行政部主要工作

1、行政部主要工作就是：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施、店鋪設(shè)施的日常治理與維護(hù)；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放治理；執(zhí)行公司證照印鑒的治理；執(zhí)行檔案的歸檔治理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的治理；執(zhí)行各種費(fèi)用的交納；執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā)事件處理:執(zhí)行秘書事務(wù)治理；執(zhí)行平安保衛(wèi)工作；執(zhí)行后勤、食堂的治理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級交辦事務(wù)等.具體工作流程一、執(zhí)行公司證照申辦流程成立公司或申請辦理分支機(jī)構(gòu),先準(zhǔn)備辦理營業(yè)執(zhí)照相關(guān)資料,然后到工商局領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照登記申請表；營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后,持營業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復(fù)印件辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證；組織機(jī)構(gòu)代碼證辦理完畢后,準(zhǔn)備相關(guān)資料辦理

2、稅務(wù)登記證.二、執(zhí)行公司證照印鑒治理對于公司的各種印鑒及證照,應(yīng)進(jìn)行妥善保管,并對其歸檔編號治理.證照借閱時要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)借閱程序進(jìn)行審批、登記,特別就是公章的外出借用、加蓋,更應(yīng)該根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定來執(zhí)行,以免出現(xiàn)不良事件.三、執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放治理月末行政部要根據(jù)其她部門的請購方案及庫存情況,并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲藏以備不時之需,作好請購方案單經(jīng)經(jīng)理審批后,及時保質(zhì)保量地采購辦公用品與日常用品,采購物品應(yīng)當(dāng)定價定點(diǎn),保證質(zhì)優(yōu)價廉.要作好物品出入庫登記,每月盤存,帳物相符.四、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的治理對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品,需要建立臺帳清單,監(jiān)督各部門于

3、每月 2525 日進(jìn)行盤點(diǎn),辦公室會根據(jù)各部門盤點(diǎn)情況進(jìn)行抽查,核對帳物就是否相符,然后根據(jù)各部門盤點(diǎn)狀況及調(diào)動增加狀況制作?固定資產(chǎn)、低耗品清單?報表發(fā)放各部門；每季度組織財務(wù)部對各部門進(jìn)行全面盤點(diǎn),核對帳物.對需要報廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請報廢,及時跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對,做到帳物相符.對于資產(chǎn)治理不當(dāng)、帳物不符,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處分.五、執(zhí)行各部門及店鋪根底設(shè)備、設(shè)施維修治理行政部負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求安排電工或外請技術(shù)人員維修、對維修全過程進(jìn)行限制；電工負(fù)責(zé)對日常維修的材料進(jìn)行申購及采購,保證質(zhì)量;各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn).六、執(zhí)行文件檔案的歸檔治理根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn),做好系統(tǒng)

4、編目、分類存放、排列有序,定期收集各類文件資料,并整理立卷歸檔.七、文件資料收發(fā)、復(fù)印、打印治理各類文件資料收發(fā)、復(fù)印、打印均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄,及時將各類信息通知、文件進(jìn)行上彳下達(dá),特別就是各類價格通知、重要信息應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時傳遞給相關(guān)部門.八、執(zhí)行各種費(fèi)用的支付按時申請、交納公司各項(xiàng)費(fèi)用,例如：店鋪?zhàn)饨?、員工房屋租金、水電費(fèi)、車輛養(yǎng)路費(fèi)、車船稅、工商治理費(fèi)等.并將所要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄,對各項(xiàng)資金審批單歸類治理.做到資金審批的及時、準(zhǔn)確,以保證各職能部門工作的正常開展.九、執(zhí)行對外關(guān)系建立維護(hù)建立良好的公共關(guān)系平臺就是企業(yè)正常經(jīng)營的關(guān)鍵彳亍政部門肩負(fù)著對外溝通、

5、協(xié)調(diào)的重任,要把對外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來抓,企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關(guān)系,既有政府部門的,又有社會關(guān)系的,哪方面關(guān)系處理不好,或多或少都會有一定影響.在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通,并結(jié)合實(shí)際情況,建立新的公共關(guān)系.在對外交往中要自覺維護(hù)公司形象,要將對外關(guān)系維護(hù)情況及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便作出符合公司利益的調(diào)整.十、執(zhí)行處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后行政部門在收到信息的同時,要根據(jù)事件影響的大小,迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報,并及時處理,將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度,情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及日匯報時可先處理再匯報,但事后要向領(lǐng)導(dǎo)說明原因.在處理突發(fā)事件時,應(yīng)把握有利

6、原那么,要充分維護(hù)公司或員工的利益,樹立好公司的整體形象.十一、后勤效勞保證行政部門要將后勤效勞保證列入日常工作中,要增強(qiáng)對食堂、宿舍、車輛的治理,為員工提供較為良好的生活、住宿環(huán)境,在符合經(jīng)費(fèi)開支規(guī)定的情況下使大家基本滿意.要經(jīng)常檢查食堂收支情況,收集員工建議,提升保證質(zhì)量；車輛治理中,要制定相應(yīng)制度經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀(jì),保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài),保證人員接送、貨物輸送的時效性.平安工作就是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作彳亍政部門就是平安工作的主要執(zhí)行部門.日常工作中應(yīng)將平安工作、保密工作列入議事日程,要真正做到天天講平安、處處抓平安,人人有安全、保密意識,只有平安保密工作做到位了,才能保證公司

7、的正常工作秩序與正常的經(jīng)營活動.要充清楚確重點(diǎn)保衛(wèi)位置,不定期地組織檢查,認(rèn)真查出平安隱患,及時消除潛在的平安危害并作好記錄.要落實(shí)平安責(zé)任制,簽定平安責(zé)任制,規(guī)劃平安教育、培訓(xùn)方案并認(rèn)真加以實(shí)施.十二、日常事務(wù)處理行政部門的工作雜而亂,涉及面廣,大小事情多,并且很多事務(wù)具有不可確定性,臨時出現(xiàn)的工作,會給當(dāng)日方案工作帶來很大的沖突,這時就要擇其輕重而處理.總體來講行政部門屬于效勞保證部門,就是為其她部門包括店鋪效勞的,所以也要協(xié)助她們處理不涉及本部門的日常事務(wù).否那么會影響正常工作秩序,甚至?xí)绊懡?jīng)營活動.故日常事務(wù)的處理就是行政工作的重要方面.十三、執(zhí)行上級交辦事務(wù)優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù)

8、,規(guī)定時限內(nèi)完成不了的,應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因,并盡力盡快完成,最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報.一、辦公用品領(lǐng)用 1 1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實(shí)際需要見附表 1 1, ,向本部門兼職內(nèi)勤提出申請,由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取.2 2、辦公用品采購原那么上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購,特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購置.3 3、辦公用品費(fèi)用每月攤銷一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品并在下一期預(yù)算中扣除超出局部.4 4、員工離職時,應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品,到行政部填寫交接清單并簽字.5 5、公司辦公用品每月 1 1 日、1515 日發(fā)放 2 2 次,其余

9、時間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認(rèn).二、 印簽治理 1 1、 公司印章刻制均須報總裁批準(zhǔn),由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù).2 2、下屬企業(yè)與部門根據(jù)實(shí)際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?但須經(jīng)總裁批準(zhǔn).3 3、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄, ,不能委托她人代管.4 4、用印人填寫用印登記簿,注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期.5 5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批前方可蓋印.三、復(fù)印 1 1、公司所有復(fù)印文檔工作原那么上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé),未經(jīng)行政部確認(rèn),各部門不得私自拿到公司外復(fù)印.2 2、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印治理臺帳上登記.3 3、復(fù)

10、印用紙、用墨費(fèi)用根據(jù)實(shí)際用量每月隨辦公用品攤銷,復(fù)印機(jī)維修費(fèi)用根據(jù)比例每季度攤銷.4 4、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符,除責(zé)成其重新填寫外,將限制該部門使用復(fù)印機(jī),直至落實(shí)責(zé)任及相關(guān)處分.5 5、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無關(guān)文件, ,行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn),有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度,通知人事部進(jìn)行處分.四、收發(fā) 1 1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送時,盡量要求對方注明本公司具體收件人, ,以便行政部及時分發(fā).2 2、行政部收到后, ,在接收臺帳上登記, ,并負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取及簽字確認(rèn).3 3、行政部每月或每季度根據(jù)使用比例攤銷費(fèi)用至各部門.五、信件收發(fā) 1 1、公司所有收發(fā)

11、治理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé).收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記,以及特殊文件資料的遞送.2 2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記.3 3、收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取.4 4、對貴重物品、匯款、郵包, ,要進(jìn)行專門登記,并及時通知個人簽字領(lǐng)取.5 5、對投遞錯誤的郵件,應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移.六、名片治理1 1、公司名片格式統(tǒng)一化,由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù).2 2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制.3 3、名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門就是否相符, ,姓名、聯(lián)系方法等需確認(rèn)無誤.4

12、 4、公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源.5 5、自確認(rèn)名片內(nèi)容起,一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取.6 6、名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次.七、公司設(shè)備申請流程為增強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)治理,標(biāo)準(zhǔn)治理工作程序,提升資產(chǎn)的使用效率,杜絕浪費(fèi)；參照?行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)治理方法?國管財字3232 號規(guī)定,結(jié)合我公司實(shí)際情況,特制定我公司設(shè)備申請流程： 一原那么：講究方案性與本錢效益,以物質(zhì)資源供給的有序性,保證公司職能的按方案完成：1 1、配發(fā)過程中,就是否供給,供給多少, ,要以客觀需要為依據(jù),而不就是單純的級別；2 2、要考慮實(shí)際可能的收益對工作白推動而不就是不計工本,不問效果,一定要保證重點(diǎn),分清緩急,把有限的

13、資源用在刀刃上;3 3、要使庫存保持合理的限度根本上無閑置的資產(chǎn),注意提升資金的有效利用率.二、具體流程：1.1.各部門根據(jù)各自工作的實(shí)際情況與預(yù)算方案,提出切實(shí)可行的申請要求內(nèi)容具體翔實(shí)、理由充分,經(jīng)部門經(jīng)理與分管副總簽字同意后,抄送給行政部.2 2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實(shí),并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)遵循設(shè)備申請原那么,提出解決建議與意見調(diào)撥或購置.3.3.如果采取調(diào)撥程序, ,行政部將調(diào)撥方案上報行政部主管副總簽字確認(rèn)后實(shí)施； 4.4.如果采取購置程序,行政部將參照江蘇大軟件股份有限公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定蘇股財字 023023 第 003003 號有關(guān)規(guī)

14、定具體執(zhí)行.5 5.采購由行政部統(tǒng)一申請費(fèi)用、組織購置、費(fèi)用攤銷,過程遵循價廉物美的原那么,在滿足各部門需求的根底上,注意設(shè)備的性能價格比,多壓價比價、厲行節(jié)約.設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部與市場部組織驗(yàn)收核查；固定資產(chǎn)登記后,由各部門登記領(lǐng)用,責(zé)任到人.6 6.所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫,并在部門設(shè)備治理員處登記.八、午餐飯票 1 1、員工到職,由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票.2 2、每月30303131 日,各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票.3 3、每月 1 12 2 日,由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單.如

15、遇周末,順延兩天.行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票.4 4、如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏,由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé).客飯餐券的領(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單,并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn).5 5、非正式員工實(shí)習(xí)生等領(lǐng)用飯票由本人全額付款,研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票.九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工,表達(dá)行政部的效勞性.現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢? 1、各部門根據(jù)各部門的實(shí)際需要,提出訂餐、訂票、訂房申請,并填寫相應(yīng)的申請表內(nèi)容具體詳實(shí),部門經(jīng)理簽字確認(rèn).2 2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前,先行申請好費(fèi)用,交予行政部代辦,在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款.3 3、各部門承當(dāng)在訂餐

16、、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險,例如承當(dāng)退票費(fèi)、退房費(fèi)等.費(fèi)用超過 500500 元以上,4,4、申請需要其部門主管副總簽字確認(rèn).訂餐、5 5、訂票、訂房工作需一定的提前量訂票一般提前 2 23 3 天知會行政部,訂餐、訂房一般提前 1 12 2 天.6 6、各部門申請不得提升出實(shí)際需要的要求.十、禮品 1 1、禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購, ,選擇原那么為高雅、大方、實(shí)用能表達(dá)公司形象.2 2、各部門根據(jù)禮品清單見附表 2 2領(lǐng)用公司禮品,需向本部門經(jīng)理提出申請,填寫禮品領(lǐng)用單, ,簽字確認(rèn)費(fèi)用來源.3 3、各級部門經(jīng)理必要時由總裁或分管行政副總簽字后到行政部領(lǐng)取禮品.4

17、 4、禮品費(fèi)用每季度攤銷一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品,并在下一期預(yù)算中扣除超出局部.十一、宣傳品 1 1、公司宣傳品包括手提袋長、短、宣傳彩頁、公司簡介與產(chǎn)品說明書等.2 2、領(lǐng)用宣傳品在 5 5 份以下的,由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記.3 3、領(lǐng)用宣傳品在5 5份以上的,需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單,由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后, ,在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用.4 4、宣傳品費(fèi)用初步擬訂每季度攤銷一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品, ,并在下一期預(yù)算中扣除超出局部.5 5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目,行政部除責(zé)成其

18、重新填寫外,并向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處分.十二、會議治理 1 1、公司行政部統(tǒng)一治理會議制度,所有會議均須及時通知行政部,便于安排與登記備案.如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn).2 2、會議承辦人需提交會議時間、會議地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等見附表 3 3, ,便于行政部配合工作.會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試.3 3、除其她部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由行政部整理、立卷、存檔.4 4、會議結(jié)束后由行政部派人清理會場,查收設(shè)備.5 5、會議室使用費(fèi)用按部門使用比例每季度攤銷一次.十三、車輛治理 1 1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用,公司人員如要用車, ,請遵循以下

19、治理?xiàng)l例：2 2、公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)治理,分別按車號設(shè)冊登記管理.3 3、 公司車輛的使用實(shí)行派車單制度.員工應(yīng)認(rèn)真填寫派車單交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字.假設(shè)有預(yù)計用車需要, ,應(yīng)提前 2 23 3 天向行政部門提交派車單申請.4 4、派車單經(jīng)行政部匯總后,由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度.5 5、車輛使用完畢,使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫車輛使用實(shí)際情況記錄單交行政部備案.6 6、 行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次,以防浪費(fèi),如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時指不正常應(yīng)送請調(diào)整修理.公司車輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下：市內(nèi)用車：7 7、普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 1 1、5 5元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 2 元

20、/公里.等候計費(fèi)：等候時間在半小時內(nèi),免計費(fèi)用,超過半小時局部, ,按 0 0、5 5元/分鐘計費(fèi).長途用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 1 1、0 0 元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 2 元/公里.直接費(fèi)用如汽油費(fèi)、過橋過路費(fèi)、停車費(fèi)等,由各用車部門自理.各部門車輛使用費(fèi)每季度結(jié)算,并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后交財務(wù)部.十四、設(shè)備維修流程 1 1.報修人員先將報修信息反應(yīng)給各部門的設(shè)備治理員；2.2.部門設(shè)備治理員初步檢查后,?設(shè)備報修單?提供設(shè)備編號與故障現(xiàn)象填寫,部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部 3 3 行政部設(shè)備治理員根據(jù)編號,聯(lián)系廠商,組織及時維修；4.4.通過暫借、調(diào)撥等方式,將暫時不用的設(shè)備給報修者使用；5 5.機(jī)器設(shè)備維修完畢,行政部登記備案,發(fā)還給報修者使用；涉及到的維修費(fèi)用,6.,6.由各部門承當(dāng).十五、電子屏使用標(biāo)準(zhǔn)一原那么電子屏就是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體.為更好的使用電子屏,做到使用主體合格,信息確認(rèn)有效,發(fā)布時間合理等,特制定本使用標(biāo)準(zhǔn).一、使用主體 1 1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及治理權(quán).2 2、行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理.3 3、電子屏責(zé)任人的責(zé)任包括：及時實(shí)施公司信息發(fā)布,制定信息發(fā)布時間表,制定信息更新方案,電