GFICB15部門信息資料資產(chǎn)管理制度

1、 部門信息資料、資產(chǎn)管理制度1. 目的：規(guī)范部門信息資料、資產(chǎn)的管理制度，保證部門資料的有序及完整，部門資產(chǎn)的齊全。2. 工作范圍：成本部信息資料及資產(chǎn)的管理工作。3.工作職責(zé)：3.1項(xiàng)目信息資料管理員3.1.1負(fù)責(zé)收集、整理所屬項(xiàng)目的工程資料；3.1.2負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程資料電子文檔的保存及保存清單的編制工作；3.1.3負(fù)責(zé)成本信息庫中相關(guān)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的錄入工作；3.1.4負(fù)責(zé)項(xiàng)目完成后資料的移交工作； 3.2部門資產(chǎn)管理員：3.2.1負(fù)責(zé)部門資產(chǎn)的調(diào)配工作；3.2.2負(fù)責(zé)定期清查及盤點(diǎn)部門資產(chǎn)；3.3部門行政秘書：3.3.1負(fù)責(zé)部門行政資料的傳簽及存檔工作；3.3.2負(fù)責(zé)部門工程相關(guān)資料的傳簽工作；

2、 4.工作程序：4.1資料管理：4.1.1項(xiàng)目信息資料管理：項(xiàng)目信息資料管理員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目即時(shí)發(fā)生及有規(guī)律性發(fā)生的成本資料進(jìn)行收集、整理、登記、編號(hào)、制作清單、存檔、入庫、借閱及質(zhì)量清單的編制工作。4.1.1.1合同資料：合同經(jīng)手人簽訂合同（施工、設(shè)計(jì)、采購、營銷）時(shí)應(yīng)先將合同交給項(xiàng)目信息資料管理員，由其編制××項(xiàng)目合同一覽表并給合同附上編號(hào)（編號(hào)原則附后）。合同傳簽完畢一天內(nèi)合同經(jīng)手人應(yīng)將一套完整合同資料詳招投標(biāo)（議標(biāo)及直接委托）及其合同管理作業(yè)指導(dǎo)書 原件及其相關(guān)電子文檔交給項(xiàng)目信息資料管理員存檔，項(xiàng)目信息資料管理員應(yīng)注意登記合同最后簽訂日期，并在每月5日前按信息庫管理細(xì)

3、則要求將上月發(fā)生的合同相關(guān)信息錄入成本信息庫；4.4.1.2招投標(biāo)資料：項(xiàng)目招標(biāo)開始前，項(xiàng)目信息資料管理員對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行編號(hào)（編號(hào)原則附后），招標(biāo)工作完成后，招標(biāo)經(jīng)手人應(yīng)在招標(biāo)工作完成后2個(gè)工作日內(nèi)將招標(biāo)項(xiàng)目完整的招標(biāo)資料（見招投標(biāo)及其合同管理工作作業(yè)指導(dǎo)書）原件及相關(guān)電子文檔交給項(xiàng)目信息資料管理員存檔。項(xiàng)目信息資料管理員在收到到招標(biāo)資料1個(gè)工作日內(nèi)按信息庫管理細(xì)則將招投標(biāo)相關(guān)信息錄入成本信息庫；4.1.1.3工程款審核資料： 部門經(jīng)理審核完工程進(jìn)度款審核表和工程付款申請(qǐng)單后，將××工程進(jìn)度款審核表及工程付款建議書交給項(xiàng)目信息資料管理員，項(xiàng)目信息資料管理員必須按部門管理制度

4、要求在半天內(nèi)完成登記工作，并交給部門行政秘書。項(xiàng)目信息資料管理員在每月5日前按信息庫管理細(xì)則將上月發(fā)生的工程款審核相關(guān)信息錄入成本信息庫；4.1.1.4甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑?、設(shè)計(jì)變更單、補(bǔ)充設(shè)計(jì)單及現(xiàn)場簽證單：工程部每月5日前將上月實(shí)際發(fā)生的甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑?、設(shè)計(jì)變更單、補(bǔ)充設(shè)計(jì)單、現(xiàn)場簽證單復(fù)印件及其清單提交給成本部行政秘書，行政秘書按項(xiàng)目分別交給各項(xiàng)目信息資料管理員。項(xiàng)目信息資料管理員將其編號(hào)、存檔，并按信息庫管理細(xì)則要求入庫；4.1.1.5結(jié)算書及結(jié)算協(xié)議書： 項(xiàng)目信息資料員按照部門經(jīng)理安排的結(jié)算工作任務(wù)填寫××項(xiàng)目結(jié)算任務(wù)表，并依據(jù)合同編號(hào)；部門行政秘書將總

5、經(jīng)理審批下來的結(jié)算書分項(xiàng)目交給項(xiàng)目信息資料管理員，項(xiàng)目信息資料管理員應(yīng)及時(shí)與施工單位辦理合同結(jié)算協(xié)議書，并將結(jié)算書及結(jié)算協(xié)議書（含電子文檔）存檔，按成本信息庫管理細(xì)則要求入庫。4.1.1.6成本月報(bào)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每月5日前負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目成本動(dòng)態(tài)控制表，項(xiàng)目信息資料管理員每月8日前負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本項(xiàng)目上月發(fā)生的合同信息、招投標(biāo)信息、工程款支付情況、甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑?、設(shè)計(jì)變更、補(bǔ)充設(shè)計(jì)、現(xiàn)場簽證、結(jié)算任務(wù)、結(jié)算費(fèi)用及項(xiàng)目成本動(dòng)態(tài)控制表等并將相應(yīng)信息填入成本月報(bào)中， 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)整合完成部門成本月報(bào)，報(bào)總經(jīng)理審閱后，上報(bào)集團(tuán)。每月15日前由部門行政秘書負(fù)責(zé)按信息庫管理細(xì)則入庫。4.1.2資料備份：每季度

6、項(xiàng)目信息資料員負(fù)責(zé)將本項(xiàng)目的相關(guān)電子文檔在內(nèi)部網(wǎng)進(jìn)行備份，以防電腦出現(xiàn)問題而造成的數(shù)據(jù)丟失；4.1.3資料的存檔：4.1.3.1以下資料要求必須存檔：a、合同文件（詳招投標(biāo)（議標(biāo)及直接委托）及其合同管理作業(yè)指導(dǎo)書）；b、招標(biāo)文件（見招投標(biāo)及其合同管理作業(yè)指導(dǎo)書）；c、甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑?；d、設(shè)計(jì)變更單；e、補(bǔ)充設(shè)計(jì)單；f、現(xiàn)場簽證單；g、結(jié)算書及結(jié)算協(xié)議書；h、進(jìn)度款審核表；4.1.3.2以下資料應(yīng)該留底，以便查閱：a、項(xiàng)目工作傳簽單；b、項(xiàng)目各階段成本分析報(bào)告；4.1.3.3所有存檔的資料柜必須編號(hào)、標(biāo)識(shí)清楚、上鎖；4.1.4資料的查閱及借閱：成本信息庫中已有的信息資料原則上不能再查閱及

7、借閱，其他資料的的查閱和借閱都要知會(huì)項(xiàng)目信息資料管理員，如需借閱必須按要求填寫借閱資料登記表，如需復(fù)印者用完后請(qǐng)及時(shí)歸還。4.1.5資料的移交：項(xiàng)目結(jié)算完成一年后，由項(xiàng)目信息資料員配合行政秘書按地產(chǎn)公司檔案管理要求移交給公司資料室，其他資料移交給部門行政秘書。4.2部門行政信息資料的管理：4.2.1部門所有資料的發(fā)送和傳簽都必須以部門行政秘書為接口，由部門秘書做好登記并要求對(duì)方簽收；4.2.2行政秘書負(fù)責(zé)所有部門行政管理資料的存檔工作：行政計(jì)劃、成本月報(bào)、行政管理工作傳簽單、行政會(huì)議紀(jì)要、其他行政往來文件。4.3考核要點(diǎn)：為了保證項(xiàng)目信息資料的及時(shí)性及真實(shí)性，部門經(jīng)理將每月對(duì)成本信息系統(tǒng)信息錄

8、入的準(zhǔn)確性、及時(shí)性進(jìn)行考核。4.3資產(chǎn)管理：4.3.1部門資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)不定期對(duì)部門資產(chǎn)進(jìn)行清查及盤點(diǎn)，并配合地產(chǎn)公司內(nèi)部年終的部門資產(chǎn)盤點(diǎn)工作；4.3.2如有新同事加盟本部門，部門資產(chǎn)管理員應(yīng)該事先給新同時(shí)申請(qǐng)好其工作所需的資產(chǎn)；4.3.3如有同事調(diào)離本部門，部門資產(chǎn)管理員應(yīng)該做好資產(chǎn)的清點(diǎn)和轉(zhuǎn)移工作.5.編號(hào)原則5.1合同編號(hào)原則：按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，以大寫的拼音字母表示，如GW（國網(wǎng)）、LH（龍華）；然后按合同的類別進(jìn)行分類，以大寫的拼音字母表示，如SJ（設(shè)計(jì)合同）、SG（施工合同）、CG（采購合同）；最后按合同簽訂的先后順序進(jìn)行排序，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：01、02；具體如： GW-S

9、G-01。5.2招投標(biāo)編號(hào)原則：按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，以大寫的拼音字母表示，如GW（國網(wǎng)）、LH（龍華）；按招投標(biāo)的先后順序進(jìn)行排序，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：01、02；具體如：ZTB-GW-01。6.3甲定乙購材料采購?fù)ㄖ獑?、設(shè)計(jì)變更單、補(bǔ)充設(shè)計(jì)單、現(xiàn)場簽證單合同編號(hào)原則：合同編號(hào)流水編號(hào)。合同編號(hào)原則詳?shù)?條，流水編號(hào)按照單據(jù)發(fā)生的先后順序進(jìn)行排序，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：01、02；具體如：GW-SG-01-016.附件：6.1 GFI-CB-15-F1項(xiàng)目合同一覽表6.2 GFI-CB-15-F2項(xiàng)目招投標(biāo)項(xiàng)目一覽表6.3 GFI-CB-15-F3項(xiàng)目結(jié)算任務(wù)表6.4 GFI-CB-15-F

10、4甲定乙購材料（設(shè)備）采購?fù)ㄖ獑?.5 GFI-CB-15-F5設(shè)計(jì)變更清單6.6 GFI-CB-15-F6補(bǔ)充設(shè)計(jì)清單6.7 GFI-CB-15-F7現(xiàn)場簽證清單6.8 GFI-CB-15-F8甲定乙購清單14 / 14文檔可自由編輯打印GFI-CB-15-F1.1 ××項(xiàng)目合同一覽表工程分判方式合同編號(hào)合同名稱合同價(jià)款乙方單位負(fù)責(zé)人生效日期GFI-CB-15-F2.1××項(xiàng)目招投標(biāo)項(xiàng)目一覽表序號(hào)編號(hào)項(xiàng)目名稱項(xiàng)目經(jīng)手人時(shí)間電子文檔文本文件GFI-CB-15-F3.1××項(xiàng)目結(jié)算任務(wù)表保存情況序號(hào)項(xiàng)目名稱編號(hào)工程名稱施工單位施工隊(duì)報(bào)價(jià)

11、接收日期安排時(shí)間計(jì)算人校對(duì)人完成日期審定造價(jià)合同價(jià)格合同暫定部分調(diào)整合同調(diào)整部分暫定量暫定價(jià)暫定材料設(shè)計(jì)變更現(xiàn)場簽證增加工程GFI-CB-15-F4.1 金地（集團(tuán)）深圳地產(chǎn)公司甲定乙購材料（設(shè)備）采購?fù)ㄖ獑喂こ堂Q： 合同編號(hào)： NO： 第 頁，共 頁序號(hào)材料名稱用途說明生產(chǎn)廠家規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位單價(jià)價(jià)格組成總價(jià)進(jìn)貨時(shí)間備注備注經(jīng)辦人設(shè)計(jì)部經(jīng)理成本部經(jīng)理日 期日 期日 期GFI-CB-15-F5.1 設(shè)計(jì)變更清單編號(hào)合同流水編號(hào)名稱簽認(rèn)日期備注說明：1、 本清單用于設(shè)計(jì)變更資料移交，設(shè)計(jì)變更指原有設(shè)計(jì)進(jìn)行修改。2、 每月5號(hào)前工程部提供上月所有已發(fā)生的設(shè)計(jì)變更復(fù)印件及清單（含電子文檔）。3、 合同流水編號(hào)原則：BG-合同編號(hào)-流水編號(hào)（流水編號(hào)指對(duì)應(yīng)合同的流水號(hào)）。GFI-CB-15-F6.1 補(bǔ)充設(shè)計(jì)清單編號(hào)合同流水編號(hào)名稱簽認(rèn)日期備注說明：1、 清單用于補(bǔ)充設(shè)計(jì)資料移交，補(bǔ)充設(shè)計(jì)指新增設(shè)計(jì)。2、 每月5號(hào)前工程部提供上月所有已發(fā)生的補(bǔ)充設(shè)計(jì)復(fù)印件及清單（含電子文檔）。3、 合同流水編號(hào)原則：BC-合同編號(hào)-流水編號(hào)（流水編號(hào)指對(duì)應(yīng)合同的流水號(hào)）。GFI-CB-15-F7.1 現(xiàn)場簽證清單編號(hào)合同流水編號(hào)名稱簽認(rèn)日期備注說明：1、 清單用于現(xiàn)場簽證移交。2、 每月5號(hào)前工程部提供上月發(fā)生的所有現(xiàn)場簽證單復(fù)印件