內(nèi)部控制手冊(cè)-18.2+印章管理

1、18.2 印章管理1.1 概述XX 股份有限公司投資（參旨在加強(qiáng)和規(guī)范公司及各子規(guī)定了 XX 股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指 股或控股）或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）的印章管理， 公司的印章的刻制、使用、銷毀等管理過程。1.2 適用范圍適用于 XX 股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度印章管理辦法。1.4 職責(zé)分工各印章使用部門：提出印章使用申請(qǐng)。授權(quán)審批人員：負(fù)責(zé)對(duì)印章的使用申請(qǐng)進(jìn)行審批。印章保管人：負(fù)責(zé)印章保管，提出印章停用、銷毀申請(qǐng)。各成員公司法定代表人或其授權(quán)代表：負(fù)責(zé)對(duì)印章刻制申請(qǐng)的最后審批。總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)印章停用銷毀申請(qǐng)的審批 .法律事務(wù)部

2、：負(fù)責(zé)新刻印章的登記。1.5流程圖18.2印章管理1/2印章使用部門董事會(huì)辦公室各成員公司法定代表 人或其授權(quán)代表法律事務(wù)部制刻的章印申請(qǐng)表刻制印章審批表未通過未通過18.2印章管理2/2毀銷與管保、用使的章印1.6控制目標(biāo)序號(hào)內(nèi)控手冊(cè)唯一具體控制目標(biāo)編號(hào)控制目標(biāo)目標(biāo)類別118.2-CT1確保印章刻制得到有效審批經(jīng)營效率目標(biāo)218.2-CT2確保印章得到妥善保管合法合規(guī)目標(biāo)318.2-CT3確保印章格式統(tǒng)一經(jīng)營效率目標(biāo)418.2-CT4確保印章刻制符合國家標(biāo)準(zhǔn)合法合規(guī)目標(biāo)518.2-CT5確保印章使用經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批資產(chǎn)保全目標(biāo)618.2-CT6確保印章使用需求得到及時(shí)滿足經(jīng)營效率目標(biāo)718.2-

3、CT7確保印章銷毀得到審批資產(chǎn)保全目標(biāo)1.7控制矩陣18.2-R1沒有統(tǒng)一的印章刻 制審批表，且印章 刻制申請(qǐng)表未保 存，不利于規(guī)范印 章刻制管理，影響 公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.2-CT118.2-CA1公司應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)統(tǒng)一的印章刻制申請(qǐng) 表，印制印章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫申請(qǐng)單，經(jīng) 過部門領(lǐng)導(dǎo)、董辦、法律事務(wù)部以及 公司法定代表人及其授權(quán)代表審批后 才能刻制申請(qǐng)/ 審批預(yù)防型印章管理辦法印章刻 制申請(qǐng) 表18.2-R2未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批刻制 公司公章、法人章、 合同章、財(cái)務(wù)賬等 印鑒，導(dǎo)致假冒公 司名義從事非法活 動(dòng)，造成法律風(fēng)險(xiǎn) 或經(jīng)濟(jì)損失，影響 公司合法合規(guī)目標(biāo)18.2-CT118.2-CA1公司應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)統(tǒng)一的

4、印章刻制申請(qǐng) 表，印制印章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫申請(qǐng)單，經(jīng) 過部門領(lǐng)導(dǎo)、董辦、法律事務(wù)部以及 公司法定代表人及其授權(quán)代表審批后 才能刻制申請(qǐng)/ 審批預(yù)防型印章管理辦法印章刻 制申請(qǐng) 表刻制公章、法人章及其他重要印鑒由18.2-R3一人負(fù)責(zé)，刻制完 成后，未及時(shí)更新 臺(tái)賬記錄并登記印 章樣式、刻制時(shí)間、 授權(quán)使用時(shí)間、刻 制人、刻制部門等 關(guān)鍵信息，導(dǎo)致重 要印鑒被挪為私18.2-C18.2-CT2A2公司印鑒需由董辦專人負(fù)責(zé)刻制工 作，印鑒刻制時(shí)應(yīng)有其他人員在場(chǎng)監(jiān) 督刻制并明確記錄印鑒刻制數(shù)量并將 印章與記錄交給法律事務(wù)部負(fù)責(zé)人審 核并備案申請(qǐng)/預(yù)防型審批公司印印章管章登記理辦法表用，造成公司法律 風(fēng)險(xiǎn)或

5、經(jīng)濟(jì)損失， 影響公司合法合規(guī)目標(biāo)18.2-R4各職能部門未經(jīng)領(lǐng) 導(dǎo)審批擅自刻制職 能部門印鑒，導(dǎo)致 無關(guān)印鑒數(shù)量增 加,造成管理混亂， 影響公司經(jīng)營效率 目標(biāo)18.2-CT118.2-CA3原則上公司各部門不得私自刻制部門 章。如因?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要，確實(shí)需要刻 制部門章的，須按照公司印章刻制流 程申請(qǐng)。申請(qǐng)/ 審批預(yù)防型印章管理辦法印章刻 制申請(qǐng) 表18.2-R5未按國家有關(guān)規(guī)定 到具有印鑒制作資 質(zhì)的企業(yè)刻制印 鑒，導(dǎo)致刻制的印 鑒不符合國家相關(guān) 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，容易產(chǎn) 生質(zhì)量問題，影響 公司經(jīng)營效率目標(biāo)18.2-CT418.2-CA4印章的內(nèi)容、字體、排列順序和規(guī)格 等應(yīng)按照政府主管部門的規(guī)定辦理，

6、 經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)后在指定單位刻制預(yù)防型印章管理辦法18.2-R6公章、法人章等印 鑒無歸口部門管 理，導(dǎo)致印鑒未統(tǒng) 一保管，重要印鑒 丟失或被盜，管理 混亂，影響公司經(jīng) 營效率目標(biāo)18.2-CT218.2-CA5公司各類印鑒必須分別由董辦、運(yùn)營中心和各職能部門依職權(quán)專人保管預(yù)防型印章管理辦法18.2-CT218.2-CA6董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)印鑒統(tǒng)一由董事會(huì)秘 書處保管。公司印鑒由公司董事會(huì)辦 公室保管。各職能部門印鑒由各職能 部門指定專人負(fù)責(zé)保管預(yù)防型印章管理辦法18.2-CT218.2-CA7公司合冋專用章由公司運(yùn)營中心管 理。公司財(cái)務(wù)專用章由公司總經(jīng)理指 定公司財(cái)務(wù)部專人管理，公司人事調(diào) 配章

7、由公司總經(jīng)理指定公司人力資源 部專人管理。公司黨、團(tuán)、工會(huì)等組 織的印章由工會(huì)決定管理人選預(yù)防型印章管理辦法18.2-R7公司財(cái)務(wù)章、法人 章及其他重要印鑒 由一人負(fù)責(zé)保管， 導(dǎo)致印鑒保管人員18.2-CT218.2-CA8公司財(cái)務(wù)章、法人章及相關(guān)重要印鑒 根據(jù)印鑒管理制度由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保 管且部門內(nèi)所有印鑒不得由一人負(fù)責(zé) 保管財(cái)務(wù)章 保管/ 法人章 保管預(yù)防型印章管理辦法發(fā)生舞弊行為，造 成法律風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì) 損失，影響公司資 產(chǎn)保全目標(biāo)18.2-R8印鑒使用無部門領(lǐng) 導(dǎo)批示記錄，導(dǎo)致 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批違規(guī) 使用印鑒，造成公 司法律風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì) 損失，影響公司資 產(chǎn)保全目標(biāo)18.2-CT518.2-C

8、A9重要文件使用公司公章必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用印經(jīng)辦/審批預(yù)防型印章管理辦法18.2-CT518.2-CA10部門章及各專用章須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同 意后方可用印，做好用印登記經(jīng)辦/審批預(yù)防型印章管理辦法公司印章使用登記表18.2-CT518.2-CA11子公司需使用公司印章時(shí)，先由本單 位填寫用印申請(qǐng)單，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人 審核簽字后報(bào)送公司，公司業(yè)務(wù)歸口 管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核冋意并簽署意見后 核準(zhǔn)用印。重要事項(xiàng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)經(jīng)辦/審批預(yù)防型印章管理辦法領(lǐng)導(dǎo)審批單18.2-R9無印鑒使用登記記 錄，導(dǎo)致發(fā)生問責(zé)18.2-CT518.2-CA12申請(qǐng)使用公司公章時(shí)，必須填寫公司 印章使用登記簿，登記內(nèi)

9、容至少詳細(xì)預(yù)防型印章管理辦法公司印章使用事故時(shí)無法追究事 故責(zé)任人，給公司 造成損失記錄申請(qǐng)日期、編號(hào)、用印資料名稱、申請(qǐng)人、發(fā)往單位等登記表18.2-CT518.2-CA13在使用部門印章及各專用章時(shí)，經(jīng)部 門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，做好用印登記預(yù)防型印章管理辦法公司印章使用登記表18.2-R10合同專用章的用印 登記表中的簽名不 是用印人簽字，岀 現(xiàn)合同糾紛時(shí)無法 查明相關(guān)合同專用 章的使用人，給公 司造成損失18.2-CT518.2-CA14合同專用章用印登記表中的簽字必須 是使用合同章的人的簽名預(yù)防型印章管理辦法公司印章使用登記表18.2-R11印鑒保管人員不在 崗時(shí)，未及時(shí)交給 委托代管人員負(fù)

10、責(zé) 保管，導(dǎo)致重要文18.2-CT618.2-CA15持印人員外出辦事或不在單位時(shí)應(yīng)及 時(shí)授權(quán)委托其他人員保管相關(guān)印鑒， 代管人員在辦理用印時(shí)除了按照用印 審批程序辦理外還須詳細(xì)記錄用印登預(yù)防型印章管理辦法離崗公司印章移交單件無法及時(shí)蓋章， 造成一定影響，影 響公司經(jīng)營效率目 標(biāo)記信息，待持印人員回來后將印鑒和用印記錄一同交給持印人員18.2-R12沒有對(duì)印章外借情 況進(jìn)行規(guī)范和規(guī) 定，導(dǎo)致印鑒違規(guī) 使用，造成舞弊風(fēng) 險(xiǎn)，影響公司資產(chǎn) 保全目標(biāo)18.2-CT518.2-CA16原則上公司印章不得攜帶外出，當(dāng)發(fā) 生需外岀使用公司印鑒時(shí)，由用印人 員申請(qǐng)，依辦法規(guī)定的流程審批通過 后使用，用印管理人員陪同，并做好 用印登記經(jīng)辦/審批預(yù)防型印章管理辦法用印審 批單中 勾選“印章外帶 使用”的 選項(xiàng)。18.2-R13未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批更 改、收回或銷毀印 鑒，導(dǎo)致印鑒無法 使用，造成重大影 響，影響公司經(jīng)營 效率目標(biāo)18.2-CT718.2-CA17當(dāng)公司相關(guān)印鑒不符合使用需要或因 發(fā)生變更需要更換時(shí)，由印鑒保管人 員向部門負(fù)責(zé)人提岀變更或撤銷申 請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)后辦理變更 或銷毀手續(xù)預(yù)防型印章管理辦法印章停 用銷毀 報(bào)告印鑒變更或銷毀時(shí)無相關(guān)人員監(jiān)督執(zhí)行，導(dǎo)致應(yīng)該銷毀18.2-的印鑒未得到