信息交流與溝通控制程序

1、信息交流與溝通限制程序1 .目的為建立暢通的溝通渠道,明確信息交流內(nèi)容、范圍與形式,規(guī)定內(nèi)部外部溝通的方法,通過(guò)及時(shí)、準(zhǔn) 確、快捷地接收、傳遞和處理公司內(nèi)部、外部質(zhì)量、環(huán)境、食品平安、誠(chéng)信信息,實(shí)現(xiàn)治理體系的有效運(yùn) 行.2 .適用范圍本程序適用于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)治理等活動(dòng)所涵蓋的所有部門與層次內(nèi)、外部的信息交流與限制3 .責(zé)任3.1 管代/HACCP小組長(zhǎng)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部及外部溝通事宜的審批及治理工作.3.2技術(shù)中央負(fù)責(zé)公司治理體系信息交流的全面治理3.3技術(shù)中央負(fù)責(zé)配合收集行業(yè)、政策等方面的信息、整理、分析、研究,供公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參考.3.4行政部負(fù)責(zé)相關(guān)部門的外部溝通.3.5 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)

2、本部門員工之間的溝通,并配合技術(shù)中央和行政部作好公司信息交流、傳遞和處置 工作.4工作程序4.1外部溝通4.1.1外部信息的來(lái)源a.認(rèn)證機(jī)構(gòu)、當(dāng)?shù)丨h(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反應(yīng)的信息；b.治理方針通告給相關(guān)方；c.對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、食品平安、計(jì)量治理有關(guān)的法律法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)等信息的獲取與執(zhí)法部門的 聯(lián)系；d.相關(guān)方的投訴、抱怨、期望和要求,包括顧客、供給商及周圍社區(qū)居民的溝通,涉及重要環(huán)境影響的 處理,傷亡事故的上報(bào)等；e.行業(yè)技術(shù)信息；f.上級(jí)或地方主管部門發(fā)出的規(guī)定、決定、要求、指示等信息；g.供方和其它分承包方的信息.h.環(huán)境監(jiān)測(cè)和職業(yè)平安健康等有關(guān)的信息；i.

3、 與參觀者、檢查人員及發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的人員進(jìn)行有關(guān)治理體系方面的信息交流.4.1.2.1關(guān)于法律法規(guī)的信息主要由行政中央獲得,下發(fā)各部門4.1.2.2各部門在日常業(yè)務(wù)中也應(yīng)注意獲得；4.1.2.3 上級(jí)行政部門傳達(dá)的信息由公司行政部統(tǒng)一接收4.1.2.4行政部負(fù)責(zé)接收當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門的環(huán)境監(jiān)測(cè)信息；4.1.2.5來(lái)自相關(guān)方的信息由各相關(guān)部門接收；4.1.2.6各部門在與客戶、社會(huì)與其他相關(guān)方接觸或合作時(shí),應(yīng)將企業(yè)內(nèi)必要的信息；如公司的治理方針及保護(hù)環(huán)境和預(yù)防、減少環(huán)境污染的思想、企業(yè)治理體系績(jī)效以及企業(yè)適用的法律、法規(guī)等,向相關(guān) 方進(jìn)行宣傳；4.1.3信息傳遞方式：4.1.3.1可以 、 、郵件、資

4、料傳遞、走訪、座談等形式與顧客、供方、立法和監(jiān)管部門或與 治理體系有關(guān)的組織進(jìn)行信息交流；4.1。 3.2信息交流的途徑和形式可以是口頭、書面文件、資料討論、電子媒體、 、小組簡(jiǎn)報(bào)、各種會(huì)議、布告欄、合理化建議、培訓(xùn)、內(nèi)部刊物及各種媒體等方式予以傳遞,保證內(nèi)部、外部信息交流與 溝通暢通.4.1.4 外部溝通責(zé)任和信息處理4.1.1.1 不需在公司內(nèi)部進(jìn)行交流與協(xié)調(diào)處理的,在獲取信息后及時(shí)給予答復(fù).4.1.1.2 需要內(nèi)部交流協(xié)調(diào)的相關(guān)信息處理：4.1。 4.3信息接受部門在登記后立即填寫?信息反應(yīng)單?并向技術(shù)中央?yún)R報(bào),技術(shù)中央負(fù)責(zé)召集相關(guān)部門進(jìn)行情況調(diào)查和處理,并將處理結(jié)果反應(yīng)給信息提供者4.

5、1.4.4 如果是有關(guān)重要環(huán)境因素的投訴信息,行政部協(xié)助相關(guān)部門對(duì)投訴情況進(jìn)行原因分析,各部門進(jìn) 行處理.還應(yīng)在處理后,將投訴情況、調(diào)查情況和處理及答復(fù)情況及時(shí)記錄并反應(yīng)給投訴者.4.1.4.5當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合時(shí),按?改良限制程序?的要求處理；政策、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息由行政部和技術(shù)中央等相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新及處理,詳見?法律法規(guī)與其他要求限制程序?及 ?文件限制程序?.4.1.4.6由采購(gòu)部與材料供給方、廢物收購(gòu)方、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)方進(jìn)行溝通,在第一次與供方合作時(shí)應(yīng)向供方通報(bào)本公司的質(zhì)量、環(huán)境、食品平安方面的要求,如：公司的治理方針 顧客關(guān)注的質(zhì)量衛(wèi)生問(wèn)題,質(zhì)量衛(wèi)生方面的技術(shù)交流及保護(hù)

6、環(huán)境和預(yù)防、減少環(huán)境污染的思想、企業(yè)治理體系績(jī)效以及企業(yè)適用的法律、法規(guī)等,向相關(guān)方進(jìn)行宣傳,當(dāng)發(fā)現(xiàn)進(jìn)貨物資存在質(zhì)量平安問(wèn)題時(shí),與供方進(jìn)行溝通,并在需要時(shí)對(duì)其施加影響.4.1.4.7營(yíng)銷中央負(fù)責(zé)與顧客的聯(lián)系,詳見?與顧客有關(guān)的過(guò)程限制程序?.對(duì)來(lái)自上述投訴處理詳見?改進(jìn)限制程序?,如對(duì)方有要求時(shí),應(yīng)在一周內(nèi)予以解決和答復(fù).4.1。 4.8上述相關(guān)方反應(yīng)的其他信息 ,可由對(duì)應(yīng)部門以?信息反應(yīng)單?的形式傳遞到相關(guān)部門.由營(yíng)銷中央與顧客或消費(fèi)者進(jìn)行溝通特別是在產(chǎn)品銷售前向顧客介紹產(chǎn)品信息包括有關(guān)預(yù)期用途特定儲(chǔ)存要求及保質(zhì)期等信息的說(shuō)明書,在銷售中對(duì)詢問(wèn)顧客要求訂單的進(jìn)行處理 包括對(duì)其修改銷售后與收集

7、顧客反 饋意見包括顧客投訴.4.1.4.9由技術(shù)中央與技術(shù)監(jiān)督局防疫站等與食品質(zhì)量平安有關(guān)的監(jiān)督部門進(jìn)行溝通詢問(wèn)對(duì)本公司的要求；4.1.4。 10與食品質(zhì)量平安有關(guān)的其他組織,由業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的部門進(jìn)行溝通.4.2內(nèi)部溝通4.2.1內(nèi)部信息來(lái)源a.治理方針、目標(biāo)、指標(biāo)及治理方案分解、指令傳達(dá)、完成情況的檢查監(jiān)測(cè)記錄.b.重要環(huán)境因素和環(huán)境表現(xiàn)信息.c.人員資格水平和或責(zé)任及權(quán)限分配信息；d.監(jiān)測(cè)和測(cè)量的信息.e.不符合與糾正方面的信息f.內(nèi)部審核、治理評(píng)審及外部審核信息.g.緊急事態(tài)及應(yīng)急響應(yīng)信息,如：出現(xiàn)重大質(zhì)量、環(huán)境事故,出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇等情況的環(huán)境信息及記錄ho法律法規(guī)、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的其他要求

8、的信息.；io 產(chǎn)品或新產(chǎn)品；j. 原料、輔料和效勞；k.生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備；1.生產(chǎn)場(chǎng)所,設(shè)備位置,周邊環(huán)境；m.清潔和消毒方案；n.包裝、貯存和分銷系統(tǒng)；o.與食品平安危害和限制舉措有關(guān)的知識(shí)；p.組織遵守的顧客、行業(yè)和其他要求；q、誠(chéng)信因素及誠(chéng)信影響更新信息；r、顧客滿意度情況；s、顧客合同履行情況；t、相關(guān)方投訴；u、員工提出的合理意見.v.來(lái)自外部相關(guān)方的有關(guān)問(wèn)詢；w 說(shuō)明與產(chǎn)品有關(guān)的食品平安危害的抱怨；X.影響食品平安的其他條件.4.2.2.1治理層一治理者代表和各部門、HACCP小組一員工之間的信息傳遞縱向溝通,各部門、HACCP小組之間的信息傳遞橫向溝通.4.2。 2.2總經(jīng)理和治

9、理者代表關(guān)于信息的交流通過(guò)辦公會(huì)議等渠道進(jìn)行傳達(dá)、交流.1.1。 2.3各部門之間的信息的交流通過(guò)?信息反應(yīng)單?、會(huì)議記錄、 記錄的形式進(jìn)行.4.2.2.4異常緊急情況下的信息交流執(zhí)行?應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)限制程序?.1.2。 2.5治理體系文件中的治理目標(biāo)、指標(biāo)及治理方案以及組織責(zé)任和權(quán)限、重要環(huán)境因素等信息,由技 術(shù)中央下發(fā)到各部門,并負(fù)責(zé)解釋.4.2.2.6有關(guān)環(huán)境法律、法規(guī)的信息由行政部負(fù)責(zé)收集、確定和傳達(dá).1.2 .2.7技術(shù)中央及行政部通過(guò)培訓(xùn)、座談會(huì)等形式向全體員工宣傳公司的治理方針并提出保護(hù)環(huán)境和預(yù)防、減少環(huán)境污染和食品平安的要求,并向員工通報(bào)公司治理績(jī)效 4.2.2.8公司內(nèi)各員工對(duì)治理體系工作的改良意見報(bào)技術(shù)中央收集,上報(bào)治理者代表審批.1.3 通過(guò)內(nèi)