2018年辦公自動化系統(tǒng)(OA)運(yùn)行管理規(guī)定

1、1 / 32018 年辦公自動化系統(tǒng)（OA運(yùn)行管理規(guī)定1. 目的為了提高公司工作效率， 有效降低和節(jié)約成本， 加快辦公自動化建設(shè)， 保障文件 和各種信息傳遞快捷暢通，根據(jù)公司的實(shí)際，制定本規(guī)定。2. 適用范圍2.1 本規(guī)定適用于集團(tuán)各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）辦公自 動化的管理。2.2 OA 系統(tǒng)用戶暫定為集團(tuán)各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控 參股企業(yè)管理人員。3. 相關(guān)部門職責(zé)3.1 集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)文件的制作、 發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報(bào)。 發(fā) 出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。3.2 集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)配合集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處進(jìn)行 OA

2、用戶的注冊和注銷。3.3 集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)操作技術(shù)的培訓(xùn)，OA 系統(tǒng)運(yùn)行設(shè)備的維 護(hù)、管理和電子文檔的保存。3.4 各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責(zé)可參照執(zhí)行。4. 文件發(fā)送與接收4.1 集團(tuán)公司及各部門、各企業(yè)下發(fā)、上報(bào)的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報(bào)、信息等）原則上統(tǒng)一采用辦公自動化系統(tǒng)（OA 發(fā)送，特殊情況需 要打印紙質(zhì)文件的報(bào)集團(tuán)或本分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.2 集團(tuán)公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文， 仍按原流程起草、審核、簽發(fā)， 統(tǒng)一由辦公室編號、制作、掃描、使用 OA 發(fā)送至收文單位和個人，并根據(jù)實(shí)際 需要打印若干份存檔和上報(bào)。4.3 電

3、子公文應(yīng)做好登記，并由起草、審核、簽發(fā)人簽名。4.4 所有 OA 用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄 OA 系統(tǒng)查看文件，并始終 使OA 系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。如因出差或出差時間較長， 須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。2 / 34.5 電子文件發(fā)送后， 工作人員應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進(jìn) 行檢查，催辦、督辦，發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)人員聯(lián)系。4.6 集團(tuán)各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）要建立0A 系統(tǒng)管理體制，指定專人負(fù)責(zé) 0A 系統(tǒng)文件的管理。5.用戶注冊和注銷5.1 總部新進(jìn)符合使用 0A 系統(tǒng)的人員，由人力資源部在一個工作日內(nèi)將人員的 姓名、單位、

4、 崗位等基本資料送交集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處， 信息技術(shù)處應(yīng)在一周 內(nèi)完成電腦配置和 0A 用戶注冊。總部 0A 用戶離職前，須到集團(tuán)辦公室信息技術(shù) 處辦理電腦移交及 0A 注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。5.2 各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）新進(jìn)符合使用0A 系統(tǒng)的人員，由控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗 位等基本資料報(bào)集團(tuán)人力資源部， 人力資源部備案后送交集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處 注冊?？貐⒐善髽I(yè)、各銷售公司（物流中心）0A 用戶離職前，需報(bào)集團(tuán)人力資源部備案，并由集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處辦理 0A 注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。5.3 集團(tuán)各部門、各控參股企

5、業(yè)、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的 0A用戶，要合理安排電腦共用。6. 系統(tǒng)安全與維護(hù)網(wǎng) -6.1 集團(tuán)公司和各控參股企業(yè)、 各銷售公司 （物流中心） 的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在工作時 間內(nèi)必須始終保持在線，0A 系統(tǒng)始終保持正常的運(yùn)行狀態(tài)。建立服務(wù)器的運(yùn)行 日志，并保存 30 天以上。6.2 集團(tuán)辦公室信息技術(shù)處須指定管理員專門負(fù)責(zé)文件上傳及系統(tǒng)維護(hù)。 所有配 置信息要由專人保管， 注意保密。 系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒， 建立 防火墻，防止黑客侵入，確保系統(tǒng)安全。6.3 密級的文件不入 0A 系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā) 文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按集團(tuán)公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4 所有 0A 系統(tǒng)應(yīng)保管好用戶密 XX 令，不得隨意泄漏給無關(guān)人員。7.文件共享與歸檔3 / 37.1 集團(tuán)辦公室應(yīng)對公司成立以來的文件進(jìn)