合同歸檔管理制度(共3頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上合同歸檔管理制度1.目的為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)集團(tuán)各類合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。2.適用范圍 適用于集團(tuán)（含集團(tuán)下屬各分/子公司）各類合同的管理。3.職責(zé)3.1 人力資源部是本制度制定的責(zé)任部門(mén)；3.2 總裁辦是本制度執(zhí)行的監(jiān)督部門(mén)；3.3 各部門(mén)是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門(mén)。4.分類管理（詳見(jiàn)下表）合同類別管理部門(mén)備注 原件復(fù)印件及掃描件業(yè)務(wù)類行政部行政部、合同簽訂部門(mén)合同最好一式三份以上，簽訂部門(mén)保留一份技術(shù)類行政部行政部、技術(shù)部財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)部計(jì)劃財(cái)務(wù)部、合同簽訂部門(mén)人事類人力資源部分/子公司保留原件，集團(tuán)人力資源部保留復(fù)印件其他行政部合同簽訂

2、部門(mén)合同最好一式三份以上，簽訂部門(mén)保留一份注：各類合同（除勞動(dòng)合同）的簽訂部門(mén)都必須傳一份掃描件至法務(wù)部分類存檔。5.歸檔管理 5.1各部門(mén)指定專人進(jìn)行合同歸檔管理，各類合同經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門(mén)進(jìn)行復(fù)印、掃描，原件（包括：文件處理單及相關(guān)附件）送至原件保管部門(mén)進(jìn)行存檔保管，復(fù)印件、掃描件由合同簽訂部門(mén)自行保管（如有多余原件，合同簽訂部門(mén)自行保管一份）； 5.2原件保管部門(mén)收到合同原件后，對(duì)合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔 歸檔管理； 5.3電子歸檔處理完后，對(duì)合同原件進(jìn)行紙檔分類保存，并建立查詢目錄； 5.4市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)中心（含分/子公司）的各類合同（非人事類），商務(wù)管理部

3、必須統(tǒng)一保管一份復(fù)印件及掃描件。6.借閱管理 6.1合同查詢先從部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行查詢，如無(wú)法查詢，再到原件保管部門(mén)進(jìn)行 查詢（此條作為部門(mén)文件管理績(jī)效考核的參考數(shù)據(jù)之一）； 6.2如需查詢或使用原件，需填寫(xiě)合同借閱申請(qǐng)單（詳見(jiàn)附件：合同 借閱申請(qǐng)單）。7.交接管理7.1各部門(mén)合同管理人因辭職或異動(dòng)，需由部門(mén)負(fù)責(zé)人另指定專人進(jìn)行合同管理交接（包括：紙檔、電子檔），交接時(shí)需列合同交接清單；7.2辭職或異動(dòng)手續(xù)辦理時(shí)，人力資源部需審核是否有附有合同交接清單8.本制度由人力資源部制定，于2016年04月21日生效。 附件：合同借閱申請(qǐng)單 合同借閱申請(qǐng)單 申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人借閱目的借閱日期歸還日期部門(mén)負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)注：1.此申請(qǐng)單由合同借出部門(mén)存檔；2.合同借閱歸還后此單交還借閱人；3.如到期還未歸還的，出借部門(mén)需與借閱人再次確認(rèn)歸還日期。合同借閱申請(qǐng)單 申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人借閱目的借閱日期歸還日期部門(mén)負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)注：1.此申請(qǐng)單由合同借出部門(mén)存檔；2