行政公文處理辦法

1、行政公文處理辦法 體系文件 名 稱 工作指引 編 號(hào) wi/424-zn01-03 文件標(biāo)題 行政公文處理辦法 1.0 目的 規(guī)范公司和各部門行政文件、業(yè)務(wù)資料的管理。 2.0 適用范圍 適用于公司各部門。 3.0 職責(zé) 部門/崗位 工 作 內(nèi) 容 頻次/時(shí)間 總經(jīng)理 審批公司紅頭文件，必要時(shí)對(duì)各部門收到的外來(lái)公文提出處理意見(jiàn)。 1 個(gè)工作日 部門負(fù)責(zé)人 審批以本部門名義發(fā)布的文件。 對(duì)本部門收到的外來(lái)公文提出處理意見(jiàn)。 1 個(gè)工作日 及時(shí) 經(jīng)辦人員 編制需發(fā)布的文件，辦理文件規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)。 及時(shí) 檔案管理員 文件的歸口管理，有效控制。 及時(shí) 注：部門指公司本部各職能部門、科室。 4.0 方

2、法和過(guò)程控制 4.1 文件的分類 4.1.1 行政文件：公司級(jí)/分公司級(jí)年度計(jì)劃、人事任免、獎(jiǎng)懲決定、專題報(bào)告、工作總結(jié)等對(duì)內(nèi)外發(fā)文等，以紅頭文件形式發(fā)布；公司日常往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)報(bào)告等以非紅頭文件形式發(fā)布。 4.1.2 體系文件：包括各類管理制度、組織架構(gòu)、職務(wù)說(shuō)明書(shū)等。（按體系文件控制辦法處理。） 4.1.3 其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報(bào)等（不需編號(hào)）。 4.1.4 外來(lái)文件：包括外來(lái)公文和外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)。外來(lái)公文，指政府部門、上級(jí)公司下發(fā)的公文。外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)，指政府部門制定的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)；上級(jí)公司下發(fā)的各種管理制度等。 4.2 行政

3、文件的編碼及格式 4.2.1 公司級(jí)行政文件須經(jīng)總經(jīng)理審批，人力資源部承辦并統(tǒng)一管理。編號(hào)方法為：xxxx年度序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。紅頭文件格式如下： 紅色文件頭 編號(hào)（五號(hào)黑體） 文件名稱（二號(hào)黑體） 文件內(nèi)容（四號(hào)宋體） 公司簡(jiǎn)稱（四號(hào)宋體） 簽署：（四號(hào)宋體，對(duì)外發(fā)文無(wú)須簽署） xxx 年九月一日（四號(hào)宋體，中文數(shù)字） 4.2.2 公司級(jí)行政文件須經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人審批，行政職能口承辦，報(bào)公司人力資源部備案。編號(hào)方法為：醫(yī)院有限公司年度序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。 紅頭文件格式如下： 紅色文件頭 編號(hào)（五號(hào)黑體） 文件名稱（二號(hào)黑體） 文件內(nèi)容（四號(hào)宋體） xxx 醫(yī)院有限公司（四號(hào)宋體） 簽署：（四

4、號(hào)宋體，對(duì)外發(fā)文無(wú)須簽署） 年八月一日（四號(hào)宋體，中文數(shù)字） 非紅頭文件格式如下： 文件名稱（二號(hào)黑體） 編號(hào)（五號(hào)黑體） 文件內(nèi)容（四號(hào)宋體） xxxx 醫(yī)院有限公司（四號(hào)宋體） 簽署：（四號(hào)宋體，對(duì)外發(fā)文無(wú)須簽署） xxx 年九月一日（四號(hào)宋體，中文數(shù)字） 4.2.3 本部職能部門行政文件編號(hào)方法為：（職能部門簡(jiǎn)稱）年度序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。職能部門簡(jiǎn)稱：人事部、財(cái)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)部等；如增加新部門，由人力資源部確定部門簡(jiǎn)稱。本部職能部門行政文件僅限公司范圍內(nèi)使用；如因工作需要對(duì)外行文，以公司名義發(fā)文，按公司級(jí)行政文件承辦要求辦理。 本部職能部門行政文件格式為： 文件名稱（二號(hào)黑體） 文件編號(hào)（五

5、號(hào)黑體） 文件內(nèi)容（四號(hào)宋體） xxxx 公司+職能部門全稱（四號(hào)宋體） 簽署：（四號(hào)宋體） 年九月一日（四號(hào)宋體，中文數(shù)字） 4.2.4 部門級(jí)行政文件編號(hào)方法為：（項(xiàng)目簡(jiǎn)稱）年度序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。項(xiàng)目簡(jiǎn)稱由人力資 源部確定。 項(xiàng)目級(jí)行政文件格式為： 文件名稱（二號(hào)黑體） 文件編號(hào)（五號(hào)黑體） 文件內(nèi)容（四號(hào)宋體） xxx 醫(yī)院（四號(hào)宋體） 部（四號(hào)宋體） 簽署：（四號(hào)宋體，對(duì)外發(fā)文無(wú)須簽署） 年九月一日（四號(hào)宋體，中文數(shù)字） 注：內(nèi)部流轉(zhuǎn)的行政文件的字體須符合以上要求，字號(hào)可根據(jù)具體情況確定，但須保持文件各部分字號(hào)大小的協(xié)調(diào)性。 4.3 行政文件的發(fā)布 4.3.1 所有行政文件均需填寫(xiě)文

6、件處理表，經(jīng)本級(jí)/部門第一負(fù)責(zé)人審批，由行政職能口承辦并發(fā)布。通過(guò)電子顯示屏向顧客公布的信息須保存審批記錄，并對(duì)發(fā)布信息的電子顯示屏拍照保存。 4.3.2 重要文件送達(dá)外部單位/客戶及相關(guān)業(yè)務(wù)單位時(shí)，須請(qǐng)對(duì)方在文件發(fā)放簽收表簽收，簽收記錄與所發(fā)文件一起長(zhǎng)期保存。 4.4 行政文件的更改 行政文件如需更改，須按原審批程序重新報(bào)批。 4.5 外來(lái)文件的處理 4.5.1 當(dāng)收到外來(lái)公文需處理時(shí)，填寫(xiě)文件處理表，由行政職能負(fù)責(zé)人提出處理意見(jiàn)，必要時(shí) 報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見(jiàn)后處理，處理完后由行政部門負(fù)責(zé)存檔。 4.5.2 收到外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)時(shí)，按質(zhì)量記錄及文檔管理辦法處理。 4.6 文件的存檔 按照質(zhì)量記錄及文檔管理辦法執(zhí)行。 4.7 電子文檔的管理 按照電子文檔管理規(guī)定執(zhí)行。 4.8 文件的保密 4.8.1 公司需嚴(yán)格保密的文件包括：總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性會(huì)