高校財(cái)務(wù)管理信息化背景下學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)的擴(kuò)展

1、 高校財(cái)務(wù)管理信息化背景下學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)的擴(kuò)展摘 要 隨著高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作的提出，傳統(tǒng)的學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)已阻礙了信息化建設(shè)的步伐，面對新形勢下的新需求，高校對于學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)必須進(jìn)行升級改造，以滿足高校信息化建設(shè)的需要。本文從信息化建設(shè)需求出發(fā)，討論了信息化背景下高校對學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)的新需求，并提出了新的拓展思路，以求達(dá)到系統(tǒng)的整合和統(tǒng)一，推進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)。關(guān)鍵詞 高校財(cái)務(wù)；管理信息化；學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012. 02. 011中圖分類號 f232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 a 文章編號 1673 - 0194（2

2、012）02- 0020- 031 引 言目前，多數(shù)高校都采用了學(xué)生收費(fèi)管理軟件，基本上實(shí)現(xiàn)了信息化管理。市場上較為成熟的學(xué)生收管理軟件有上海復(fù)旦天翼計(jì)算機(jī)有限公司制作的“復(fù)旦天翼學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)”，天津神州浩天軟件技術(shù)有限公司開發(fā)的“天財(cái)高校學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)”、蘭州理工大學(xué)的“學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)”等，還有一部分高校采用了自行開發(fā)的管理系統(tǒng)。這些軟件都實(shí)現(xiàn)了基本的管理功能，諸如學(xué)生信息的管理、收費(fèi)統(tǒng)計(jì)查詢、欠費(fèi)管理等，但其擴(kuò)展性有一定限制。特別是隨著近幾年財(cái)務(wù)工作的復(fù)雜化、多樣化以及財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的提出，大部分學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)作為單一的孤立的系統(tǒng)，已不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需求。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求各

3、子系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)真正的統(tǒng)一化、集成化、智能化，使各子系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作、共享資源、交互使用，達(dá)到系統(tǒng)整合的要求。2 高校對學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)的新需求2.1 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持目前，大多數(shù)高校收費(fèi)管理系統(tǒng)不能從w頁面或外部查詢模塊直接向各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)。在財(cái)務(wù)信息化背景下，為了提高工作效率以及保障數(shù)據(jù)的及時性，分管領(lǐng)導(dǎo)必須可以實(shí)時查詢所需要的數(shù)據(jù)，比如欠費(fèi)率、繳費(fèi)率、統(tǒng)計(jì)匯總等報(bào)表，以便領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)全校學(xué)生的學(xué)費(fèi)收繳情況對收費(fèi)工作或其他工作進(jìn)行決策。此功能必須通過軟件的網(wǎng)絡(luò)查詢、統(tǒng)計(jì)功能來實(shí)現(xiàn)，查詢統(tǒng)計(jì)等模塊直接連接數(shù)據(jù)庫或通過一定技術(shù)鏈接到查詢庫，保障數(shù)據(jù)的及時性。2.2 與教務(wù)處的數(shù)據(jù)互聯(lián)教務(wù)處與收費(fèi)相關(guān)

4、的主要工作包括：（1）負(fù)責(zé)全校學(xué)生的學(xué)籍管理工作，包括注冊、降級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、專升本、畢業(yè)等，需要及時將學(xué)生變動情況通知收費(fèi)辦。（2）每學(xué)年根據(jù)財(cái)務(wù)處提供的緩欠交學(xué)費(fèi)名單進(jìn)行學(xué)生注冊工作，若經(jīng)確定為惡意欠費(fèi)學(xué)生，將不予注冊，直至其交完學(xué)費(fèi)后再進(jìn)行注冊。若有學(xué)生在畢業(yè)或退學(xué)時有緩欠交費(fèi)的情況，可以暫時不辦理離校手續(xù)，直到其交完全部學(xué)費(fèi)后再辦理。2.3 與學(xué)生處的數(shù)據(jù)互聯(lián)學(xué)生處負(fù)責(zé)每年的獎貸金評定工作。每年根據(jù)各系部提交的學(xué)生名單進(jìn)行獎貸金的評定，并將評定結(jié)果反饋給收費(fèi)辦，由收費(fèi)辦對其緩交情況進(jìn)行審核后再進(jìn)行發(fā)放。若獲得獎學(xué)金的學(xué)生有緩欠交費(fèi)的情況，由財(cái)務(wù)處直接從其獎學(xué)金中扣除

5、。學(xué)生處還負(fù)責(zé)全校宿舍的管理，每年將全校學(xué)生的住宿信息上報(bào)收費(fèi)辦，并制定相應(yīng)的宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)雜費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)收費(fèi)工作。2.4 與銀行的互聯(lián)目前，各銀行先后推出了電話銀行、網(wǎng)上銀行等方式，用戶可以通過電話或者網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線支付。雖然多數(shù)高校的學(xué)費(fèi)都由銀行來代收，由收費(fèi)辦公室向銀行提供代收名單，由銀行從學(xué)生銀行卡中代扣轉(zhuǎn)入學(xué)校賬戶，但未實(shí)現(xiàn)直接互聯(lián)，收費(fèi)辦的代扣申請并未實(shí)時傳輸?shù)姐y行，而是通過拷貝等方式把代扣名單交給銀行，銀行扣款完畢后再給對賬單，這樣造成了數(shù)據(jù)交換不及時、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問題。為了避免上述問題，收費(fèi)辦應(yīng)與銀行有直連端口，由收費(fèi)辦通過系統(tǒng)直接下達(dá)扣款申請，銀行后臺處理或通過在線

6、支付后批量發(fā)回對賬單，由系統(tǒng)完成自動對賬。2.5 各學(xué)院二級部門的需求各學(xué)院（系部）負(fù)責(zé)學(xué)生各項(xiàng)費(fèi)用的催繳工作。根據(jù)收費(fèi)辦提供的本學(xué)院（系部）學(xué)生緩欠交費(fèi)匯總情況，各學(xué)院（系部）通過各種方式進(jìn)行各項(xiàng)費(fèi)用的催繳工作。對于緩繳學(xué)費(fèi)的進(jìn)行說服教育，催促其盡快繳清學(xué)費(fèi)；對于惡意欠費(fèi)的，將其名單反饋給教務(wù)辦、收費(fèi)處、學(xué)生處進(jìn)行相應(yīng)的處罰；對于確實(shí)存在困難的學(xué)生，提交減免學(xué)費(fèi)或緩交學(xué)費(fèi)的申請及學(xué)生名單，根據(jù)國家和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定免除或緩交全部或部分學(xué)費(fèi)。2.6 外部綜合信息查詢外部查詢主要為學(xué)生或家長提供查詢繳費(fèi)明細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)等功能，同時滿足各職能部門進(jìn)行相關(guān)信息查詢的需求。2.7 財(cái)務(wù)核算的需求收費(fèi)管理系統(tǒng)是

7、財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的一部分，既有共享，又有獨(dú)立。財(cái)務(wù)核算需要把收費(fèi)情況逐一入賬，傳統(tǒng)情況下，收費(fèi)辦對賬無誤后，由財(cái)務(wù)核算人員做記賬憑證；而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)由系統(tǒng)自行對賬，管理人員只需加以審核，然后由系統(tǒng)自動生成憑證入賬。2.8 與校園卡系統(tǒng)的互聯(lián)“校園一卡通”系統(tǒng)已經(jīng)在大多數(shù)高校應(yīng)用。“校園一卡通”是發(fā)達(dá)國家和地區(qū)高等院校通行的校園信息管理和消費(fèi)服務(wù)方式。隨著我國高校管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和后勤社會化進(jìn)程的加快，利用“校園一卡通”實(shí)現(xiàn)學(xué)生收費(fèi)成為現(xiàn)在和未來幾年高校學(xué)生收費(fèi)的主要形式。一方面，收費(fèi)辦可以通過校園卡收取學(xué)費(fèi)等費(fèi)用，另一方面收費(fèi)辦可以把補(bǔ)助、勤工助學(xué)金或其他費(fèi)用等通過校園卡進(jìn)行發(fā)放，通過接

8、口直接轉(zhuǎn)入校園卡。3 信息化背景下學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)的擴(kuò)展設(shè)計(jì)以網(wǎng)絡(luò)為平臺，以財(cái)務(wù)管理信息化為背景，將與數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，開發(fā)一個基于校園網(wǎng)的學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)。與以往的收費(fèi)管理系統(tǒng)不同，本系統(tǒng)要在財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)框架下，為學(xué)校各個部門提供一個收費(fèi)、信息查詢以及管理的綜合平臺。每個相關(guān)部門都可從這個平臺上管理所負(fù)責(zé)的事宜，并可進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，大大提高學(xué)校學(xué)生學(xué)費(fèi)的核算、管理功能。同時，本系統(tǒng)還進(jìn)一步加以擴(kuò)展，為各相關(guān)部門、相關(guān)人員提供相關(guān)數(shù)據(jù)，而且具有很高的安全性，實(shí)現(xiàn)與學(xué)校相關(guān)部門的連接，并且通過智能分析工具為其工作提供決策數(shù)據(jù)。從而將學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)建設(shè)成為一個網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)系統(tǒng)，有機(jī)地嵌入財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)以及

9、數(shù)字化校園中。學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)基本功能大同小異，不贅述。下面我們主要討論在信息化以及上述新需求背景下的系統(tǒng)擴(kuò)展。3.1 統(tǒng)計(jì)分析模塊統(tǒng)計(jì)分析模塊主要提供各類統(tǒng)計(jì)以及數(shù)據(jù)分析報(bào)表。主要有：（1）按班級、學(xué)院、系部、學(xué)生類別等統(tǒng)計(jì)應(yīng)收數(shù)、實(shí)收數(shù)、欠費(fèi)數(shù)、欠費(fèi)率等，并可進(jìn)行隨意排序、分類統(tǒng)計(jì)，可生成總表并可進(jìn)行聯(lián)查明細(xì)。（2）可按類別進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。對應(yīng)繳學(xué)費(fèi)、實(shí)繳學(xué)費(fèi)、欠費(fèi)率指標(biāo)按各種類別、各個時間段進(jìn)行分析，自動繪制曲線圖、柱狀圖、餅狀圖等分析圖，以便領(lǐng)導(dǎo)決策。3.2 查詢模塊查詢模塊除了基本的內(nèi)部查詢功能外，必須具備網(wǎng)絡(luò)查詢的功能。各使用者通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)信息，每個用戶被分配一定的查詢權(quán)限，主要功能

10、有：（1）學(xué)生信息查詢。提供符合查詢條件的學(xué)生信息，如學(xué)號、姓名、班級、專業(yè)、入學(xué)時間、學(xué)制、住宿信息、是否退學(xué)、是否有減免等。（2）收費(fèi)信息查詢。提供符合查詢條件的學(xué)生收費(fèi)信息，如學(xué)號、姓名、收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)時間、應(yīng)收數(shù)等。（3）學(xué)生欠費(fèi)查詢。提供符合查詢條件的學(xué)生欠費(fèi)信息，為收費(fèi)工作分管領(lǐng)導(dǎo)及收費(fèi)管理人員提供符合查詢條件的學(xué)生欠費(fèi)信息，如學(xué)號、姓名、系部、專業(yè)、班級、欠費(fèi)項(xiàng)目、欠費(fèi)金額等。（4）組合查詢。用戶自定義查詢條件，從而完成多條件信息的綜合查詢。3.3 學(xué)生變動模塊本模塊主要功能是學(xué)生信息的變動處理，由教務(wù)處按其權(quán)限登錄變動模塊進(jìn)行學(xué)生信息的變更，主要包括專業(yè)處理、留級處理、休學(xué)復(fù)學(xué)

11、處理、退學(xué)處理、轉(zhuǎn)學(xué)處理以及畢業(yè)處理等。因?yàn)槊總€專業(yè)或每個類別的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是一定的，是與每一個學(xué)生綁定的，因此在上述變動完成后，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)會自動更新，并記錄其變動過程，以備后查。這樣，收費(fèi)辦不必再手動更新，只需審核教務(wù)處所作的變動處理就可以了，大大提高了工作效率。3.4 銀行對接模塊目前，多數(shù)高校通過銀行來代收學(xué)費(fèi)，學(xué)校將學(xué)生名單以及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給銀行，由銀行批量扣款，然后對賬。但是這種方法需要通過電子郵件或者報(bào)盤的方式給銀行代扣名單，不能實(shí)時地由學(xué)校來操作，而且代扣不及時，成功與否只能等對賬單發(fā)回后才能確認(rèn)，為了更加高效率地實(shí)現(xiàn)學(xué)費(fèi)代扣，可以借鑒校園卡圈存（實(shí)時從銀行卡往校園卡轉(zhuǎn)賬）的方式來實(shí)現(xiàn)實(shí)

12、時的代扣學(xué)費(fèi)功能。原理是通過前置服務(wù)器與銀行建立直連，由收費(fèi)辦對某個（批）銀行卡下達(dá)扣款指令，銀行服務(wù)器接受指令后對其扣款，扣款完成后回傳返回碼，系統(tǒng)自動發(fā)對賬單進(jìn)行對賬。首先，必須綁定銀行卡，即每個學(xué)生與其相應(yīng)的銀行卡一一綁定，通過銀行卡維護(hù)模塊實(shí)現(xiàn)，如有變動，修改編輯即可。其次，與銀行協(xié)商數(shù)據(jù)格式和指令代碼，即銀行接受什么格式的指令及其數(shù)據(jù)格式才認(rèn)為是合法的。再次，設(shè)計(jì)好扣款模塊?？劭钅K必須包含查詢功能，操作員對按一定條件查詢出的數(shù)據(jù)通過點(diǎn)擊“扣款申請”下達(dá)扣款指令，系統(tǒng)將根據(jù)綁定的銀行卡給銀行發(fā)扣款指令，扣款后銀行發(fā)回成功或不成功代碼，系統(tǒng)批量翻譯代碼并列表顯示成功明細(xì)或不成功明細(xì)以及

13、不成功原因。根據(jù)校園卡圈存的設(shè)計(jì)，扣款過程時間很短，在幾秒之內(nèi)，效率非常高。最后，系統(tǒng)按照設(shè)定時間進(jìn)行對賬，將申請扣款的明細(xì)與銀行自動發(fā)回的對賬單進(jìn)行核對，顯示對賬結(jié)果，以備查詢或修改相關(guān)信息。3.5 與校園卡系統(tǒng)的業(yè)務(wù)對接設(shè)計(jì)與校園卡通訊的數(shù)據(jù)端口，主要是統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，主要包括代扣、代繳各種費(fèi)用的明細(xì)數(shù)據(jù)，兩部門可以實(shí)時進(jìn)行數(shù)據(jù)互聯(lián)。收費(fèi)辦可以通過校園卡進(jìn)行補(bǔ)助的發(fā)放、費(fèi)用的收取，需要建立符合系統(tǒng)可接受的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，避免二次加工。另外校園卡圈存與學(xué)生收費(fèi)的銀行卡基本是一致的，因此，如果銀行卡信息有變動，兩部門只要維護(hù)一次即可同時同步更新，可減少工作量。3.6 學(xué)生處管理模塊根據(jù)前述學(xué)生處的業(yè)務(wù)

14、需求，學(xué)生處主要使用兩個模塊：一是獎貸金的信息反饋，操作員只需登錄相應(yīng)的管理界面，輸入獎貸金金額即可，同時會顯示學(xué)生的收費(fèi)信息，收費(fèi)辦通過信息提示功能可以查詢到所作變動，對于欠費(fèi)的學(xué)生，通過核減功能，系統(tǒng)將自動核減所欠學(xué)費(fèi)。二是對于住宿費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)的變動，學(xué)生處只需登錄相應(yīng)模塊，進(jìn)行編輯修改，由于系統(tǒng)已將住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與學(xué)生收費(fèi)綁定，因此，學(xué)生處編輯收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)后，系統(tǒng)將自動更新學(xué)生住宿費(fèi)金額。3.7 賬務(wù)核算接口學(xué)費(fèi)最終要在核算系統(tǒng)中入賬，生成憑證，因此，系統(tǒng)要設(shè)計(jì)入賬接口，即收費(fèi)辦按照一定的時間選擇一定的收費(fèi)項(xiàng)目入賬，可通過系統(tǒng)設(shè)置收費(fèi)項(xiàng)目與核算科目對應(yīng)關(guān)系，只要復(fù)核無誤，數(shù)據(jù)會傳到核算系統(tǒng)的憑證接

15、口自動生成憑證。3.8 系統(tǒng)擴(kuò)展模塊本模塊指系統(tǒng)可以根據(jù)相關(guān)部門的業(yè)務(wù)需求設(shè)置接收和發(fā)送數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。作為信息化建設(shè)的子系統(tǒng)，學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)未來可能會與更多的系統(tǒng)建立業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，因此應(yīng)當(dāng)考慮其擴(kuò)展性。系統(tǒng)可以通過此模塊設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)格式，比如，操作員可以根據(jù)報(bào)表需求設(shè)計(jì)字段，并選擇對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫取數(shù)字段，這樣，系統(tǒng)發(fā)送或?qū)С龅臄?shù)據(jù)就可以與對方系統(tǒng)所接收的數(shù)據(jù)格式保持一致。同樣，當(dāng)要接收某部門的數(shù)據(jù)時，可以讓其編輯成需要的格式，上傳到固定的服務(wù)器空間里，系統(tǒng)可自行接收。除了數(shù)據(jù)格式外，其擴(kuò)展性還包括應(yīng)用程序的集成和擴(kuò)展，因此在設(shè)計(jì)時，要充分考慮其延展性，以便系統(tǒng)能夠更全面、更高效地為工作服務(wù)。4 需要注意的幾個問題一是相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)變動后，收費(fèi)辦必須有消息提示功能，系統(tǒng)通過消息提示窗口提示操作員所進(jìn)行的變動情況，以便收費(fèi)辦及時處理相應(yīng)的業(yè)務(wù)。二是系統(tǒng)必須設(shè)置高安全級別的防護(hù)措施，通過硬件防火墻、軟件等加強(qiáng)安全管理，保障數(shù)據(jù)的安全性。三是制定嚴(yán)格的權(quán)限制度，每個相應(yīng)的崗位賦予一定的權(quán)限，指定專人負(fù)責(zé)，不可越權(quán)操作。對