行政采購(gòu)制度

1、行政米購(gòu)制度1.總則1.1目的：為規(guī)范優(yōu)化公司本部及各項(xiàng)目行政物資采購(gòu)流程，特制定本規(guī)章。1.2適用范圍：商管公司本部及各項(xiàng)目管理處1.4意義：采購(gòu)的意義首先在于保障物資供應(yīng)，維護(hù)運(yùn)營(yíng)秩序；其次在于控制成本，節(jié)省的成本相當(dāng)于為公司直接增加了利潤(rùn)。1.5原則：采購(gòu)實(shí)行5R管理，即合適的供應(yīng)商、合適的品質(zhì)、合 適的時(shí)間、合適的價(jià)格、合適的數(shù)量，執(zhí)行成本效益原則、質(zhì)量原則、 進(jìn)度配合原則、公平競(jìng)爭(zhēng)原則。2. 采購(gòu)的職責(zé)和分類(lèi)：采購(gòu)分為兩大職能，即“開(kāi)發(fā)采購(gòu)”(sourcing)和“日常采購(gòu)”(buyer),具體角色和職能為：2.1由人力行政部承擔(dān)“開(kāi)發(fā)采購(gòu)”的職能，負(fù)責(zé)制定并優(yōu)化采 購(gòu)的制度、標(biāo)準(zhǔn)，

2、完善采購(gòu)流程，建立合格供應(yīng)商名錄，進(jìn)行供應(yīng)商 開(kāi)發(fā)、維護(hù)、監(jiān)督、評(píng)估、資源整合，以及督導(dǎo)公司行政采購(gòu)行為的 合規(guī)性。具體如下：2.1.1進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，做好新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開(kāi)發(fā)工作；2.1.2對(duì)新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況（產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品 質(zhì)等）的評(píng)估及認(rèn)證，保證供應(yīng)商的優(yōu)良性；2.1.3與供應(yīng)商的比價(jià)、議價(jià)談判工作，確保報(bào)價(jià)的真實(shí)性；2.1.4采購(gòu)合同的談判，對(duì)交貨、付款、質(zhì)保、合同終止等條件 的認(rèn)定，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商以次充好等，可解除合同等；2.1.5建立合格供應(yīng)商名錄，并不斷對(duì)供應(yīng)商名錄進(jìn)行篩查更新；2.1.6對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商名錄中的價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交貨期的審 核工作，

3、以確定原供應(yīng)商的產(chǎn)品品質(zhì)及供貨能力；2.1.7審核請(qǐng)購(gòu)單，及時(shí)掌握公司采購(gòu)需求，跟蹤掌握市場(chǎng)行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)、降低采購(gòu)成本；2.1.8不定期進(jìn)行供應(yīng)商供貨的抽查和項(xiàng)目倉(cāng)庫(kù)的抽查，進(jìn)行采購(gòu)流程的合規(guī)性管理，檢驗(yàn)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，為公司采購(gòu)5R提供強(qiáng)有力的保障；2.1.9在與原有供應(yīng)商合作的同時(shí)，積極儲(chǔ)備新供應(yīng)商體系， 并綜合考慮替代用品的可行性，在保證質(zhì)量的前提下，以更好的降低 采購(gòu)成本，滿足企業(yè)在成本、質(zhì)量、時(shí)間、技術(shù)等方面的綜合指標(biāo)。2.2各項(xiàng)目承擔(dān)項(xiàng)目“日常采購(gòu)”職能，負(fù)責(zé)各自日常采購(gòu)的執(zhí) 行，并根據(jù)項(xiàng)目成本預(yù)算指標(biāo)對(duì)項(xiàng)目行政采購(gòu)予以成本管控。由各項(xiàng) 目行政專(zhuān)員擔(dān)任本

4、項(xiàng)目的“日常采購(gòu)”，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求，合理安排請(qǐng)購(gòu)，從現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄中向相應(yīng)供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，并安排 和跟蹤整個(gè)物流過(guò)程，確保物資按時(shí)到達(dá)，驗(yàn)收入庫(kù)，處理到貨物資 的異常，收貨后合理安排付款。及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商或廠商，對(duì)日常使用 過(guò)程中物資予以維修保養(yǎng)。2.3由人力行政部承擔(dān)管理本部日常采購(gòu)，及項(xiàng)目部分未在合格供 應(yīng)商供貨明細(xì)中的相關(guān)采購(gòu)。2.4項(xiàng)目日常采購(gòu)注意事項(xiàng)：2.4.1做好物資采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)項(xiàng)目業(yè)務(wù)需要及合理采購(gòu)周期， 提前申購(gòu)；2.4.2提升對(duì)大型活動(dòng)物資需求的敏感性。項(xiàng)目各條線得知有新客 戶(hù)入駐、舉行大型活動(dòng)或外判交接等事宜，應(yīng)及時(shí)通告項(xiàng)目其他條線，便于各條線根據(jù)需求提前制定采購(gòu)

5、計(jì)劃，盡量避免緊急采購(gòu)。同時(shí)， 項(xiàng)目各條線也需要提升對(duì)已知信息的工作敏感度，及時(shí)考慮上述活動(dòng) 對(duì)自己條線運(yùn)轉(zhuǎn)的物資需求，及時(shí)申購(gòu)。3. 標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)流程-SOP(standard operation process)3.1各部門(mén)/項(xiàng)目于每月20日前提出申購(gòu)需求，人力行政部“開(kāi) 發(fā)采購(gòu)”及負(fù)責(zé)人審核申購(gòu)部門(mén)采購(gòu)請(qǐng)求，一萬(wàn)元以下的日常采購(gòu)由 分管領(lǐng)導(dǎo)審批，之前各項(xiàng)目要有全年的日常采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算。申購(gòu)金 額在一萬(wàn)元以上的需最終報(bào)公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行；3.2項(xiàng)目“日常采購(gòu)”接收采購(gòu)需求；3.3項(xiàng)目“日常采購(gòu)”從現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄中選擇對(duì)應(yīng)供應(yīng)商 發(fā)出采購(gòu)單；3.4項(xiàng)目“日常采購(gòu)”跟催并驗(yàn)收相關(guān)物資，驗(yàn)貨入

6、庫(kù)環(huán)節(jié)由項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu)部門(mén)經(jīng)辦人、行政專(zhuān)員共同在送貨驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。如為項(xiàng)目亍政部門(mén)申購(gòu)的物資，則由項(xiàng)目人事或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定的專(zhuān)人與行政專(zhuān)員共同在送貨驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；3.5項(xiàng)目“日常采購(gòu)”驗(yàn)收無(wú)誤安排付款，用款申請(qǐng)單必須同時(shí)附上a.請(qǐng)購(gòu)單b.請(qǐng)購(gòu)人、項(xiàng)目行政專(zhuān)員兩人同時(shí)簽字的送貨單c.入庫(kù)單，方可請(qǐng)款；3.6項(xiàng)目“日常采購(gòu)”聯(lián)系供應(yīng)商解決日常使用中的維修保養(yǎng)問(wèn)題；3.7未在合格供應(yīng)商供貨名錄中的產(chǎn)品，由“開(kāi)發(fā)采購(gòu)”詢(xún)價(jià)；新產(chǎn)品或設(shè)備無(wú)合格供應(yīng)商的，由“開(kāi)發(fā)采購(gòu)”導(dǎo)入新的供應(yīng)商；3.8人力行政部對(duì)項(xiàng)目“日常采購(gòu)”中的供應(yīng)商供貨進(jìn)行監(jiān)督抽 查和項(xiàng)目倉(cāng)庫(kù)的抽查，進(jìn)行采購(gòu)流程的合規(guī)性管理，檢驗(yàn)采購(gòu)合同的

7、 執(zhí)行情況；3.9人力行政部牽頭對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的評(píng)估，不定期進(jìn)行供應(yīng)商供貨的抽查，清理投訴多、表現(xiàn)差的供應(yīng)商，并導(dǎo)入新的合格供應(yīng)商。4. 緊急采購(gòu)管理本部各部門(mén)及項(xiàng)目管理處緊急物資采購(gòu)需使用緊急采購(gòu)申請(qǐng)單，申購(gòu)金額 500元以下，經(jīng)部門(mén)（項(xiàng)目）經(jīng)理、人力行政部審 批同意后可先行購(gòu)買(mǎi)，再補(bǔ)辦手續(xù)；500元以上2000元以下的應(yīng)急物資應(yīng)事先征得人力行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可購(gòu)買(mǎi)，并補(bǔ)辦手續(xù)；2000元以上的應(yīng)急物資應(yīng)事先征得公司總經(jīng)理同意后方可購(gòu)買(mǎi)，并補(bǔ)辦手續(xù)。緊急采購(gòu)僅限緊急搶修、臨時(shí)增補(bǔ)而無(wú)備品備件的物資，采購(gòu)到 貨后必須按規(guī)定辦理出入庫(kù)手續(xù)。緊急采購(gòu)應(yīng)首先選擇公司現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄中的相應(yīng)供應(yīng)

8、商， 超出公司合格供應(yīng)商名錄的，應(yīng)選擇大型超市作為供應(yīng)商。如大型超 市亦無(wú)此類(lèi)產(chǎn)品的，“日常采購(gòu)”應(yīng)報(bào)送人力行政部，由人力行政部應(yīng) 擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。5. 供應(yīng)商體系管理：5.1由人力行政部負(fù)責(zé)保安耗材類(lèi)、保潔耗材類(lèi)、行政辦公類(lèi)（含辦公家具、辦公用品、辦公設(shè)施、辦公耗材、名片/表單文印、員工制服、綠化租擺及采買(mǎi)等）供應(yīng)商的考核管理，各品類(lèi)每半年至一年評(píng) 估一次，每種品類(lèi)擇優(yōu)挑選23家進(jìn)入合格供應(yīng)商庫(kù)，簽訂相應(yīng)的采購(gòu)合同。5.2由人力行政部完善合格供應(yīng)商名錄，明確供貨明細(xì)，避免名 錄產(chǎn)品與送貨產(chǎn)品的偏差。具體地，人力行政部將在供貨明細(xì)中明確 產(chǎn)品品牌、型號(hào)、圖片、索樣。對(duì)可以進(jìn)行留樣的物資，由人力行政 部統(tǒng)一將樣品配送至項(xiàng)目對(duì)因客觀原因無(wú)法留樣的物資，在供貨明 細(xì)中標(biāo)明圖片、品牌型號(hào)規(guī)格等。5.3供方產(chǎn)品/服務(wù)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)以“報(bào)告”形式向人 力行政部報(bào)告，人力行政部核定后發(fā)出整改要求，若第二次發(fā)生而質(zhì) 量未改進(jìn)的可取消合格供方資格，情況嚴(yán)重的應(yīng)立