商務(wù)接待(新標(biāo)準(zhǔn))

1、商 務(wù) 接 待 手 冊(cè)(新標(biāo)準(zhǔn))第一條：總則1為規(guī)范公司商務(wù)接待活動(dòng)，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強(qiáng)商務(wù)接待費(fèi)用控制，特制訂本手冊(cè)。2商務(wù)接待工作是公司重要的對(duì)外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3本手冊(cè)規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動(dòng)的管理。第二條：管理職能行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請(qǐng)用餐等均由行政部統(tǒng)一安排。第三條：商務(wù)接待工作原則1對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一般，按照對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則，上下一致，齊

2、心協(xié)力，共同做好接待工作。2規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對(duì)浪費(fèi)，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)商務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，由行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用，商務(wù)接待費(fèi)用原則上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由總經(jīng)理另行審批。第四條：接待職責(zé)分工1接待工作是公司窗口式工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)

3、等。分工如下：行政部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接待服務(wù)及參觀介紹。提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。前臺(tái)：負(fù)責(zé)來客引入及會(huì)議室的環(huán)境保持。3接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息交有部門領(lǐng)導(dǎo)。第五條：商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來訪者的人員級(jí)別及訪問目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要?jiǎng)澐譃?個(gè)級(jí)別：普通接待、業(yè)務(wù)接待、貴賓接待、政府接待。1.普通接待項(xiàng)目名稱說 明適合人群供應(yīng)商、外協(xié)單位、中間商、普通商務(wù)類考察人員、技術(shù)人員等； 交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員

4、要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在 20 元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在 50 元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛商務(wù)車或出租車；其他接待1公司會(huì)議室布置投影機(jī)、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）。備注2業(yè)務(wù)接待項(xiàng)目名稱說 明適合人員普通客戶、 地方機(jī)關(guān)一般工作人員交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在 50 元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在 80元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務(wù)車或出租車；其他接待1必要時(shí)制作

5、來賓接待手冊(cè)；2公司會(huì)議室布置公司介紹PPT、 宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）。備注3高級(jí)接待項(xiàng)目名稱說 明適合人員公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及上級(jí)機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)三星級(jí)以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐便消費(fèi)控制在 100 元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在 200 元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁；必要時(shí)安排董事長(zhǎng)、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1制作來賓接待手冊(cè)，必要時(shí)安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2公司顯著位置布置迎賓條幅等；3

6、公司會(huì)議室布置公司介紹PPT、 宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框；必要時(shí)安排會(huì)談?dòng)涗洝浺?、攝影、攝像；5安排來賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂；6必要時(shí)于來賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在 500 元/人以下。備注4.政府接待：依照政府所屬部門及級(jí)別，按照業(yè)務(wù)接待及高級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn).第六條：商務(wù)接待流程1商務(wù)接待的申請(qǐng)與審批各部門實(shí)施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫商務(wù)接待申請(qǐng)表，經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理審批后，報(bào)行政部申請(qǐng)安排接待；申請(qǐng)部門在商務(wù)接待申請(qǐng)表內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、級(jí)別、接待歷史、對(duì)方陪同人員、我方陪同人員、接

7、待時(shí)間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議；公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動(dòng)，由其助理、秘書填寫商務(wù)接待申請(qǐng)，并作為接待負(fù)責(zé)人；行政部接到商務(wù)接待申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計(jì)并核定接待預(yù)算后，填寫接待行程安排表，反饋至接待申請(qǐng)部門確認(rèn)；經(jīng)申請(qǐng)部門確認(rèn)后的接待行程安排表，按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，審批層級(jí)如下：接待標(biāo)準(zhǔn)行 政 部審 核部門負(fù)責(zé)人審 批總經(jīng)理普通接待業(yè)務(wù)接待貴賓接待如接待申請(qǐng)部門要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待，接待行程安排表應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批；接待負(fù)責(zé)人應(yīng)將獲批后的接待行程安排表報(bào)公司財(cái)務(wù)部，作為預(yù)支、報(bào)銷接待費(fèi)用的預(yù)算憑證。2商務(wù)接待的實(shí)施接待負(fù)責(zé)人依據(jù)獲

8、批的接待行程安排表，落實(shí)各項(xiàng)接待安排的責(zé)任人及物品置辦；部門接待負(fù)責(zé)人通知接待活動(dòng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時(shí)間；行政部根據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車輛或租用車輛的時(shí)間安排；貴賓客戶要制作來賓接待手冊(cè)，由接待負(fù)責(zé)人，送至來賓；接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機(jī)場(chǎng)接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)；如接待負(fù)責(zé)人無法陪同，可由行政部或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)；接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項(xiàng)接待活動(dòng)的有序銜接；公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影后，由行政部應(yīng)將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來賓，留作紀(jì)念；來賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時(shí)致電來賓，在致以問候的同時(shí)了解來賓對(duì)公司各

9、方面的意見，以及對(duì)公司接待安排的滿意度，并及時(shí)填寫商務(wù)接待總結(jié)報(bào)告，以便公司進(jìn)行改進(jìn)。3商務(wù)接待行程的變更 商務(wù)接待過程，如來賓要求對(duì)行程安排進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場(chǎng)陪同人員（接待負(fù)責(zé)人、司機(jī)及其他陪同人員）應(yīng)及時(shí)將調(diào)整意見通知行政部；行政部收到行程調(diào)整意見后，應(yīng)立即對(duì)接待行程安排表進(jìn)行調(diào)整；如行程調(diào)整僅限時(shí)間安排調(diào)整，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關(guān)人員；如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表按審批流程重新進(jìn)行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、副本；商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊(cè)，并送至來賓。第七條：

10、費(fèi)用報(bào)銷 1商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在5天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至行政部，統(tǒng)一辦理報(bào)銷手續(xù)，無故超過30天未提供票據(jù)的，不再予以報(bào)銷，由財(cái)務(wù)部由責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費(fèi)用； 2實(shí)際發(fā)生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由行政部持發(fā)票至財(cái)務(wù)部報(bào)銷；3實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫費(fèi)用超額審批表說明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報(bào)銷；第八條：商務(wù)接待過程要求 1接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；2接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。3接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好；備品

11、齊全。4公司參觀規(guī)定安排來賓參觀公司，須報(bào)行政部批準(zhǔn)；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負(fù)責(zé)人在來賓后；參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。 6接待禮儀要求 參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機(jī)場(chǎng)迎接來賓，應(yīng)提前1020分鐘到達(dá)，恭候來賓到達(dá)，對(duì)不熟悉的來賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接到來賓后，接待人員應(yīng)主動(dòng)向來賓致以問候，并主動(dòng)幫助來賓提取行李；到達(dá)住宿地點(diǎn)后，接待人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；接待人員到車站、機(jī)場(chǎng)送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時(shí)刻合理提前到達(dá)，主動(dòng)幫助來賓拿取、托運(yùn)行

12、李，辦理相關(guān)手續(xù)；九、附則 1本手冊(cè)為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行； 2本手冊(cè)由行政部依據(jù)實(shí)際情況變化，不定期進(jìn)行修訂； 4本手冊(cè)由行政部附則最終解釋； 4本手冊(cè)于2014年1月1日起執(zhí)行。備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團(tuán)各部門，子公司可參照?qǐng)?zhí)行。子公司與集團(tuán)公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，以尊重集團(tuán)公司制度為執(zhí)行原則。商務(wù)接待申請(qǐng)表申請(qǐng)部門： 負(fù)責(zé)人： 1客人信息：姓 名單 位職 務(wù)電 話2接待時(shí)間： 年 月 日 至 年 月 日共 日3接待事由： 4洽談參加人員： 5陪同人員： 6招待項(xiàng)目：交通 住宿 宴請(qǐng) 娛樂 游覽 其它： 7、其它要求： 接待部人簽字： 日期： 行政部簽字

13、： 日期： 總經(jīng)理簽字： 日期：接待行程安排表接待部門： 接待負(fù)責(zé)人： 制表人： 日期 / 時(shí)間接待事項(xiàng)主講/陪同其它參加部門地點(diǎn)第一天 （ 月 日）第二天 （ 月 日）第三天 （ 月 日）配合內(nèi)容清單：配合項(xiàng)目時(shí) 間配合內(nèi)容責(zé)任人部門招待費(fèi)用預(yù)算：交通： 住宿： 宴請(qǐng)： 娛樂等： 合計(jì)： 接待部門確認(rèn)簽字： 日期： 行政部簽字： 日期： 總經(jīng)理簽字： 日期： 商務(wù)招待費(fèi)用超額審批表申請(qǐng)部門： 負(fù)責(zé)人： 1招待對(duì)象：姓 名單 位職 務(wù)2招待時(shí)間： 年 月 日至 年 月 日3招待事由： 4獲批招待費(fèi)用預(yù)算：交通： 住宿： 宴請(qǐng)： 娛樂等： 合計(jì)： 5實(shí)際招待費(fèi)用情況：交通： 住宿： 宴請(qǐng)： 娛樂等： 合計(jì)： 超額： 超額原因說明： 接待部門確認(rèn)簽字： 日期： 行政部簽字： 日期： 總經(jīng)理簽字： 日期： 來訪接待總結(jié)報(bào)告接待項(xiàng)目： 一、來訪目的：選型 參觀 簽合同 合作 順訪 游玩 其它（ ）二、接待總結(jié)：1、 接待情況：2效果總結(jié)：3后續(xù)工作：4費(fèi)用總結(jié)：預(yù)算實(shí)際超標(biāo)*備注交通費(fèi)住宿費(fèi)餐飲費(fèi)游覽費(fèi)其它合計(jì)情況說明注：超標(biāo)是指超預(yù)算、超項(xiàng)目、超時(shí)間