公文管理規(guī)定1

1、本文整理于網(wǎng)絡(luò)，僅供閱讀參考公文管理規(guī)定1為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收，特制 訂公文管理規(guī)定，歡迎參閱。公文管理規(guī)定1 第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指 示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī) 范、準(zhǔn)確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、 政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄路。第四條 公文保密等級分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為 一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只 能印一份，由起草人送有閱文

2、資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱 人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保 管。文件機(jī)密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公 司領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第六條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治?、傳送、催辦、 立卷、歸檔。草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（一）內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。（二）反映情況要客觀，實(shí)事求是。（三）文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要 緊密，用語要規(guī)范。（四）人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確。第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及

3、時閱批，急件的，當(dāng)天批 復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。第八條各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名弁注 明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，弁將文件原稿（經(jīng) 領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。 有領(lǐng)導(dǎo)指 示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做 好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示 完畢后，由總裁辦收回歸檔。第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號：（一）以公司名義對外發(fā)文，一律XXX字 （XX年）XX號；（二）公司黨總

4、支發(fā)文，用XX黨字（XX年）XX號；（三）以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用XX政字（XX年）X X號；（四）公司監(jiān)事會發(fā)文，用XX監(jiān)字（XX年）XX號；（五）董事局發(fā)文，用XX董字（XX年）XX號；（六）董事局委員會發(fā)文，用XX董X字 （XX年XX號；（七）董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用XX董XX字（XX年）X X號；（八）其他管理部門的發(fā)文，用XXX字 （XX年）XX號。第十三條 董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決 定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。公文管理規(guī)定2為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件

5、的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性， 特制定本規(guī)定。1、文件的發(fā)放：（1）財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本 部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司 各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā) 放和回收。（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，必須將文件打印弁復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間弁簽名后送綜合管理 部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不 在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給 部門

6、負(fù)責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收 登記表”，弁由個人親自簽字接收。（4）需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括 學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正 科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。2、文件的更改：(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明 更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn) 可)，連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根 據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡情況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改

7、，再返還給原收件人。但在更 改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫 上新字句，弁在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。3、文件的換頁：(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制 形成將需修改頁面進(jìn)行修改弁打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書 面寫明換頁情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原 文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁弁注明執(zhí)行時 間，將原頁銷毀。4、文件的回收、作廢：(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文 件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件 編制形成

8、部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。(2)文件發(fā)放人在回收文件時，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未 統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。5、其它規(guī)定：(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、 公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方 向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互 配合。(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案

9、室存 檔備案。(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行 的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提 出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印 下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C 明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必 須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。(5)發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時交文 件編制形成部門。(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季 度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

10、6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司 以外人員。則除承擔(dān) 50元罰款外，對由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。7、本規(guī)定各條款如有違犯，對責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。公文管理規(guī)定3（ 一）總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā) 揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的 有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、 電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件 （黨支部和行 政）統(tǒng)一由辦公室歸口管理。（二）收文的管理第四條公文的簽收1

11、.單位所有文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收發(fā)員（文書）登記簽 收、拆封（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外）。在簽收和拆封時，收發(fā)員（文書）需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀 函件應(yīng)查明原因。2 .對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的 核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級部門，弁登記差錯 文件的文號。第五條公文的編號保管1 .收發(fā)員（文書）拆封和簽收后應(yīng)及時附上 "文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。2 .本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員 （文書）進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱 的可復(fù)印或借用。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1

12、.凡正式文件均需由辦公室主任 （或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和 性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員（文書）分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文 件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。 為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。2 .一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處 理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3 .為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員（文書）應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件 送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依 次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條 文件的傳閱與催辦。1 .傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級 的文件帶回家、宿舍和

13、公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2 .閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收 發(fā)員（文書），閱批文件一般不得超過兩天， 閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。 如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文 件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3 .閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及 附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4 .文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員（文書），切忌橫傳。5 .辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文 件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。 不得將文件壓放分散，

14、如需備查, 應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，弁征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄， 原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。6 .按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織 學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1 .單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公 室，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2 .各 群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排 布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文中 請，弁將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行 政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口 以黨x字、政x字發(fā)文。群眾團(tuán)體文

15、件由黨支部批轉(zhuǎn)。3 .對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽 發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：1 .凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、 通告、決定、 決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)， 均屬發(fā)文范圍。2 .黨支部、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：（1）公布單位規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng) ；(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等 工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)；(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；3 .黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要

16、用于：(1)對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供 應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。4 .日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文 件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng) 按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行 通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。5 .各科室如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考， 可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀(jì)要。(四)發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定：1 .各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請2 .黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、 政

17、策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；3 .草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮 明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。 嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4 .文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件 標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，弁簽名、蓋章、 標(biāo)定日期和密級；5 .辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神， 有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏 嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；6 .經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；7 .對審核時修

18、改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部 門重新整理寫清楚；8 .需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；9 .文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審 定批準(zhǔn)簽發(fā)；10 .經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員（文書）統(tǒng)一編號送打字室打印；11 .文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上 簽名；12 .文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員（文書）分發(fā)弁檢查落實(shí)情況。（五）文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室 主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，

19、就地閱看，按 時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文 件上勾劃等。第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦， 應(yīng) 定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件， 進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總 清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，弁如實(shí)向領(lǐng) 導(dǎo)報(bào)告O(六)文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員 (文書)負(fù)責(zé)歸檔：(1)上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對單位報(bào)告、申請的批復(fù) ；(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通 報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì) 劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；