企業(yè)考勤管理的“常見(jiàn)病”(精)

1、企業(yè)考勤管理的常見(jiàn)病考勤管理是人力資源管理的基礎(chǔ)工作之一，但卻常常被管理者所忽視，以致因 考勤而產(chǎn)生的勞動(dòng)爭(zhēng)議案件居高不下。而諸多考勤管理工作中的常見(jiàn)病”也直接導(dǎo)致用人單位承擔(dān)起了巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)。用人單位無(wú)考勤制度在企業(yè)用工實(shí)踐中，用人單位對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行管理約束最基本的手段，就是要求 員工按時(shí)上下班，這也是企業(yè)對(duì)員工實(shí)施有效管理的重要前提。因此，大多數(shù)用人 單位都有相對(duì)系統(tǒng)的考勤管理制度，以便對(duì)員工出勤狀況實(shí)行有效的監(jiān)督和管理。但另一方面，用人單位不實(shí)施考勤的現(xiàn)象也不少見(jiàn)：有些是因?yàn)楣疽?guī)模較 小、剛成立等原因，導(dǎo)致企業(yè)考勤管理處于空白期；也有些規(guī)模較大、管理比較規(guī) 范的企業(yè)，對(duì)司機(jī)、外勤銷售人

2、員、2424 小時(shí)輪值班人員等部分特殊崗位缺乏認(rèn) 識(shí)，以為這類崗位無(wú)法考勤或者沒(méi)有必要，而不實(shí)施考勤管理，這些都直接或間接 地為用工風(fēng)險(xiǎn)埋下隱患。在勞動(dòng)爭(zhēng)議案件中，涉及出勤時(shí)間的爭(zhēng)議非常多見(jiàn)，如加班費(fèi)爭(zhēng)議、曠工爭(zhēng) 議、拖欠勞動(dòng)報(bào)酬等爭(zhēng)議，都直接或間接地與出勤時(shí)間的確認(rèn)有關(guān)。如果企業(yè)未實(shí) 施考勤，將無(wú)法提供有效的考勤記錄，而考勤制度是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，用 人單位對(duì)其員工在本單位的出勤情況應(yīng)負(fù)有舉證責(zé)任。若無(wú)法提供考勤記錄，則仲 裁機(jī)構(gòu)或法院將可能米信員工的主張。屆時(shí)是否加班、加班時(shí)間長(zhǎng)短、是否曠工等 均由不得用人單位做主，顯然，這是任何用人單位都不愿意看到的局面。多重考勤方式并存當(dāng)前科技迅

3、猛發(fā)展，考勤方式也日新月異，從紙片打卡鐘考勤到射頻ICIC 卡打卡考勤，從指紋打卡考勤到人臉識(shí)別考勤，不一而足。雖然企業(yè)大都執(zhí)行單一的考 勤方式， 但多重考勤方式并存的企業(yè)也不占少數(shù)。 個(gè)別用人單位為了減少電子考勤 的差錯(cuò) （如漏打卡、設(shè)備損害、設(shè)備誤差等），還另外增加了手工考勤方式，而這兩種考勤方式在記錄結(jié)果上很可能存在較大差異。在許多加班工資爭(zhēng)議案件中，用人單位主張將手工考勤作為認(rèn)定工作時(shí)間的依 據(jù)，而勞動(dòng)者則主張以電子考勤為準(zhǔn)。管理上的不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致考勤記錄的不明確性， 用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)主要責(zé)任。很多用人單位對(duì)出勤時(shí)間的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)并無(wú)制度規(guī)定或 合同約定，這也導(dǎo)致在實(shí)際的爭(zhēng)議處理中，仲裁員或法

4、官會(huì)從有利于勞動(dòng)者角度考慮?？记谝?guī)定不明確企業(yè)的考勤制度往往涉及工時(shí)制度、工作時(shí)間安排、加班的申請(qǐng)程序等，如果 這些內(nèi)容不夠明確或與勞動(dòng)合同存在沖突，同樣會(huì)為勞動(dòng)爭(zhēng)議埋下隱患。問(wèn)題之一，是企業(yè)考勤規(guī)定沒(méi)有規(guī)定工作時(shí)間的統(tǒng)計(jì)及確認(rèn)方法，由于工作時(shí) 間直接涉及薪資結(jié)算，往往直接影響到勞動(dòng)者權(quán)益，故用人單位應(yīng)當(dāng)加以明確。如 門禁記錄是否作為統(tǒng)計(jì)工作時(shí)間的依據(jù)、員工的考勤記錄是否須經(jīng)相關(guān)部門核對(duì)校準(zhǔn)。如果規(guī)定明確的話，將大大減少爭(zhēng)議發(fā)生的可能性。問(wèn)題之二，是企業(yè)考勤規(guī)定往往忽視對(duì)休息時(shí)間的安排。有些單位規(guī)定每天工 作 9 9小時(shí)，并未規(guī)定中間有 1 1 小時(shí)休息時(shí)間。但員工可能以為存在 1 1 小時(shí)加

5、班時(shí)間 而申請(qǐng)仲裁，盡管員工并不一定勝訴，但仲裁本身也消耗了企業(yè)的管理成本。特別是對(duì)制造業(yè)企業(yè)而言，對(duì)于 工間休息時(shí)間”更應(yīng)有明確的規(guī)定。問(wèn)題之三，是企業(yè)考勤規(guī)定忽視對(duì)加班的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。加班是否須經(jīng)審批？員工 超時(shí)工作究竟是個(gè)人行為，還是公司行為？這方面問(wèn)題往往是勞動(dòng)爭(zhēng)議中非常常見(jiàn) 的爭(zhēng)論焦點(diǎn)。用人單位明確加班須經(jīng)審批的程序，可以避免員工因個(gè)人原因超時(shí)工作卻可以索要加班費(fèi)的情況。缺勤記錄未注明事由在企業(yè)日?？记诠芾懋?dāng)中，員工因病假、事假等而缺勤是常有的事，但若對(duì)有 關(guān)缺勤缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，則員工是否屬于曠工、是否屬于休假、休了什么假等，都將成為疑問(wèn)。職工帶薪年休假條例規(guī)定，職工連續(xù)工作 1 1 年

6、以上，用人單位應(yīng)當(dāng)安排職 工休假。如未休假，則用人單位應(yīng)當(dāng)支付未休年假的三倍工資。在年假爭(zhēng)議的案件 類型中，由于用人單位在休假安排上居主導(dǎo)地位，故對(duì)是否已休假、休了多少天 假，均應(yīng)由用人單位舉證。若缺乏相應(yīng)的缺勤記錄，用人單位將處于極為不利的境 地。已休過(guò)假的員工也可能主張未休年假的三倍工資，如沒(méi)有其他證據(jù)，則用人單 位極有可能敗訴。而涉及加班調(diào)休的爭(zhēng)議中，有些用人單位的考勤記錄只記載了調(diào) 休的日期，而未注明是哪一時(shí)間段的加班調(diào)休，在具體爭(zhēng)議中，用人單位或稱 20102010 年的加班已在 20102010 年安排調(diào)休，而勞動(dòng)者則主張 20102010 年的調(diào)休日期是針對(duì) 20092009 年

7、的加班。對(duì)這些問(wèn)題若用人單位不能給予合理解釋，都有可能要承擔(dān)不利后果。所以，缺勤記錄應(yīng)明確事由，必須做到對(duì)出勤狀態(tài)的精確掌控?？记谟涗洘o(wú)簽名核對(duì)考勤記錄是勞動(dòng)爭(zhēng)議當(dāng)中的典型證據(jù)形式，而該類證據(jù)的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性也是 各方爭(zhēng)論的焦點(diǎn)。其中最典型的爭(zhēng)議是，沒(méi)有員工簽字確認(rèn)的考勤記錄是否具有證明效力考勤記錄關(guān)乎員工的工資休假等權(quán)益，對(duì)其真實(shí)性的判斷至關(guān)重要。而用人單 位提供的考勤記錄是否屬于原始證據(jù)、是否形成于當(dāng)時(shí)、是否具有更改可能性、是否經(jīng)員工簽字確認(rèn)等，都是判斷考勤記錄真實(shí)與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。通常，人工考勤記錄往往有部門主管簽字，這些證據(jù)也往往形成于當(dāng)時(shí)，事后 補(bǔ)救可以通過(guò)特殊手段（司法鑒定等）加以驗(yàn)

8、證，若無(wú)員工簽字必然導(dǎo)致該證據(jù)無(wú) 效。而電子考勤記錄則不然，其具有物質(zhì)依賴性和易更改性，企業(yè)出示的往往都是 電子考勤記錄的打印件。而未經(jīng)員工簽字確認(rèn)的打印件，從證據(jù)形式上看，其屬于 非原始證據(jù)，而該打印件是否與原始保存的考勤記錄完全一致是值得懷疑的。因此，在司法實(shí)踐中，用人單位需要提供其他證據(jù)加以佐證電子考勤記錄打印 件的真實(shí)性，如制作考勤記錄導(dǎo)出過(guò)程的視頻，以證明該證據(jù)的形成過(guò)程是真實(shí) 的，如提供工資發(fā)放情況與考勤記錄核對(duì)。若不能提供其他證據(jù)加以佐證，或者其 他證據(jù)存在自相矛盾之處，則用人單位將面臨訴訟風(fēng)險(xiǎn)。從控制風(fēng)險(xiǎn)角度來(lái)看，電 子考勤記錄定期交由員工簽字，是確?？记谟涗浾鎸?shí)、合法、有效的

9、重要手段?？记谟涗浭栌诒９茉趧趧?dòng)爭(zhēng)議案件中，與考勤記錄相關(guān)的曠工爭(zhēng)議、加班費(fèi)爭(zhēng)議往往存在仲裁時(shí) 效限制。但時(shí)效限制的背后，卻要求用人單位務(wù)必要保管相關(guān)的管理文件，考勤記錄便是其中之一0舉例來(lái)說(shuō)，員工主張離職前 5 5 年的加班費(fèi)，那么對(duì)爭(zhēng)議發(fā)生前 2 2 年的考勤記 錄，用人單位負(fù)有舉證義務(wù)。若勞動(dòng)者能舉證證明用人單位掌握管理考勤記錄，則 用人單位應(yīng)當(dāng)提供該勞動(dòng)者 2 2 年內(nèi)的考勤記錄，不能提供的將承擔(dān)不利后果。有些 用人單位以為離職員工已經(jīng)不是公司的人了，所以對(duì)其過(guò)往的資料疏于保管，或銷 毀或遺棄，一旦涉訴，則往往面臨舉證不足的問(wèn)題。那么，考勤記錄應(yīng)該保存多久呢?對(duì)于主動(dòng)離職、合同期滿終止

10、、與單位協(xié)商解除的離職員工，筆者建議最低保 管期限為 1 1 年（自員工離職之日起計(jì)算），因該類員工發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議的概率較小。 而對(duì)于單位單方辭退、被動(dòng)離職的職工，筆者建議保管期限為2 2 年。以上均需要保存該員工在職期間的所有考勤資料。考勤規(guī)定與實(shí)際處理不一致企業(yè)員工關(guān)系管理應(yīng)當(dāng)做到 有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)”，否則所有的制度規(guī)定都將 形同虛設(shè)，更不利于建立管理威信，更重要的是，還會(huì)制造各種訴訟風(fēng)險(xiǎn)，而企業(yè)的考勤管理規(guī)定與實(shí)際執(zhí)行情況便是其中之一。女口，大多數(shù)企業(yè)對(duì)曠工行為都做出了相應(yīng)的懲處規(guī)定，或扣減工資或給予書面 警告等，有些單位一方面認(rèn)定員工曠工，另一方面卻正常發(fā)放工資，這就導(dǎo)致企業(yè)對(duì)該缺勤記

11、錄判斷和實(shí)際處理發(fā)生偏差。如果員工主張休假且領(lǐng)導(dǎo)口頭同意，貝 U U 勢(shì)必 曠工”難以認(rèn)定。又如，有些公司規(guī)定，員工請(qǐng)假須書面申請(qǐng)并經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)，超過(guò) 1010 天 假期應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。但這些規(guī)定在實(shí)際操作中卻變成 請(qǐng)假口頭化，審批 口頭化”，有些部門主管甚至代行人力資源部職權(quán)，直接批準(zhǔn)員工請(qǐng)假。久而久 之，請(qǐng)假手續(xù)和相關(guān)統(tǒng)計(jì)極為混亂，甚至造成薪資計(jì)算的差錯(cuò)，為勞動(dòng)爭(zhēng)議埋下伏 筆。以上，足以說(shuō)明用人單位在員工管理上必須做到言行一致”、權(quán)責(zé)統(tǒng)一”，否則，既不利于管理，也不利于風(fēng)險(xiǎn)控制。未及時(shí)申報(bào)、續(xù)延特殊工時(shí)制企業(yè)由于部分員工工作崗位的特殊性（如外勤人員、司機(jī)、高級(jí)管理人員等） 而執(zhí)行

12、不定時(shí)工時(shí)制和綜合工時(shí)制，既是控制成本的需要，也便于管理統(tǒng)計(jì)。但部分用人單位卻對(duì)特殊工時(shí)制存在誤解。第一，認(rèn)為特殊工時(shí)制只需合同約定或制度規(guī)定即可。根據(jù)現(xiàn)行政策，實(shí)行綜 合工時(shí)或不定時(shí)工時(shí)制度須經(jīng)勞動(dòng)行政部門批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，即使雙方有約定也不得執(zhí)行特殊工時(shí)制，而只能按照標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制統(tǒng)計(jì)加班。第二，認(rèn)為只要?jiǎng)趧?dòng)行政部門批準(zhǔn)，就可全員執(zhí)行特殊工時(shí)制或永久執(zhí)行特殊 工時(shí)制。根據(jù)特殊工時(shí)有關(guān)申報(bào)規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)的特殊工時(shí)制有適用期限、適用崗位 的限制。不是所有的崗位都能執(zhí)行特殊工時(shí)制度，也不是申請(qǐng)?zhí)厥夤r(shí)制獲得批準(zhǔn)后便可一勞永逸。第三，認(rèn)為執(zhí)行特殊工時(shí)制無(wú)須告知員工。盡管是否執(zhí)行特殊工時(shí)制主要取決 于是否獲

13、得審批而非員工知曉，但員工不知情容易埋下勞動(dòng)爭(zhēng)議隱患，更為重要的 是，究竟哪些崗位屬于審批范圍，需要企業(yè)事先規(guī)定或及時(shí)與員工溝通確認(rèn)，以減少爭(zhēng)議發(fā)生的可能性。出勤違紀(jì)處理不當(dāng)員工涉及出勤違紀(jì)的情況，主要包括曠工、代打卡、遲到早退、缺失考勤記錄（忘打卡）等情形。對(duì)于 曠工”行為，很多企業(yè)認(rèn)為只要離開工作崗位未報(bào)告即屬于曠工，這種理 解是錯(cuò)誤的。員工缺勤可能有諸多原因，最典型的是因病休息卻沒(méi)有及時(shí)提交病假 單。如果事后證明員工卻因病休息， 而用人單位以曠工解除， 用人單位就存在極大 的訴訟風(fēng)險(xiǎn)。在司法實(shí)踐中，用人單位負(fù)有核查員工缺勤原因的義務(wù)，并盡到合理 的告知義務(wù)。用人單位應(yīng)當(dāng)首先核查員工為何不

14、出勤，告知員工恢復(fù)上班或履行請(qǐng) 假手續(xù)，在盡到合理的提示義務(wù)而員工未能做出反應(yīng)的情況下，用人單位方可依據(jù)規(guī)章制度做出處理。對(duì)代打卡”的行為，很多企業(yè)直接規(guī)定屬于嚴(yán)重違紀(jì)行為，一旦在監(jiān)控資料中 員工手拿多張考勤卡，或發(fā)現(xiàn)兩名員工多次同一時(shí)間刷卡，即認(rèn)為員工存在代打卡 行為?？紤]到 代打卡”行為需要用人單位舉證，而監(jiān)控錄像又往往模糊不清，特別 是小物件的考勤卡更是難以辨認(rèn)，有些監(jiān)控錄像記錄時(shí)間與標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間存在誤差，這 些都會(huì)影響該類證據(jù)的效力，從而使得用人單位面臨舉證不足的風(fēng)險(xiǎn)。筆者建議， 對(duì)該類違紀(jì)行為，應(yīng)當(dāng)向員工展示有關(guān)證據(jù)，要求員工給予合理解釋、加以辨認(rèn)，以確認(rèn)其真?zhèn)?。若有可能，還應(yīng)取得員工的簽字確認(rèn)或?qū)τ嘘P(guān)談話 作錄音，以確保對(duì)違紀(jì)行為證據(jù)的完整性。對(duì)缺失考勤記錄情形，由于沒(méi)有刷卡記錄