某公司供應(yīng)部管理制度以及相關(guān)文件

1、富力地產(chǎn)集團 供應(yīng)部管理制度供應(yīng)部管理制度以及相關(guān)文件1. 供應(yīng)部管理制度 （采購一體化工作流程）2. 供應(yīng)中心編制及職責(zé)要求3. 供應(yīng)部采購員每周工作計劃 （附表）4. 供應(yīng)部關(guān)于文件、檔案資料管理的若干規(guī)定5. 供應(yīng)部文員工作職責(zé)6. 代理制規(guī)定7. 大名單代理制 （附表）8. 監(jiān)察中心對采購單的書寫規(guī)范要求 （附表）9. 供應(yīng)部采購程序及要求10. 供應(yīng)部招標(biāo)流程材料11. 采購流程12. 具體采購流程以及采購業(yè)務(wù)操作指引（見一體化采購軟件平臺）13. 結(jié)算流程見公司審批流程表采購一體化工作流程（討論稿）二零零八年三月一、富力地產(chǎn)采購中心采購一體化工作制度1、關(guān)于材料供應(yīng)商的確定2、關(guān)于

2、樣板的確認3、關(guān)于標(biāo)裝材料的選擇4關(guān)于價格的審核二、富力地產(chǎn)集團采購中心管理制度1、采購中心人員崗位管理架構(gòu)2、采購中心部門職責(zé)3、采購中心職員職業(yè)道德4、采購中心材料采購管理制度5、采購中心合同辦理管理制度6、采購中心支付管理制度7、采購中心招標(biāo)采購管理制度三、采購中心有關(guān)工作管理流程1、采購中心定板管理流程2、采購中心支付管理流程3、采購中心材料采購流程4、采購中心材料（設(shè)備）招標(biāo)采購流程5、采購中心合同辦理流程四、采購中心有關(guān)工作表格：1、招標(biāo)文件發(fā)出、收取登記表2、開標(biāo)登記表3、大宗材料、設(shè)備采購協(xié)作單4、供應(yīng)部招標(biāo)項目審批表5、報價單6、采購單（印刷件）7、用款申請報告8、供應(yīng)部工作

3、進度表9、發(fā)票登記表10、材料設(shè)備匯總表11、中標(biāo)通知書12、工地材料到貨確認表一、富力地產(chǎn)采購中心采購一體化工作制度(一) 關(guān)于材料供應(yīng)商的確定1. 所有材料供應(yīng)商均須在公司大名單的范圍之內(nèi)。2. “一體化”材料供應(yīng)商須與富力地產(chǎn)集團簽訂長期供貨協(xié)議，明確有關(guān)價格，供貨周期，產(chǎn)品質(zhì)量，售后服務(wù)及資金墊付等方面的承諾。(二) 關(guān)于樣板的確認1. 設(shè)計部門根據(jù)不同的裝標(biāo)及不同套餐的設(shè)計要求，在公司確認的供應(yīng)商的產(chǎn)品系列中挑選相關(guān)產(chǎn)品作為供應(yīng)部招標(biāo)定價的設(shè)計依據(jù)，由供應(yīng)部按照相關(guān)產(chǎn)品的設(shè)計要求和技術(shù)參數(shù)組織有關(guān)供應(yīng)商送板初次報價。2. 每個列入裝標(biāo)的產(chǎn)品系列送板廠家不應(yīng)少于35家，由定板小組進行評

4、估和確認。3.供應(yīng)部對最終經(jīng)確認定板的材料廠家進行公開招標(biāo)，與中標(biāo)廠家辦理供貨協(xié)議等相關(guān)手續(xù)。(三) 關(guān)于標(biāo)裝材料的選擇進入一體化裝標(biāo)的材料除應(yīng)滿足設(shè)計要求外，還應(yīng)注意避免選擇市場緊缺難以大批采購，材料品質(zhì)難以控制，單一品種已被市場壟斷的材料。（四） 關(guān)于價格的審核 富力地產(chǎn)集團得采購工作由采購中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)。大宗材料及列入一體化裝修標(biāo)準(zhǔn)的材料價格統(tǒng)一由中心負責(zé)審核批準(zhǔn)。各公司（含天力公司）采購單總價在30萬元以下的由各分公司經(jīng)理審核并報集團采購中心備案：30萬元以上采購單須報集團采購中心審批。 大宗周轉(zhuǎn)材料及單價小但需經(jīng)常性采購的材料，各公司須辦理招標(biāo)手續(xù)，確定半年標(biāo)及年標(biāo)，報集團采購中心審批

5、。 各地區(qū)分工公司應(yīng)嚴格執(zhí)行經(jīng)集團采購中心定價的大宗材料價格。統(tǒng)一價格后地區(qū)差價及運費由各地區(qū)分公司自行審核批準(zhǔn)。二、富力地產(chǎn)集團采購中心管理制度1、采購中心人員崗位管理架構(gòu)采購總監(jiān)供應(yīng)部副經(jīng)理供應(yīng)部副經(jīng)理文員采購員采購員采購員采購員供應(yīng)部經(jīng)理2、采購中心部門職責(zé)部門供應(yīng)部上級主管主管副總、采購總監(jiān)轄員人數(shù)定員人數(shù)部門職責(zé)1、奉行“質(zhì)優(yōu)價廉、確保供應(yīng)”的宗旨，負責(zé)公司日常所需物資的采購工作，包括建筑材料、裝修材料、機械設(shè)備、辦公設(shè)備及物業(yè)公司物品所需等； 2、嚴格控制生產(chǎn)成本，保證質(zhì)量、及時、準(zhǔn)確掌握市場行情；貨比三家，確保按時、按質(zhì)、按量供貨；3、大宗材料、材料的招標(biāo)采購工作；4、核定公司物

6、資采購的價格，嚴格控制資金使用；5、審定地產(chǎn)項目的裝修標(biāo)準(zhǔn)；3、采購中心職員職業(yè)道德一、認真學(xué)習(xí)及貫徹國家及集團公司的有關(guān)政策法規(guī)、制度；二、認真履行個人崗位職責(zé)，對工作嚴肅認真、一絲不茍；三、努力鉆研業(yè)務(wù)專業(yè)知識，不斷提高工作水平；四、團結(jié)同事服從上級、接受監(jiān)管部門的監(jiān)督指導(dǎo)；五、做到“公開、公平、公正”的辦事原則；六、不做損害公司利益的任何事情，不許泄漏工作秘密；七、嚴禁接受與供貨方有關(guān)的任何吃請、禮物、現(xiàn)金及回扣；八、加強業(yè)務(wù)能力和價格評估水平，把好所購材料的質(zhì)量價格關(guān)；九、堅決執(zhí)行公司和部門領(lǐng)導(dǎo)的指示，不得以任何借口互相推諉或拒不執(zhí)行。4、采購中心材料采購管理制度一、用料部門填報用料申

7、請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后交供應(yīng)部經(jīng)理。各工程用料部門提出用料申請采購單的同時，須提供經(jīng)集團總經(jīng)理及核算室審批的材料采購預(yù)算總表。用料部門根據(jù)預(yù)算總表或總經(jīng)理審批的采購單，向供應(yīng)部提出采購申請，申請單須提供所需產(chǎn)品的型號、規(guī)格、數(shù)量、用途和到貨時間，必要時須提供圖紙或樣品等技術(shù)資料。各樓盤配送的油煙機、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請另須提供相應(yīng)樓盤的裝修標(biāo)準(zhǔn)表。各樓盤售樓部、大堂、樣板房內(nèi)的家私、飾品等物品購置須提供李生的批準(zhǔn)預(yù)算。為確保有足夠時間對用料申請進行市場詢價、比價、和核價，辦理相關(guān)審核和報批手續(xù)，同時預(yù)留材料供貨商備料、制作及運輸時間，保證供應(yīng)的及時有效，一般材料應(yīng)在供貨時間的前七天、

8、大宗或定做的材料應(yīng)在要求供貨時間前30天（或以上）提出采購申請單。二、供應(yīng)部經(jīng)理審核用料申請。確定用料申請是否有效，對不符合要求或資料不齊全的，供應(yīng)部有權(quán)拒收。采購申請單中的型號、規(guī)格、數(shù)量等須與材料采購預(yù)算總表相符，技術(shù)參數(shù)、使用位置、要求送貨時間、送貨地點、收貨人等要清晰。材料采購預(yù)算總表原則上不得涂改，如確需更改材料型號、規(guī)格的，在申請人作出更改簽名后，由集團總經(jīng)理及核算室簽名確認。三、確定采購員跟單。四、確定是否需辦理招標(biāo)。五、實施采購按照先急后緩的原則進行貨比三家，滿足公司工程進度要求。定板按供應(yīng)部選板流程進行（附選板流程）。采購總監(jiān)確認價格及供貨商。嚴格按照用料申請單上的型號、規(guī)格

9、、數(shù)量、時間安排送貨，如遇型號、規(guī)格與采購申請單有出入時，須與工程部或設(shè)計部門商定，如有更改，則由工程部或設(shè)計部門在原申請單上作出更改并簽名確認。六、采購員通知供貨商送貨。5、采購中心合同辦理管理制度（一）合同格式和條款按公司有關(guān)規(guī)定進行。（二）合同簽定按合同審批流程進行（附合同審批流程）。（三）普通采購可憑采購總監(jiān)簽字的合同或協(xié)議向供貨商訂購產(chǎn)品。（四）大宗材料采購由集團公司采購中心與相關(guān)廠家同意簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議。具體單次供貨合同由地區(qū)公司負責(zé)人負責(zé)簽署和執(zhí)行。6、采購中心支付管理制度（一）供貨商嚴格按供應(yīng)部通知的材料型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、時間送貨，按公司規(guī)定辦理入庫或收料手續(xù)，經(jīng)工地監(jiān)理

10、或使用部門簽名確認后。提供發(fā)票及送貨單、進場驗收單。（二）供貨商發(fā)票分別經(jīng)工程部監(jiān)理工程師、采購總監(jiān)、總經(jīng)理簽名后送至財務(wù)。（三）需預(yù)付款的填寫請款單辦理請款手續(xù)。（四）用于辦理結(jié)算手續(xù)的各部門分管負責(zé)人的簽名，必須是親筆簽署。7、采購中心招標(biāo)采購管理制度 1、凡單宗材料（設(shè)備）金額超過10萬元的必須進行招標(biāo)程序，招標(biāo)分為邀請招標(biāo)和議標(biāo)。 2、招標(biāo)工作由供應(yīng)部成立的招標(biāo)小組進行。招標(biāo)小組成員由采購中心總監(jiān)、供應(yīng)部經(jīng)理和主管組成。3、由申請招標(biāo)的部門提交招標(biāo)項目表，該項目必須是甲方投資，且是項目總承包范圍以外的項目。如果是配合相關(guān)部門招標(biāo)，必須有相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審定同意。4、招標(biāo)項目表必須填寫詳盡、

11、清晰，按圖招標(biāo)的必須附上可用于招標(biāo)的圖紙，由部門主管簽字確認。5、招標(biāo)小組接收項目部送來的招標(biāo)項目表必須做好全過程所有資料的登記。6、小組負責(zé)人審閱招標(biāo)項目表并確定經(jīng)辦人（一般項目為一人，大項目為兩人或以上）。7、經(jīng)辦人接表后作相應(yīng)檢查，如缺少必須隨表提供的圖紙等技術(shù)資料或是提供不全以至不能進行招標(biāo)的，做好記錄后退回申辦人簽收。凡材料、設(shè)備類5萬元以上的項目，經(jīng)辦人接表后須填寫招標(biāo)工作進度情況日志，所有項目都必須在電腦上填報工作進度表。如預(yù)計不能按招標(biāo)項目表所示的時間完成的，須向小組負責(zé)人說明，并列出可完成時間，并知會有關(guān)項目部門。一般的招標(biāo)項目十三天內(nèi)完成，如需工程部配合的十五天內(nèi)完成；如在

12、工作過程中發(fā)現(xiàn)難以按上述時間完成的，須至少提前三天上報小組負責(zé)人，以便作出應(yīng)對。8、經(jīng)辦人在兩天內(nèi)整理招標(biāo)文件資料，并向資質(zhì)符合要求的投標(biāo)人發(fā)出招標(biāo)邀請。招標(biāo)文件須明確招標(biāo)項目的內(nèi)容、范圍、報價要求、工期要求等，并規(guī)定收標(biāo)期限。9、標(biāo)的較大的項目，將按規(guī)定收集的投標(biāo)文件，標(biāo)書不得隨意開封，在通知監(jiān)察中心、核算中心、工程部們參加的情況下由不少于三人鑒證開標(biāo)，做好登記并報小組負責(zé)人。10、對投標(biāo)文件作對比分析，約見投標(biāo)人進一步了解情況，進行相關(guān)確價談判。將結(jié)果列表報小組負責(zé)人審閱。在招標(biāo)工作中既要確保有足夠數(shù)量合格的投標(biāo)單位，又要注意適時引進合格的新單位，引進新單位必須做好考察工作，并形成考察報告

13、；多一些市場公認誠信度高且有實力的單位，杜絕出現(xiàn)“價格聯(lián)盟”；要多方設(shè)法了解市場行情信息，對投標(biāo)文件以及在投標(biāo)相關(guān)談判中要加強分析調(diào)查研究，交叉對證，多管齊下，靈活應(yīng)對，分化瓦解，有效地防止“圍標(biāo)”，破解“圍標(biāo)”。本部門人員要主動加強與各相關(guān)部門的聯(lián)系溝通，及時請示各級領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)妥有效地完成招標(biāo)工作。11、小組負責(zé)人根據(jù)實際情況判斷須進行報價的次數(shù)和形式，以確定各投標(biāo)單位的最終投標(biāo)價。談判確價的方式根據(jù)實際情況，可采用小組長、部門負責(zé)人逐級談判的方式，也可采用聯(lián)合會談的方式。12、將最終報價列表，在符合技術(shù)質(zhì)量、工期、服務(wù)等要求的前提下，一般以合理低價者為“建議中標(biāo)單位”。對較大的項目可進行部門

14、評議并提出建議，對小項目可采用逐級審批的方式進行。13、招標(biāo)小組負責(zé)人簽署招標(biāo)審批表后，經(jīng)辦人將該表按審批表流程送相關(guān)部門審批。14、如需核算室及其它部門協(xié)助核價的，同步將審批表連資料給核算部核價審批。15、工程部負責(zé)人審批同意后（須先提交采購總監(jiān)審核），最后送周總審批。16、經(jīng)辦人兩天內(nèi)（從本部門收到中標(biāo)通知書起）將中標(biāo)通知書原件送交合同經(jīng)辦人簽收，將其復(fù)印件交中標(biāo)單位簽收。三、采購中心有關(guān)工作管理流程1、采購中心定板管理流程開始按采購單要求通知3-5家廠家送板經(jīng)辦采購員 通知相關(guān)廠家對板相關(guān)廠家對板送板供貨商 按采購單要求送暗標(biāo)評審審核、評估No定板小組 Yes在選中板上簽字確認、封板定板

15、負責(zé)人 按板采購經(jīng)辦采購員 采購流程 結(jié)束2、采購中心支付管理流程開始1、合同、協(xié)議2、中標(biāo)通知書3、發(fā)票、現(xiàn)場確認的送貨單、驗收單提供支付依據(jù)供貨商 提交請款采購文員 填請款單、附上有關(guān)單據(jù)No重新開始審核No采購總監(jiān) 重新開始審核重新開始主管工程負責(zé)人 No審核財務(wù)負責(zé)人 審批張生出支票 財務(wù)、李生印章收支票采購文員交供貨商支付采購文員登記采購文員結(jié)束3、采購中心材料采購流程開始提交采購單、計劃總表經(jīng)辦部門 審查供應(yīng)部經(jīng)理 超出計劃或要求不詳則退回超出計劃總表需核算室確認派工供應(yīng)部經(jīng)理 超過5萬元按招標(biāo)流程進行開始采購采購員 需簽合同的按合同辦理流程進行選擇3-5家供貨商采購員 根據(jù)采購單

16、的有關(guān)要求報價 供貨商 按保證質(zhì)量前提下最低價原則比價、還價采購員初步確定供貨商采購員 填好報價單審批采購總監(jiān) 在報價單上簽字通知送貨采購員 給供貨商一份已審批的報價單支付管理流程結(jié)束4、采購中心材料（設(shè)備）招標(biāo)采購流程開始提交采購單、計劃總表經(jīng)辦部門 審查供應(yīng)部經(jīng)理 超出計劃或要求不詳則退回派工供應(yīng)部經(jīng)理 超過5萬元招標(biāo)流程采購員 1、招標(biāo)項目審批表2、中標(biāo)通知書（待審）提交招標(biāo)審批表采購員審核供應(yīng)部經(jīng)理No重新招標(biāo)采購總監(jiān)審核 簽署中標(biāo)通知書No重新招標(biāo)審核工程部主管副總 簽署中標(biāo)通知書 審核總經(jīng)理 簽署中標(biāo)通知書 通知供貨 采購員 交廠家一份中標(biāo)通知書支付流程結(jié)束5、采購中心合同辦理流程

17、開始1、按公司合同文本2、加入雙方協(xié)商新條款起草合同采購員、供貨商 提交審核供應(yīng)部經(jīng)理 No重新開始審核No法制監(jiān)察部 重新開始審核重新開始采購總監(jiān) No審批集團主管副總或總經(jīng)理 文員提交蓋章辦理 行政部通知供貨商取合同采購員取回供貨供貨商結(jié)束四、采購中心有關(guān)工作表格供應(yīng)中心職責(zé)分工 2009.7.供應(yīng)中心各人員崗位職責(zé) 人員及崗位崗位職責(zé)廖肇進（集團采購總監(jiān)）全面負責(zé)集團采購中心的材料采購、一體化招標(biāo)及核價工作, 主管廣州地產(chǎn)供應(yīng)部、天力采購部工作, 對本部及各地區(qū)分公司的采購工作進行監(jiān)控和管理, 負責(zé)對集團屬下各公司的各類材料采購價格和招標(biāo)以及酒店、物業(yè)、環(huán)保公司、恒量的各項材料核價作最終

18、審核。采購組：陸志強（副經(jīng)理）分管地產(chǎn)公司的采購工作，范圍包括：珠江新城項目、裝修公司、各住宅項目材料采購監(jiān)督工作，完成采購總監(jiān)交待的其他工作。鄧云杰（采購主管）負責(zé)甲供櫥柜、家私的招標(biāo)采購；辦理集團本部的人事部培訓(xùn)、行政部辦公用品的招標(biāo)采購，銷售部用品、廣告、活動、促銷推廣、公共事務(wù)部媒體、物業(yè)公司（CBD）申請核算、美好置業(yè)及物流部的招標(biāo)和地產(chǎn)公司木苗的采購。陳麗平（結(jié)算員）負責(zé)收取發(fā)票，核對單據(jù)（送貨單/工程簽證單、進場驗收單、報價單、采購單等），整理相關(guān)單據(jù)（采購單原件、預(yù)算總表），所有款項的相關(guān)部門簽批；與財務(wù)對單、核數(shù)，負責(zé)結(jié)算、出款過程中財務(wù)提出的各類問題；追款，并配合工程部、銷

19、售部的追款；負責(zé)查詢每張發(fā)票的真假；負責(zé)出款，并派發(fā)支票予各供貨商；完成部門經(jīng)理交待的其他工作。黎海欣（文員）負責(zé)接單、派單工作，各項目合同跟進、每月本部門人員考勤統(tǒng)計、每月本部門文具申請匯總等部門內(nèi)部文件的處理，與惠州公司的溝通工作； 崔狄狄（采購員）負責(zé)地產(chǎn)及裝修公司的潔具、衛(wèi)浴五金、家電、廚電、防火門、消防產(chǎn)品的采購。采購員（缺）負責(zé)住宅項目潔具及五金件（包括不銹鋼地漏、地彈、門夾、拉手等）、玻璃、機電設(shè)備、家用（商用）空調(diào)、開關(guān)面板、沙巖、石材、瓷磚、涂料、墻紙、地毯、窗簾、布藝、廚房及洗衣房設(shè)備的采購。核價組：鄧小利（副經(jīng)理）分管核價工作，范圍包括：裝標(biāo)材料價格的核定、招標(biāo)中心招標(biāo)價

20、的核定、核算中心外包單位價格的核定、恒量機電及弱電項目材料價格核定、環(huán)保公司及外地公司（重慶、成都、海南）價格的核定、并協(xié)助成本監(jiān)控中心對全國大宗材料的采購進行定期核價、監(jiān)督，完成采購總監(jiān)交待的其他工作。許華光（核價員兼采購員）負責(zé)機電設(shè)備（空調(diào)、發(fā)電機、風(fēng)機風(fēng)柜、水泵、冷卻塔、鍋爐、電箱電柜）核價工作; 并負責(zé)地康體設(shè)施、標(biāo)識牌的采購工作。辜財炫（核價員）負責(zé)弱電項目（樓宇自控、監(jiān)控、防盜報警、燈控系統(tǒng)、電話系統(tǒng)、公共廣播及背景音樂、會議系統(tǒng)、綜合布線）核價工作。陳靜（核價員）負責(zé)報價單對監(jiān)察中心的統(tǒng)一簽收，采購明細表的匯總及土建材料（鋼筋、水泥、砂石、混凝土等）、水電材料（管材管件、閥門）

21、核價工作。核價員（缺）外地公司（重慶、成都、海南）甲供及乙供采購材料單的事前的審核及溝通工作，北方公司大批月標(biāo)及50萬以上采購的核價。核價員（缺）裝修材料（墻紙、窗簾布藝、磁磚、石材、燈飾、人造石、夾板、木方、油漆、天花、角鐵、型材等）的核價工作。裝修公司采購組：黃熱華（經(jīng)理助理）負責(zé)裝修公司及地產(chǎn)的石材、瓷磚、人造石、浮雕、不銹鋼制品、木飾面及木制品、木地板、鐵藝、玻璃及五金配件、有機片、廚房及洗衣房設(shè)備、桑拿泳池設(shè)備等采購。張瑩（采購員）負責(zé)本部門與其它部門的溝通聯(lián)系業(yè)務(wù)，負責(zé)裝修公司與地產(chǎn)的墻紙、布藝、地毯、石膏板、石膏線、油漆、開關(guān)面板和戶外用品等的采購。鐘照河（采購主管）負責(zé)與裝飾的

22、計劃協(xié)調(diào)和跟進落實，與外地項目采購的溝通協(xié)調(diào)，負責(zé)鋁天花、鋁塑板的采購。任磊（采購員）負責(zé)裝修公司及地產(chǎn)的機電設(shè)備、家用商用空調(diào)、發(fā)電機、電箱電柜、電線電纜、風(fēng)機風(fēng)柜、水泵、冷卻塔鍋爐、燈飾、門鎖的采購工作。 說明：以上為目前人員暫定分工，視人員增補后再重新調(diào)整。 供應(yīng)部關(guān)于文件、檔案資料管理的若干規(guī)定根據(jù)公司有關(guān)加強檔案資料管理的有關(guān)要求，需對業(yè)務(wù)過程中發(fā)生的的檔案資料包括：公司各部門/子公司在工作過程中發(fā)生的報價單、采購單、協(xié)助單、招投標(biāo)資料、評標(biāo)原始記錄、設(shè)計變更通知書、整改通知書、工地現(xiàn)場簽證、結(jié)算資料、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)書面批示、往來函件等文件資料必須保存五年以上的要求，現(xiàn)對供應(yīng)部內(nèi)部的

23、相關(guān)文件資料的保存和管理提出如下規(guī)定：一、 涉及供應(yīng)系統(tǒng)的有關(guān)文件資料包括公司下發(fā)的文件、會議紀(jì)要、部門間的工作協(xié)助單和往來函件、領(lǐng)導(dǎo)批示、等統(tǒng)一由文員黎海欣負責(zé)收發(fā)保管。二、 涉及采購結(jié)算的相關(guān)資料和票據(jù)統(tǒng)一由陳麗萍負責(zé)收集保管。三、 各采購員、核價員應(yīng)按照所分管的業(yè)務(wù)和對應(yīng)的項目，對每一項采購業(yè)務(wù)過程發(fā)生的有關(guān)采購、招標(biāo)、詢價、定價、報批審核的文件資料須認真保管儲存，獨立建檔。采購價格批核工作完成后十天內(nèi)送文員（黎海欣）統(tǒng)一登記建檔保管。四、 外地公司報送供應(yīng)部審批的價格資料、各業(yè)務(wù)部門/子公司要求我部核定的價格資料的相關(guān)文件，由核價組專人(陳靜)負責(zé)存檔保管。五、 已經(jīng)存檔保管的文件資料

24、，只用于供應(yīng)部內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)的查詢。如因業(yè)務(wù)需要查閱相關(guān)檔案資料。須在文員處進行登記，并經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后查閱。六、 采購員對已經(jīng)完成的采購工作的相關(guān)文件資料，須在10天內(nèi)及時整理登記歸檔保存。逾期不辦理存檔手續(xù)的，將追究當(dāng)事人的責(zé)任。 供應(yīng)部 二OO九年八月十五日供應(yīng)部文員工作職責(zé)1、富力地產(chǎn)負責(zé)部門內(nèi)務(wù)工作及地產(chǎn)項目的采購對單、派單、跟單、結(jié)算等業(yè)務(wù)，建立管理好有關(guān)檔案資料，負責(zé)本部門與其它部門之間的溝通聯(lián)系業(yè)務(wù)，完成部門經(jīng)理交待的其它工作。地產(chǎn)工程部下采購單，必須有相對應(yīng)的采購總表，采購單要工程監(jiān)理、部門主管、部門總（付）經(jīng)理原筆簽名，采購總表要有工程部監(jiān)理、部門總（付）經(jīng)理、核算室、分公司

25、總經(jīng)理原筆簽名。采購總表原件交財務(wù)留底，復(fù)印件文員留底。采購單派發(fā)到供應(yīng)部文員手中交由經(jīng)理劃分采購任務(wù)后下發(fā)給采購員。核對采購員完成采購后遞交的發(fā)票。主要核對采購報價單、送貨單、采購計劃單材料名稱、規(guī)格型號、單價、報價單是否原件，送貨單是否有收貨員的親筆簽字，材料進場驗收表是否有收貨人、工程監(jiān)理簽字；核對發(fā)票所開金額是否與實際采購金額一致，如實際采購金額少，按實際采購金額交財務(wù)，如發(fā)票所開金額少可通知供應(yīng)商補開發(fā)票。采購總表復(fù)印件和采購單原件在每次交發(fā)票時附上并用熒光筆畫出采購的項目。如同一張采購單不是一次性采購?fù)?，則需財務(wù)在采購單上已采購的項目蓋章以備下次使用。除工程部外其它部門如有材料采購

26、要求，需填寫辦公設(shè)備采購申請表或下發(fā)工作協(xié)作單，有部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字（都需原件）才可收單，派發(fā)給采購員進行采購。地產(chǎn)采購金額在5萬以下的工程部下單,需要收貨人、工程監(jiān)理、工程部經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、分公司領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)票上簽字。行政下單采購的需要行政部經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、分公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)票上簽字。5萬以上的需要工程部經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、分公司領(lǐng)導(dǎo)、廣州廖總、廣州工程部周總在用款申請報告上簽字。2、天力建筑負責(zé)部門內(nèi)務(wù)工作及天力建筑項目采購對單、派單、跟單、結(jié)算等業(yè)務(wù)，建立管理好有關(guān)檔案資料，負責(zé)與天力建筑公司的溝通協(xié)調(diào)，完成部門經(jīng)理交待的其它工作。天力建筑工地下的采購計劃單要詳細注明材料名稱、數(shù)量、單位、型

27、號、使用部位、開始使用時間、報送時間，做好計劃單后需本地天力公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后由天力公司文員交到供應(yīng)部文員手中，如天力暫時還未設(shè)置文員，就由工地資料員傳送給供應(yīng)部文員，供應(yīng)部文員收到采購計劃單登記后給供應(yīng)部經(jīng)理，由經(jīng)理劃分采購任務(wù)，分配好后交到文員手中派發(fā)給采購員進行貨比三家、報價、采購。天力辦公室需采購的辦公用品、耗材需填寫辦公設(shè)備購置申請表，在申請表里詳細注明需采購的設(shè)備名稱、數(shù)量、單位。填寫完后需申請人、申請人的部門經(jīng)理、分公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字（需原筆簽名）。采購員所遞交給文員的供應(yīng)商結(jié)算依據(jù)（工地材料）里包含發(fā)票、入庫單（工地主管、倉庫主管原筆簽名）、送貨單（倉庫收貨人原筆簽名）、報價單（報價

28、人、經(jīng)辦人、審批人原筆簽名，督查組簽名）、采購計劃單。工地所用的材料文員主要核對入庫單、送貨單、報價單里材料名稱、規(guī)格型號、單價一致后核對金額與供應(yīng)商所開出的發(fā)票金額是否一致，發(fā)票金額開多的話則按實際采購金額計算。天力辦公室需采購的辦公用品、耗材的供應(yīng)商結(jié)算依據(jù)里包含發(fā)票、辦公設(shè)置申請表（申請人、申請人部門經(jīng)理、分公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字原件）、送貨單（辦公室收貨人簽字原件）、材料進場驗收表（收貨人和部門經(jīng)理簽字原件）。天力辦公室所采購的材料主要核對送貨單、辦公設(shè)置申請表、村料進場驗收表材料名稱、型號、數(shù)量要求一致，發(fā)票金額一致。辦公室文員把整理核對好的發(fā)票做好支付簽批表后給部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、天力分公司領(lǐng)

29、導(dǎo)簽字后再寄（傳）廣州供應(yīng)部文員收，由廣州供應(yīng)部文員交供應(yīng)部廖總、天力公司領(lǐng)導(dǎo)李總、陳總、趙總簽字。廣州領(lǐng)導(dǎo)簽完后由廣州供應(yīng)部文員寄出。收到后再次核對無誤后交財務(wù)核對,核對好后財務(wù)做出應(yīng)付未付表傳廣州天力李總、陳總、趙總簽批完后傳回財務(wù)即出支票。需定單價材料在報價單上注明使用期限,原件交財務(wù)復(fù)印件給財務(wù)蓋章做為以后再次用時的結(jié)算依據(jù).3、接收各部門派發(fā)的工作協(xié)作單要有部門經(jīng)理簽字后才可接收。 供應(yīng)部 2007-10-26關(guān)于對實行代理制銷售模式供應(yīng)商的管理規(guī)定我司已于2009年3月24日開始執(zhí)行新供應(yīng)商名錄。但新名錄內(nèi)有極少數(shù)供應(yīng)商或廠家由于其銷售體制等原因不能直接向我司提供材料、設(shè)備或服務(wù)，

30、而是將其業(yè)務(wù)授權(quán)給代理商進行經(jīng)營?，F(xiàn)就這部分供應(yīng)商或廠家的管理明確規(guī)定如下：一、實行代理銷售模式的供應(yīng)商或廠家要將其供貨區(qū)域的總代理或一級代理商名稱提供給我司，同時提供真實、有效、合法、規(guī)范的授權(quán)代理證明原件，主要內(nèi)容至少要包括：1、授權(quán)方的銷售模式或體制，即代理銷售是否是其唯一的銷售方式；2、被授權(quán)代理商的代理級別，即是總代理還是一級代理，是全國代理還是區(qū)域代理；3、授權(quán)代理證明上要有明確的授權(quán)范圍和期限；4、授權(quán)代理證明上要有保證供給我司的材料、設(shè)備或服務(wù)的價格為市場最低的承諾；并承諾如經(jīng)我司查證并非市場最低價的，同意我司按市場最低價格結(jié)算。5、授權(quán)方要承諾對被授權(quán)方提供的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)進

31、行監(jiān)督，對被授權(quán)方的行為承擔(dān)連帶責(zé)任；6、授權(quán)代理證明要有授權(quán)方和被授權(quán)方的法定代表人親筆簽名并加蓋公章。二、被授權(quán)代理商須具備獨立法人資格，良好的資金實力、商業(yè)信譽，穩(wěn)定的供貨渠道，完善的售后服務(wù)。要向我司提供其相關(guān)資質(zhì)證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證等復(fù)印件（要加蓋公章）；法定代表人身份證或護照的復(fù)印件；業(yè)務(wù)代表的姓名和聯(lián)系電話等。三、采購供應(yīng)部門和監(jiān)察部門共同負責(zé)對上述資料和文件進行認真審核，嚴格把關(guān)。對符合我司要求的代理商，采購供應(yīng)部門有權(quán)根據(jù)貨比三家的原則與其簽訂報價單或采購合同，相關(guān)部門有責(zé)任視同位正常的采購行為而履行各自的義務(wù)。四、授權(quán)方在授權(quán)委托過程中如出現(xiàn)以下行

32、為，可給予其警告、罰款、賠償損失，直至取消供應(yīng)資格的處罰：1提供的授權(quán)委托資料不真實，存在弄虛作假的行為；2通過授權(quán)委托方式進行分包，引入其他不符合我司要求的供應(yīng)商；3通過授權(quán)委托方式出借、出售其資質(zhì)進行牟利；4通過授權(quán)委托方式供應(yīng)其他未經(jīng)我司確認的材料、設(shè)備；5授權(quán)委托業(yè)務(wù)出現(xiàn)變更或授權(quán)結(jié)束后未及時通知我司，給我司造成實際損失的；6其他違規(guī)行為。五、我司具體業(yè)務(wù)部門對代理商提供的材料、設(shè)備及服務(wù)要嚴把驗收關(guān)，如發(fā)現(xiàn)有貨不對板、弄虛作假等行為，要根據(jù)合同規(guī)定給予嚴厲地處罰，同時要追究授權(quán)方的連帶法律責(zé)任。供應(yīng)部采購程序及要求公司各部門、各下屬公司：為使供應(yīng)采購規(guī)范化、制度化、現(xiàn)將供應(yīng)部采購程序

33、及要求發(fā)給各相關(guān)部門，請遵照執(zhí)行。一、 提交總預(yù)算表1、 使用部門向供應(yīng)部提交項目總預(yù)算表（或臨時預(yù)算表），須有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字并經(jīng)核算室領(lǐng)導(dǎo)簽字。（珠江新城項目由主管副總簽字）2、 總預(yù)算表原則上不得涂改和修改，如確需更改由申請人做出更改說明，再由分管領(lǐng)導(dǎo)及核算室簽名確認。二、 下采購單1、 采購單所列項目必須在總預(yù)算表（或臨時預(yù)算表）內(nèi)，使用部門需在采購單上注明對應(yīng)的總預(yù)算表（或臨時預(yù)算表）單號，便于供應(yīng)部核對。采購單不得指定供應(yīng)商和品牌要求，設(shè)備總表不得指定具體型號。2、 填報要求1）、采購一般材料的，必須注明使用位置、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、供應(yīng)時間、送貨地點、收貨人及其

34、聯(lián)系電話；2）、需加工定做的材料或設(shè)備還必須提交圖紙和技術(shù)要求；3）、對有特殊要求的材料或設(shè)備還必須同時明確使用功能和技術(shù)參數(shù)；4）、分包工程必須報分包工程項目申請表并按表格詳細填寫，并附上相關(guān)圖紙、技術(shù)要求、預(yù)算清單等等。3、時間要求 為確保有足夠的時間對材料采購進行市場詢價、比價、核價及辦理相關(guān)審核、報批手續(xù)及預(yù)留材料設(shè)備供應(yīng)商的供貨時間，要求：1）、一般常規(guī)材料的采購單至少在供貨前7天報送供應(yīng)部；2）、大宗材料和需加工定做的材料或設(shè)備采購單到少在供貨前30天報送供應(yīng)部；3）、特殊進口材料或進口設(shè)備的采購視實際情況而定（貨期一般為3-6個月）；4）、分包工程要填寫分包工程項目申請表，至少在開工前30天報送供應(yīng)部。大堂、中筒、售樓部等一般工期為40天，大宗工程具體以合同約定工期為準(zhǔn)。三、收單1、供應(yīng)部