單證計劃調(diào)度崗位工作流程分析

1、單證計劃調(diào)度崗位工作流程單證計劃調(diào)度崗位工作主要為三大塊，架構如下:、訂貨單處理:1、接單（即接受各客戶傳真回廠的訂貨單）：由于單證工作室成員分微波爐 /空調(diào)/小家電三個項目進行跟蹤，在訂單的接受上需分清楚產(chǎn)品線。2、訂單處理:訂單收悉后處理圖表分析:業(yè)務員填寫訂貨單注意事項 ： 業(yè)務員需在客戶回傳公司的訂貨單上留下自己的姓名及聯(lián)系方式。 根據(jù)當天公司發(fā)給各營銷中心的庫存表協(xié)助客戶做次日的訂貨單。 核實價格是否超常規(guī)，如有特殊價格一定要事前報告申請，并在回傳公司的定單上注明清楚報告內(nèi)容及日期。 如代理商帳面余額不足，出具了銀行承兌匯票、支票、或匯票，則業(yè)務人員應將原件仔細核 對確認無誤后第一時

2、間 EMS 回公司，并在復印件上簽名后傳真回公司以便第一時間能發(fā)貨， 如果該票是背書的銀行承兌，則連同票據(jù)的背面都要傳真過來； （業(yè)務員是首先收到票據(jù)的 人，所以一定要注意看這張票據(jù)的蓋章是否清晰，收款人的帳號和名稱有沒有寫錯；還要注 意看這張票據(jù)的客戶所屬的銀行是否屬于保兌倉的銀行承兌和是否屬于商業(yè)銀行承兌，如果 此票據(jù)屬于商業(yè)銀行承兌，那就必須要先請示集團公司副總裁同意才能收下） 。如帳面余額不 足，短時間內(nèi)又無法辦款，則要求訂貨客戶出具欠款委托書，說明欠款時間，發(fā)貨金額，報 公司批示后方可發(fā)貨。 如有需要安排隨貨走的臨時贈品、宣傳資料請在訂單上額外注明。在做宣傳資料申請數(shù)量時 要求與終端

3、科協(xié)商好具體出庫數(shù)量。 如代理商發(fā)貨至異地倉，業(yè)務人員需要求訂貨單位開具委托書注明收貨地址、聯(lián)系人及聯(lián)系 電話，與訂單一同回傳公司，并在訂單的右上角處明確注明發(fā)至異地（？） 。單證計劃科處理訂貨單注意事項：1）單證計劃組接受到定單后，首先檢查訂單上是否有我司業(yè)務人員的簽名，以及購貨單位的公章。 無公章，通知業(yè)務人員要求訂貨單位蓋章確認后再重傳公司。2）初步查看所訂型號是否有斷貨，如某型號斷貨則聯(lián)系業(yè)務人員是否調(diào)整，如有調(diào)整則將此份訂單作廢， 避免重復做單 。 如業(yè)務告知無須調(diào)整則待貨源齊全后再補單。3）核對產(chǎn)品價格是否正常，有沒有特殊性，如價格特殊，則在各地區(qū)報告文件夾中查找是否有特殊報告申請

4、 ，并將此報告與訂單附在一塊作為審核的依據(jù)。如沒有特殊申請而價格又特殊則與業(yè)務 員電話溝通，詢問清楚情況，要求打報告申請。4）通過內(nèi)務管理系統(tǒng)查詢客戶帳面是否有余款，核實余款是否足夠發(fā)貨。 如余額不夠，查看業(yè)務人員在訂單回傳公司的同時是否有相關銀行票據(jù)一起回傳。 如有票據(jù)，則打開 內(nèi)務管理系統(tǒng) 將新回傳的票據(jù)輸入系統(tǒng)內(nèi)，在輸入票據(jù)的過程中要核實是否 重復輸入。要求業(yè)務人員將原件必須以最快時間 EMS 回總部。 票據(jù)原件回廠后首先入內(nèi)務管理系統(tǒng)，注意是否有重復登記，并在筆記本上登記后轉交財務部門。 如余額不足，又無任何票據(jù)則查看是否有超過公司給與各客戶的信用額度，如超過信用額度則 查看是否有公司

5、總部批示過的由營銷中心打的申請報告以及客戶出具 “到期付款保證書” ，保證 書欠款額度 100 以下俞堯昌副總裁批示即可，欠款額度 100 萬以上要求執(zhí)行總裁批示。 這一方面也是為了保障公司的利益，規(guī)范工作制度。另外要求些都是很重要的。貨款問題注意細節(jié)：a、原則上：發(fā)貨采用現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則、超市或專業(yè)連鎖系統(tǒng)有帳期或信用額度。b、 票據(jù)類型：匯票、銀行承匯（三方銀行承匯必須按“銀行提貨單”金額提貨）、電匯（新單位必須貨款到我司帳戶中方可發(fā)貨） 、支票（只限廣東部分區(qū)域廣州、東莞、江門、佛山）。c、當收到票據(jù)后，先檢查票據(jù)是否有問題，如蓋章模糊、字體不規(guī)范。d、復印一式四份，留檔、給財務（2份）、

6、出納；e、原件登記在本子上并給出納簽收；f、若遇到退票的，如蓋章不清，超過三次背書的，馬上退回辦事處重辦，并定期跟蹤 情況，直到寄回公司。g、做好全國三方客戶（保兌倉）的余額明細表，要是有票據(jù)快要期的客戶時，要馬上 提醒業(yè)務員去跟進，讓客戶盡快到三方銀行存錢辦提貨通知書。h、抓緊資金回籠，公司總部對業(yè)務員前期已傳真過來的匯票、銀承或電匯底單，超過 10天還未寄回公司財務的，除電話通知他們立即寄回外，還要將客戶名稱、票號、金額、負責收款的業(yè)務名單登記清楚，如果超過20天還未寄回或者換了票不通知公司的，除要業(yè)務員說明清楚原因外，給予一定的扣罰。i、 返利手續(xù)未辦完如何發(fā)貨？客戶必確認我司財務的“財

7、務對帳單”，再由客戶出保證 書，方可發(fā)貨。5）分配貨源將目前庫存型號結合各地區(qū)訂單情況進行分配，根據(jù)各業(yè)務主管的要求安排貨源6）計算車位，安排贈品根據(jù)分配好貨源的訂單開始計算車位，超過整車車位或略少與整車的訂單與業(yè)務人員聯(lián)系略做調(diào) 整，保證整車出貨，盡量避免走臨擔，因為目前運費空漲，公司承擔了很大運輸壓力。每做一份訂貨單的同時，要優(yōu)先考慮售后部是否有配件、辦事處是否贈品、樣機和資料隨貨走，還要注意 這個要發(fā)貨的單位是否已經(jīng)有手續(xù)要求在發(fā)貨單價中下浮返利差價；注意準確計算產(chǎn)品裝車貨運 量，如果該客戶走的是零擔，就必須要在訂單上注明清楚；如果遇到是第一次發(fā)貨的客戶，就要 讓業(yè)務員提前提供資料一一單

8、位全稱、收貨詳細地址、聯(lián)系人電話、收貨時間、貨倉在市區(qū)還是 在郊區(qū)、白天貨車通行有無限制、有無裝卸工人，要提醒業(yè)務員該客戶由于是首次發(fā)貨，因此該 客戶的票據(jù)要收到正本、電匯要到公司帳戶上才能安排發(fā)貨，等等。具體明細見附表一：3、安排出貨：1）做好計劃單后，根據(jù)計劃單叫車，即安排運輸車隊次日來廠裝貨。2）將做好的計劃單送財務單證組打單。財務打單人員按“產(chǎn)品訂貨單”打印成“產(chǎn)品提貨通知單”“產(chǎn)品提貨通知單”各聯(lián)作用： 第一聯(lián)業(yè)務科存查一一財務打單人員存檔 第二聯(lián)倉庫存一一倉庫計帳員計帳 第三聯(lián)財會部門結算一一財務部人員計帳 第四聯(lián)銷售計提及財務結算一一財務部人員計帳 第五聯(lián)送貨回單一一運輸公司運費

9、結算 第六聯(lián)業(yè)務員存一一相關業(yè)務員記帳存檔 第七聯(lián)隨貨同行一一運輸司機存檔 第八聯(lián)門衛(wèi)放行一一保衛(wèi)科存檔3）將打好的產(chǎn)品提貨通知單交財務科審核，蓋“發(fā)出商品專用章”確認。4）將蓋好章的計劃單轉交運輸調(diào)度員，運輸調(diào)度員按運輸公司的車輛情況具體安排發(fā)運。并在“產(chǎn) 品提貨通知單”右上角標注具體車號。安排車隊司機去倉庫提貨。5 ）財務打單員與次日上午根據(jù)前一天發(fā)運的具體情況（發(fā)貨單位、數(shù)量、金額、車號、備注等），匯總數(shù)據(jù)發(fā)電子郵件至各地辦事處。6 ）如果運輸車隊出現(xiàn)任何問題：各運輸公司的路線由計劃調(diào)度員提供聯(lián)系方式；在途車輛直按向運輸公司有關人員查詢，7）當天所有訂單處理完畢后，根據(jù)倉庫條碼系統(tǒng)查詢當

10、日庫存情況，并發(fā)全國營銷中心，方便各各 客戶、業(yè)務員清晰知道公司里到底哪些型號有貨、哪些型號無貨，無貨的型號預計在哪天生產(chǎn)， 確保他們能準確掌握公司最新的產(chǎn)品庫存信息。同時，我們還要注意產(chǎn)品庫存的準確性，要是成 品倉里存在質(zhì)量問題而不能正常出貨的產(chǎn)品，請技術部和倉庫人員第一時間電話通知，避免由于 倉庫沒貨裝而導致整天改單據(jù)，浪費公司資源，重復工作。二、生產(chǎn)計劃調(diào)度與安排1）每月20日做下月的常規(guī)生產(chǎn)計劃： 各營銷中心必須按產(chǎn)品訂貨單填寫下月各地區(qū)所需要型號數(shù)量、贈品數(shù)量。 與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)安排生產(chǎn) 根據(jù)生產(chǎn)部門的建議做出適當調(diào)整注意：由于生產(chǎn)計劃的落實必須以下月的銷售目標的指定為前提，因此需要各

11、業(yè)務部門的大力配合，每月20日前將下月的要貨計劃回傳公司，且務必確保計劃的準確性，可靠性。2）據(jù)實際提貨及時跟進生產(chǎn)，安排計劃：與公司計劃調(diào)度中心的人員溝通好，當遇到有部分貨源在有計劃生產(chǎn)的前提下，而公司庫存數(shù)量不多，但比較暢銷的型號斷貨時，要主動向計劃員反映，請他們立刻協(xié)調(diào)車間安排生產(chǎn)，爭取不讓暢 銷型號斷貨太久，喪失市場份額。三、代理商庫存盤點1）每月30 31號收集各營銷中心代理商庫存盤點表2）根據(jù)收集齊全的盤點表進行匯總分析，并報集團公司副總裁閱。3）盤點表的格式由計劃單證科不斷更新。即盤庫表格里的產(chǎn)品型號要隨著有新型號的增加而不斷地更新，然后發(fā)E-mail給全國辦事處。4）代理商庫存

12、盤點要求一定要準確。業(yè)務人員要結合當月客戶的進銷存情況進行實地盤庫，不能僅僅憑借代理商提供的數(shù)據(jù)就回傳公 司，一定要確?？蛻舯P庫的準確性。流程分析：以上是單證計劃科的大致工作流程， 通過具體工作時的流程跟蹤我們發(fā)現(xiàn)， 每個環(huán)節(jié)一旦出了問 題，單證計劃工作室的科員就需要電話聯(lián)系業(yè)務人員，告訴相關變動信息，如此大量的重復的工作耗 費了我們 80%的精力，也就是說做單前的準備工作 （也就是價格的核實， 帳務問題的處理以及貨源的 安排）耗用了我們超過一半的時間，真正安排做單計算車位發(fā)貨的時間三分之一都不到，因此在流程 的處理上很容易出現(xiàn)斷檔。簡單來說：財務單證是需要計劃單才可打單，而由于我們一小時中前

13、 48 分鐘是用來準備資料，要在后 12 分鐘才能將做好的計劃單出來送交財務，財務單證組才能進行下一 個環(huán)節(jié)的工作，而如果我們準備資料的時間只需要花2530 分鐘那么我們就可以將打單時間提前，那么也就可以更快進入下一個環(huán)節(jié)，大大提高我們的工作效率。通過以上分析我們不難發(fā)現(xiàn)， 大量的重復性的勞動是制約我們工作效率的主要就矛盾。 在訂單數(shù) 量較小，貨源得以保障的時候，此種流程的建立還是可行的，主要矛盾突顯不出來，只要工作人員對 工作流程熟悉，工作強度不大也還算流暢。可一但訂單數(shù)量急劇增加，方案變換頻繁，大量的重復性 工作的矛盾就益發(fā)明顯了。針對這一現(xiàn)象建議如下：1、 生產(chǎn)規(guī)模的擴大化要求我們批量生

14、產(chǎn)我們所需要的產(chǎn)品，不但可以提高勞動生產(chǎn)率也可 以節(jié)省人力。同樣在管理中我們也需要有這樣的思維理念。我們需要要求我們的工作人 員在遇到問題的時候批量處理，由于問題同質(zhì)化頻率很高，那么在處理的時候需要集中 處理，各個擊破。不能分別攻占，強行突破。也就是說工作人員在處理訂單的過程中需 要按照一個流程走完后再去走另一個流程，不能流程沒有走完就因為某些特殊原因制約 了流程的進一步發(fā)展，造成對后期工作的延誤。 通俗點說就是當個人在處理訂單的時候 我們要求她第一步先核實簽名情況，蓋章情況，將有問題的先挑出來放一邊，沒問題開 始做下一步，直到所有的問題都被找出來后，先將問題告知業(yè)務員，通知完后則做無問 題的

15、計劃單，避免同一份訂單因為各項原因多次通知。2、一個人處理流程起來可能會比較耗時耗力，這時候我們也可以協(xié)調(diào)各組成成員配合與合 作，將問題找出來后，則一個人負責通知對口業(yè)務人員，而另一個人則負責開始做計劃 單安排車位。3、在計算車位的時候我們又發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務人員由于不清楚具體車位的配置情況以及贈品的 車位測算情況，使得做回來的計劃單不是略超過整車車位數(shù)就是少于車位數(shù)，而這時候 單證計劃科科員又需要通知業(yè)務人員加單或減單，又需要提供前面我們所提到的相關手 續(xù)，又是一個周期的循環(huán)，使得原本可以發(fā)運的訂單又得延誤。 針對這一現(xiàn)象建議對業(yè) 務人員進行車位的換算的方式的培訓，并提供各地區(qū)運輸車隊整車裝運數(shù)據(jù)給各營銷中 心。4、最后由于所有的流程跟蹤在前端的