采購管理方案

1、XXX公司公司采購管理方案1. 目的：規(guī)范XXX公司采購過程，達到合理采購，合理使用資金，降低采購成本，保證采購物品的質(zhì)量。2. 適用范圍：原輔材料、設(shè)備、備品備件、設(shè)備維修部件、計算機及耗材等辦公用品、食堂采購、勞保用品的采購、新建廠房及其維修等基本建設(shè)。紙質(zhì)文件發(fā)放范圍：銷售部、生產(chǎn)部、設(shè)備管理/維修車間、加工車間、工藝室、熔煉工段、中碎工段、制粉工段、壓型工段、燒結(jié)工段、磨加工工段、產(chǎn)品研發(fā)室、設(shè)備研發(fā)室、計量室、管理部、財務(wù)部、采購部、質(zhì)保部、外觀檢驗工段、過程檢驗組、外加工產(chǎn)品進廠檢驗組、信賴性檢驗組、性能檢驗組3. 職責：3.1采購部職責：根據(jù)公司內(nèi)部需方提出的采購申請單組織實施采

2、購；采購相關(guān)數(shù)據(jù)清晰存儲；保證所采購物料的進度及質(zhì)量；所采購物料入庫（或入帳）等有關(guān)手續(xù)辦理；要掌握被采購物品的國際、國內(nèi)有關(guān)信息，并建立信息網(wǎng)絡(luò)，對所有被采購的物品的發(fā)票負責；保存采購過程的有關(guān)信息或記錄；按規(guī)定保管和使用公司合同章。3.2 需方職責：認真按規(guī)定正確填寫采購申請單并交相關(guān)人員、部門審核批準；核對所購進物料的實用性、必要性；監(jiān)督采購部工作進度、質(zhì)量。3.3 總經(jīng)理辦公室職責：協(xié)助總經(jīng)理審核XXX公司資金使用申請單并對有效的XXX公司資金使用申請單進行存檔。3.4 庫管員職責：對庫存商品提出采購計劃并按期填寫采購申請單呈報采購部；對采購部按規(guī)定購進物品辦理入庫手續(xù)；協(xié)助采購部審核

3、有關(guān)采購申請單。3.5設(shè)備管理員職責：協(xié)助采購部審核有關(guān)設(shè)備采購的采購申請單；參與簽訂設(shè)備采購合同；參與設(shè)備驗收；對采購部按規(guī)定購進設(shè)備辦理入帳手續(xù)。3.6 計量室職責：協(xié)助采購部審核有關(guān)計量設(shè)備及器具采購的采購申請單；對采購部按規(guī)定購進計量設(shè)備及器具辦理登記手續(xù)；參與計量設(shè)備及器具驗收。3.7 財務(wù)部職責：根據(jù)有效的XXX公司資金使用申請單給予付款；審核大項目采購計劃（超過5萬元）；審核并驗收報銷票據(jù)。4. 內(nèi)容：4.1采購申請：4.1.1采購申請分類及申請流程:4.1.1.1第1類：可設(shè)立庫存上下限和可設(shè)立定期定量采購的物品，如原材料、部分輔助材料、部分必備設(shè)備維修零件、部分辦公用品、部分

4、勞保用品等。此類物料（不包括原材料，原材料由使用部門提出計劃）的采購申請由相關(guān)庫房提出，采購部長審核，管理部長批準（當涉及金額大于5萬元（允許誤差10%）時由采購部長審核，管理部長審核，副總經(jīng)理批準；當涉及金額大于20萬元（允許誤差5%）以上時采購部長審核，管理部長審核，總經(jīng)理批準）。4.1.1.2第2類：不可設(shè)立庫存上下限的以下物品：大中型設(shè)備（涉及金額超過5萬元）、汽車、叉車、計算機、手機等貴重辦公物品。 此類物品的采購申請由使用人或部門提出，辦公資產(chǎn)管理員或設(shè)備管理員審核，需方直接領(lǐng)導審核，采購部長審核，管理部長審核，總經(jīng)理批準。4.1.1.3第3類：自研發(fā)（制造）設(shè)備部件采購、基本建設(shè)

5、采購。 此類物品需先立項（立項由主管副總經(jīng)理批準），部件采購由項目負責人提出，相關(guān)庫房審核，直屬領(lǐng)導審核，采購部長審核，管理部長審核，主管副總經(jīng)理批準。4.1.1.4第4類：不可設(shè)立庫存上下限且不屬于第2類、第3類的物品。 此類物品的采購申請由使用人或單位提出，交辦公資產(chǎn)管理人員或設(shè)備管理員或相關(guān)庫管員審核，需方直接領(lǐng)導審核，采購部長審核，主管正部長批準。4.1.2申請經(jīng)辦人必須詳細填寫采購申請單，包括物料名稱、規(guī)格型號、購買數(shù)量、使用用途、使用日期、庫存量、消耗速度等內(nèi)容，如有特殊要求在備注欄中注明或在附頁中注明。4.1.3使用部門的申請人必須為工段長或以上職位人員（并要求各工段、車間或部門

6、指定唯一的申請人），要求申請人對物料的用量預算、消耗速度進行核實，然后再進行申請。4.1.4采購申請必須經(jīng)過相應(yīng)庫房確認，庫管員對所需采購的物料的庫存情況以及所申請數(shù)量的合理性進行核實后確認，如不合理則需修改申請或取消申請。4.1.5申請購買設(shè)備或其他固定資產(chǎn)物料時，必須經(jīng)過設(shè)備管理員或相關(guān)物料管理人員的確認、備案；申請購買計量設(shè)備、儀器時候，必須經(jīng)過計量室管理員確認；申請制作受控記錄及表格時，必須經(jīng)過質(zhì)保部體系運行檢查員審核確認；申請采購電腦及電腦耗材等相關(guān)物料時，必須經(jīng)過管理部相關(guān)管理人員確認。4.1.6采購申請必須經(jīng)本部門主管進行審核，審核所申請物料使用的必要性、真實性以及物料的等級檔次

7、、型號等。4.1.7采購申請必須經(jīng)采購部長進行審核，審核所采購物料數(shù)量的合理性、使用日期的準時性。4.1.8當使用部門有緊急采購要求時，可以電話或口頭通知采購部先進行詢價、比價，然后填寫采購申請單，審批后及時交到采購部，并在采購申請單上注明“緊急”字樣及使用時間、日期。4.1.9第1類物品采購主要針對對于常備物料和長期使用的消耗物料的采購，庫管員定期分析物料庫存情況并和相關(guān)使用部門溝通后及時提出申請采購，采購部長負責監(jiān)督。4.1.10采購申請的撤銷應(yīng)由原申請采購部門立即通知采購部，采購部對未辦理立即停止采購，對已辦理了的根據(jù)情況應(yīng)妥善處理；對實在不能撤銷的采購計劃，采購部應(yīng)通知原申請采購部門，

8、并想法妥善處理物料。4.1.11采購部應(yīng)將采購申請單存檔，并建立詳細電子檔案，以備相關(guān)部門查用。4.2采購：4.2.1采購部經(jīng)辦人員接到采購申請單后，檢查采購申請單各欄內(nèi)容填寫是否清楚、明確，然后根據(jù)采購申請的緩急情況，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，選擇兩家以上進行價格對比或分析后議價。4.2.2對收到的有效采購申請單進行統(tǒng)計、分析，對有共同性的物料或同一廠商或在同一地區(qū)采購的物料，集中辦理較為有利時，可核定物料項目，定期集中進行采購。4.2.3對凡經(jīng)常使用且使用量較為大宗的物料，采購部應(yīng)事先選定廠商（兩個或兩個以上同時供應(yīng)），議定長期供應(yīng)價格，簽訂購銷合同，實現(xiàn)長期報價采購。對

9、長期報價采購應(yīng)定期結(jié)合市場行情進行價格比對，確保價格的合理性。4.2.4若廠商報價的規(guī)格與申請購買的物料規(guī)格不同或?qū)儆诖闷非矣欣麜r，采購經(jīng)辦人員應(yīng)同申請采購部門進行溝通，確認是否可以替代，并且申請人要在采購申請單上簽注意見。4.2.5對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，采購部經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。4.2.6采購部門接到申請采購部門電話或口頭的緊急采購案件，部長應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先進行詢價、議價，待接到采購申請單后，按一般采購程序優(yōu)先處理。4.2.7經(jīng)過詢價、議價以后，超過1000元的非商店式購物采購項目必須簽訂采購合同。4.2.8采購詢價、議價完成后，在采購詢價單上詳細填

10、寫詢價、議價結(jié)果以及擬定訂購廠商、交貨期限與報價有效期限，經(jīng)采購部長審核，然后形成采購訂單或采購合同，并呈報批準。4.2.9采購涉及金額超過1萬元的項目議價過程必須有兩人或兩人以上同時參與，并在采購詢價單上簽字確認；采購詢價單須存檔，并定期整理，可供相關(guān)部門查閱。4.2.10采購（采購訂單、采購合同）批準權(quán)限：第一類物品：采購訂單、采購合同由采購員提出，采購部長審核，5萬元的項目由采購部長批準，10萬元的項目由管理部長批準，20萬元的項目由主管副總經(jīng)理批準，20萬元的項目由總經(jīng)理批準；第二類物品：采購訂單、采購合同由采購員提出，采購部長審核，總經(jīng)理批準；第三類物品：采購訂單、采購合同由采購員提

11、出，采購部長審核，20萬元的項目由主管副總經(jīng)理批準，20萬元的項目由總經(jīng)理批準；第四類物品：采購訂單、采購合同由采購員提出，采購部長審核，20萬元的項目由主管副總經(jīng)理批準，20萬元的項目由總經(jīng)理批準。4.2.11采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準的采購申請單后，應(yīng)向廠商訂購，并以電話或傳真方式確定交貨日期。如需分批返回，則要通知相應(yīng)庫房及相關(guān)的物料管理人員。4.2.12采購經(jīng)辦人員在采購過程中發(fā)現(xiàn)未能按既定進度完成采購時，要填寫進度異常反饋單，注明“異常原因”及“預計完成日期”，經(jīng)呈部長核實后轉(zhuǎn)至原申請采購部門，依據(jù)申請部門的意見采取相應(yīng)的對策。4.3驗收與入庫：4.3.1采購經(jīng)辦人員對各自所采購物料的質(zhì)

12、量負責并驗收，相關(guān)物料根據(jù)體系要求質(zhì)保部負責出據(jù)驗收報告。4.3.2非固定資產(chǎn)的物料需要辦理入庫手續(xù), 設(shè)備或其他固定資產(chǎn)物料不需要辦理入庫手續(xù)但需要相關(guān)管理人員出據(jù)驗收登記證明。4.3.3需要入庫的物料由相應(yīng)的庫管人員負責來料的外觀、數(shù)量、重量的驗收；不需要入庫的設(shè)備或其他固定資產(chǎn)物料的驗收由設(shè)備管理員或相關(guān)物料管理人員負責。4.3.4在辦理入庫時，入庫單須由采購部長，審核或簽字確認，方可辦理入庫手續(xù)。4.3.5在驗收時，發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量或外觀不合格，通知采購部，予以拒收、退回處理；如發(fā)現(xiàn)數(shù)量或重量不符，則按實際接收的數(shù)為準；在使用時，發(fā)現(xiàn)物料不合格，通知采購部，根據(jù)實際情況做相應(yīng)的對策處理。4

13、.3.6 庫管員或具有相同性質(zhì)的驗收登記人員不能是采購員本人。4.4付款：4.4.1根據(jù)有效的采購訂單、采購合同填寫XXX公司資金使用申請單，采購部長審核，總經(jīng)理批準，總經(jīng)理辦公室備案；XXX公司資金使用申請單作廢或需要更改由總經(jīng)理辦公室負責辦理；XXX公司資金使用申請單在10個工作日內(nèi)不使用既作廢，作廢手續(xù)到總經(jīng)理辦公室辦理。4.4.2短交應(yīng)補足的，采購部門應(yīng)依據(jù)實收數(shù)量，進行整理付款。4.4.3原材料超交量的范圍為總量的+/-10，其他輔助材料的超交量情況根據(jù)具體情況而定。超交的情況應(yīng)經(jīng)部長核實，方能依據(jù)實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依據(jù)訂貨的數(shù)量進行付款。4.4.4公司要求采購金額在200

14、元以下的，可以使用現(xiàn)金；采購金額在200元以上的，必須使用支票。如有特殊情況，采購金額大于200元需使用現(xiàn)金的，必須在使用之前征得財務(wù)部長的同意，方可使用現(xiàn)金。4.4.5采購人員獲得付款只能憑有效的XXX公司資金使用申請單（含支票、匯款、現(xiàn)金的支付）。4.4.6領(lǐng)出支票后3個工作日內(nèi)報銷，否則財務(wù)有權(quán)拒絕再支付支票，且每一張XXX公司資金使用申請單只能對應(yīng)一張支票；預付帳款應(yīng)在10個工作日內(nèi)報銷，不能在10個工作日內(nèi)報銷的應(yīng)在資金申請單上注明報銷期限，否則財務(wù)不予付款。4.5 票據(jù)報銷4.5.1采購員將票據(jù)張貼好，并附上資金申請?zhí)枴⒑贤?、支票號、入庫單號并在申請欄簽字確認，采購部長審核，然后

15、交財務(wù)部長審核。4.5.2 財務(wù)部長審核通過后簽字確認，并授權(quán)出納入帳。4.6 采購流程圖：有效采購申請單并匯總采購訂單或采購合同采購部存檔XXX公司資金使用申請單總經(jīng)理簽字確認/辦公室備案財務(wù)付款現(xiàn)金結(jié)帳物品入庫房和交相關(guān)方入帳齊全、有效、張貼好的票據(jù)財務(wù)驗收并報銷銷帳獲得批準未獲得批準取消采購計劃取消采購申請單并通知相關(guān)人員價格不合適不應(yīng)該采購附件一：相關(guān)記錄采購申請單 （SL-R-P010）生產(chǎn)材料采購申請單 （SL-R-P035）原材料采購臺帳 （SL-R-P012）輔助材料采購臺帳 （SL-R-P108）采購進度異常反饋單 （SL-R-G002）XXX公司資金使用申請單 (SL-R-

16、A022) 采 購 申 請 單SL-R-P010-A2編號：申 請主管領(lǐng)導審核采購部長審核批 準申請日期相關(guān)人員確認庫房確認預購地點項目名稱或編號：NO物料名稱規(guī)格單位申請數(shù)量用途預 計使 用日 期上次購買價格成本預算金額庫存量庫房位置 備注123456789101112131415合 計采購申請單附表SL-R-P010-A1 編號:物料名稱種類原材料輔助材料使用目的計量器具使用日期設(shè)備其他采購要求:規(guī)格類型/型號等級/標準及成本控制限額其他技術(shù)要求檢驗/驗收標準質(zhì)量體系要求預購廠家、地點及聯(lián)系方式生產(chǎn)材料采購申請表申請人部長生產(chǎn)副總SL-R-P035-A0 (申請日期 年 月 日)編號： 采購 要求No物料名稱單位數(shù)量使用日期用途庫存量（Kg）庫房確認1等級/標準其他技術(shù)要求檢驗/驗收標準供貨廠商2等級/標準其他技術(shù)要求檢驗/驗收標準供貨廠商3等級/標準其他技術(shù)要求檢驗/驗收標準供貨廠商4等級/標準其他技術(shù)要求檢驗/驗收標準供貨廠商原材料采購臺帳SL-R-P012-A3編號名稱規(guī)格/等級數(shù)量（Kg）單價金額購貨地點合同編號計劃交期實際交期輔助材料采購臺帳SL-R-P108-A1編號年/