電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案

1、電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案電子檔案管理系統(tǒng)二。一六年十月系統(tǒng)簡(jiǎn)介研發(fā)背景隨著各行業(yè)各領(lǐng)域的信息化水平的不斷提高以及檔案管理工作日益受到重 視，檔案管理信息化的重要意義和作用越來(lái)越被廣泛認(rèn)同。另外，隨著檔案管理 信息化的工作全面深入地開(kāi)展，人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不斷深入和提高。 這樣, 對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出了越來(lái)越高的要求， 同時(shí)也面臨著許多新的更高 的問(wèn)題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應(yīng)用需求和挑戰(zhàn)：檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類越來(lái)越多、 越來(lái)越復(fù)雜，幾乎涉及到了各行各業(yè)所有的檔案信息，包括實(shí)體檔案和電子檔案， 這要求檔案管理信息系統(tǒng)幾乎要包容所有的檔案

2、實(shí)體類型和電子檔案類型，并能管理好。同時(shí)，還要適當(dāng)兼容將來(lái)可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型和電子檔案類型。信息檔案化。各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信息系統(tǒng)， 但在經(jīng)過(guò)一定 的產(chǎn)生和利用后，這些系統(tǒng)中的信息累計(jì)得越來(lái)越多， 這些信息系統(tǒng)內(nèi)的電子信 息的出口卻是一個(gè)重大問(wèn)題，需要按檔案管理規(guī)章制度的要求歸檔到檔案管理系 統(tǒng)中。企業(yè)級(jí)應(yīng)用。在較大的集團(tuán)化行業(yè)或單位中， 存在著多級(jí)單位管理和跨地域 單位管理的要求，因而，檔案管理信息系統(tǒng)不再是管理某一具體單位的封閉的系 統(tǒng)，而應(yīng)具有跨地域管理全集團(tuán)、全行業(yè)的能力。開(kāi)放性應(yīng)用。檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個(gè)簡(jiǎn)單的封閉的管理系統(tǒng)，它應(yīng)是整個(gè)信息化平臺(tái)中的重要應(yīng)用系統(tǒng)

3、。 它需要與幾乎所有的信息系統(tǒng)、 尤其是業(yè)務(wù) 系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)信息的雙向流動(dòng)和共享。因而，要求檔案系統(tǒng)具有良 好的開(kāi)放性和數(shù)據(jù)兼容能力。檔案管理工作前移，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)不再被認(rèn)為是起到 保管過(guò)期資料的作用，而被要求深入到各個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中，從信息的產(chǎn)生階段和現(xiàn) 行階段就介入，以便為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項(xiàng)工 作緊密結(jié)合。新應(yīng)用要求和新技術(shù)集成。隨著檔案管理應(yīng)用需求的不斷深入，需要集成進(jìn) 入更多的新技術(shù)成果。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性， 以便集成 新的應(yīng)用技術(shù)。異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)。在檔案管理范圍不斷擴(kuò)大、應(yīng)用不斷深入的同時(shí)，不得 不面臨日

4、益增長(zhǎng)的海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問(wèn)題， 并且這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的多種類 型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效的存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。針對(duì)上述出現(xiàn)的新的問(wèn)題和要求，我們?cè)诳偨Y(jié) 17年檔案管理軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn) 和技術(shù)儲(chǔ)備的基礎(chǔ)之上，投入了大量的人力和物力，開(kāi)發(fā)和完善電子檔案管理系 統(tǒng)檔案管理信息平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)之上，開(kāi)發(fā)了針對(duì)各個(gè)行業(yè)的行業(yè)版。知識(shí)資源管理是未來(lái)企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息 管理的基礎(chǔ)，是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向。 檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部 分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分。因此，要實(shí)現(xiàn)本單位的知識(shí)資源管理，首 先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐

5、步擴(kuò)大和延伸管理 范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的管理。檔案管理無(wú)論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、 管理制度以及方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來(lái)知識(shí)資源管 理所必須的。電子檔案管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)時(shí)就考慮了知識(shí)資源管理發(fā)展趨勢(shì)，因此在系統(tǒng)中功能更加側(cè)重于文件的收集整理和開(kāi)發(fā)利用、側(cè)重于各種知識(shí)管理方式 和結(jié)構(gòu)的定制工具的提供，為進(jìn)行知識(shí)資源管理提供了技術(shù)手段。目標(biāo)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)主要面對(duì)各行各業(yè)的中高端用戶，用以解決復(fù)雜的檔案管理應(yīng)用。可廣泛應(yīng)用于企業(yè)、機(jī)關(guān)和事業(yè)單位。例如，大型企業(yè)集團(tuán)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理總部及其所屬二級(jí) 單位和三級(jí)單位的檔案，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案管理應(yīng)用

6、。具特點(diǎn)是數(shù)據(jù)集中/相對(duì)集中、業(yè)務(wù)分布式處理、實(shí)體屬地管理。同樣，可實(shí)現(xiàn)具體行業(yè)的全行業(yè)的 統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理全行業(yè)各單位的檔案， 并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案 管理應(yīng)用；對(duì)具有多全宗檔案管理要求的單位或具有復(fù)雜的檔案種類管理要求的 單位等。主要特點(diǎn)系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)化的產(chǎn)品，一方面，它可作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，針對(duì)各種復(fù)雜的大 中型應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，以滿足特定應(yīng)用的特定需求；另一方面，對(duì)于比較 成熟的應(yīng)用，也可作為產(chǎn)品化系統(tǒng)直接應(yīng)用。電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)開(kāi)放性的 檔案管理平臺(tái)，它可與各種流行的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行集成，例如，各種流行的數(shù) 據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)、服務(wù)器設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、門(mén)戶系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等；同

7、時(shí)，也可 以與各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一體化集成，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，例如， OA ERP 各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等。系統(tǒng)是一個(gè)適應(yīng)能力較強(qiáng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的、完 善的定制工具，可定義各種檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、屏幕顯示布局、打印格式、數(shù)據(jù)完 整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通 過(guò)這些定制工具，可針對(duì)用戶的特定需求定制出滿足用戶實(shí)際需要的檔案管理信 息系統(tǒng)；同時(shí)，系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化思想開(kāi)發(fā)，各項(xiàng)功能采用積木式組合與集成，可 針對(duì)用戶的特定需求，組合出用戶需要的管理平臺(tái)。系統(tǒng)是一個(gè)具有較強(qiáng)xx的檔案管理信息平臺(tái)。它內(nèi)置了較強(qiáng)的安全控制體系統(tǒng)， 同時(shí)也可與各種安全系統(tǒng) 集成，確

8、保了用戶對(duì)xx的要求。系統(tǒng)是一個(gè)穩(wěn)定性較強(qiáng)的成熟的檔案管理信息 系統(tǒng)。它是基于公司十多年以來(lái)的檔案研發(fā)成果之上開(kāi)發(fā)出的新一代成果，并經(jīng)過(guò)近兩年的完善和實(shí)際應(yīng)用考驗(yàn)，穩(wěn)定而成熟；系統(tǒng)平臺(tái)具有良好的兼容性，一 方面，它兼容以往的各種版本，使老用戶在升級(jí)時(shí)，數(shù)據(jù)得以良好的兼容；另一 方面，設(shè)置了專用的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具，可兼容用戶的其它系統(tǒng)產(chǎn)生的歷史數(shù)據(jù)；系 統(tǒng)集成應(yīng)用了大量的新技術(shù)，系統(tǒng)應(yīng)用集成了在線 OC敢術(shù)、全文檢索技術(shù)、雙 層PDF技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、流文件瀏覽技術(shù)和與OA MIS、 PDM PORTALCA等其他系統(tǒng)的接口技術(shù)；系統(tǒng)支持多種電子文件的瀏覽和顯示，系統(tǒng)提供了 20

9、0多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示 功能，為xx的用戶提供了更廣泛的應(yīng)用空間。系統(tǒng)是一個(gè)功能強(qiáng)大的、適應(yīng)能力較強(qiáng)的檔案管理信息平臺(tái)，可適應(yīng)各行各 業(yè)的主流檔案管理應(yīng)用需求。體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)可以分為以下四個(gè)部分：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。具體系結(jié)構(gòu)示意圖如下：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖信息采集部分，主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過(guò)數(shù)據(jù)一體化接口， 按信息采集流程要求，將各個(gè)信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息 系統(tǒng)中或通過(guò)通用數(shù)據(jù)交換平臺(tái)采集到檔案管理信息系統(tǒng)中；通過(guò)收集整編流 程，可實(shí)現(xiàn)分散式、集中式檔案整理和移交，對(duì)多全宗的單位，可

10、實(shí)現(xiàn)逐級(jí)整理 和移交；通過(guò)數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可實(shí)現(xiàn)離線數(shù)據(jù)的收集、歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及將數(shù) 字化加工系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。 與電子檔案的信息采集過(guò)程相 對(duì)應(yīng)，往往伴隨著實(shí)體檔案的收集、整理、移交和接收，在處理電子檔案的業(yè)務(wù) 流程中，同時(shí)處理了實(shí)體檔案的這些相關(guān)工作。檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數(shù)據(jù)管理，主要 完成檔案信息的日常管理和維護(hù)工作； 綜合管理，主要完成與實(shí)體保管相關(guān)的各 項(xiàng)工作；檔案統(tǒng)計(jì)，主要完成與檔案管理工作相關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)工作；鑒定銷(xiāo)毀， 主要完成檔案的鑒定工作和銷(xiāo)毀管理工作。開(kāi)發(fā)利用部分，主要完成檔案的研究開(kāi)發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。 一方

11、面提供與實(shí)體相關(guān)的利用，另一方面通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供各種方式的檔案檢索和利 用，包括信息發(fā)布、全文檢索、分類檢索等多種網(wǎng)上信息檢索利用方式。專用檢 索引擎是針對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案信息的特殊需求專門(mén)開(kāi)發(fā)，供各業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用， 以便為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供專用信息服務(wù)，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按 業(yè)務(wù)系統(tǒng)要求展現(xiàn)。系統(tǒng)維護(hù)部分，主要完成與系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護(hù)工作。 包括各種數(shù) 據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置和維護(hù)、權(quán)限管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置和維護(hù)、xx管理等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)為整個(gè)檔案管理系統(tǒng)提供了全部后臺(tái)的支持，是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)。 它提供了檔案類型、全宗、分類結(jié)構(gòu)的定制，可以使檔案系統(tǒng)滿足用戶的各類檔 案資源的管理需

12、求，并可以滿足系統(tǒng)的擴(kuò)展需求；同時(shí)將歸檔文件整理的規(guī)則形 成系統(tǒng)的控制設(shè)置，使得整個(gè)歸檔流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；另外提供了數(shù)據(jù)日常維 護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)的一些必要設(shè)置工具，是系統(tǒng)管理員的強(qiáng)大工具包。存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)對(duì)異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲(chǔ)采取了 “目錄一文件”存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中， 與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案原文件存放在文 件服務(wù)器中，數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄信息與電子原文通過(guò)存儲(chǔ)路徑指針相關(guān)聯(lián)，一條目錄信息可對(duì)應(yīng)多個(gè)電子原文。通過(guò)這種存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，不同類型的檔案信息可存 放在不同的存儲(chǔ)位置，以靈活的實(shí)現(xiàn)分類存儲(chǔ)和分布式海量存儲(chǔ)。這樣，可滿足 不斷增長(zhǎng)的檔案信息對(duì)存儲(chǔ)容量的擴(kuò)充要求。技術(shù)

13、路線系統(tǒng)采用C/S和B/S混合方式實(shí)現(xiàn)不同的功能需求。 其中系統(tǒng)維護(hù)功能、檔 案管理功能、文件管理功能、收集整編功能、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能、編研開(kāi)發(fā)功能、借 閱管理功能、光盤(pán)制作功能等交互性處理要求較強(qiáng)的部分采用C/S方式實(shí)現(xiàn)，采用DELPH晤言開(kāi)發(fā)；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申請(qǐng)功能采用B/S方式實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過(guò)"WEB用間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)以XML乍為數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，以 Web Service標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)服務(wù)描述標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)采用成熟的主流技術(shù)，這些技術(shù)包括：OC眼術(shù)，全文檢索技術(shù)，XML技術(shù)，檔案管理平臺(tái)技術(shù)，雙層 PDF技

14、術(shù)、流媒體技術(shù)等。檔案管理系統(tǒng)功能介紹檔案管理系統(tǒng)功能模塊圖信息服翁網(wǎng)站B6檔案業(yè)務(wù)管理(C/S)綜合檔案管理系統(tǒng)功能圖文件，理開(kāi)發(fā)利用二次開(kāi)發(fā)接口董商利用系境維護(hù)借閱預(yù)灼信息發(fā)布如上圖所示，系統(tǒng)功能根據(jù)使用者的不同分為以下三個(gè)部分：1 .針對(duì)普通用戶的部分：針對(duì)普通用戶的部分主要包括上述模塊中的：網(wǎng)站，主要提供檔 案的信息服務(wù)，例如：檢索查詢、瀏覽、下載、網(wǎng)上借閱等功能，并 且可以嵌入用戶的應(yīng)用系統(tǒng)之中(如 OA MIS或PDM提供用戶網(wǎng)上查 詢?yōu)g覽和下載的功能。為方便用戶使用和管理員維護(hù)，本部分以B/S的方式實(shí)現(xiàn)。2 .針對(duì)檔案管理員的部分:針對(duì)檔案管理員的部分主要包括上述模塊中的：文件管

15、理、收集 整編、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用四個(gè)模塊，主要提供檔案管理員和部門(mén)的 兼職檔案員對(duì)歸檔文件的錄入、收集和整理，同時(shí)提供檔案管理人員 對(duì)電子檔案的管理、檔案實(shí)體的輔助管理和對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。 本部分以C/S方式實(shí)現(xiàn)，功能方便實(shí)用、簡(jiǎn)單快捷。3 .針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分：針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分主要指系統(tǒng)維護(hù)，是提供系統(tǒng)維護(hù)人員 （可以是信息人員、也可以是檔案人員）對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行定制和維護(hù) 的工具包。系統(tǒng)維護(hù)主要提供了以下工具：系統(tǒng)權(quán)限的定制、檔案管 理架構(gòu)的定制、檔案整理規(guī)則的定制和對(duì)數(shù)據(jù)及用戶使用的維護(hù)和設(shè) 置工具。本部分只能提供給對(duì)系統(tǒng)和檔案業(yè)務(wù)熟悉的管理員使用，用 于針對(duì)本單位情況建立

16、檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù) 和備份以及可以針對(duì)今后的發(fā)展和變化進(jìn)行適應(yīng)性修改。本部分以C/S 方式實(shí)現(xiàn)，功能強(qiáng)大，并可擴(kuò)充?？傊到y(tǒng)既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利 用，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化或PDMS計(jì)過(guò)程管理或MIS信息管理系 統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。F面將詳細(xì)描述電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能3.1、 系統(tǒng)維護(hù)【系統(tǒng)維護(hù)】模塊為各行各業(yè)的不同檔案用戶提供了一個(gè)功能豐富的自 我設(shè)計(jì)平臺(tái)，用戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求，對(duì)綜合檔案管理 系統(tǒng)進(jìn)行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的 界面，分類方法

17、等），使綜合檔案管理系統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在 單位量身定制的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)用戶開(kāi)始使用本軟件時(shí)，首先應(yīng)進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】功能模塊，進(jìn)行檔 案管理系統(tǒng)的定制，然后才能使用其他功能模塊，按照定制好的方式進(jìn)行檔 案管理工作。用戶在使用本軟件之前，一般需建立以下檔案管理的結(jié)構(gòu)：如上圖所示，縱橫兩個(gè)箭頭之間的部分，就是檔案系統(tǒng)所需要建立的管 理結(jié)構(gòu)，而報(bào)表維護(hù)和數(shù)據(jù)字典維護(hù)功能，則為檔案系統(tǒng)的定制提供服務(wù)。 比如報(bào)表維護(hù)可以定義各類檔案所需打印的目錄和報(bào)表，用于系統(tǒng)使用過(guò)程 中的打?。粩?shù)據(jù)字典則將常用數(shù)據(jù)分類存儲(chǔ)，可以在系統(tǒng)中隨時(shí)選用。我們可以看到上圖從左到右的箭頭，表明了文件的歸檔流程，不同單

18、位 對(duì)歸檔文件的整理都有不同的規(guī)范和制度，比如：檔號(hào)的組成、文件的排序、 歸檔文件所需要著錄的字段等規(guī)定，可以通過(guò)【參數(shù)設(shè)置】功能進(jìn)行定制，這樣就可以控制使用系統(tǒng)的單位和部門(mén)按照定制好的規(guī)范和制度去進(jìn)行檔案 的整理和管理。為了更加形象和直觀地展現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)提供了目錄樹(shù)和分 類表兩種展現(xiàn)數(shù)據(jù)的方式，即類似 WINDOWS源管理器的方式，這樣可以展 現(xiàn)出用戶檔案的目錄樹(shù)或分類表，數(shù)據(jù)區(qū)可以顯示出相應(yīng)節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)條目。 目錄樹(shù)和分類表可以是不同的，也可以相同，可以完全根據(jù)用戶的喜好和需 求來(lái)進(jìn)行定義，只要能夠形象直觀地展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)就可以了。根據(jù)手工管理檔案業(yè)務(wù)流程我們知道，從文件到檔

19、案存在一個(gè)歸檔的流 程：即從文件庫(kù)一整編庫(kù)一檔案庫(kù)的過(guò)程，因?yàn)檎帋?kù)與檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu)相同， 因此我們?cè)诙ㄖ频臅r(shí)候只需要定制好檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成與檔案 庫(kù)結(jié)構(gòu)完全一致的整編庫(kù)，而文件庫(kù)就需要使用文件庫(kù)設(shè)置功能重新進(jìn)行定 制了。上述過(guò)程完成之后，針對(duì)這個(gè)全宗的檔案系統(tǒng)就算定制完成了，用戶可 以進(jìn)行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式與此相同。上述工作可以通過(guò)全宗管理、檔案庫(kù)管理、文件庫(kù)管理、分類表管理、 報(bào)表維護(hù)、數(shù)據(jù)字典維護(hù)等功能模塊實(shí)現(xiàn)。全宗管理本軟件可以支持多全宗管理，針對(duì)檔案館或大型集團(tuán)企業(yè)，可以用全宗 區(qū)分xx不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。全宗一般由全宗號(hào)和全宗名 稱組成

20、，系統(tǒng)可以用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理多個(gè)全宗的檔案數(shù)據(jù)，并且全宗之間擁 有良好的xx和權(quán)限控制，為檔案館和大型集團(tuán)用戶進(jìn)行檔案的集中管理提供 了技術(shù)手段。第一次使用系統(tǒng)，必須先定義全宗，進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】【檔案設(shè)置】【全宗管理】，模塊，將出現(xiàn)如下界面：【增加】：可增加新的全宗號(hào)及全宗名稱?！緞h除】：可刪除任一全宗號(hào)及全宗名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選中 某一全宗，單擊【刪除】按鈕即可?！拘薷摹浚嚎尚薷囊呀?jīng)存在全宗的全宗名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選 中需要修改的全宗，單擊【修改】按鈕，在彈出的修改窗口中修改全 宗名稱，單擊【確定】按鈕即可，全宗號(hào)不能修改。分類表管理分類表是指企業(yè)檔案管理中所遵循的分類規(guī)范表。建立

21、分類表是為了對(duì) 案卷的分類信息即目錄信息進(jìn)行管理及樹(shù)狀檢索。用戶可以自己定義分類表 的層次和內(nèi)容，具有很高的靈活性。分類表管理就是按照層次結(jié)構(gòu)建立一個(gè) 分類表。增加節(jié)點(diǎn)在分類字維護(hù)頁(yè)面上的分類號(hào)和分類名稱兩個(gè)編輯框中分別輸入分類號(hào)和分類名稱，然后點(diǎn)擊【增加節(jié)點(diǎn)】按鈕即可增加子節(jié)點(diǎn)在分類字維護(hù)頁(yè)面上的分類號(hào)和分類名稱兩個(gè)編輯框中分別輸入分 類號(hào)和分類名稱，然后點(diǎn)擊【增加子節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。刪除節(jié)點(diǎn)在分類表信息文本框內(nèi)選擇要?jiǎng)h除的分類，然后點(diǎn)擊【刪除節(jié)點(diǎn)】按 鈕即可。修改節(jié)點(diǎn)在分類表信息文本框內(nèi)選擇要修改的分類，在分類字維護(hù)頁(yè)面就會(huì)顯 示當(dāng)前分類信息，在分類字頁(yè)面上修改需要修改的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊【修改

22、 節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。xx維護(hù)即制定各級(jí)分類之間的XX。例如：1 1 1、等。檔案庫(kù)管理【檔案庫(kù)管理】功能提供用戶針對(duì)本單位各全宗的檔案管理情況，建立 符合本單位檔案管理需求的管理架構(gòu)，例如：檔案類型、各類型的管理層次 （項(xiàng)目、卷、盒）、各層次的庫(kù)結(jié)構(gòu)（著錄信息）、錄入界面和錄入方式等。通過(guò)檔案庫(kù)設(shè)置，可以根據(jù)本單位檔案管理實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理的 制度和規(guī)范，形成符合本單位檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。第一次使用系統(tǒng)，必須通 過(guò)【檔案庫(kù)管理】功能定制本單位的檔案管理結(jié)構(gòu)。添加檔案類型在【系統(tǒng)維護(hù)】一【檔案設(shè)置】下，選擇【檔案庫(kù)管理】項(xiàng)，如下圖:址番闌）怏作®）注銷(xiāo)區(qū)） 唱出文件甘理H卜者英摩信息二

23、* *轉(zhuǎn)的足義收條整騙檔我管理 開(kāi)唬利用系統(tǒng)膻護(hù)-全吊管理1片案夠理* 。文用檔宴（窗網(wǎng)* LJ文書(shū)首奧（傳題00）* 增文書(shū)拮矣（新方法）* 百文書(shū)檔里（薪方怯不歸檔）* i科技檔富* 以科技搭曲不歸劭* LJ合計(jì)搭更* 有娛片檔交中立工行長(zhǎng)腐 不知藝+ 5景像檔英* 于涉檔賣(mài)王L1* Q* U。初1檔案理00 Q此除檔案交£J陰 v恁改檔軍弟醬00小全卻屣開(kāi)00 上全部打會(huì)（ZJ絲錄音希盅帝華霜光（MB.fE.DODaDWB的當(dāng)前用戶:血廖用戶zooa-as-iM 授權(quán)清華紫覺(jué)電子檔宏諾息管可以增加檔案類型，維護(hù)檔案類型的字段和錄入界面。添加檔案類型時(shí)，可以根據(jù)要求選擇是否包含項(xiàng)

24、目、案卷、分類表，如下圖用戶也可以根據(jù)自己的需要添加字段，方法如下圖:刪除檔案類型選擇要?jiǎng)h除的檔案類型，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點(diǎn) 擊【刪除檔案類型】即可。修改檔案類型選擇要修改的檔案類型，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點(diǎn)擊【修改檔案類型】即可，其中只能修改名稱和備注信息字段維護(hù)對(duì)已經(jīng)存在的檔案類型的項(xiàng)目庫(kù)、 卷庫(kù)、件（文件）庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。添加字段選擇要修改的檔案類型和要修改的庫(kù)，在工具欄上選擇【添加字段】 按鈕，在庫(kù)結(jié)構(gòu)定義窗口中會(huì)出現(xiàn)空白行，然后輸入字段名稱，類型， xx 即可。修改字段在庫(kù)結(jié)構(gòu)定義窗口中直接單擊字段即可在其上直接修改。插入字段操作同添加字段。刪除字段單

25、擊選中要?jiǎng)h除的字段，再選擇工具欄上的【刪除字段】按鈕即可。復(fù)制庫(kù)結(jié)構(gòu)選中要復(fù)制的檔案類型的庫(kù)，再選擇工具欄上的【復(fù)制庫(kù)結(jié)構(gòu)】按鈕 即可。粘貼庫(kù)結(jié)構(gòu)在進(jìn)行過(guò)【復(fù)制庫(kù)結(jié)構(gòu)】后，選中要粘貼的檔案類型的庫(kù)，再選 擇工具欄上的【粘貼庫(kù)結(jié)構(gòu)】，即可完成庫(kù)結(jié)構(gòu)的復(fù)制。創(chuàng)建庫(kù)【創(chuàng)建庫(kù)】是把添加字段、修改字段、插入字段、刪除字段的工作保 存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，所以每次修改了字段信息就要進(jìn)行【創(chuàng)建庫(kù)】操作。界面定義在庫(kù)結(jié)構(gòu)定義完后，應(yīng)該重新定義錄入界面，雖然在創(chuàng)建庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)已 經(jīng)自動(dòng)創(chuàng)建了一個(gè)界面，但用戶可定義具有個(gè)人風(fēng)格的錄入界面。該界面 主要用于數(shù)據(jù)的錄入以及查詢時(shí)查看信息內(nèi)容或通過(guò)卡片式查詢時(shí)使用。 注意，在定義錄入

26、界面之前，應(yīng)首先創(chuàng)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶可以根據(jù)需 要在錄入界面中定義需要的各種事件，使錄入工作更簡(jiǎn)單、容易，提高錄 入的速度及準(zhǔn)確率。導(dǎo)出錄入界面選中要導(dǎo)出錄入界面的檔案類型的庫(kù)，再選擇工具欄上的【導(dǎo)出錄入 界面】按鈕，在彈出的窗口中輸入錄入界面的保存名稱，點(diǎn)擊【保存】即 可完成錄入界面的導(dǎo)出。導(dǎo)入錄入界面選中要導(dǎo)入錄入界面的檔案類型的庫(kù)，再選擇工具欄上的【導(dǎo)入錄入 界面】按鈕，在彈出的窗口找到錄入界面文件的保存文件，點(diǎn)擊【打開(kāi)】， 會(huì)提示“導(dǎo)入成功”，即可完成錄入界面的導(dǎo)入。文件庫(kù)設(shè)置與上述檔案庫(kù)設(shè)置相同，系統(tǒng)通過(guò)【文件管理】子系統(tǒng)提供針對(duì)歸檔文 件（收文、發(fā)文和其它歸檔文件）管理的功能，也

27、可以用于其它各類文件的 管理和整理，可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)文件的隨辦隨歸。由于文件庫(kù)的庫(kù)結(jié)構(gòu)（文件的著錄信息）和檔案庫(kù)的不同，因此可以通 過(guò)【文件庫(kù)管理】功能實(shí)現(xiàn)對(duì)文件庫(kù)的定義和設(shè)置，使得【文件管理】子系 統(tǒng)符合不同單位對(duì)文件管理的要求。文件庫(kù)設(shè)置所涉及操作與檔案庫(kù)相同，在此不再贅述。需要特別說(shuō)明的 是，文件庫(kù)的設(shè)置支持對(duì)庫(kù)的分類，即在庫(kù)結(jié)構(gòu)相同的基礎(chǔ)上，可以通過(guò)分 類的方式來(lái)按年度等方式建立年度庫(kù)等。立卷設(shè)置針對(duì)歸檔文件的整理，國(guó)家和各單位都有相關(guān)歸檔文件整理規(guī)則，用以 規(guī)范歸檔文件的整理并規(guī)范檔案信息的組織和管理工作。歸檔文件整理編目， 最終形成檔案的過(guò)程我們可以簡(jiǎn)稱為“立卷”的過(guò)程，主要是針對(duì)歸檔

28、文件 按照一定的規(guī)則進(jìn)行組織和整理，形成一件/盒或文件/卷為單位的檔案，立 卷設(shè)置就是針對(duì)歸檔文件整理規(guī)則，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)歸檔文件的整理工作進(jìn)行約 束的。用戶可以通過(guò)立卷設(shè)置，將本單位（行業(yè)）的歸檔文件整理規(guī)則通過(guò) 立卷設(shè)置定制到軟件系統(tǒng)中，以確保檔案人員和兼職檔案員在進(jìn)行歸檔文件 整理工作中嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理和編目，形成規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供的【文件管理】中的【文件立卷】功能和【收集整編】中的【組 卷】功能都會(huì)按照【立卷設(shè)置】確定的規(guī)則去實(shí)現(xiàn)歸檔文件的自動(dòng)和輔助整 理。因此在立卷之前，應(yīng)先定義好立卷的一些規(guī)則、立卷的對(duì)應(yīng)關(guān)系、檔案 庫(kù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，選擇檔案庫(kù)，設(shè)定卷內(nèi)頁(yè)數(shù)，選擇案卷號(hào)的生成規(guī)則

29、立著設(shè)置I支 耿禧 定義分組字段，設(shè)定排序方式立苣設(shè)五X(qián)為俎卷時(shí)設(shè)百研序外蛆字段序號(hào)分蛆字段0211年度口口妗美號(hào)排序方式升序jd序號(hào)琲字字段1排序方式由擋號(hào)升序分痣字鼠h一步|靠感| 上千 曳系親類類卷內(nèi)號(hào)件名任西年至日分分案卷心文理?yè)羝斩?口口口門(mén)口口 口)口IBC1檔號(hào)設(shè)置檔號(hào)是案卷和文件的重要標(biāo)識(shí)，不同單位也有不同的規(guī)則，【檔號(hào)設(shè)置】 功能提供給檔案管理人員一個(gè)定義不同檔案類型檔號(hào)形成規(guī)則的工具。選擇要設(shè)置檔號(hào)規(guī)則的檔案類型庫(kù)，在字段列表里選擇需要的字段后雙擊即可，在xx編輯框中輸入xx點(diǎn)擊【添加】按鈕，設(shè)置完成后點(diǎn)擊【保存】完成設(shè)置，如下圖：系統(tǒng)檔號(hào)談置檔案的1B號(hào)坦成規(guī)畫(huà)避百檔案散

30、據(jù) 。文書(shū)檔要C 場(chǎng)史書(shū)檔亮 場(chǎng)文書(shū)檔案！ 文書(shū)檔案 q科技檔案匚案卷庫(kù)中女件庫(kù) 科技檔案（ 0會(huì)計(jì)檔案 照片檔案 中學(xué)音檔案 場(chǎng)手像楷案 萬(wàn)光窟檔案 寧磁盤(pán)檔案 q實(shí)物檔窕 褥料傳傳新莉檔號(hào)I全宗號(hào)-目錄號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)字段選擇清空手段題困衣取全蹲 L眼鎖分 連接符廠+添加稱 號(hào)號(hào)號(hào)名 度家最類類 年全目才分本,.三號(hào)名_檔翼 俁存退出對(duì)應(yīng)字段設(shè)置系統(tǒng)大量的歸檔文件在文件庫(kù)和整編 xx,其中將整編xx整理好的歸檔文 件歸入正式檔案庫(kù)這一過(guò)程并不需要對(duì)應(yīng)字段設(shè)置，因?yàn)槲覀兩衔囊呀?jīng)介紹 過(guò)，整編庫(kù)的數(shù)據(jù)字段結(jié)構(gòu)與檔案庫(kù)是完全相同的。但由文件庫(kù)歸入到整編 庫(kù)的過(guò)程中，由于文件庫(kù)的著錄信息與檔案庫(kù)

31、的著錄信息之間的差異，因此 需要先定義好兩個(gè)庫(kù)之間的字段對(duì)應(yīng)關(guān)系。【字段對(duì)應(yīng)設(shè)置】是定義在軟件中文件轉(zhuǎn)入整編庫(kù)、編研時(shí)加入專題、 案卷和文件級(jí)的跨級(jí)次取數(shù)等操作時(shí)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。排序設(shè)置系統(tǒng)可以將各個(gè)庫(kù)中的文件按照一定規(guī)則自動(dòng)進(jìn)行排序，這樣可以方便整理設(shè)置各個(gè)庫(kù)的排序規(guī)則（升序或降序）；每個(gè)庫(kù)按什么方式來(lái)排序，不 同的用戶有不同的排序方式，系統(tǒng)排序可完全由用戶自己設(shè)置，如下圖，在 【檔案業(yè)務(wù)列表】xx選擇要設(shè)置的庫(kù)，所選庫(kù)的字段會(huì)列在字段列表中，選 中要設(shè)置的排序字段，用鼠標(biāo)拖拽到排序字段列表中，選擇排序狀態(tài)即可完 成排序設(shè)置。-3檔案業(yè)落列表&.中文件-場(chǎng)檔案,中交書(shū)檔案（傳統(tǒng)*中文

32、書(shū)巖震傳貌二-I a文書(shū)檔亮新方/ 文件庫(kù)+瑜文書(shū)檔案（新方； 國(guó)舊科技檔重國(guó)百科技檔案（不及:*百合計(jì)檔案*中照片檔兆*）耳錄音巖亮1*1 q聚慷揩案+呼比盤(pán)檔案 網(wǎng)百樂(lè)強(qiáng)檔案 國(guó)呼實(shí)物檔案陽(yáng)母語(yǔ)科7.F3* *:>1*所+亍眄夷：年機(jī)牙牙俁盒“題怖限 問(wèn)號(hào)名期 度構(gòu)類能昔號(hào)r芹序字段：I 保在退出 I謖苴者嘴表的孰認(rèn)捧序字段.通過(guò)上博或下糅可以調(diào)整排序的先后順序權(quán)限管理角色管理每一個(gè)用戶在檔案系統(tǒng)中都會(huì)有一個(gè)相應(yīng)的角色，管理原有管理員的 角色，用戶有用戶的角色，在綜合檔案管理系統(tǒng)中，用角色來(lái)控制每一個(gè) 用戶的權(quán)限。用戶和組管理管理員可根據(jù)單位的部門(mén)來(lái)建立組；在每個(gè)組下建立屬于組的用戶

33、，并賦予每個(gè)用戶相應(yīng)的角色。數(shù)據(jù)權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限用來(lái)控制檔案的實(shí)體借閱、條目瀏覽、電子文件瀏覽打印和 下載等權(quán)限。具體又可分為默認(rèn)權(quán)限、規(guī)則權(quán)限和檔案權(quán)限。默認(rèn)權(quán)限用來(lái)控制某一檔案類型的所有檔案的默認(rèn)權(quán)限。規(guī)則權(quán)限用來(lái)控制用戶對(duì)某一檔案類型的檔案按照某一規(guī)則享有的 權(quán)限，要選擇權(quán)限控制的是歸檔前還是歸檔后，選擇要給項(xiàng)目、案卷、文 件還是電子文件賦權(quán)限，通過(guò)設(shè)置規(guī)則將相應(yīng)的權(quán)限賦予用戶；規(guī)則權(quán)限 通常和默認(rèn)權(quán)限一起配合使用，可以建立一套完整的用戶權(quán)限設(shè)置方案。檔案權(quán)限一般用來(lái)進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，可以賦予電子文件瀏覽、打印、下 載、原文借閱權(quán)限，而且可以按照時(shí)間段或者次數(shù)賦予用戶臨時(shí)權(quán)限。網(wǎng)上賦權(quán)審批網(wǎng)上賦

34、權(quán)審批用來(lái)處理用戶通過(guò)網(wǎng)頁(yè)方式進(jìn)行的賦權(quán)申請(qǐng)，如果通過(guò)審批，則用戶申請(qǐng)的權(quán)限將生效，拒絕則不生效。要說(shuō)明的是，用戶在網(wǎng) 頁(yè)上申請(qǐng)的權(quán)限為按次數(shù)或時(shí)間段的臨時(shí)權(quán)限。數(shù)據(jù)維護(hù)xx管理a）登錄xx:這部分可以記載某個(gè)用戶在什么時(shí)間，在哪臺(tái)機(jī)器上登錄過(guò) 檔案系統(tǒng)，依據(jù)這xx可以對(duì)檔案人員進(jìn)行管理。b）系統(tǒng)xx:這部分可以記載某個(gè)用戶在登錄到系統(tǒng)后，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行 了哪些操作，如果系統(tǒng)出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)丟失或者操作失誤的事情，管理 員可通過(guò)這個(gè)xx來(lái)查找出問(wèn)題出現(xiàn)的時(shí)間及操作人員。c）網(wǎng)頁(yè)查詢xx:這部分可以記載某個(gè)用戶在網(wǎng)上進(jìn)行的電子文件瀏覽和 下載、檔案條目的刪除紀(jì)錄?；厥照竟芾磉@個(gè)模塊是對(duì)已經(jīng)刪除的文件

35、進(jìn)行管理，所有刪除的文件都存儲(chǔ)在這 個(gè)模塊中，在這里可以對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行還原、刪除等操作，在這里刪除數(shù) 據(jù)后，數(shù)據(jù)便無(wú)法恢復(fù)。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換【數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換】功能可將用戶原有的 Excel表格、dbf數(shù)據(jù)等格式的歷 史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，并支持通過(guò) ODB等方式鏈接的其他數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)字典維護(hù)【數(shù)據(jù)字典維護(hù)】提供對(duì)系統(tǒng)常用項(xiàng)的自由定義，如主題詞、代碼庫(kù)； 同時(shí)提供對(duì)輔助信息庫(kù)，如綜合信息庫(kù)、編研庫(kù)等管理?！敬a庫(kù)管理】用來(lái)管理系統(tǒng)中公用的代碼表，如密級(jí)、專業(yè)、部門(mén)等, 這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄 入時(shí)，需要多次重復(fù)性輸入，為此把它們?cè)O(shè)置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x 項(xiàng)而不必

36、手工錄入。【主題詞維護(hù)】用來(lái)維護(hù)系統(tǒng)的主題詞庫(kù)，在進(jìn)行檔案著錄時(shí)，主題詞 項(xiàng)可以從“題名”字段忠自動(dòng)提取?！揪C合信息庫(kù)管理】用來(lái)定義系統(tǒng)中相關(guān)輔助管理信息庫(kù)的結(jié)構(gòu)，如庫(kù) 房、設(shè)備、其他資料信息庫(kù)等。【編研庫(kù)管理用來(lái)定義編研信息庫(kù)。個(gè)人設(shè)置一是可以密碼修改功能進(jìn)行用戶口令修改，如下圖。二是可以通過(guò)其它設(shè)置進(jìn)行系統(tǒng)默認(rèn)輸入法、電子文件掛接路徑和數(shù)據(jù)顯示 字體的設(shè)置，如下圖。網(wǎng)頁(yè)字段設(shè)置網(wǎng)頁(yè)字段設(shè)置用來(lái)控制用戶在網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行著錄和檢索時(shí)，某些字段是否顯示。網(wǎng)頁(yè)發(fā)布字段設(shè)置用戶可以根據(jù)需要，選擇網(wǎng)頁(yè)輸出字段，選擇后，在通過(guò) IE瀏覽時(shí)，在 網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行檔案檢索時(shí)默認(rèn)只顯示用戶選擇的字段。服務(wù)器配置用來(lái)設(shè)置

37、電子文件的存儲(chǔ)方式，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)方式和文件服務(wù)器方式(FTB。3.2、 文件管理文件管理是文檔一體化的開(kāi)端，本功能模塊為辦公室文書(shū)提供了一個(gè)簡(jiǎn) 潔規(guī)范的收發(fā)文件管理界面，將文件的收發(fā)管理納入檔案管理的軌道，使文 書(shū)在收發(fā)登記的同時(shí)，為日后的查詢統(tǒng)計(jì)工作提供數(shù)據(jù)源，實(shí)現(xiàn)了 “一次輸 入，反復(fù)利用”，在不增加辦公室文書(shū)工作量的前提下，提高其工作效率， 并且大幅度減少檔案管理員的工作。文件管理模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的分類、登記、修改、刪除，以及各種文 件報(bào)表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加 后續(xù)的立卷工作。文件管理界面如圖文件登記提供編輯、增加、刪除和修改等功能，供用戶完成文件

38、的登記工作。數(shù)據(jù)檢索檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查 詢工具，系統(tǒng)提供直接檢索和組合檢索，任何一種檢索中都支持模糊檢索, 如下圖：數(shù)據(jù)范圍提供全部、待組卷、已組卷和不需歸檔等范圍，供用戶按照不同的方 式查看數(shù)據(jù)所處的狀態(tài)，并且，對(duì)文件所處的每個(gè)狀態(tài)，提供顏色標(biāo)志區(qū) 分，綠色為已組卷、黃色為不需要?dú)w檔，灰白色為待組卷文件。電子原文的掛接本系統(tǒng)中電子原文的掛接按照掛接后電子原文的存放方式分為兩種類型，數(shù)據(jù)庫(kù)方式和文件服務(wù)器方式，前者指掛接后電子原文直接存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，后者指掛接后電子原文存儲(chǔ)到專用的文件服務(wù)器上。掛接過(guò)程可以通過(guò)直接掛接、掃描掛接和批量掛接等方式完成

39、。數(shù)據(jù)的批量修改批量修改即對(duì)多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進(jìn)行修改，如：把多條記錄的某 個(gè)字段清空、把多條記錄的某個(gè)字段添加固定的值、在多記錄信息某個(gè)字 段中查找替換等。文件打印報(bào)表的打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種 文件報(bào)表如：收文登記單、發(fā)文登記單、收文目錄、發(fā)文目錄等，打印方 法簡(jiǎn)便快捷。選擇顯示字段利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以 方便查看文件信息。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出可以將選中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式，MicrosoftAccess格式、Microsoft Excel 格式和 dbf格式。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入可以將轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格

40、式，MicrosoftAccess格式、Microsoft Excel 格式和 dbf格式。轉(zhuǎn)入整編庫(kù)可以將選擇的待歸檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入整編庫(kù)（歸檔前庫(kù)），以供檔案人員進(jìn)行 整理、編目和歸檔。3.3、 收集整編歸檔 文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口 電子文件電子檔案庫(kù)收集整編功能示意圖在實(shí)際檔案工作中，經(jīng)常是首先收集零散文件（收集工作可能是相關(guān)部 門(mén)或相關(guān)辦公系統(tǒng)完成的），之后進(jìn)行組卷歸檔。這一過(guò)程可以在整理編目 子系統(tǒng)中完成，用戶可以完全依照自己的方式收集資料，在歸檔前庫(kù)中存放 所有內(nèi)容完整或不完整的文件、案卷，最后按所需要的方法分類、組卷、歸 檔。歸檔文件的整理規(guī)則根據(jù)系統(tǒng)維護(hù)中的設(shè)置可以根據(jù)相關(guān)制度和規(guī)范進(jìn) 行

41、定義，雖然有國(guó)家檔案局的歸檔文件整理規(guī)則，但各單位對(duì)不同類型的歸 檔文件的整理工作都不盡相同。因此，系統(tǒng)在系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)子系統(tǒng)中專門(mén)有針對(duì)歸檔文件整理規(guī)則的設(shè)置，例如排序方式、檔號(hào)的組成規(guī)則、組盒（卷）規(guī)則等，檔案管理人員可以通過(guò)設(shè)置不同檔案類型的文件整理規(guī)則來(lái)規(guī)范各部門(mén)和基層檔案部門(mén)的歸檔文件整理工作。針對(duì)不同的檔案類型，會(huì)有不同的整理（立卷）規(guī)則，系統(tǒng)完全可以應(yīng) 用于各類不同的整理方式和整理規(guī)則。收集整編功能界面如下圖:系統(tǒng)提供兩種組卷方式:手工組卷首先要建立一個(gè)案卷，建立方法如下：將光標(biāo)定位在案卷窗口，然后點(diǎn)擊工具欄上的【增加】按鈕，雙擊添加的 記錄信息，在錄入卡片里填寫(xiě)案卷的相關(guān)信息，

42、點(diǎn)擊【保存】按鈕，一條案卷信息錄入保存完成了，如果要添加多個(gè)案卷可以點(diǎn)擊【增加】按鈕，就可 以在不退出的情況下繼續(xù)添加案卷信息。然后將將屬于這個(gè)案卷的文件加入到案卷中。在散文件數(shù)據(jù)區(qū)選擇屬于此案卷的散文件，選擇的時(shí)候可以利用 Ctrl鍵或 【查詢】十【全選】 來(lái)選擇多條記錄信息，點(diǎn)擊右鍵在調(diào)出的快捷菜單中選擇【加入】，將文 件加入到當(dāng)前案卷中。選擇已經(jīng)整理好的案卷，然后點(diǎn)擊右鍵在快捷菜單里選擇【歸檔】， 這樣手動(dòng)組卷完成。手工組卷還支持鼠標(biāo)拖動(dòng)移卷（項(xiàng)目）的功能，即，選擇要移卷的文件（案卷），按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到要加入的案卷（項(xiàng)目）中。自動(dòng)組卷按照系統(tǒng)中設(shè)定的立卷，自動(dòng)將屬于這個(gè)案卷的文件加入到

43、案卷中：打散按鈕可將一個(gè)案卷刪除，卷內(nèi)所有文件將變?yōu)樯⑽募痣x按鈕可將案卷內(nèi)的文件拆為散文件移交是檔案錄入人員將整理完畢的案卷添加一個(gè)移交的記號(hào)，由檔案管理員對(duì)有移交標(biāo)記的標(biāo)志進(jìn)行審核如圖所示，被標(biāo)記為綠顏色的案卷便是已經(jīng)移交的案卷，當(dāng)鼠標(biāo)懸停時(shí) 會(huì)有提示信息。檔案管理員對(duì)錄入人員移交的案卷進(jìn)行審核，如果審核通過(guò)，則對(duì)案卷 進(jìn)行接收。檔案管理員對(duì)錄入人員移交的案卷進(jìn)行審核，如果審核不通過(guò)，則對(duì)案 卷進(jìn)行打回操作，移交標(biāo)志自動(dòng)取消。收集整編的特色功能轉(zhuǎn)到其它庫(kù)：可以對(duì)某類型的檔案的文件級(jí)數(shù)據(jù)（含目錄和電子文 件）轉(zhuǎn)移到其他類型的文件級(jí)中。清空電子文件：將選中的檔案文件目錄中所含電子文件清空。3.

44、4、 檔案管理針對(duì)歸檔后的電子檔案信息進(jìn)行日常的管理工作，包括了：數(shù)據(jù)管理、 綜合管理、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀等四部分功能檔案營(yíng)理當(dāng)皆瑞諭1UIi 1數(shù)據(jù)皆理, 工蹤合管理L統(tǒng)計(jì)m鑒定精強(qiáng)數(shù)據(jù)管理點(diǎn)擊數(shù)據(jù)管理功能按鈕，界面右側(cè)會(huì)出現(xiàn)如下所示窗口，主要包含菜單欄、工具欄、檔案目錄樹(shù)、數(shù)據(jù)區(qū)四部分。如下圖業(yè)暑附11漏錨3）肆作囹J選加聞0檢索婚）區(qū)業(yè)務(wù)面裝的注銷(xiāo)曬出QDrya如*增演年至選始打印.士 e帚樹(shù) m砧桀表文件管無(wú) 收集在遍數(shù)據(jù)官理I T故計(jì)開(kāi)發(fā)利用案撫雄濟(jì)鬲華紫光 M13 05 0000090S23)喈巧巧巧巖巖喈巖巖將團(tuán) 書(shū)技計(jì)片音像*京物部技 文科合照錄錄光程安內(nèi)科法寸新型芟英獎(jiǎng)獎(jiǎng)英英

45、芟軍根書(shū)當(dāng)前用戶ROOT超桀用戶£009-03-12授權(quán):潔華索光電孑檔宴信息曾理【工具欄】列出了系統(tǒng)常用的各種功能按鈕【檔案目錄樹(shù)】列出系統(tǒng)所包含的各種檔案類型【數(shù)據(jù)區(qū)】根據(jù)所選擇的檔案類型列出相應(yīng)的項(xiàng)目、案卷、文件信目錄樹(shù)的維護(hù)用戶可以對(duì)檔案目錄樹(shù)里的全宗節(jié)點(diǎn)、檔案類型、分類節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)節(jié) 點(diǎn)進(jìn)行添加、刪除和修改。全宗節(jié)點(diǎn)：用來(lái)設(shè)置在目錄樹(shù)中顯示的全宗單位；檔案類型節(jié)點(diǎn)：用來(lái)設(shè)置在目錄樹(shù)中顯示的檔案類型，檔案類型必須 事先在在【檔案庫(kù)管理】中已經(jīng)建立；分類節(jié)點(diǎn)：分類節(jié)點(diǎn)主要用來(lái)搭建目錄樹(shù)的層次。數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)：是根據(jù)數(shù)據(jù)的某字段信息建立起來(lái)的節(jié)點(diǎn)，如：建立年度 數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)

46、的年度信息放入相應(yīng)的年度分類節(jié)點(diǎn)里去。檔案數(shù)據(jù)的增刪改對(duì)于檔案工作部門(mén)，其中一項(xiàng)非常重要的工作便是對(duì)各種類型的檔案 （如科技、文書(shū)、基建等）進(jìn)行歸檔，包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案 卷信息及文件信息。選擇要錄入信息的檔案類型，選擇分類節(jié)點(diǎn)或數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，確定要錄入 的是“案卷”還是文件信息（點(diǎn)擊案卷或文件數(shù)據(jù)區(qū)即可），點(diǎn)擊【增加】 按鈕數(shù)據(jù)區(qū)增加了一條空白信息，有兩種錄入方式可供用戶選擇：一是直 接在記錄上錄入各字段的信息如圖：所示，錄入完成后系統(tǒng)自動(dòng)保存檔案 信息；另一種是雙擊空白記錄，在錄入界面上錄入檔案信息如圖所示，然 后點(diǎn)擊【保存】按鈕，如果想繼續(xù)添加記錄信息可以在不退出的情況下繼 續(xù)錄入

47、，點(diǎn)擊【增加】按鈕，在新的空白卡片上繼續(xù)錄入，錄入完成后點(diǎn) 擊【退出】按鈕即可。如下組圖數(shù)據(jù)范圍的選擇用戶查看檔案信息時(shí)可以選擇不同的數(shù)據(jù)范圍來(lái)查看數(shù)據(jù)區(qū)里的數(shù)據(jù)。在【數(shù)據(jù)范圍】中列出了用戶可選擇的數(shù)據(jù)范圍，默認(rèn)情況為“所有部門(mén)數(shù)據(jù)”，如下圖：的史酒田00 tLtl-D*業(yè)務(wù)面（ft ®文悻管理 收盥整獅I 檔案莒理沏.據(jù)曾理.工賽百看理III燒計(jì)口占目錄制-j|活*退:卷素等攀（Y）Ctrl J聿部門(mén)蔚:據(jù)g-J走卸 眠畫(huà)資料產(chǎn)文書(shū)檔案t傳覲） ?文乃檔案t都方汰）不會(huì)計(jì)檔案 "照片外案 C錄若擋篥 c系便檔案 ,光盤(pán)I逐 ,的盤(pán)的案 L實(shí)物檔案 二內(nèi)邰貨相 C科技型5clUU ji.ie日 jLdcZtltlH j fcdlciocs iso后娜a和工昨熊直癡雙定JDD2 JGO后