說“久仰”長期未見說“久違”求人幫忙說“勞駕”向人詢問說“請問”請人協(xié)助說“費(fèi)心”請人解答說“請教”求人辦事說“拜托”麻煩別

22、人說“打擾”求人方便說“借光”請改文章說“斧正”接受好意說“領(lǐng)情”求人指點(diǎn)說“賜教”得人幫助說“謝謝”祝人健康說“保重”向人祝賀說“恭喜”老人年齡說“高壽”身體不適說“欠安”看望別人說“拜訪”請人接受說“笑納”送人照片說“惠存”歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關(guān)照”贊人見解說“高見”歸還物品說“奉還”請人赴約說“賞光”對方來信說“惠書”自己住家說“寒舍”需要考慮說“斟酌”無法滿足說“抱歉”請人諒解說“包涵”言行不妥“對不起”慰問他人說“辛苦”迎接客人說“歡迎”賓客來到說“光臨”等候別人說“恭候”沒能迎接說“失迎”客人入座說“請坐”陪伴朋友說“奉陪”臨分別時說“再見”中途先走說“失陪”請人勿送說“留步”送人遠(yuǎn)行說“平安”二、簡答題1、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。P167(1)公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會組織主體；公眾客體；傳播手段。( 2)公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實(shí)事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。2、提高會議質(zhì)量的主要方法和措施。P148(I )嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條件的會議一律