OA辦公自動化系統(tǒng)管理制度(共6頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上OA辦公自動化系統(tǒng)管理制度第一章 總則第二章第一條： 辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以通達OFFICE ANYWHERE網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。第二條：為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見、 國家機關(guān)公文處理實施細(xì)則 、中華人民共和國保密工作規(guī)定、

2、計算機系統(tǒng)管理規(guī)定等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。 第三章 組織職責(zé)第三條OA系統(tǒng)的運行中，集團各事部各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下： （一）公司管理中心IT部門是辦公自動化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為： 1、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度； 2、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計、修改； 3、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設(shè)計和審核； 4、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限； 5、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)； 6、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢； 7、負(fù)責(zé)組織各公司人員操作培訓(xùn)；8、協(xié)助各部門搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求； 9、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息

3、內(nèi)容更新的監(jiān)督。 10、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份； 11、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、OA管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作； 12、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務(wù)器安全運行；13、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理； 14、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊各單位書寫權(quán)限的設(shè)置。（二）其他事業(yè)部主要職責(zé)為： 1、負(fù)責(zé)制定本單位OA系統(tǒng)相應(yīng)管理辦法； 2、負(fù)責(zé)指定部門（事業(yè)部）OA管理員，參與本單位工作流程的定制、文件夾的建立以及本單位OA系統(tǒng)終端的日常維護、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作； 3、部門OA管理員負(fù)責(zé)本單位參與OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時，及時提供給管理中心IT部門申請調(diào)整；負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾

4、屬性和內(nèi)容的變更工作； 4、負(fù)責(zé)根據(jù)本單位工作需要，提出優(yōu)化需求。第三章 文件管理第四條 公司各單位發(fā)出、報送的各類文件（包括發(fā)通知、公告、報告、簡報、報表、新聞等）原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動化OA系統(tǒng)發(fā)送，本系統(tǒng)不啟用電子印鑒。 第五條 OA系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過公司統(tǒng)一配置的辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發(fā)送和接收過程。 第六條 管理中心IT部門負(fù)責(zé)對電子公文傳輸工作進行指導(dǎo)和檢查。各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位的電子公文傳輸工作。 第七條 電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、密級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機關(guān)

5、、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送單位、版記等。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。 第八條 電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供紙質(zhì)文件，各單位可向公司管理中心申請正式文件。第九條 各類電子公文處理程序按照IT公共資源管理制度的規(guī)定在公司辦公自動化OA系統(tǒng)中辦理。在OA系統(tǒng)中，公司收文辦理程序為公司辦公室起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程，公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦單位批辦并擇具體辦理人辦理。 第十條 各單位在OA系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由單位主管征求批閱文件的公司領(lǐng)導(dǎo)后歸檔。第十一條 在OA系統(tǒng)中，電子公文審核流程系發(fā)文辦理程序為各單位

6、擬稿人發(fā)起發(fā)文流程，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，如需要會簽單位協(xié)助辦理由擬稿單位主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會簽，會簽后主辦單位交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司文控受審公文簽發(fā)。 第十二條 公文簽發(fā)后，由公司辦公室編號、制作電子公文，使用OA系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司二級單位、 部門主要負(fù)責(zé)人和OA管理員各一份。并根據(jù)實際需要打印紙質(zhì)文件若干份報出并歸檔。 第十三條 辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息溝通。 第四章 系統(tǒng)模塊第十四條 各單位按照系統(tǒng)功能模塊的作用及相應(yīng)管理程序發(fā)布相關(guān)信息。 第十五條 本

7、系統(tǒng)設(shè)定公告通知、信息發(fā)布專欄、OA相關(guān)通知、公司新聞、文件柜等五大主要功能模塊。 公告通知模塊：發(fā)布內(nèi)容是經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文、制度、通知，發(fā)布范圍是OA系統(tǒng)所有用戶。發(fā)布的審批由集團管理管理中心人力資源部審核并負(fù)責(zé)發(fā)布； 信息發(fā)布專欄模塊：發(fā)布各單位相關(guān)信息到OA系統(tǒng)的所有用戶。信息內(nèi)容必須經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核后，由各單位OA 管理員負(fù)責(zé)發(fā)布；審批過程可使用工作流程。OA相關(guān)通知模塊：發(fā)布與OA系統(tǒng)有關(guān)的信息到所有用戶。信息內(nèi)容經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核后， 由各單位OA管理員負(fù)責(zé)發(fā)布；審批過程可使用工作流程。 新聞模塊：發(fā)布公司新聞到所有用戶，信息內(nèi)容由管理中心負(fù)責(zé)審核并發(fā)布。 文件柜模塊

8、：此模塊的權(quán)限由管理中心IT部門從上而下設(shè)置受權(quán)，各單位OA管理員負(fù)責(zé)本單位信息共享設(shè)置，OA系統(tǒng)用戶按查閱權(quán)限查閱。 第十六條各單位在OA系統(tǒng)中向本單位發(fā)布的信息，交本事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審核。 各單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位在OA系統(tǒng)中對內(nèi)、對外發(fā)布信息的可靠性和嚴(yán)肅性負(fù)責(zé)。 第五章 用戶權(quán)限 第十七條 系統(tǒng)用戶如不能正常辦公，可設(shè)置工作委托，委托他人辦理。第十八條 用戶主要權(quán)限如下： （一）普通員工在系統(tǒng)中根據(jù)各級領(lǐng)導(dǎo)批示，及時辦理業(yè)務(wù)回復(fù)自己的直接領(lǐng)導(dǎo)；可以使用點對點流程向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報、請示工作；具有擬稿的權(quán)限；能夠監(jiān)控、查詢自己參與公文的辦理情況；負(fù)責(zé)電子公文的校對；接收需要本人待閱的文件，查詢自己已閱公

9、文的情況；對自己所需的公文申請借閱。 （二）主管員工 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文、本部門發(fā)文中接收下屬員工擬稿的公文審核，審核完畢返擬稿人或者送部門領(lǐng)導(dǎo)審、審批。收文處理過程中，接收部門領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，自己辦理或批示給下屬員工辦理。各職員具有查詢通過部門收發(fā)文管理員辦理后的收發(fā)文所有信息的權(quán)限。（三）部門（事業(yè)部）領(lǐng)導(dǎo) 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，接收下屬員工擬稿的公文審核，審核完畢后，返擬稿人或者送相關(guān)部門會簽（需要），會簽后送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。部門發(fā)文中，對部門發(fā)文予以簽發(fā)。收文處理過程中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)批示需本部門辦理的公文，批示給下屬員工辦理 （四

10、）總裁辦秘書 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限，并負(fù)責(zé)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的督辦。接收發(fā)給本公司的公文，擬辦后傳送給辦公室領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)部門或人員辦理；負(fù)責(zé)將辦畢公文即時歸檔。能夠查詢、監(jiān)控公司收文的辦理情況；負(fù)責(zé)公司收文的跟蹤管理工作；在公司發(fā)文中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果編號送文印室制作或退相關(guān)部門或人員；能夠查詢、統(tǒng)計、監(jiān)控公司發(fā)文的辦理情況。 （五）公司分管領(lǐng)導(dǎo) 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，接收分管部門擬稿的公文審核，審核完畢后，返擬稿單位或者送公司辦公室審閱。收文處理過程中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)批示需主管部門辦理的公文，批示給下屬部門辦理。（六

11、）公司領(lǐng)導(dǎo) 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；公司發(fā)文中，負(fù)責(zé)對公司發(fā)文的審批簽發(fā)；收文處理過程中，對公司收文予以批示，批示給下屬辦理。 （七）OA管理員 1、部門（事業(yè)部）OA管理 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；部門（事業(yè)部）發(fā)文、工作請示報告中，接收需報部門領(lǐng)導(dǎo)審批或部門領(lǐng)導(dǎo)已審批的公文；按照公司公文管理辦法規(guī)定，負(fù)責(zé)分發(fā)、歸檔部門（事業(yè)部）電子公文的整套文件（包括報批文件和正式文件）制成紙質(zhì)文件；收文處理過程中，負(fù)責(zé)將外來紙質(zhì)文件通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)換成符合規(guī)定格式的電子公文；接收發(fā)給本部門（事業(yè)部）的公文，傳送給辦公室（事業(yè)部辦）領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)部門人員辦理；負(fù)責(zé)將辦畢的公文及

12、時歸檔；能夠查詢、統(tǒng)計、監(jiān)控本部門（事業(yè)部）所有公文的辦理情況。負(fù)責(zé)部門（事業(yè)部）收文的催辦工作。2、公司OA管理員 負(fù)責(zé)流程的定制及維護工作。系統(tǒng)投入運行后，涉及修改流程及內(nèi)容，必須經(jīng)過管理中心與總裁辦確認(rèn)后方可實施。嚴(yán)禁擅自更改刪除，避免電子數(shù)據(jù)的無法保真或丟失。 （八）公司辦公室文員 在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限；在公司發(fā)文中，負(fù)責(zé)將公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)已經(jīng)產(chǎn)生編號的電子公文按照公司公文管理辦法的要求以規(guī)范化制作，經(jīng)擬稿人校對無誤后，進行排版，發(fā)送至公司各單位；負(fù)責(zé)將已分發(fā)的公司發(fā)文制作成紙質(zhì)文件，以備歸檔及外派。 第六章 登陸規(guī)范第十九條 系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶必須在每個工作日上午

13、、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送。 第二十條 系統(tǒng)用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息（公司二級單位班子人員必須填寫手機號碼，可設(shè)成不對外公開），保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。 第二十一條 登陸OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。 第七章 安全保密第二十二條 所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例和公安部計算機

14、信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法 ，嚴(yán)格遵守公司計算機信息系統(tǒng)管理手冊和公司關(guān)于加強公司計算機管理的通知的有關(guān)規(guī)定。 第二十三條 按照公司IT公共資源管理制度的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進行非法操作。系統(tǒng)用戶必須由管理中心IT部門指定的殺毒軟件，拒裝者取消其上網(wǎng)資格（包括個人筆記本電腦），根據(jù)情節(jié)及后果，予以50500元處罰。 第二十四條 OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。第二十五條 OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不