公司文件管理規(guī)定

1、公司文件管理規(guī)定1. 目的和作用公司的文件資料是公司的重要財富，加強對文件的管理，使文件在經(jīng)營管理中充分發(fā)揮信息導向作用，保障和促進宮縮各項經(jīng)營活動的順利進行，是公司管理層的重要工作。為實現(xiàn)文件管理的程序化、標準化，使文件的管理既高效又平安，特制定本規(guī)定。2. 管理職責公司的文件管理統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口負責。應(yīng)加強隊本部門秘書工作人員的業(yè)務(wù)培訓， 抓好文件的立卷歸檔、存放保管以及文件使用各環(huán)節(jié)的管理程序。并對各職能部門的文件管理工作進行指導和工作檢查。3. 文件立卷歸檔管理秘書部門對公司文件的立卷歸檔，應(yīng)按照以下程序做好工作：3.1 收集立卷文書材料。應(yīng)堅持平時隨時收集文件進行歸檔，以保證文件材料

2、的完整，對于辦理完畢的文件材料應(yīng)及時收回，對于會議文件要及時整理，對于本企業(yè)的對外發(fā)文要保存好底稿和正本。3.2 做好立卷類目的分類。按照不同文件的性質(zhì)分成假設(shè)干類別，如黨政文書類、人事管理類、生產(chǎn)管理類、經(jīng)濟財務(wù)類、對外業(yè)務(wù)類等，以便于文件的管理和保管。3.3 擬定卷內(nèi)文件保存價值。按照統(tǒng)一的原那么標準，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長期、 短期三種不同的保管期限。3.4 科學、合理地排列卷內(nèi)文件。應(yīng)按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是：3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。3.4.2 政策性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后。3.4.3 綜合性文件在前，專題性文件在后。3.4.4 正文

3、在前，附件在后。3.4.5 結(jié)論性文件在前，調(diào)研性文件在后。3.5 文件裝訂成案卷。定卷時， 在完成對卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列后，應(yīng)編號，填寫卷內(nèi)目錄和卷本備考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目錄，最后按規(guī)定的方式進行裝訂。3.6 文件移交歸檔。文件完成立卷工作，就可在規(guī)定的時間移交檔案室，一般都在年終時進行。移交檔案時要有移交目錄，雙方清點后，應(yīng)簽字確認。4文件的存放管理文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人員負責，應(yīng)做好以下方面工作：4.1 加強文件平安性的管理。4.1.1 文件應(yīng)當有一個平安的存放之處，如專門的文件室與文件柜。4.1.2 文件應(yīng)當有專人負責保管，文件存取及文件室、文件柜的鎖匙保管

4、均只得由專管人員掌握。4.1.3 應(yīng)對專管人員提出責任要求，主要應(yīng)做好防盜、防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面的工作。4.1.4 主管人員應(yīng)經(jīng)常對專管員進行文件平安督察。4.2 做好存放文件的分類工作。4.2.1 按文件的辦理情況，可分為待辦件、辦結(jié)件分別存放；不需辦理的，作為閱知性文件存放。也可按現(xiàn)行文件、存檔文件、余存文件、待銷文件進行分類。4.2.2 對分好類的文件按收文順序排列，并應(yīng)在保存文件的盒或袋內(nèi)放入文件目錄，以利查找。4.2.3 本單位發(fā)文的存檔件和余存文件應(yīng)分別存放，文件發(fā)出后，要將文件底稿同正式文件放入待存檔文件盒內(nèi)，余存件放入余存文件袋，并在封面標上文號、余存份數(shù)，袋內(nèi)還

5、應(yīng)附有余存文件登記表，使用余存文件時需在登記表上登記，收回時在表上注銷。4.3 做好文件的清退工作。4.3.1 對于規(guī)定應(yīng)辦理清退的文件，秘書部門應(yīng)制發(fā)清退文件通知單，并對應(yīng)清退的文件加蓋清退簽章。a. 隨時清退的文件。包括傳閱件、會簽和送審件、承辦件以及有重大錯誤需清 退的文件等。這類文件要求閱后盡快清退，否那么會貽誤工作。b. 定期清退的文件。這類文件大多是上級機關(guān)下發(fā)的文件，清退時間一般半年清退一次，也可年終一次性清退。4.3.3 對清退文件工作的要求一是要及時，即在要求的時限內(nèi)完成清退工作；二是要完整，清退的文件不能有喪失和缺損。4.4 做好文件的銷毀工作。4.4.1 公司每年的年底應(yīng)

6、對以下需銷毀的文件進行清繳和銷毀工作：a. 上級下發(fā)的不需要歸檔立卷的文件。b. 本機關(guān)制發(fā)的歸檔立卷后的余份。c. 下級抄報的無存檔價值的文件、材料。d. 無歸檔立卷價值的內(nèi)部刊物、資料。e. 上級機關(guān)指定需銷毀的文件。4.4.2 對需銷毀的文件，在清點時一般需在收發(fā)文記錄薄上加蓋 “銷毀印簽， 并江清繳出的銷毀文件統(tǒng)一填寫在銷文登記表上。4.4.3 在銷毀文件前應(yīng)將銷毀文登記表上報公司領(lǐng)導審核簽批，由上級領(lǐng)導作最后的鑒別，確認文件沒有存檔價值前方可將文件銷毀。4.1. .4 秘書人員銷毀文件時應(yīng)有上級指派的監(jiān)銷人在場，文件銷毀后，監(jiān)銷人也在銷文登記表上簽字。5 閱文管理根據(jù)文件的不同情況，

7、閱文管理包括傳閱管理、借閱管理和閱文室管理幾個方面。5.1 文件的傳閱管理。5.1.1 總經(jīng)辦主任應(yīng)指定專門負責傳閱文件的文秘人員可兼職， 負責對文件的傳閱進行跟蹤管理，準確掌握文件流向。5.1.2 對傳閱文件實行登記制度，傳閱人收到文件時，應(yīng)在登記簿上填寫簽收，閱完后把文件退回并注明。5.1.3 閱文者不得將文件在同級之間橫向傳遞，閱完后應(yīng)退還文秘人員，由文秘人員交給下一個傳閱人。5.1.4 為了防止文件在傳閱過程中積壓，從而延誤辦理，文書部門應(yīng)當及時催閱，以提高文件辦理的效率。供學習參考5.2 文件的借閱管理。5.2.1 總經(jīng)辦負責制定文件借閱的有關(guān)制度，包括審批、登記、 催退等方面具體要

8、求，文秘人員，又文秘人員在文件借閱管理中應(yīng)嚴格照章辦事，確保文件借出后是有利于企業(yè)而不是危害企業(yè)的。5.2.2 借閱文件者應(yīng)對文件負責，遵守以下紀律：a. 保護文件不得喪失。b. 借閱的文件不得翻閱，不得轉(zhuǎn)借他人。c. 做好保密工作，不得轉(zhuǎn)借他人。d. 保護文件、注意清潔，不要弄臟。e. 在規(guī)定的時間內(nèi)，閱后退還。5.2.3 本企業(yè)的工作人員借閱業(yè)務(wù)性的非機密文件，可以不經(jīng)領(lǐng)導的審批，由秘書人員掌握。 但如借閱機密文件，尤其是在閱讀范圍之外的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。5.2.4 為單位人員借閱文件時，須持有介紹信，經(jīng)總經(jīng)理的特批方能辦理借閱。3.2.5 絕密文件只有董事長、總經(jīng)理可以借閱，其他人員

9、指閱讀范圍內(nèi)的人員只 能指定地點或閱文室內(nèi)閱讀。5.3 閱文室的管理。5.3.1 對于存放份數(shù)較少、機密程度高和不便傳閱、借閱的文件、資料和刊物，應(yīng)在總經(jīng)辦專設(shè)的閱文室閱讀，這樣既能加強文件的保密管理，也有利于文件的利用。5.3.2 在閱文室內(nèi)的文件要分級別存放，以便于閱文室人員按規(guī)定的閱讀范圍提供文件和資料。5.3.3 閱文室的一些固定閱文者，由總經(jīng)辦發(fā)給“閱文證，可以憑證進入閱文室。 其他人必須經(jīng)領(lǐng)導審批，并且必須在閱文室負責人陪同下領(lǐng)取所需文件閱讀，不能隨意翻看其他文件。6文件的復印管理文件的復印主要是因為原發(fā)的文件在數(shù)量上不能滿足閱讀的需要。但是如不加強控制管理，就會出現(xiàn)文件翻印混亂造

10、成機密的泄露。公司對復印文件的管理主要是以下方面的控制：6.1 公司文件的復印由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責組織進行，各部門應(yīng)將需復印的文件資料送到總經(jīng)辦，并應(yīng)填寫復印登記表，然后才能復印。6.2 各部門主管和公司領(lǐng)導負責對分管范圍的復印文件資料的內(nèi)容、印張進行審查把關(guān)。6.3 一搬文件資料的復印，經(jīng)部門主管簽字同意，即可交總經(jīng)辦復印。6.4 機密文件資料的復印，須經(jīng)公司分管的副總經(jīng)理簽字批準。6.5 絕密文件資料的復印，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準。6.6 需要公開發(fā)表的文件，同內(nèi)部印發(fā)文件一樣，也必須事前按以上條款的規(guī)定辦理審批手續(xù)。按照統(tǒng)一的原那么標準，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長期、 短期三種不同的保管期限。6.7 文件資料的翻印除了復印，其他如打印、等，均應(yīng)按復印的管理規(guī)定和要求執(zhí)行。應(yīng)按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是：7. 附件附件一：公司文件資料利用管理程序圖附件二：公司文件目錄表附件三：文件傳閱管理工作內(nèi)容一覽圖附件四：文件傳閱單附件五：文件借閱管理工作內(nèi)容一覽圖附件六 : 文件借閱登記表附件七：文件復印管理流程圖附件八：銷文登記表供學習參考