企業(yè)工作分析中的常見問題與解決方法

1、編號：時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟 頁碼：第2頁共1。頁企業(yè)工作分析中的常見問題及解決方法一、員工恐懼員工恐懼，是指由于員工害怕工作分析會對其已熟悉的工作環(huán)境帶來變化或 者會引起自身利益的損失，而對工作分析小組成員及其工作采取不合作甚至敵視 的態(tài)度。一般而言，如果在工作分析過程中，工作分析小組遇到以下一些現(xiàn)象，我們 就認(rèn)為存在員工恐懼：訪談過程中，員工對工作分析小組的工作有抵觸情緒，不支持其訪談或調(diào)查 工作；員工提供有關(guān)工作的虛假情況，故意夸大其所在崗位的實際工作責(zé)任、工作 內(nèi)容，而對其他崗位的工作予以貶低。造成這些現(xiàn)象的原因，我們認(rèn)為主要有以下幾個方面：首先，員工通

2、常認(rèn)為工作分析會對他們目前的工作、薪酬水平造成威肋因 為在過去，工作分析一直是企業(yè)在減員降薪時經(jīng)常使用的一種手段。在過去，企 業(yè)如果無緣無故地辭退員工，無疑會引起被辭退者的控告、在職者的不滿和恐懼； 如果無緣無故地降低員工工資，同樣會引起員工的憤慨，從而影響員工的工作績 效。但如果企業(yè)的這些決定是在工作分析基礎(chǔ)上做出的，它就有了一個所謂的科 學(xué)的理由。因此員工就對工作分析存在著一種天生的恐懼之情；其次，為提高員工生產(chǎn)效率，企業(yè)也經(jīng)常使用工作分析。在霍桑實驗中，實 驗者發(fā)現(xiàn)員工在工作中一般不會用最高的效率從事工作，而只是追從團(tuán)隊中的中 等效率。這是因為員工不僅僅有經(jīng)濟(jì)方面的需求，更有團(tuán)隊歸屬需求

3、。而且，員 工認(rèn)為，如果自己的工作效率太高，上級會再增加自己的工作強度。因此，員工 對工作分析的恐懼也有其現(xiàn)實意義。企業(yè)或者工作分析專家想要更為成功地實施工作分析，就必須首先克服員工 對工作分析的恐懼，從而使其提供真實的信息。一個較為有效的解決方法就是盡 可能將員工及其代表納人到工作分析過程之中。首先，在工作分析開始之前，應(yīng)該向員工解釋清楚以下幾方面的內(nèi)容：實施工作分析的原因；工作分析小組成員組成；工作分析都會對員工產(chǎn)生何種影響；為什么員工提供的信息資料對工作分析是十分重要的。因為只有當(dāng)員工了解第3頁共10頁編號：時間：2021年X月X日 書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟 頁碼：第4頁共10頁了

4、工作分析的實際情況，并且參與到整個工作分析過程中之后，才會忠于工作分 析，也才會提供真實可靠的信息；最后，但也是最重要的，工作分析小組也許應(yīng)該做出書面的承諾，企業(yè)絕對 不會因工作分析的結(jié)果而解雇任何員工，決不會降低員工的匚資水平，也決不會 減少整個企業(yè)工作的總數(shù)。其次，在工作分析實施過程中和工作分析完結(jié)之后，也應(yīng)及時向員工反饋工 作分析的階段性成果和最終結(jié)果。以上這些措施也許會讓工作分析專家可以從員 工那里獲得更為可靠、全面的信息資料。二、動態(tài)環(huán)境動態(tài)環(huán)境指的是由于經(jīng)濟(jì)和社會等的變化發(fā)展，引起企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變 化，從而引發(fā)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、工作構(gòu)成、人員結(jié)構(gòu)等不斷的變動。外部環(huán)境的變化。當(dāng)今的

5、社會是高速發(fā)展的社會，有人曾這樣描述過：“當(dāng) 今社會，惟一不變的就是變化。”企業(yè)作為社會的基本構(gòu)成單元，也是處于高速 變化當(dāng)中的。當(dāng)我們?yōu)榱烁玫毓芾砥髽I(yè)而進(jìn)行工作分析時，卻往往會因組織的 變革所引發(fā)的工作變革導(dǎo)致這些工作分析的成果不能適應(yīng)于企業(yè)現(xiàn)在的實際狀 況，而只能被束之高閣；企業(yè)生命周期的變化。企業(yè)處于不同的企業(yè)生命周期，其戰(zhàn)略目標(biāo)也相應(yīng)地 會有所不同。在處于幼稚期時.，企業(yè)追求的可能僅僅是生存，與此相應(yīng)的，企業(yè) 重視的是那些研發(fā)人員，公司中大量存在的崗位就是研發(fā)崗位，研發(fā)人員的主要 職責(zé)就是研究出新穎的產(chǎn)品；而當(dāng)企業(yè)在市場中站穩(wěn)腳跟進(jìn)入發(fā)展期后，其目標(biāo) 就會相應(yīng)改變。追求的可能是企業(yè)的

6、市場占有率，市場營俏也就逐漸提高到管理 日程上來，營銷策劃人員也會相應(yīng)增加，其主要工作是開發(fā)新客戶。當(dāng)然，在此 階段研發(fā)人員并非可有可無，但其主要工作內(nèi)容可能就變?yōu)閷υ挟a(chǎn)品的性能、 外觀等方面的改良；隨著市場逐漸飽和，企業(yè)也進(jìn)入了成熟期，即使再加大營銷 力度也很難增加銷量，這時企業(yè)就會著力于降低企業(yè)成本，以增加效益，相應(yīng)地， 公司可能會對內(nèi)部員工結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，營銷人員的主要任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫S護(hù)老客戶。 從以上敘述我們可以看出，隨著企業(yè)生命周期的變化發(fā)展，不僅僅會影響公司中 的工作結(jié)構(gòu)，也會影響這些工作的實際內(nèi)容、從事該崗位工作的員工的主要職責(zé) 等等。而這些變化也會使工作分析更加復(fù)雜，工作分析專家必

7、須著眼于公司的未 來發(fā)展，而不僅僅是為了解公司現(xiàn)存工作的實際情況，進(jìn)行工作分析。員工能力和需求層次的提高。隨著社會的發(fā)展，人們越來越重視知識的重要 性，越來越多的人通過各種途徑對自己進(jìn)行人力資本的投資和再投資，而這也就 使員工隊伍的素質(zhì)越來越高。相應(yīng)地，在工作中能勝任的工作的范圍也逐漸擴(kuò)大， 其對企業(yè)的要求也就不僅僅局限于提供維持基本生活的工資津貼那么簡單了。他 第6頁共10頁編號：時間：2021年X月X日 書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟 頁碼：第9頁共10頁們追求更多的工作責(zé)任、更好的工作環(huán)境、更多的信任和尊重，以尋求工作滿足 感、組織歸屬感等等，而且他們的新需求并不是一成不變的。所有這些都

8、要求對 現(xiàn)存的工作予以調(diào)整，從而引發(fā)出不斷進(jìn)行工作分析的需求。另外，工作設(shè)計、管理人員的發(fā)展等也會給工作分析造成一定影響?？偟恼f來，由于企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境的變化速度日益加快，工作分析的結(jié)果應(yīng)用周期也越來越短，這就要求在實施工作分析的過程之中，把握住這些變化。針對動態(tài)環(huán)境帶來的工作分析過程中的問題，我們認(rèn)為可以有以下兩種途徑 解決：一是年度工作分析，一是適時工作分析。年度工作分析。實施的具體步驟是：在一個工作分析間隔期內(nèi)，各部門主管準(zhǔn)確、詳細(xì)記錄本部門內(nèi)的工作變化 情況；在工作分析實施月（周），各部門主管對一年內(nèi)工作變動情況進(jìn)行匯總，并 征詢本部門員工的意見；工作分析實施之前，人力資源管理部門發(fā)

9、文給各部門主管，要求其在一定時 間期限內(nèi)，遞交本部門工作變化情況匯總表，并在等待期內(nèi)制定工作分析的初步 計劃；人力資源管理部門對各部門的工作變化情況表進(jìn)行整理匯總，并據(jù)此制定工作分析的詳細(xì)計戈I,包括具體實施步驟，工作分析小組成員的配置等等；工作分析的具體實施過程；編寫工作分析結(jié)果一一職務(wù)說明書和工作規(guī)范；工作分析結(jié)果的反饋。適時工作分析。即讓部門主管隨時上交本部門工作中的變化情況，并隨時進(jìn) 行工作分析。其具體步驟是：部門主管發(fā)現(xiàn)本部門工作有所變化或有必要進(jìn)行改變，立即以書面形式遞交 人力資源管理部門；人力資源管理部門常設(shè)組織一一工作分析小組，根據(jù)該部門主管要求，實施 工作分析；編寫職務(wù)說明書

10、和工作規(guī)范；工作分析結(jié)果的反饋。盡管年度工作分析和適時工作分析在一定程度上可以解決工作分析過程中 的動態(tài)問題，但是也存在著一些缺陷。首先，年度工作分析使一些急需變革的崗 位只能等到下一次工作分析開始時才能得到解決，這樣不僅會影響該崗位員工的 實際工作過程，也會相應(yīng)地產(chǎn)生工作與工資福利等不相匹配的現(xiàn)象。其次，因為 年度工作分析要求每年對所有的工作都要進(jìn)行一次全面的分析，但在實際中，公 第6頁共10頁編號：時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟 頁碼：第12頁共10頁司內(nèi)只有少數(shù)工作需要改革。一般來說，公司內(nèi)大約有90%的工作不需要重新 進(jìn)行崗位劃分或編寫職務(wù)說明書及工作規(guī)范，而僅

11、有10%的工作需要進(jìn)行工作 分析。所以，實施年度工作分析會造成實施成本較高，而且會造成許多無效的工 作。再次，盡管適時工作分析僅對那些需要改變的工作進(jìn)行分析，而且此方法也 會及時根據(jù)目前的數(shù)據(jù)資料對員工的工作及工資進(jìn)行調(diào)整，員工不用再等幾個月 才獲得自己應(yīng)得的報酬。但是其存在的最大問題就是部門管理者可能并沒有注意 到這些工作的變化，或者并不認(rèn)為這些變化達(dá)到應(yīng)對其進(jìn)行工作分析的程度。這 樣，就會引起該工作崗位上的員工的不滿，從而影響其工作積極性，甚至對公司 的滿意度和忠誠度。最后，適時工作分析的成本較高。因為部門管理者每一次發(fā) 現(xiàn)工作有所變動，人力資源部門都要對該工作實施工作分析，這樣會造成工作

12、分 析的無計劃性，從而提高實施成本。對以上兩個問題的解決辦法是綜合使用年度工作分析和適時工作分析這兩 種方法。例如可以進(jìn)行一次定期的工作分析，而在這期間可以對各部門主管認(rèn)為 非常有必要的工作進(jìn)行不定期的分析。這樣就在一定程度上解決了年度工作分析 和適時工作分析的問題。三、崗位員工較少工作分析過程中經(jīng)常會遇到的另外一個問題是發(fā)生在某工作崗位上僅有一個或者兩個員工的情況下。它對工作分析造成的影響主要表現(xiàn)在以下幾方面：對工作分析過程的影響。工作分析的基礎(chǔ)或者說先導(dǎo)步驟是進(jìn)行工作抽樣， 即從所要進(jìn)行分析的工作當(dāng)中選取適合分析的從事該工作的員工，對其工作行 為、任職資格等進(jìn)行分析。抽樣要準(zhǔn)確，樣本總數(shù)就

13、必須達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，而后 才能談得上進(jìn)行更深層次的分析。但如果該工作崗位只有一名或者兩名員工，這 從前提上就影響了工作分析的合理性、準(zhǔn)確性。對工作分析結(jié)果的影響。由于工作分析往往是建立在對員工行為及其任職資 格分析的基礎(chǔ)之上的，所以在工作崗位人員過少的情況下，工作分析的結(jié)果也就 成為此工作崗位員工的工作行為或者說是工作績效的描述，而非是對此工作本身 的分析和描述。要解決因崗位員工較少而對工作分析所帶來的問題，最有效的辦法就是加強 對工作分析小組成員的培訓(xùn)。使他們在進(jìn)行工作分析的時候，并不僅僅著眼于現(xiàn) 職人員工作的好壞與否，而是將其注意力在此工作的職責(zé)權(quán)限、主要工作內(nèi)容， 它需要何種知識、技能才

14、能高效率和高效益地履行等等符合該工作客觀實際的信 息上。四、工作分析契約工作分析契約指的是企業(yè)管理者和員工認(rèn)為工作分析的結(jié)果一一職位說明 書和工作規(guī)范在某種程度上相當(dāng)于一種契約。其中一個契約形式一一職位說明書 規(guī)定了員工的主要工作內(nèi)容和職責(zé)權(quán)限，員工經(jīng)常會據(jù)此認(rèn)為只要做好契約范圍 內(nèi)的工作就行；在另一個契約形式一一工作規(guī)范中則表明了從事該工作員工的任 職資格，而這經(jīng)常被管理者認(rèn)為是現(xiàn)職者所具有的知識、技術(shù)和能力。工作分析契約具體表現(xiàn)及其影響：主管人員交待給下屬某項臨時工作時，卻遭遇下屬的拒絕，其理由是職位說 明書中并未列出該項工作內(nèi)容。下屬想承擔(dān)更多責(zé)任時，也會遭主管的拒絕（當(dāng)然我們此處講的是上級并非 婉言拒絕），其理由同樣是其職位說明書中并未列出該項工作職責(zé)；而且因為職 位說明書中所列出的任職資格常常會被認(rèn)為就是該崗位現(xiàn)職員工所有的知識層 次、技術(shù)水平和能力水平，因此員工并不具備承擔(dān)更多責(zé)任的能力要求。如果主管人員想增加員工的工作，而不會遭到員工的拒絕，就可以采取改變 職位說明書的方法，即在職位說明書中增加該工作的主要工作內(nèi)容。但是如果該 工作只是臨時性的或者是非經(jīng)常發(fā)生的，那么為此而修改職位說明書則是費力而 無多