文書檔案掃描管理系統(tǒng)說明書

1、鼎華文書檔案掃描管理系統(tǒng)軟件說明書1、 軟件背景與應(yīng)用前景在我們的日常工作中，我們往往需要將一些紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)化成電子版的文書檔案，這其中的原因有幾大點(diǎn)：一、紙質(zhì)檔案更占物理空間；二、紙質(zhì)檔案不易保存；三、紙質(zhì)檔案不易傳輸；四、人工的將紙質(zhì)檔案輸入到電腦上制作成電子版太耗費(fèi)人力物力。這時(shí)，鼎華文書檔案掃描管理系統(tǒng)軟件應(yīng)運(yùn)而生，我們課通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化成電腦上的電子版，然后可對(duì)掃描完成的文書檔案進(jìn)行歸檔、整理、收錄、保存等一系列的操作。在目前來說，我們的這項(xiàng)技術(shù)是最為實(shí)用和快捷的，并且成本低廉，適合所有的企業(yè)和個(gè)人實(shí)用，前景良好。2、 文書檔案掃描管理系統(tǒng)一、流程圖3、 系統(tǒng)的操作

2、說明一、文檔云端集中管理鼎華文書掃描管理系統(tǒng)，將文檔集中安全存儲(chǔ)在文檔服務(wù)器上，建立一套以服務(wù)器為中心的文檔組織、使用、協(xié)作、監(jiān)管機(jī)制，并支持文檔的安全和流程管控，讓企業(yè)文檔管理更方便、更高效、更安全、更規(guī)范。2、 個(gè)人網(wǎng)盤和公共文檔每個(gè)用戶在服務(wù)器上分配一個(gè)個(gè)人網(wǎng)盤，可以相互共享文檔；公司的公共文檔，可分多個(gè)欄目來組織，通過權(quán)限來控制用戶的使用。三、文件夾管理文檔的基本單位，文件夾支持任意層級(jí)，提供文件夾結(jié)構(gòu)模版。說明: 1) 便捷的文件夾操作欄；2) 快捷的文件上傳、在線編寫、新建文件夾按鈕； 3) 標(biāo)簽組提供多維度、多層次的文檔分類檢索機(jī)制； 4) 搜索文件夾內(nèi)的文件； 5) 記錄文件夾

3、所有文件的操作歷史（上傳、下載、刪除等操作）四、文檔強(qiáng)大的文件管理，包括上傳、下載、修改、權(quán)限管理、保密管理及評(píng)注訂閱等說明: 1).控制文件的各種權(quán)限、進(jìn)行外部編輯等2) 保密文件，未授權(quán)用戶無法進(jìn)行查看；3).文件版本上傳和附件上傳；4).文件版本管理。提供獲取歷史版本功能、支持版本差異比較、刪除歷史版本及定版功能；5).記錄文件的所有操作記錄（上傳、下載、刪除等操作）五、文檔在線查看無需安裝任何插件，系統(tǒng)除支持文檔預(yù)覽外，也支持圖紙、壓縮包在線預(yù)覽，支持音頻、視頻的在線播放；說明:1) PDF在線翻頁預(yù)覽；2) .表格文檔在線預(yù)覽；3).圖紙?jiān)诰€預(yù)覽；4).視頻在線播放；5).音頻在線播

4、放六、文檔搜索支持中英文全文搜索，直接搜索常見文檔(包括CAD圖紙)中的文字. 基于位置、時(shí)間、人員、包含文字、標(biāo)簽等多條件組合搜索。 配合OCR組件，可對(duì)識(shí)別圖片中的文字進(jìn)行搜索七、文檔云端創(chuàng)建直接創(chuàng)建各種格式的文檔，也可選擇公司內(nèi)部的文檔模版進(jìn)行創(chuàng)建。直接支持HTML、Markdown、reST等格式化文檔的在線編寫。八、文檔在線編輯提供在線編輯功能，實(shí)現(xiàn)文檔編輯和桌面編輯器(如word、Excel等)的無縫集成。編輯完成后，外部編輯器會(huì)自動(dòng)在后臺(tái)將文件上傳到服務(wù)器九、自定義屬性(元數(shù)據(jù))用戶可以自定義文檔的屬性、更完整的描述文檔十、文檔分享和討論替代笨重的郵件，直接可以對(duì)文檔進(jìn)行分享和討

5、論. 可分享到公司內(nèi)外人員，使用內(nèi)部消息、郵件、短信進(jìn)行通知。十一、文檔發(fā)布三種文檔發(fā)布狀態(tài): 編寫、待審、發(fā)布。一旦發(fā)布，禁止對(duì)文檔的修改，實(shí)現(xiàn)文檔保護(hù)。十二、文檔關(guān)聯(lián)流程系統(tǒng)提供一組文檔關(guān)聯(lián)的流程，如審批、借閱、分發(fā)、收回、廢止、回顧等，通過流程實(shí)現(xiàn)文檔管理的規(guī)范化。流程可以靈活定制。十三、個(gè)人工作臺(tái): 個(gè)人的工作中心以個(gè)人為中心，組織系統(tǒng)內(nèi)容。 不用離開個(gè)人工作臺(tái)，快速定位需要的內(nèi)容。說明: 1).個(gè)人工作臺(tái)消息；2) .個(gè)人工作臺(tái)文檔，包括待我審核的文件、最近提交和共享的文件；3) .個(gè)人工作臺(tái)收藏；十四、文件夾和文檔授權(quán)提供精細(xì)、易用的權(quán)限控制，可進(jìn)行授權(quán)委托管理、權(quán)限繼承、成組授權(quán)

6、、和7級(jí)查看人機(jī)制說明: 1). 7級(jí)查看，控制預(yù)覽、添加、編輯、移動(dòng)、復(fù)制、下載等權(quán)限；2) . 可針對(duì)某個(gè)部門、某個(gè)崗位進(jìn)行成組授權(quán)，；3）. 禁止某人權(quán)限十四、操作歷史每一個(gè)文檔的所有操作都會(huì)記錄進(jìn)操作歷史，方便進(jìn)行安全檢查. 同時(shí)，刪除的文檔，在這里可以還原。十五、系統(tǒng)安全策略系統(tǒng)管理員更加靈活的設(shè)置系統(tǒng)安全策略： 1) 公司外訪問禁止下載 2) 屏蔽系統(tǒng)外發(fā)功能 3) 技術(shù)資料，僅僅在技術(shù)部門的網(wǎng)段可以訪問十六、桌面防泄密 離線文檔安全管控文檔下載到桌面后，仍然可以進(jìn)行安全管控，原理如下：十七、開放API：連接各種軟件和設(shè)備鼎華提供FTP、WebDAV等標(biāo)準(zhǔn)文檔訪問接口，并支持IMAP郵件附件的讀取，和掃描儀、傳真等設(shè)備直接連接，并可和企業(yè)OA、ERP、CRM、項(xiàng)目管理軟件集成，直接