公司采購管理的作業(yè)辦法

1、制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-1第一條 請購單1.請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)、用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請購單，逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。2.來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。3.特殊情況需按緊急請購辦理時(shí)，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。4.庶務(wù)用品由物管部門按每月實(shí)際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。5.以下總務(wù)性物品可免開清單，而以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，例如：賀奠用物品。招待用品。書報(bào)、名片、文具、報(bào)表等，以及小額采購的

2、材料。第二條 批準(zhǔn)權(quán)限請購批準(zhǔn)權(quán)限規(guī)定如下。(見附表1)第三條 采購規(guī)定1.內(nèi)購由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理，外購由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理或經(jīng)理徑直與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。對于專項(xiàng)用料，必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購。2.采購部門應(yīng)按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進(jìn)行采購。比如：（1）集中計(jì)劃采購：對具有共同性的材料，應(yīng)集中計(jì)劃辦理采購。經(jīng)核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門提出請購計(jì)劃，報(bào)采購部門定期集中辦理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-2（2）長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料

3、，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，報(bào)批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。第四條 國內(nèi)采購作業(yè)（1）采購人員接“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)按請購事項(xiàng)的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報(bào)價(jià)，精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對比。（2）如果報(bào)價(jià)規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?，采購人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明，報(bào)經(jīng)主管核簽，并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。（3）屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請購量），采購人員應(yīng)在議價(jià)后，在請購單“詢價(jià)記錄欄”中注明，報(bào)主管核簽。（4）對于廠商

4、報(bào)價(jià)資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價(jià)。（5）采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先做詢價(jià)、議價(jià)，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。（1）詢價(jià)完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”，經(jīng)主管核批，并按采購審批權(quán)限呈批。（2）采購審批權(quán)限：（參閱附表2）簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-3（1）采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方寄發(fā)“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。（2）分批交貨

5、時(shí)，采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。（3）采購人員使用暫借款采購時(shí)，應(yīng)在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。（1）國內(nèi)采購部門可分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，依靠“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。（2）采購人員未能按既定進(jìn)度完成采購時(shí)，應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。（1）來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”（其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購部門與發(fā)票核對。確認(rèn)無誤后，送會計(jì)部門。會計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。

6、如為分批收料，“請購單（內(nèi)購）”中的會計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會計(jì)部門。（2）內(nèi)購材料須待試用檢驗(yàn)者，其訂有合約部分，按合約規(guī)定辦理付款，未訂合約部分，按采購部門報(bào)批的付款條件辦理付款。（3）短交，待補(bǔ)足者，請購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。（4）超交，應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實(shí)收數(shù)量付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-4第五條 國外采購作業(yè)（1）外購部門按照“請購單（外購）”需求急緩加以整理，依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并參考市場行情及過去詢價(jià)記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。特殊情形（比如獨(dú)家制造或代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請

7、購單（外購）”注明。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行比價(jià)、分析、議價(jià)。（2）請購材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請購部門確認(rèn)。（1）比價(jià)、議價(jià)完成后，由外購部門填具“請購單”，擬定“訂購廠家”、“預(yù)定裝運(yùn)日期”等，連同廠方報(bào)價(jià)，送請購部門按采購審批程序報(bào)批。（2）核決權(quán)限采購金額在8000元以下者由經(jīng)理核決。采購金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。（3）采購項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報(bào)批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍按原程序報(bào)批。（1）“請購單（外購）”經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應(yīng)商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。（2）如需

8、與供應(yīng)商簽訂長期合約，外購部門應(yīng)將簽呈和代擬的長期合約書，按采購審批程序報(bào)批后辦理。（1）外購部門依照“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-5（2）外購部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開具“進(jìn)度異常反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對策，據(jù)以修訂進(jìn)度并通知請購部門。（3）外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期”有延誤時(shí)，即應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。第六條 價(jià)格品質(zhì)復(fù)核（1）采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購及價(jià)格審核

9、的參考。（2）采購部門應(yīng)對企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價(jià)格的參考。采購單位應(yīng)對企業(yè)內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核，并形成完整資料備查。審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形，采購單位審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”（或附書面報(bào)告），通知有關(guān)部門處理。第七條 本辦法呈總經(jīng)理核批后實(shí)施，修訂亦同。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司采購管理辦法電子文件編碼GLZD126頁碼6-6附表1請購批準(zhǔn)權(quán)限一覽表(單位：人民幣)金 額項(xiàng)目批準(zhǔn)人內(nèi) 購?fù)?購原材料總務(wù)用品其他財(cái)務(wù)支出科 長200元以下200元以下400元以下經(jīng) 理20010000元2002000元4004000元20000元以下總經(jīng)理10000元以上2000元以上4000元以上20000元以上附表2采購審批權(quán)限采 購 內(nèi) 容限 制 金 額批 準(zhǔn) 人屬統(tǒng)購項(xiàng)目的原料、物料(包括燃料)經(jīng)理總經(jīng)理非屬統(tǒng)購項(xiàng)目的原