房地產(chǎn)集團信息化整體方案規(guī)劃

1、某某集團信息化整體建設(shè)方案 （草案）前 言某某集團通過前瞻性的戰(zhàn)略布署，以“創(chuàng)新、高效”的企業(yè)精神 理念和強調(diào)責(zé)任和執(zhí)力的工作作風(fēng)，取得了業(yè)務(wù)上的迅速發(fā)展，企業(yè) 已從單一以房地產(chǎn)開發(fā)，發(fā)展成為以高品質(zhì)城市多元復(fù)合地產(chǎn)開發(fā)為 主，以裝飾設(shè)計、科技教育、物業(yè)管理、體育運動、醫(yī)療健康等多行 業(yè)組成的多元化發(fā)展的大型集團化企業(yè)。下屬九個子公司，員工近千 人。隨著公司的不斷發(fā)展創(chuàng)新，原有的管理模式管理方法已不能適應(yīng) 公司快速發(fā)展的需求，因此尋求一種更加高效的管理方法、管理模式 已勢在必行。借助計算信息系統(tǒng)進行企業(yè)的管理，以求一種建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策及員工提供決策應(yīng)用的手段的管

2、理 平臺是我們信息化的目標(biāo)。我們公司的信息化建設(shè)要充分利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)，通過對信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭 力。它主要包括企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計的信息化、企業(yè)生產(chǎn)過程的信息化、企 業(yè)產(chǎn)品銷售的信息化、經(jīng)營管理信息化、決策信息化以及信息化人才 隊伍的培養(yǎng)等多個方面。我們要從根本上改變并促進公司內(nèi)部的信息交流的能見度、準(zhǔn)確 度、及時度、集成度。簡言之，我們最終要實現(xiàn)公司的管理者能夠通 過互聯(lián)網(wǎng)(internet) 即時的掌握公司的動態(tài)，以便做到事前預(yù)測有充 足的數(shù)據(jù)依據(jù)，事中及時把控、提由意見，事后有效地總

3、結(jié)。第一部分信息化建設(shè)的原則目前，國內(nèi)外各行各業(yè)無不受到“信息化”大潮的沖擊，“信息化”成為人們談?wù)摰臒狳c。 如何開展信息化建設(shè)， 是許多IT產(chǎn)業(yè)界和 企業(yè)界非常關(guān)注的。誰抓住了信息，誰就抓住了企業(yè)生存的命脈。隨 著世界經(jīng)濟向一體化和全球化方向邁進，哪個企業(yè)能在第一時間獲取、處理和反饋信息，哪個企業(yè)就能在白熱化的競爭中立于不敗之地。因 此說信息化建設(shè)是企業(yè)走向勝利的必由之路。一、企業(yè)信息化建設(shè)的主要責(zé)任人要定位在企業(yè)的決策者和管理 者之所以這樣說，是因為決策者和管理者是企業(yè)的核心，也就是企業(yè)的靈魂。企業(yè)發(fā)展的方針目標(biāo)和遠景規(guī)劃，無不反映由決策者的管理 才能和知識水平。企業(yè)間的競爭，其根本就是決

4、策者之間的競爭。企 業(yè)決策者和管理人員水平的提高，直接影響著企業(yè)的命運，企業(yè)信息 化的根本正在于此。提高管理人員對信息化建設(shè)的認識，尤其是主觀 思想上的認識，是企業(yè)信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵。只有讓企業(yè)的管理人 員對信息化有充分的了解，才能在企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中加大信息化建設(shè) 的比重。再者，企業(yè)信息化的最終目的還是為企業(yè)管理者提供決策支持服 務(wù)。通過信息化建設(shè)，幫助管理者開闊眼界，拓寬思路，借鑒國際上 先進的管理經(jīng)驗，把它運用到實際工作中去，從而使企業(yè)的發(fā)展向世 界的先進水平不斷邁進。當(dāng)管理者從信息化建設(shè)中領(lǐng)悟到其真諦的時 候，信息化建設(shè)也就在企業(yè)的土壤中埋下了種子，經(jīng)過精心的澆灌， 它就會長由豐碩的果

5、實。 所以說公司的信息化建設(shè)是 “一把手”工程， 它絕不僅僅是企業(yè)IT部門或IT人員的職責(zé)。無疑，企業(yè)信息化涉及 到大量的計算機網(wǎng)絡(luò)方面的知識，需要企業(yè)IT方面的人員承擔(dān)最重要 的職責(zé)，但正如前文提到的它是一個系統(tǒng)工程，實際上它更是一個管 理工程，因為信息化的過程同時也是企業(yè)管理模式、管理方式改革的 過程。通常信息化的過程都伴隨著企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組、企業(yè)管理制 度和方式的變革，其中一部分人的工作習(xí)慣甚至個人利益會受到一定 程序的影響。因此，信息化過程中可能會遇到一些阻力。這些阻力單靠IT部門人員是難以協(xié)調(diào)的， 只能靠公司高層由上至下地推動?？紤]到房地產(chǎn)企業(yè)目前的IT現(xiàn)狀，一個可行的方式是由企業(yè)

6、最高負責(zé)人直 接領(lǐng)導(dǎo)，主要負責(zé)人牽頭、各部門負責(zé)人組成一個項目小組去推動。所以企業(yè)信息化需要公司的高層領(lǐng)導(dǎo)給予及時的關(guān)注和支持，使公司 從上至下都能積極地配合信息化建設(shè)，降低信息化建設(shè)工作中的推進 難度，增加信息化建設(shè)的深度和廣度。二、企業(yè)信息化建設(shè)要做好普及和推廣等基礎(chǔ)工作企業(yè)改革和機構(gòu)調(diào)整工作的完成，預(yù)示著企業(yè)發(fā)展工作的重點將 轉(zhuǎn)移到尋找新的增值空間。信息化普及和推廣工作無疑是其中的一個 重要環(huán)節(jié)。如果說管理者是企業(yè)的核心，那么全體員工則是企業(yè)的主 體。信息化建設(shè)只有深入到企業(yè)的各個部門和每個員工中，才能使信 息的全面、及時、高效成為一種可能。信息化普及的程度往往決定了其發(fā)展的速度。信息化

7、在企業(yè)中普 及的越廣泛，信息化建設(shè)的速度就會加快，而這直接影響著企業(yè)在市 場競爭中的地位。因為伴隨著企業(yè)信息化的加快，企業(yè)內(nèi)部信息流動 的周期必然縮短，這樣就為決策人提供了更充分的時間和更廣闊的空 間去權(quán)衡利弊，減少了決策中的失誤，使之更趨合理完善。企業(yè)信息化的普及和推廣工作是一項漫長的艱苦工作，由于目前 我國大多數(shù)企業(yè)員工的知識水平參差不齊，管理者對信息化建設(shè)的重 視程度有高有低，這樣在無形中加大了普及推廣的難度。所以要花費 較大的力量去做一些基礎(chǔ)工作，比如：舉辦計算機基礎(chǔ)知識講座；結(jié) 合企業(yè)實際工作，編制簡單的MIS系統(tǒng)加以應(yīng)用；加入因特網(wǎng)，感受信息的激增，從感性認識上升到理性認識，并逐步

8、地走上信息化的軌 道。企業(yè)信息化的普及和推廣工作要堅持不懈地抓下去，以保證信息 化建設(shè)的成功。三、企業(yè)信息化建設(shè)是一個不斷發(fā)展的動態(tài)過程現(xiàn)在，許多企業(yè)都擁有一定數(shù)量的計算機設(shè)備，有的還搞了自己 的CAD/CAIM MIS等信息化技術(shù)的實際應(yīng)用。但隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和 新的信息技術(shù)的不斷涌現(xiàn)， 原有的應(yīng)用肯定不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。這就要求在規(guī)劃企業(yè)信息化建設(shè)時，一定要站在發(fā)展的角度上去看問 題，萬萬不能有“一次投資、終生受益”的想法。應(yīng)按照信息化發(fā)展 的規(guī)律，分階段、分主次地逐步發(fā)展和完善，使其盡可能的達到預(yù)期 目標(biāo)。既然企業(yè)信息化建設(shè)是動態(tài)的，還要在規(guī)劃中力求長遠，盡可 能和企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃相

9、融合，這樣才能不斷的提高企業(yè)的競爭力和收 益，同時也使信息化建設(shè)有一個量的積累。四、企業(yè)信息化建設(shè)要整體規(guī)劃，逐步實現(xiàn)由于信息化初期一些企業(yè)對信息化的錯誤理解，導(dǎo)致現(xiàn)有90%的信息化項目不成功。其中大部分是因為規(guī)劃失度，盲目求大求全，從 而導(dǎo)致虎頭蛇尾，最后草草了事。鑒于以上原因，在規(guī)劃時一定要注 意重點突生、主次分明、適當(dāng)取舍、循序漸進。在做好整體規(guī)劃的同 時，還要分階段、由淺到深、由易到難，逐步實現(xiàn)企業(yè)信息化的目標(biāo)。五、信息化的推進，即管理思想的引入及推行。信息化的根本目的是在學(xué)習(xí)、 研究和應(yīng)用國外現(xiàn)代企業(yè)管理思想和 方法的基礎(chǔ)上，逐步改變我國企業(yè)傳統(tǒng)管理模式，建立起一套符合市 場經(jīng)濟體制

10、的企業(yè)管理模式。因此，它不是一般意義上的辦公自動化 系統(tǒng)建設(shè)，更不是等同于僅僅一個計算機硬件、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的建設(shè)。很多企業(yè)未能從企業(yè)管理系統(tǒng)工程的角度上看待信息化建設(shè)，以致實 際應(yīng)用中既沒有立足于企業(yè)管理創(chuàng)新，也沒有把信息化與深化改革、 管理創(chuàng)新、應(yīng)用現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法緊密結(jié)合起來，相輔相成， 互為利用。六、注重系統(tǒng)培訓(xùn)的實施，完善企業(yè)管理制度。房地產(chǎn)企業(yè)員工計算機應(yīng)用水平參差不齊，要制定具體的培訓(xùn)計 劃，并嚴(yán)格實施，同時系統(tǒng)的實施還要用一些制度來保障，如培訓(xùn)考 核制度、績效考核制度，與員工運用信息系統(tǒng)水平桂鉤。只有員工完 全自覺使用時，信息系統(tǒng)才能產(chǎn)生最大的效益，否則，它只是一個擺 設(shè)，信

11、息化也成為一個空洞的口號。七、以系統(tǒng)論的觀點指導(dǎo)信息化建設(shè)，實現(xiàn)資源價值最大化。由于缺乏整體、全局性的考慮，很多房地產(chǎn)企業(yè)先后引進了一些 業(yè)務(wù)管理軟件，如 OA售樓軟件、物業(yè)管理軟件、租賃軟件、項目管 理等，這些應(yīng)用軟件都往往由不同開發(fā)商開發(fā)，構(gòu)建的是不同的數(shù)據(jù) 庫，致使很多企業(yè)的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)分布在不同的系統(tǒng)、地域或平臺上,信息之間彼此割裂，沒有體現(xiàn)由一個整體的系統(tǒng)，形成信息孤島。這 種信息孤島主要表現(xiàn)為各信息系統(tǒng)互相完全隔離，無法實現(xiàn)信息共享，數(shù)據(jù)采集需重復(fù)錄入，不僅增加工作量，而且可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真、不 準(zhǔn)確，同時，企業(yè)在信息化上重復(fù)投資。企業(yè)信息化應(yīng)該是企業(yè)全局性的信息化，只有個人的單機應(yīng)

12、用或只有獨立部門的應(yīng)用還不能稱之為信息化。企業(yè)的信息化應(yīng)是覆蓋企業(yè) 內(nèi)部辦公、信息交流、知識共享、業(yè)務(wù)流程管理、領(lǐng)導(dǎo)決策支持以及 能與外部進行信息溝通的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第二部分信息化建設(shè)應(yīng)避免問題縱觀信息化失敗的例子，既有企業(yè)本身的問題，例如高層支持不 夠，人員認識不足等，也有軟件廠商的問題，例如行業(yè)研究不夠，產(chǎn) 品脫離業(yè)務(wù)實際等，還有一類情況比較突生， 那就是IT規(guī)劃與實施策 略導(dǎo)致的問題，缺乏整體規(guī)劃，會導(dǎo)致信息孤島不斷由現(xiàn)， 做的越多，問題越麻煩；實施的切入點選擇不當(dāng)，會導(dǎo)致效果不明顯，影響企業(yè) 推進的信心。企業(yè)本身的問題主要靠自己解決，隨著環(huán)境的變化，企業(yè)內(nèi)部對 信息化的認識和重視程度會

13、不斷加深，引入外部管理咨詢公司可以有 效加快這個過程。軟件廠商的問題是比較容易避免的。隨著充分的市場競爭，總有 一些IT企業(yè)做大做強，選擇一個有實力的合作伙伴， 建立長期的戰(zhàn)略 合作關(guān)系，可以充分利用IT廠商的行業(yè)經(jīng)驗來推動整個公司的信息化 進程。根據(jù)我國其它企業(yè)的信息化建設(shè)的經(jīng)驗來看，由于對企業(yè)信息化 建設(shè)的途徑缺乏系統(tǒng)而科學(xué)的認識，以往許多企業(yè)的信息化建設(shè)工作 走了不少彎路，由現(xiàn)了一些誤區(qū)，其中表現(xiàn)最為明顯的傾向是不顧本 單位信息化建設(shè)的現(xiàn)實條件，盲目地追求業(yè)務(wù)處理的自動化、決策自 動化等更高層次的信息化建設(shè)，而忽視了企業(yè)信息庫的構(gòu)建這一信息 化建設(shè)的第一步基礎(chǔ)性工作。這種傾向又有許多不同

14、的形式，具體表 現(xiàn)為：貪大求全：企業(yè)信息化建設(shè)的誤區(qū)表現(xiàn)之一，是許多單位將經(jīng)營 管理的全部希望寄托在建設(shè) MIS、辦公自動化、ERR CRM SC僧系統(tǒng) 上，認為只要建設(shè)起了這些先進的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，就可以大大提高經(jīng) 營管理水平，不考慮自身情況，盲目追求一步到位，希望一次就建設(shè) 起涵蓋公司一切經(jīng)營業(yè)務(wù)的管理系統(tǒng)，投入巨資購買大量的軟硬件設(shè) 施，卻忽視了對本單位內(nèi)部有關(guān)信息的收集、整理、轉(zhuǎn)化與利用等信 息化建設(shè)的第一步基礎(chǔ)工作，結(jié)果導(dǎo)致辛辛苦苦建設(shè)起來的信息系統(tǒng) 因信息的管理跟不上而形同虛設(shè)，造成巨大的浪費。重硬輕軟：我國許多企業(yè)信息化建設(shè)中還存在明顯的“重硬輕 軟”現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為一方面有不少單

15、位重視對硬件設(shè)備的投資卻忽 視軟件系統(tǒng)的建設(shè)與管理，致使許多一流的硬件設(shè)備上運行的卻是二 流乃至三流的軟件系統(tǒng)；另一方面，更多的單位將信息化建設(shè)簡單地 理解為軟硬件系統(tǒng)的構(gòu)建，而忽視了信息的收集、整理與利用這一信 息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，致使耗費巨資構(gòu)建的系統(tǒng)成為沒有信息運行 的“裸網(wǎng)”。重建輕管：企業(yè)信息化建設(shè)是一個動態(tài)的過程，必須根據(jù)單位運 作狀況隨時加以維護與更新。而我國許多企業(yè)在實施信息化建設(shè)的過 程中則企圖追求一勞永逸，在構(gòu)建系統(tǒng)時熱情高漲，系統(tǒng)建設(shè)告一段 落后就不再花費心思對其進行維護與管理，使得許多單位的系統(tǒng)中存 放的始終是過時的信息，基本無法對企業(yè)經(jīng)營管理水平的提高發(fā)揮促 進作用

16、。重數(shù)據(jù)輕文檔：有不少企業(yè)雖然重視原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，但 其簡單地將企業(yè)的信息等同為可以進行運算的結(jié)構(gòu)化信息一一數(shù)據(jù)， 而忽視了大量只用于保存信息資料而不需要進行運算的非結(jié)構(gòu)化信息文檔。相應(yīng)地，其對單位內(nèi)部原始數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化也不是在整 個單位內(nèi)部集中地進行，而是在實施CAD/CAM MRP ERP等業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)時作為其初始化工作而加以實施。其結(jié)果，一方面，企業(yè)所實施 的信息化轉(zhuǎn)化工作是不完全的，具所轉(zhuǎn)化的只是企業(yè)信息的一部分內(nèi) 容一一數(shù)據(jù)，大量的文檔型信息則沒有被利用起來，甚至被作為無用 的信息而予以廢棄；另一方面，由于各種信息的轉(zhuǎn)化是作為實施相應(yīng) 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的初始化工作而附帶地加以完成，其

17、所構(gòu)建起來的信息庫往 往就是相互分離或支離破碎的，而不是集中、統(tǒng)一的。這種信息的不 完整與不統(tǒng)一，必然給今后各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的連接以及實施決策支持系 統(tǒng)帶來不必要的麻煩。上述誤區(qū)的存在，使得許多企業(yè)的信息化建設(shè)走了不少彎路，造 成對企業(yè)信息化建設(shè)有限資源的巨大浪費，我們某某集團在信息化建 設(shè)的過程中必須加以避免。第三部分信息化建設(shè)的遠期目標(biāo)根據(jù)公司的實際情況而進行的信息化建設(shè)有了屬于我們自己的信息平臺以后，我們將可以實現(xiàn)以下目標(biāo)：一、能夠即時了解各子公司、各部門的工程動態(tài)進度、內(nèi)部管理情況；通過公司的公文發(fā)布系統(tǒng)，逐步建立、完善一套切實有效的行政 管理手段，通過各單位各部門每天即時地把握公司的各種

18、動態(tài)，如：工程進度通報，公司內(nèi)部動態(tài)，公司各部門的文件、通知等。二、能夠?qū)崿F(xiàn)“財務(wù)數(shù)據(jù)”的管控；通過實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與物業(yè)管理系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、客戶資源管理系統(tǒng)等的對接能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。管理者僅僅在辦公司室里通過 internet 就可以得到公司的各種財務(wù)數(shù)據(jù)，財務(wù)報表；就可以了解到 各分公司的收入、支由狀況、盈利狀況等等，以便即時的根據(jù)各種財 務(wù)數(shù)據(jù)進行公司的運營管理。減少應(yīng)收帳款余額，加快資金回籠；降 低庫存成本；提高了人力資源的管理效率等。3、 能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)知識的共享，對外形象的推廣，公司員工的交流。通過建立公司的 對外網(wǎng)站，我們將實現(xiàn)在 internet 上的對外宣 傳，通過這個平臺的建設(shè)

19、我們可以逐步實現(xiàn)電子商務(wù)，對外、對內(nèi)的 信息交流。通過建立企業(yè)知識管理系統(tǒng)，逐步形成企業(yè)的知識、文化的收集、 沉淀；逐步形成企業(yè)知識庫。4、 能夠有效地管理、利用客戶資源的同時更有效地管理、利用我們的銷售體系。通過建立CRM（客戶資源管理系統(tǒng)）充分整合客戶資源、提高客 戶滿意度，以最大限度地留住老客戶，發(fā)展新客戶，從而增加我們的 市場占有率，為公司創(chuàng)造更大的利潤。銷售部門是房地產(chǎn)公司三大核心部門（銷售、工程、財務(wù)）中的龍頭。銷售部門的內(nèi)部管理尤為重要，一個合理、穩(wěn)定、相互監(jiān)督控 制的銷售內(nèi)控體系，將對公司銷售管理起重要的作用。五、能夠提高工作效率，減少人、財、物等各種資源的浪費。通過逐步整理各

20、種信息系統(tǒng)資源而建立完善的ERP （資源管理計劃）系統(tǒng)的實施，是企業(yè)信息化建設(shè)最重要的一步，將會更加合理有 效地管理、利用公司的人、財、物、信息資源，從而降低公司的生產(chǎn)成本、流通時間；減少中間環(huán)節(jié)；控制各種資源的浪費；提高公司的 利潤空間。六、給公司決策層、管理層提供決策和管理的依據(jù)。通過搭建基于互聯(lián)網(wǎng)的信息管理服務(wù)平臺和企業(yè)內(nèi)部管理信息系 統(tǒng)，引入全新目標(biāo)管理理念，加強企業(yè)資金流、信息流、物流的順暢 運轉(zhuǎn)，幫助使用者實現(xiàn)智能管理、高效運作、有效監(jiān)控、資源優(yōu)化和 輔助決策。目的是通過引進先進的管理理念，通過信息化技術(shù)建成全 公司綜合管理信息系統(tǒng)，采用集成化的信息平臺，覆蓋全公司各職能 部門和直

21、屬單位業(yè)務(wù)部門，便于全公司內(nèi)部的統(tǒng)一管理，提高工作效 率，加快信息的傳輸速度，實現(xiàn)公司內(nèi)部重要信息的加密傳輸與資源 共享，使領(lǐng)導(dǎo)能方便地利用交互式網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，及時準(zhǔn)確地掌握第一手 信息并能在第一時間內(nèi)處理事務(wù)，做由決策，實現(xiàn)日程公文的處理及 辦公自動化決策服務(wù)，并通過Internet網(wǎng)絡(luò)加密接口實現(xiàn)總部與各辦 事處的信息溝通、數(shù)據(jù)傳輸、資源交換、信息交流和共享，以達到高 效運作，跨躍式發(fā)展，成為真正與國際接軌的優(yōu)秀企業(yè)。第四部分公司需求分析公司作為以房地產(chǎn)行業(yè)為主，多元化發(fā)展的大型集團化公司有如下特點：1 .在項目的生命周期中，根據(jù)從始至終所經(jīng)歷的業(yè)務(wù)階段，可將其分為六個部分：土地獲取、項目前期

22、規(guī)劃工作、設(shè)計、工程、售后及 售后服務(wù)。2 .與項目開發(fā)過程有緊密聯(lián)系又貫穿始終中的核心業(yè)務(wù)是：成本管理和客戶關(guān)系管理。3 .對業(yè)務(wù)流程進行管理和支持的有：檔案管理、人力資源、經(jīng)營計劃、項目管理、采購管理、行政辦公、文檔資料管理等職能4 .財務(wù)管理貫穿項目生命周期，包括核算、預(yù)算、資金、報告等職 能。5 .集團下屬其它不同類型的分公司協(xié)作運行：酒店公司、體育運動城公司、置業(yè)公司、物業(yè)公司、醫(yī)院公司等，我們要對這些公司能實 現(xiàn)及時準(zhǔn)確的把控并有限地管理，也將借助信息系統(tǒng)，從而為公司的 高層管理決策及公司的戰(zhàn)略發(fā)展決策提供支持。既然我們是通過上述核心價值流支撐其戰(zhàn)略的，這些管理特征是制作公司信息規(guī)

23、劃時必須要考慮的重要因素。首先，我們公司是資金密集型運作的企業(yè)，資金的籌集、計劃、使用監(jiān)控、內(nèi)部調(diào)配的水平?jīng)Q定了公司的發(fā)展速度；其次，公司具有項目型運作的特點。企業(yè)圍繞著一個個項目進行袁立斌12 / 68運作管理，這包括土地獲取、規(guī)劃設(shè)計、施工、銷售、物業(yè)管理等“供 產(chǎn)銷一條龍”的流程；最后，我們某某集團客戶數(shù)量多，以個人為主，每個客戶的成交 額大，客戶關(guān)系管理顯得異常重要。第五部分信息化系統(tǒng)整體規(guī)劃根據(jù)對公司的了解，我們確定了信息化建設(shè)的目標(biāo)。我們需要對 公司的信息化建設(shè)進行整體規(guī)劃、分步實施。我們在考慮某某集團業(yè) 務(wù)戰(zhàn)略及總體組織框架基礎(chǔ)上，將主要側(cè)重于對業(yè)務(wù)價值鏈的分析， 以使規(guī)劃的IT

24、藍圖能夠結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。 而不同的業(yè)務(wù)及管理特 征決定了關(guān)注的要素各不相同。公司的信息化建設(shè)在業(yè)務(wù)方面來說，其實是一個業(yè)務(wù)與信息建設(shè)不斷改進，滾動推進的過程：業(yè)務(wù)分析業(yè)務(wù)整理 IT建設(shè)業(yè)務(wù)改進 IT整合 業(yè)務(wù)惠組+可以說，公司的信息化建設(shè)最初是完全建立在公司的業(yè)務(wù)應(yīng)用方面 的，首先我們要滿足業(yè)務(wù)應(yīng)用的基本需要，盡量多的減少手工錄入及 中間環(huán)節(jié)，提高工作效率，降低成本。根據(jù)上述業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)管理方面的需求，公司的信息系統(tǒng)規(guī)劃如下：企業(yè)門戶拓展應(yīng)用項目管理體系利潤管理、進度管理合同管理、材料管理成本管理、資源管理營銷管理體系產(chǎn)品管理、客戶管理企劃管理、銷售管理物業(yè)管理、會員管理核心業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)支撐其它

25、管理體系酒店管理、體育城管理財務(wù)管理體系應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、總帳管理、 報表管理、資金管理、資產(chǎn)管理 預(yù)算管理合作伙伴門戶員工內(nèi)部門戶員工外部門戶客戶外部門戶=1 市場研究管理投資決策管理I客戶關(guān)系管理I企業(yè)知識管理產(chǎn)品資源I 人力資源 客戶資源I 資金資源 知識資源I 其它資源_業(yè)資_w我們要以信息化為工具，整合公司包括產(chǎn)品資源、人力資源、客 戶資源、資金資源、知識資源在內(nèi)的各種可用企業(yè)資源，搭建起以財 務(wù)為核心的業(yè)務(wù)平臺，梳理業(yè)務(wù)流程、規(guī)范業(yè)務(wù)管理、提高業(yè)務(wù)工作 效率；再逐步建立、完善以人力資源管理、辦公協(xié)同管理、文檔管理 業(yè)等為主的業(yè)務(wù)支撐平臺，最大限度地減少管理中的中間環(huán)節(jié)、提高 工作

26、效率、降低管理本成。經(jīng)過這兩個方面的信息化建設(shè)以后，我們逐步形成公司業(yè)務(wù)、及 業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)的數(shù)據(jù)倉庫， 形成具有某某特色的拓展應(yīng)用系統(tǒng)，比如：市場研究系統(tǒng)、投資決策管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等，以實現(xiàn)下 面的功能：1、脫離繁瑣事務(wù)項目管理系統(tǒng)，以全面提升成本管理職能為宗旨，結(jié)合工程項目 管理理念、業(yè)內(nèi)實踐經(jīng)驗和先進的信息技術(shù)，幫助企業(yè)運用先進的管 理工具，快速準(zhǔn)確的處理繁瑣的數(shù)據(jù)和事務(wù)，優(yōu)化紛繁多變的管理流 程，降低成本、提高效率，贏取更多的時間和精力去分析和解決深層 次的戰(zhàn)略性問題；2、 經(jīng)營分析經(jīng)營分析包括經(jīng)營指標(biāo)分析、經(jīng)營業(yè)績分析和財務(wù)分析三部分。經(jīng)營指標(biāo)分析是指對集團公司不同的業(yè)務(wù)流程

27、和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的指 標(biāo)，如：利潤率、應(yīng)收率、銷售率及所占營業(yè)比例、風(fēng)險采購等評價 指標(biāo)等進行搜集和分析。但這些指標(biāo)只能反映局部的經(jīng)營狀況。為了 解集團公司的整體經(jīng)營狀況， 還需對這些指標(biāo)進行科學(xué)的組織和分析， 利用智能管理技術(shù)，形成一個能反映集團公司整體情況的數(shù)學(xué)模型。這樣通過觀察總指標(biāo)并設(shè)置告警， 才能獲得整個集團公司的經(jīng)營狀況。經(jīng)營業(yè)績分析是指對各部門的營業(yè)額、銷售量等進行統(tǒng)計，在此 基礎(chǔ)上，進行同期比較分析、應(yīng)收分析、盈虧分析等等。經(jīng)營業(yè)績分 析有利于集團公司實時掌握自身的發(fā)展和經(jīng)營情況，有利于集團公司 及時調(diào)整經(jīng)營業(yè)務(wù)、化解經(jīng)營風(fēng)險。財務(wù)分析是指對集團公司財務(wù)數(shù)據(jù)中的利潤、費用支由、資金占

28、 用及其他具體經(jīng)濟指標(biāo)進行有效分析。通過財務(wù)分析，可以及時掌握 集團公司在資金使用方面的實際情況，為及時調(diào)整和降低企業(yè)成本提 供數(shù)據(jù)依據(jù)。3、 戰(zhàn)略決策支持在經(jīng)營分析的基礎(chǔ)上， 將各類數(shù)據(jù)、信息進行高度的概括和總結(jié), 然后形成供高級決策者進行戰(zhàn)略決策時參考的集團公司經(jīng)營狀況分析 報告，這是決策支持系統(tǒng)的優(yōu)勢所在。某某決策支持系統(tǒng)對戰(zhàn)略決策的支持，分別表現(xiàn)在對公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù) 戰(zhàn)略和職能戰(zhàn)略的支持上。在公司戰(zhàn)略決策支持層面上，可以根據(jù)集 團公司各戰(zhàn)略業(yè)務(wù)單元的經(jīng)營業(yè)績和經(jīng)營定位，選擇一種合理的投資 組合戰(zhàn)略；在業(yè)務(wù)戰(zhàn)略決策支持層面上，由于系統(tǒng)中集成了更多的外 部數(shù)據(jù)，如外部環(huán)境和行業(yè)信息，各戰(zhàn)略業(yè)

29、務(wù)單元可據(jù)此分別制定自 身的競爭戰(zhàn)略；在職能戰(zhàn)略決策支持層面上，由于來自于集團公司內(nèi) 部的各種信息，源源不斷地輸入進來，相應(yīng)地可以提供營銷、財務(wù)、 人力資源等決策支持。4、 提高企業(yè)的核心競爭力同時依靠原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的積累和管理工具的協(xié)助，類似項目之間 很方便進行比較，挖掘成本降低潛力，進行更科學(xué)的市場決策，從而 提高企業(yè)的核心競爭力，推進企業(yè)的可持續(xù)性健康發(fā)展。另一方面，我們通過建設(shè)包括網(wǎng)站、員工門戶等在內(nèi)的企業(yè)門戶 應(yīng)用。以達到在信息建設(shè)為公司創(chuàng)造最大利潤的同時，使公司獲得更 強的核心競爭力。第六部分硬件平臺搭建一、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖防火墻三層交換機集團公司網(wǎng)絡(luò)千M交換機分支機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)千M交換機千M交

30、換機服務(wù)器服務(wù)器服務(wù)器客戶機客戶機客戶機交換機設(shè)計原則1 .先進性：以先進成熟的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為手段進行組網(wǎng)，支持數(shù) 據(jù)、語音和視像的多媒體應(yīng)用，能夠承載和交換各種信息并將其接入 公眾用戶。2 .可擴充性：信息化系統(tǒng)必須隨著需求的變化，充分留有擴充余 地。3 .安全性及可管理性：應(yīng)注意保證整個信息化系統(tǒng)的可管理性和 整個系統(tǒng)的安全性、可靠性。4 .標(biāo)準(zhǔn)化和開放性：網(wǎng)絡(luò)協(xié)議采用符合ISO及其它標(biāo)準(zhǔn)。如IEEE、 ANSI等制定的協(xié)議，采用遵從國際和國家的標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計。5 .可靠性和可用性： 選用高可靠的產(chǎn)品與技術(shù)，充分考慮在系統(tǒng) 程序異常時的應(yīng)變能力和容錯能力，確保整個系統(tǒng)的安全與可靠。6 .靈活

31、性和兼容性： 選用符合國際發(fā)展潮流的國際標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù)，以便系統(tǒng)有移植性強、可靠性強，可擴展性強等優(yōu)點，保證在將 來發(fā)展中迅速采用最新由現(xiàn)的技術(shù)，同時為不同的現(xiàn)存的網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備 提供互聯(lián)和手段，保證各種在用計算機系統(tǒng)，包括小型機、工作站、 服務(wù)器和微機等設(shè)備的互聯(lián)入網(wǎng)。7 .實用性和經(jīng)濟性： 在系統(tǒng)組網(wǎng)建設(shè)中，不僅應(yīng)考慮到目前各種 業(yè)務(wù)實際要求，還應(yīng)充分考慮將來業(yè)務(wù)種類增長的需求。從實用性、 經(jīng)濟性由發(fā)，著眼于近期目標(biāo)和長遠的發(fā)展，選用先進設(shè)備，進行最 佳性能組合，在有限的投資中構(gòu)造一個性能最佳的實用性系統(tǒng)。8 .安全性和保密性： 網(wǎng)絡(luò)的安全性和保密性可以從以下方面加以保證:A、用戶權(quán)限的口令鑒

32、別， 選用具有加密功能的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以對重要的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)加密。B 、利用網(wǎng)管軟件對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、線路、通信端口的入網(wǎng)權(quán)進行管 理。C 、對于中心服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備做到雙備份、雙電源保護。三、主要技術(shù)支持1、骨干網(wǎng)采用十兆以太網(wǎng)目前，我們所接觸最多的網(wǎng)絡(luò)方式有：交換式以太網(wǎng)、快速以太 網(wǎng)、FDDI、ATMffi千兆以太網(wǎng)。但是，基于性能價格比及發(fā)展的眼光， 我們選擇在局域網(wǎng)內(nèi)采用千兆以太網(wǎng)。和廣域網(wǎng)的連接采用10M光纖接入，保證內(nèi)、外網(wǎng)在速度上得以保證。2、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)網(wǎng)絡(luò)管理是保證維護網(wǎng)絡(luò)正常運行的重要子系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)管理的復(fù) 雜程度取決于網(wǎng)絡(luò)本身的大小和復(fù)雜程度。這可以是對本地網(wǎng)絡(luò)上幾 臺PC機的管理

33、，或者是象 China NET這樣大型網(wǎng)絡(luò)的管理，對于一個 由多種廠商的設(shè)備及多種協(xié)議組成的大型網(wǎng)絡(luò)而言，網(wǎng)絡(luò)管理就變得 更加復(fù)雜和重要，它是一個集軟件、硬件、操作系統(tǒng)及人員安排于一 體的綜合系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)管理就是控制一個復(fù)雜的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)去獲得最大效益和生產(chǎn)率 的過程，為更好的定義網(wǎng)絡(luò)管理的范圍，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織把網(wǎng)絡(luò)管理 的任務(wù)劃分為五個功能，即：網(wǎng)絡(luò)的故障管理、配置管理、性能管理、 安全管理和計帳管理。3、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品考慮（路由器、防火墻及交換機）在網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的選擇上，我們必須經(jīng)過市場考察，考慮產(chǎn)品的性能價格比，又能滿足集團建網(wǎng)需求并且有良好售后服務(wù)保障的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品， 我們將考慮選擇如 TP_LINK,

34、CISCQ華為3CO咻廠商的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品, 另外，帶寬體系結(jié)構(gòu)中服務(wù)器和其它數(shù)據(jù)中心的連接比一般用戶連接 需要更多的帶寬和冗余的體系結(jié)構(gòu)。骨干連接（或折疊式骨干交換機 備板速度的聚集）要等于所有服務(wù)器連接的帶寬之和。4、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)對于公司的服務(wù)器操作系統(tǒng)建議仍選擇市場上最主流的windows2003操作系統(tǒng)，客戶端采用 windows2000個人專業(yè)版（或 windows XP 專業(yè)版）第七部分軟件系統(tǒng)平臺搭建根據(jù)所有地產(chǎn)企業(yè)的共性及公司信息建設(shè)的部分（全部）需求，在公司信息化建設(shè)的軟件系統(tǒng)方面，我們做生如下要求，在信息系統(tǒng)的選型方面，至少包含如下全部或部分的功能特點：一、協(xié)同辦公系統(tǒng)（Oq作為

35、公司的協(xié)同辦公平臺至少應(yīng)包含如下功能：A、內(nèi)部通訊平臺B、信息發(fā)布平臺C、電子公告：可發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每 個部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)。D、日常辦公E、網(wǎng)上審批： 網(wǎng)上辦理單位內(nèi)部的各項審批，如：工作請示、 工作報告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、由差申請、采購申請、報 銷、請假等日常工作流程都可以通過網(wǎng)上進行辦理和審批。F、公文處理： 實現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn) 辦等環(huán)節(jié)進行辦理。發(fā)文處理可對公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會稿、 簽發(fā)、編號、登記、打印等環(huán)節(jié)進行處理。G工作監(jiān)控： 領(lǐng)導(dǎo)可對各項工作的進

36、展情況進行實時監(jiān)控，了 解每個人員每項工作的辦理情況，并可進行催辦。H、文件管理： 文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對 文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索 工具。I、訪問權(quán)限： 提供針對文件庫、文件夾和文件的多重訪問權(quán)限 控制，確保文件訪問與操作的安全。J、會議管理：提供對會議的全過程進行管理，由會議計劃和會議紀(jì)要兩部分組成，會議計劃包括：計劃擬定、計劃審批、通知和會 議安排查詢。會議紀(jì)要包括：紀(jì)要擬稿、核稿、審批和紀(jì)要文件管理 與查詢。K、文檔管理： 辦公中形成的各類文件可直接歸檔到檔案管理系 統(tǒng)，并按檔案管理規(guī)范進行管理和利用，實現(xiàn)文檔管理的一體化。其它輔

37、助辦公功能，如：日程安排： 提供個人日程、共享日程和日程提醒等功能， 使用戶 能夠更有效地安排自己的工作時間。活動安排：提供領(lǐng)導(dǎo)活動計劃擬定與審批、日程安排的查詢等功能。物品管理： 提供辦公用品信息登記與分類維護、物品庫存和可領(lǐng)用信息查詢、物品領(lǐng)用申請與審批、物品發(fā)放與報損等功能。車輛管理： 提供車輛資料登記、 車輛狀態(tài)網(wǎng)上實時查詢、 用車中 請、用車審批、車輛與司機調(diào)度等功能。資源管理：提供單位內(nèi)各類可共享資源分類與登記、使用狀態(tài)查詢、資源預(yù)約申請、審批與調(diào)度等功能，實現(xiàn)網(wǎng)上資源管理與提高資 源利用率。二、人力資源管理系統(tǒng)HRP系統(tǒng)透過高效的人力資源管理實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，使企業(yè) 管理者能夠

38、更為簡潔， 高效，宏觀，準(zhǔn)確的把握企業(yè)的人力資源信息， 從而為經(jīng)營決策提供可靠幫助；HRP系統(tǒng)同時改變了傳統(tǒng)的人力資源管理模式，將人力資源工作者從機械繁重的日常人事工作中解脫由來， 以更加輕松，有效的信息系統(tǒng)管理處理日常業(yè)務(wù)而能專注于人力資源 對于高效管理，決策輔助乃至企業(yè)戰(zhàn)略等企業(yè)發(fā)展的更高層面。其主 要功能如下：1、人事信息管理本模塊為系統(tǒng)的基本模塊，具備企業(yè)人力資源管理部門的日 常事務(wù)處理功能，其中包括：人員信息管理、合同管理、統(tǒng)計分析、 綜合查詢、花名冊等等。為管理者全方位地了解企業(yè)擁有的人力資源， 并對這一資源進行開發(fā)提供決策支持。2、人力資源規(guī)劃本模塊從業(yè)務(wù)流程入手，分析工作、規(guī)劃

39、設(shè)置各級組織機構(gòu)和 崗位、確定編制，明晰各崗位的職責(zé)和相關(guān)人員的能力，提供崗位管 理工具，支持企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。3、薪酬管理薪酬管理模塊涉及薪酬標(biāo)準(zhǔn)（套帳）設(shè)置、初始化、計算考勤 相關(guān)、保險、獎金等等因素。涵蓋現(xiàn)金和非現(xiàn)金的各種報酬的管理， 計算公式與組織職位、員工個人能力、考勤、績效和培訓(xùn)結(jié)果相關(guān)，核 算、統(tǒng)計、發(fā)放等事務(wù)性工作在統(tǒng)一的平臺中完成，集團各子公司也 可以單獨處理業(yè)務(wù)，定義自己的流程，制作不同的報表。本模塊以全 方位數(shù)字化管理人力資本，以最低的成本最有效地激勵員工！4、考勤管理根據(jù)實際情況對員工的非正常工作情況進行記錄和統(tǒng)計，例 如 員工由缺勤、假期、由差、加班、排班等管理，為薪資

40、計算、勞動 成本分配以及績效考評提供準(zhǔn)確依據(jù)靈活定義上下班時間，設(shè)置倒班 與加班類型；對個人/部門/公司的由勤數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計并用圖表進 行分析比較。5、 培訓(xùn)管理企業(yè)通過本模塊可以規(guī)劃自己的培訓(xùn)體系和調(diào)配培訓(xùn)資源， 合理安排和管理日程、課程、進度和結(jié)果等信息，進而評估效果，指導(dǎo)、控制培訓(xùn)開發(fā)的下一個循環(huán)，促進員工個人發(fā)展保持與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相統(tǒng)一。6、招聘管理7、績效管理績效管理系統(tǒng)的部署方式因企業(yè)的行業(yè)模式、發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展階 段和工作崗位的不同而不同，人力資源管理者在不同時間、不同部門 需要應(yīng)用多種不同的考核管理工具，如KPI、OPM、EVA、BSC等來開展工作，這些工具在臥龍eHR中以應(yīng)用模型

41、工具與開放式的信息 系統(tǒng)平臺有機地結(jié)合在一起。系統(tǒng)既設(shè)計了一個用戶可以自己定義績效考核的項目和績效考核的類別的平臺；又提供了可以滿足KPI 、BSC、360度反饋等各種考核方式的參考模式。力圖幫助企業(yè)實現(xiàn)客觀公正的考評。8 、公共信息管理實現(xiàn)的是電子公布欄的功能，發(fā)布、修改、搜索和刪除規(guī)章制度，內(nèi)容包括規(guī)章制度名稱、類別、內(nèi)容、生效時間。利用該模塊， 員工可以熟悉公司制度，了解最新人事動態(tài)，獲取公司最新消息；可 以達到信息電子化，速度快捷，實用性強等功效。9 、報表中心報表中心塊將系統(tǒng)各個模塊的報表集中起來，讓用戶進行集中管理，從而使企業(yè)管理人員可以方便地獲悉公司人力資源各層面的情況，為制定最

42、具競爭力的策略提供依據(jù)。系統(tǒng)提供靈活定義報表統(tǒng)計條件和顯示格式的功能，可生成 多種分析圖表；提供報表自動校驗功能；自定義各種查詢和報表，所 有報表的數(shù)據(jù)范圍和查詢條件可自由控制；包含樹狀查詢、條件查詢、統(tǒng)計報表等功能。樹狀查詢可滿足所有員工在工作中對于組織結(jié)構(gòu)及 相關(guān)作人員信息的查詢需求，條件查詢可根據(jù)管理者的權(quán)限范圍按其 需要對員工所有信息進行查詢；統(tǒng)計報表對企業(yè)人事信息進行匯總。三、檔案管理系統(tǒng)用戶主要需求檔案管理系統(tǒng)是做什么用的，它能幫助用戶解決什么問題，這是 對檔案管理系統(tǒng)有興趣的人希望了解的。檔案管理的需求雖然是多種 多樣的，但還是有幾個主要的需求， 成為檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的源動力。

43、它們主要有：1 .打印編目：檔案管理的最初需求可能是就是打印目錄。沒有計算機的時候， 檔案人員需要手工抄寫各種目錄，所以過去的檔案人員都有一手漂亮 的鋼筆字。為了解決這個問題，使用計算機就是理所當(dāng)然的事情了。2 .查詢：數(shù)據(jù)為了打印輸入到計算機中了，所產(chǎn)生的另一個好處當(dāng)然就是 查詢了。計算機查詢可以解決檔案利用等諸多問題。3 .檔案整理組卷：檔案組卷有檔案標(biāo)準(zhǔn)，包括現(xiàn)在試行的規(guī)則。檔案整理組卷 最終的目的是把檔案有條理的分類整理保存，它的重要性不言而喻。 以上可以作為檔案管理的最初的需求，直到現(xiàn)在還是存在的。下面是 最近幾年由現(xiàn)的新的需求：1 .文件的歸檔管理：現(xiàn)在信息量高速增長，這些信息及時

44、歸檔保存，成為一個公司或 單位的首要問題。有些信息的價值是以百萬元或千萬元計算的，這些 資料及檔案的丟失，是無法承受之痛，所以解決這個問題是刻不容緩 的。這個問題還涉及到檔案遠程歸檔問題，如果一個單位有若干個基 層單位，單位的地理分布距離較遠，可以通過網(wǎng)絡(luò)及時歸檔，徹底解 決檔案丟失問題。2 .文件的遠程查詢：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，解決了檔案的遠程查詢問題。這樣可以 大大地節(jié)約人們寶貴的時間資源，有些檔案可以不到現(xiàn)場就可以進行 瀏覽。3 .電子文件的管理：現(xiàn)在大量的電子文件沒有經(jīng)過科學(xué)的管理，在每個計算機中順其 自然地存在，由于各種原因非常容易丟失。電子文件的管理就成為現(xiàn) 在的一個非常重要的需

45、要?，F(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)可以保存電子文件、 聲像電子檔案，同時可以掃描原紙質(zhì)檔案，形成電子文件，并且可以對 這些電子文件進行全文檢索。這六個需求是現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)主要解決的問題，當(dāng)然還會有很多的其它的需求， 例如檔案數(shù)據(jù)刻錄到光盤， 使用光盤獨立瀏覽。 這些需求比起以上六個主要需求，還是有區(qū)別的。這些其它需求同樣是相當(dāng)重要的，有些需求對于某些單位還可能是主 要需求。檔案管理系統(tǒng)初探打印編目這是計算機管理檔案之初常見的方式。我們知道在計算機管理檔 案之前，檔案人員一個最大的工作是抄寫各種目錄，如案卷目錄、卷 內(nèi)目錄等。為什么要抄寫這些目錄呢，主要目的在于檔案的檢索。如 同我們到圖書館找一本書，如果

46、沒有圖書目錄，我們就會非常費力地 一本書一本書地翻找， 如果圖書非常多的時候， 就根本無法全部查找。 如果有了圖書目錄，根據(jù)圖書目錄進行查找，查找圖書的難題就迎刃 而解了。檔案的查詢同樣依賴檔案目錄。工程圖紙管理工程圖紙管理系統(tǒng)是檔案管理的一個重要領(lǐng)域，隨著計算機硬件 的發(fā)展，管理工程圖紙的系統(tǒng)得到越來越大的發(fā)展。它最初的原理是 把紙質(zhì)的工程圖紙掃描到計算機中，其中的硬件設(shè)備是一個大幅面的 工程圖紙掃描儀。如果需要修改圖紙，首先需要對掃描后的數(shù)據(jù)進行 矢量化處理，然后才能進行修改。掃描后的圖紙存在計算機，數(shù)據(jù)是 一個光柵格式，通俗的講它是以“點”的形式存放的。而我們修改圖 紙時，面對的如果是線

47、段、圓等對象，就比較容易編輯，如果直接修 改“點”就比較困難，甚至根本不可能。所以修改前需要把光柵形式轉(zhuǎn)變成矢量格式，也就是把“點”轉(zhuǎn)變?yōu)榫€段、圓等。存在的問題主 要是“點”轉(zhuǎn)變?yōu)榫€段、圓的過程，由于原圖紙的清晰度問題，即使 用國外最好的矢量化軟件，完全轉(zhuǎn)換一張圖也需要很長時間。并且由 于檔案人員不了解圖紙的技術(shù)細節(jié)，無法準(zhǔn)確對圖紙進行轉(zhuǎn)換?，F(xiàn)在 這個問題基本已經(jīng)解決，由于國內(nèi)計算機的普及，水平的提高，絕大 多數(shù)單位都已經(jīng)使用計算機來制作工程圖，最后形成的是CAD電子文件。因為CAD本身的文件就是矢量化格式，所以不用進行矢量化這個 步驟。而一些老的圖紙可以仍然用光柵格式存儲，只有特別需要時才

48、進行矢量化，而這種機會非常少。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)邏輯歸檔功能，可使單位珍貴的圖紙資源按時 歸檔，單位的資產(chǎn)得到最大程度保護。這種情況正得到廣大用戶的重 新認識，并開始得到大面積使用。電子文件管理電子文件以大有取代紙質(zhì)檔案的趨勢迅猛發(fā)展，但兩者之間肯定 會在一個很長時間內(nèi)同時發(fā)展，不會互相取代的。管理電子文件是現(xiàn) 在檔案管理系統(tǒng)的重要功能，國家檔案局非常重視電子文件管理，很 早就頒布了電子文件的管理規(guī)范。檔案管理系統(tǒng)遵循這個標(biāo)準(zhǔn)，依靠 計算機數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，可以使數(shù)量浩大的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、正 規(guī)化，使單位電子文件檔案的管理走上正軌。我們的系統(tǒng)提供了完備 的電子文件管理方案，包括元數(shù)據(jù)和背景信息

49、的解決方案和電子文件 邏輯歸檔和物理歸檔能力。并且與 OA具有各種接口方式，保證 OA中 的電子文件可以順利進入檔案管理系統(tǒng)。整理歸檔計算機輔助整理歸檔是計算機檔案管理更深入后提供給用戶的高 級功能，也是最有價值的功能。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，歸檔從靜態(tài)的歸 檔發(fā)展到動態(tài)的歸檔。使各種信息完整無缺地按時歸檔到單位的檔案 部門，這是對檔案部門的最基本要求，同時這需要單位多個部門的配 合才能完成。具有整理歸檔功能的檔案管理系統(tǒng)可以做到檔案按時歸 檔，使珍貴的檔案資源得到保護。物理歸檔物理歸檔是檔案部門的傳統(tǒng)歸檔方式，主要流程是每年檔案部門 從各個基層收集到各種檔案，“大麻袋、小箱子”存放的檔案被拉到 檔

50、案部門，檔案人員開始整理、分類，然后編寫檔案目錄。這項工作 占用的時間大約是幾個月、半年，甚至更多。為了解決這個難題，各 種計算機輔助歸檔立卷的軟件開始蓬勃發(fā)展起來。但大多數(shù)的軟件都 遇到如下的問題。案卷的產(chǎn)生手工操作時，檔案人員根據(jù)文件內(nèi)容，把相關(guān)的文件放在一起， 如按照檔案分類，把同一個問題的文件放在一個卷內(nèi)，最后寫生這個 卷的案卷標(biāo)題。計算機組卷的方式是這樣的：組卷時要使用分類表達 式、指由每個卷的頁數(shù)限制、請示及批復(fù)的排列處理，這些操作比較 復(fù)雜并且不直觀。系統(tǒng)最后產(chǎn)生的結(jié)果只是產(chǎn)生了案卷號等信息，其 它的案卷標(biāo)題需要手工輸入。如果案卷標(biāo)題需要系統(tǒng)自動產(chǎn)生，需要 許多準(zhǔn)備工作，如分類信

51、息庫的錄入，但最后產(chǎn)生的結(jié)果也是似是而非的居多。關(guān)鍵問題是組卷時，檔案的表現(xiàn)形式只是數(shù)據(jù)庫記錄的形式，卷的概念需要檔案人員的想象，如果我們想要手動干預(yù)自動組卷 更是困難重重。為了解決以上的困難，國家檔案局頒布了歸檔文件 整理規(guī)則（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000 ）,它主要解決計算機管理檔案，尤其是檔案歸檔所遇到的困難。如新的標(biāo)準(zhǔn)不需要 撰寫案卷標(biāo)題。新的規(guī)則雖然可以不寫案卷標(biāo)題了，但其它方面與過 去組卷沒有本質(zhì)的區(qū)別，相同問題的文件放在一起的檔案整理精神沒 有改變，所以“組卷”還是必須的，但工作量畢竟減少許多。我們在這方面有比較好的解決方案，我們開發(fā)了新的組卷模塊：組卷“游戲”，

52、 用戶組卷時如同玩撲克牌的游戲， 每張撲克牌就是一個文件， 每張“撲 克牌”上顯示文件詳細信息。用戶可以用鼠標(biāo)托拽“撲克牌”到任意 的卷（盒）中，并且可以使用計算機自動分配和排序“撲克牌”，結(jié) 果可以直接查看，不合適時用戶可以使用鼠標(biāo)托拽進行更正。另外案卷的管理也是采用這個方式，這項功能得到了廣大用戶的喜愛。邏輯歸檔和物理歸檔的統(tǒng)一按照計算機組卷方式產(chǎn)生了卷內(nèi)目錄后，下一步就要按照產(chǎn)生的 卷內(nèi)目錄把同一目錄下的文件裝訂為一卷，然后把若干卷放入檔案盒 中。按照卷內(nèi)目錄整理裝訂文件是一個難題，需要我們按照目錄找到 每份文件，而找文件有時比較困難，尤其是文件數(shù)量較大時。解決的 方法是這樣的，那就是在

53、文件信息錄入的同時，為每份文件貼上條形 碼，也就是為每份文件分配一個序列號。這樣在找文件時可以根據(jù)條 形碼進行掃描，馬上找到這份文件的詳細信息，包括這份文件需要入 第幾冊，放在第幾盒，這樣就解決了大面積查找文件的困難。另一個 簡單的方法是在輸入數(shù)據(jù)時事先進行分類存放，如果文件數(shù)量較大時 可以進行細致地分類。這樣按照目錄查找文件時可以在很小的分類中 查找，就非常容易了。邏輯歸檔物理歸檔的缺點是文件的收集會由現(xiàn)問題，因為是一年收集一次，日常檔案的收集，檔案人員無法控制，檔案收集處于自然狀態(tài)，沒有 很好的制度可以執(zhí)行，這樣有些檔案會丟失，收集不上來。市場經(jīng)濟 的發(fā)展，使檔案的價值得到充分體現(xiàn)。如中石

54、油集團，一個鉆井資料 如果沒有及時歸檔造成丟失， 事后無法彌補，損失可以到幾百萬美元。 在國外如果收購一個公司， 被收購公司如果不能提供完整的公司檔案， 被收購公司就不能得到收購?，F(xiàn)在的很多檔案，本身就是以電子文件 的形式存在，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛使用及單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的完成，為邏輯歸檔 提供了很好的環(huán)境。 邏輯歸檔的原理是這樣的， 在每個檔案產(chǎn)生部門， 都有一個檔案管理終端，可以隨時把產(chǎn)生的文件輸入到文件庫中。這 個過程被制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣保證了檔案的收集。輸入的數(shù)據(jù)可以 定期通過網(wǎng)絡(luò)（或拷貝到光盤）傳遞到檔案中心部門的臨時歸檔庫，最 后由檔案中心人員進行整理歸檔。另一種方式是：單位OA產(chǎn)生的文件或公

55、司信息處理系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案也可以通過檔案管理系統(tǒng)的接口 直接傳遞到檔案中心部門，不用再次錄入。邏輯歸檔利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢， 把檔案管理的概念滲透到單位的每個角落。邏輯歸檔如果配合物理歸 檔可以使單位的檔案信息得到很好的保護，使單位的信息資源得到最大的保護。這種檔案管理系統(tǒng)使用方式現(xiàn)在逐步被廣大企事業(yè)單位認 識，在石油、設(shè)計院等大的機關(guān)團體得到很好的發(fā)展。節(jié)省空間這種方式的生發(fā)點在于節(jié)省檔案原件占用的空間。我們知道傳統(tǒng) 檔案放在庫房中，如果一個單位用房緊張，檔案占用的空間又是逐年 積累，逐步增多，這樣就可以采用檔案管理系統(tǒng)解決這個問題。使用 系統(tǒng)可以把所有檔案掃描到計算機中，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化處理

56、。 查找時可以直接在計算機屏幕上顯示檔案原件，由于檔案存儲到計算 機光盤或硬盤上，所占用的空間意想不到的小。同時掃描后把原件存 放到離單位較遠，空間價格較低的地方。這樣就節(jié)省了大量資金。同 時由于數(shù)據(jù)已經(jīng)輸入到計算機，查找和保存都比較方便。保護檔案對于聲像檔案，現(xiàn)在一般存放在磁帶中，而磁帶中的信號會逐年 衰減，如果把它進行數(shù)字化處理，然后壓縮轉(zhuǎn)換存儲到計算機中，就 會避免信號衰減的情況。這樣對于比較珍貴的聲像檔案具有非常強的 現(xiàn)實意義。對于紙質(zhì)檔案，由于年代久遠，也會發(fā)生氧化褪變。采用 檔案管理的掃描數(shù)字化方法，對于保護檔案具有很好的積極作用。查詢查詢要求也是使用檔案管理系統(tǒng)的一個重要的方面，

57、有的單位檔 案已經(jīng)積累到一個可觀的規(guī)模，由現(xiàn)檔案查找困難，舊的手工方式或 老式系統(tǒng)查詢手段單一，查詢速度較慢。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達，可以通過 網(wǎng)絡(luò)進行查詢，這樣每次查詢檔案資料時，可以不用到檔案室，任意時間都可以進行，突破了時空限制。當(dāng)然首先是檔案的安全必須有所保證?？梢苑忾]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境只供本單位使用，或者設(shè)置口令、電子令牌（電子安全認證）等方式保證檔案信息的安全。通過這樣的方式，大大地提 高了檔案的利用率。小結(jié)檔案管理系統(tǒng)從最初的打印檔案編目的需求，隨著計算機技術(shù)的 發(fā)展形成了一系列的復(fù)雜的功能，現(xiàn)在發(fā)展到數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的高級 程度。使用一個好的檔案管理系統(tǒng)，完全可以使一個單位的檔案管理 工作達到一個新的水平，使檔案更好地為生產(chǎn)和生活提供可靠的保障。四、財務(wù)系統(tǒng)首先建設(shè)核心業(yè)務(wù)一體化管理系統(tǒng)，鑒于財務(wù)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)整 合的重要性，建議某某集團的整體信息化分兩步走：第一步：把財務(wù)類和業(yè)務(wù)類系統(tǒng)進行高度整合，實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)高 度一體化