集團(tuán)文件管理制度格式修改

1、集團(tuán)文件管理制度編制部門: 審核人: 批準(zhǔn)人:修訂頁(yè)版本修改摘要修改時(shí)間審核人批準(zhǔn)人首版發(fā)放第一章總則為了建立集團(tuán)文件控制管理系統(tǒng)，確保集團(tuán)內(nèi)部信息溝通的順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高集團(tuán)管理 工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。第二章文件種類第一條下行文（一）下行文即上級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)下屬機(jī)構(gòu)的發(fā)文。（二）凡是集團(tuán)對(duì)其直屬機(jī)構(gòu)及下級(jí)單位發(fā)文、區(qū)域?qū)ζ渲睂贆C(jī)構(gòu)及下級(jí)單位發(fā)文、工廠對(duì)其 下屬部門發(fā)文，均應(yīng)采用決定、決議、規(guī)定、通知、通報(bào)、批復(fù)、重要傳真等下行文。第二條上行文（一）上行文即下屬單位向上級(jí)機(jī)構(gòu)的呈文。（二）凡是集團(tuán)直屬機(jī)構(gòu)及下級(jí)單位對(duì)集團(tuán)呈文、區(qū)域直屬機(jī)構(gòu)及下級(jí)單位對(duì)區(qū)域呈文、工廠 下屬部門對(duì)工廠呈文，均

2、應(yīng)采用報(bào)告、請(qǐng)示、申請(qǐng)等上行文。第三條平行文（一）平行文即各平級(jí)機(jī)構(gòu)、平級(jí)單位之間的行文。（二）凡是各職能部門之間、各區(qū)域之間、各門店之間、各工廠之間的行文，均應(yīng)采用通知、 函、建議等平行文。（三）如需與本集團(tuán)不相隸屬的單位、部門商洽工作，咨詢和回復(fù)問題，通報(bào)情況時(shí)，應(yīng)采用平行文中的函。第三章行文規(guī)則第一條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。第二條 部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng) 當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。第三條向下級(jí)機(jī)構(gòu)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)構(gòu)。第四條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)構(gòu)，如需逐級(jí)請(qǐng)示的，應(yīng)

3、當(dāng)寫明所有的批復(fù)機(jī)構(gòu)。第五條“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第六條下級(jí)機(jī)構(gòu)不得對(duì)上級(jí)機(jī)構(gòu)作指示，交任務(wù)。第四章行文格式第一條下行文、對(duì)外行文格式（一）公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、 主送機(jī)構(gòu)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)構(gòu)、印發(fā)機(jī)構(gòu)和印 發(fā)日期等部分組成。（二）密級(jí)分類：1、絕密：指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文件。2、秘密：指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向集團(tuán)內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文件。3、機(jī)密：指不宜向集團(tuán)以外人員透露內(nèi)容的文件。（三）緊急級(jí)別分類：特急、緊急和普通。（四）發(fā)文機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)構(gòu)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱

4、；聯(lián)合行文，主辦機(jī)構(gòu)排列在前。（五）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)構(gòu)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)構(gòu)發(fā)文字號(hào)。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī) 章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（八）除集團(tuán)董事長(zhǎng)、集團(tuán)總裁、區(qū)域總經(jīng)理等下發(fā)的公文采用簽發(fā)人簽名以外，其余公文一 律加蓋印章。印章蓋在成文時(shí)間的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時(shí)間之下。當(dāng)公文排版后 所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處 一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（九）主送機(jī)構(gòu)：指公文的主要

5、受理機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。上行文的主 送機(jī)構(gòu)應(yīng)寫于標(biāo)題之下、正文之前，頂格并加冒號(hào)。下行文的主送機(jī)構(gòu)寫于正文之后。主送機(jī)構(gòu) 的全稱、特稱、單稱，應(yīng)使用統(tǒng)一的稱謂和序列表述，不能經(jīng)常變換。（十）呈報(bào)機(jī)構(gòu)指除主送機(jī)構(gòu)外需要知曉公文的上級(jí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（十一）抄送機(jī)構(gòu)指除主送機(jī)構(gòu)外需要執(zhí)行或知曉公文的平級(jí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化 簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（十二）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為 準(zhǔn)。（十三）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。（十五）公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照集

6、團(tuán)公文格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（十六）公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm X 2 9 7mm ）。張貼的公文用紙大小, 根據(jù)實(shí)際需要確定；另外，平行文、上行文（指請(qǐng)示、報(bào)告）一律采用集團(tuán)規(guī)定的信箋紙。第二條管制文件格式（具體的格式見附件9）（一）管制文件是指在修訂或換版時(shí)均須收回或處理相應(yīng)變更前文件的文件。包括集團(tuán)各種規(guī) 章制度、辦法、規(guī)定、工作說(shuō)明書、工作流程等。（二）管制文件一般由封面、修訂頁(yè)和主體大部分組成。1、封面。由版頭、標(biāo)題、編制機(jī)構(gòu)、審核人、批準(zhǔn)人和管制印章組成；其中版頭由集團(tuán)名 稱、標(biāo)識(shí)、文件編號(hào)、版本、密級(jí)和頁(yè)碼組成。2、修訂頁(yè)。由版頭、摘要、修改機(jī)構(gòu)、修改時(shí)間、審核人和批準(zhǔn)

7、人組成。3、主體。由版頭、文件內(nèi)容組成；其中版頭由集團(tuán)標(biāo)識(shí)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)、版本、密 級(jí)和頁(yè)碼組成。第三條上行文格式一般由標(biāo)題、主送機(jī)構(gòu)、正文、行文機(jī)構(gòu)、署名和行文日期、批復(fù)組成。各組成部分的要求參照第一條。（具體格式見附件12）第四條平行文格式一般由版頭（即內(nèi)部通啟卜發(fā)送機(jī)構(gòu)、行文機(jī)構(gòu)、行文日期、事由及正文組成。各組成部分 的要求參照第一條。（具體格式見附件13）第五章文件控制機(jī)構(gòu)的職能第一條 文件控制機(jī)構(gòu)及責(zé)任人是由集團(tuán)行政部文控辦、區(qū)域辦公室、門店辦公室及其文控 員（即負(fù)責(zé)文件管理的人員）組成。第二條文件控制機(jī)構(gòu)的職能（一）集團(tuán)行政部文控辦1、負(fù)責(zé)建立和維護(hù)集團(tuán)文件控制管理系統(tǒng)，確保

8、文件控制程序能有效實(shí)施和保持。2、負(fù)責(zé)集團(tuán)總裁審批范圍內(nèi)所有管制文件的編輯、審核、報(bào)批、分發(fā)、回收、管制。3、負(fù)責(zé)集團(tuán)總裁審批范圍內(nèi)所有下行文的編輯、審核、報(bào)批、分發(fā)。4、負(fù)責(zé)本部門所有文件的擬定、編輯、審核、報(bào)批、分發(fā)。5、負(fù)責(zé)集團(tuán)各行文部門所有下行文件文稿的審核、編輯、分發(fā)。6、負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域辦公室和各部門文控員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及稽查。（二）區(qū)域辦公室1、負(fù)責(zé)向本區(qū)域及下屬單位轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)各類文件。2、負(fù)責(zé)維護(hù)區(qū)域文件控制管理系統(tǒng)，確保文件控制程序能有效實(shí)施和保持。3、負(fù)責(zé)區(qū)域總經(jīng)理審批范圍內(nèi)所有管制文件的編輯、審核、報(bào)批、分發(fā)、回收、管制4、負(fù)責(zé)區(qū)域總經(jīng)理審批范圍內(nèi)所有下行文的編輯、審核、報(bào)批、分發(fā)。

9、5、負(fù)責(zé)本部門所有文件的擬定、編輯、審核、報(bào)批、分發(fā)。6、負(fù)責(zé)區(qū)域各行文部門所有下行文件文稿的審核、編輯、分發(fā)。7、負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域所有文控員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及稽查。（三）門店文控員1、負(fù)責(zé)本門店負(fù)責(zé)人審批范圍內(nèi)的所有文件的編輯、呈報(bào)、分發(fā)及歸檔。2、負(fù)責(zé)本門店所有文件的接收及傳達(dá)工作。（四）職能部門文控員1、負(fù)責(zé)本部門主管審批范圍內(nèi)的所有文件的編輯、呈報(bào)、分發(fā)及歸檔。2、負(fù)責(zé)本部門所有文件的接收及傳達(dá)工作。第六章公文擬。）訂程序第一條管制文件擬（修）訂程序（一）管制文件擬訂1、集團(tuán)總裁審批范圍內(nèi)各類管制文件定稿后需由責(zé)任部門填寫集團(tuán)發(fā)文審批表，然后 才能將稿件的電腦版和經(jīng)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的文稿送交

10、集團(tuán)行政部。2、區(qū)域總經(jīng)理審批范圍內(nèi)的各類管制文件定稿后需由責(zé)任部門填寫集團(tuán)發(fā)文審批表， 然后才能將稿件的電腦版和經(jīng)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的文稿送交所屬區(qū)域辦公室。（二）管制文件修訂1、若文件在運(yùn)行中存在不完善之處，由發(fā)現(xiàn)部門知會(huì)原制訂部門主管，進(jìn)行文件修訂，具 體操作按文件擬訂程序執(zhí)行。2、所有管制文件版本號(hào)均從開始，依次為、版，若只涉及文件局部小改，則當(dāng)頁(yè)版本號(hào)由變更為，依次類推。原則上更改次數(shù)超過(guò) 5次或有必要時(shí)則變更其版次。第二條一般公文擬定程序（一）集團(tuán)各類呈交總裁、區(qū)域總經(jīng)理審批的下行文需由責(zé)任部門填寫集團(tuán)發(fā)文審批表， 并將稿件的電腦版和經(jīng)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的送交集團(tuán)行政部或區(qū)

11、域辦公室。（二）通過(guò)文控機(jī)構(gòu)發(fā)文的公文擬定注意事項(xiàng)1、文件應(yīng)是一文一事。特別是請(qǐng)示與報(bào)告不能混合使用，請(qǐng)示是指請(qǐng)求上級(jí)指示、批準(zhǔn)的 事項(xiàng)；報(bào)告是指向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)的指示事項(xiàng)。2、除有特殊規(guī)定外，應(yīng)當(dāng)明確發(fā)文機(jī)構(gòu)、文件標(biāo)題、主送機(jī)構(gòu)、呈報(bào)、抄送機(jī)構(gòu)。3、對(duì)于某些有特殊處理要求的文件應(yīng)按如下規(guī)定予以注明：（1）對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)在集團(tuán)發(fā)文審批表上注明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”字樣；（2）需緊急處理的文件應(yīng)在集團(tuán)發(fā)文審批表上注明“特急”、“急件”、“普通”字樣。4、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng) 注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體

12、的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“11 ”。（三）其他公文參照第四章規(guī)定的格式執(zhí)行。第三條 凡是請(qǐng)示、報(bào)告類行文不需經(jīng)過(guò)集團(tuán)行政部或區(qū)域辦公室， 直接報(bào)給呈送對(duì)象即可。第七章公文辦理第一條 集團(tuán)行政部和區(qū)域辦公室有權(quán)根據(jù)集團(tuán)規(guī)定及有關(guān)政策對(duì)文稿進(jìn)行修改。內(nèi)容不實(shí) 的文稿可以退回?cái)M稿部門。第二條 集團(tuán)行政部和區(qū)域辦公室收到行文部門的稿件后，進(jìn)行登記、編輯、格式化、編號(hào) 后提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核后，稿件由呈報(bào)人送交審批人，審批人簽發(fā)后，集團(tuán)行 政部和區(qū)域辦公室負(fù)責(zé)登記、分發(fā)。第三條 不需集團(tuán)總裁、區(qū)域總經(jīng)理審批的行文按以下程序

13、辦理： 各部門擬稿，負(fù)責(zé)人審稿、 印章，文員印制、下發(fā)。第八章公文分發(fā)第一條非管制公文的分發(fā)文件控制部門按分發(fā)單位及份數(shù)進(jìn)行復(fù)印并給予分發(fā)，分發(fā)時(shí)必須要求收文機(jī)構(gòu)簽收。第二條管制公文的分發(fā)（一）集團(tuán)行政部或相關(guān)的區(qū)域辦公室按分發(fā)單位及份數(shù)進(jìn)行拷貝，并在文件正頁(yè)及附頁(yè)上加 蓋紅色“管制文件”印章；在分發(fā)時(shí)集團(tuán)行政部或相關(guān)的區(qū)域辦公室必須要求收文機(jī)構(gòu)簽收。若 有舊版的管制文件必須及時(shí)全部收回，簽收機(jī)構(gòu)在新版管制文件分發(fā)登記表回收欄簽名確認(rèn) 舊版已被回收，“作廢文件”副本可蓋上紅色“作廢文件”印章或劃“X”作回收紙加以利用， 否則必須全部銷毀。（二）舊版文件原件需蓋上紅色“作廢文件”印章后分開歸檔并

14、作好標(biāo)識(shí)，這類文件只供參考 用。（三）所有改版文件必須發(fā)放至首版文件持有部門或工作場(chǎng)所。（四）對(duì)于區(qū)域總經(jīng)理審批下發(fā)的管制文件，區(qū)域辦公室必須送交一份給集團(tuán)行政部備案。（五）一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文件，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必要時(shí)還須給集團(tuán)行政部或相 關(guān)的區(qū)域辦公室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。文件封面必須明確寫滿發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞” “郵 寄”“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。第九章文件管理第一條 全部完結(jié)的文件，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)進(jìn)行整理、分類、編 目，并在文件目錄表上做好登記，歸檔保存，防止不同類型的文件混放在一起。第二條管制文件

15、必須和非管制文件分開歸檔。第三條 管制文件必須在每一個(gè)文件夾內(nèi)建立管制文件目錄表。第四條現(xiàn)行使用的管制文件正本由集團(tuán)總裁辦檔案處或相關(guān)的區(qū)域辦公室歸檔保存。第五條 未經(jīng)集團(tuán)行政部或相關(guān)區(qū)域辦公室加蓋紅色“管制文件”印章的文件副本和有“管 制文件”的復(fù)印件為無(wú)效文件。第六條 各部門因文件遺失、損壞，需填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表向集團(tuán)行政部或相關(guān)區(qū)域辦公室申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可予以補(bǔ)發(fā)。文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表需和管制文件分發(fā)登記表一起保存。第十章印章管理批準(zhǔn)使用“管制文件”印章和“作廢文件”印章的部門為集團(tuán)行政部，其他部門不得擁有“管 制文件”印章，其他部門的管制文件發(fā)行交由集團(tuán)行政部統(tǒng)一發(fā)行和管制。第十一章文件稽查第一條 集團(tuán)行政部每年1、7月份對(duì)整個(gè)文控系統(tǒng)進(jìn)行稽查，并填寫糾正/預(yù)防措施報(bào)告， 經(jīng)集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)人、相關(guān)文控主管會(huì)簽后執(zhí)行，直到問題改善結(jié)案。第二條 各區(qū)域辦公室、文控員在文件管理過(guò)程中遇到問題應(yīng)及時(shí)將信息反饋至集團(tuán)行政部，以便檢討改善。第十二章附則第一條 本制度自2002年4月1日起施行。2001年1月1日總裁辦公室發(fā)布，2001年 1月1日起施行的集團(tuán)總裁辦公室管理規(guī)定同時(shí)廢止。第二條本制度的最終解釋權(quán)屬于集團(tuán)行政部。第三條