照片檔案的整理歸檔

1、照片檔案的整理歸檔一、照片檔案收集照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和文字說明三部分。（一）照片檔案歸檔范圍1、 記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片2、 領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)照片3、 本單位組織或個(gè)人參加的重要外事活動(dòng)的照片4、 記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片5、 記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片6、其他具有保存價(jià)值的照

2、片（二）收集辦法1、從源頭入手，檔案工作人員平時(shí)要注意調(diào)查了解本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)，掌握形成照片的準(zhǔn)確信息，與照片形成部門和個(gè)人進(jìn)行充分的溝通，督促他們及時(shí)歸檔。2、堅(jiān)持“以我為主”的原則，既要以本單位形成并反映本單位職能活動(dòng)的內(nèi)容為拍攝、收集、歸檔的重點(diǎn)，做到“你無我有，你有我精”，獨(dú)具特色3、照片檔案歸檔時(shí)間定期歸檔(平?；顒?dòng))隨時(shí)歸檔(重大活動(dòng))4、照片檔案歸檔要求由本單位檔案室集中保管凡是本單位組織宣傳教育、重大紀(jì)念活動(dòng)，由電視臺(tái)等新聞媒體參與錄制的，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系，復(fù)制一套歸檔保存參與各項(xiàng)活動(dòng)的攝影者要自覺按照照片歸檔制度的要求，在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將手中的照片加注文字說明，向本單位檔案室移交

3、，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取措施進(jìn)行鑒定二、照片檔案整理（一） 規(guī)范整理照片目地是為了便于保管和提供利用按照GBT118212002照片檔案管理規(guī)范（二）照片的分類1、應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限年度問題分類 ，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限問題年度分類 。 （三）照片的排列1、在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按問題結(jié)合時(shí)間例：保管期限年度問題永久2006年福建省檔案工作會(huì)議(1-12)、 福建省重點(diǎn)工程檔案工作會(huì)議 (13-25)保管期限問題年度永久-案件2006年(1-10張) 、2007年(11-29

4、張)2、照片檔案的編號(hào)照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼格式一：全宗號(hào)-保管期限代碼-冊號(hào)-張?zhí)柛袷蕉喝谔?hào)保管期限代碼張?zhí)?、 底片的編號(hào)（1）、與照片分別編號(hào)法(2）、與照片合一編號(hào)法4、底片編號(hào)格式：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)?#160;（1、全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代碼 ；2、保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、 C、D”對(duì)應(yīng)代表“永久、 長期、短期”；3、 張?zhí)枺?#160;格式一中的張?zhí)柺侵冈趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號(hào) 格式二中是指在保管期限內(nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號(hào)5、

5、單張照片說明的填寫（1）、說明格式題名：照片號(hào)：底片號(hào)：參見號(hào)：時(shí) 間：攝影者：文字說明：（2）、 說明的內(nèi)容題名：應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、地點(diǎn)、事由底片號(hào)：全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)柸舨捎谜掌c底片合一編號(hào)法，可不填寫底片號(hào)參見號(hào)：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào) ，如文書檔案101-4-12攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位文字說明 ：綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。6、大幅照片說明可另紙書寫。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在

6、冊內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說明，并注明存放位置對(duì)于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中7、編組聯(lián)符號(hào)組聯(lián)符號(hào)：同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片的左或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“”、“”例：1-、2-、3-、4、 5、 6-、7-、8-組聯(lián)符號(hào)不宜越冊8、組合照片說明一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明，其單張照片說明可以從簡組合照片說明 ：組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng) ； 應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量 ； 組合照

7、片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前 。 三、數(shù)碼照片檔案管理（一）概述 1、數(shù)碼照片 ：用掃描、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件2、數(shù)碼照片檔案： 國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。3、數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多的優(yōu)勢 （1） 成像快、處理快、編輯快、查閱快、連接快；（2）應(yīng)用廣泛。數(shù)碼照片可以在自己的數(shù)碼相機(jī)和計(jì)算機(jī)上

8、顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相鏈接，通過網(wǎng)上發(fā)布，從而大大擴(kuò)展了應(yīng)用范圍。4、數(shù)碼照片的特點(diǎn) ：（1）對(duì)軟硬件的依賴性； （2） 信息的易改性； （3）信息與載體的可分離性5、按照數(shù)碼照片采集渠道可以分為： （1）數(shù)碼件：指利用數(shù)碼照相設(shè)備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件。 （2）掃描件：指利用掃描儀將紙質(zhì)照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件（二）如何確保數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性、有效性前端控制從照片的形成開始就要從制度上和技術(shù)上保證其真實(shí)、完整、有效檔案工

9、作人員要根據(jù)數(shù)碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅(jiān)持前端控制并參與指導(dǎo)，保證這一新型載體檔案的完整與安全。數(shù)碼照片形成部門要指定專人負(fù)責(zé)數(shù)碼照片檔案的管理。在每次拍攝工作完成后，三日內(nèi)將數(shù)碼相機(jī)存儲(chǔ)卡上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到本部門指定的專用計(jì)算機(jī)內(nèi)。通過篩選，對(duì)確定屬于歸檔范圍的數(shù)碼照片，進(jìn)行分類、整理、編號(hào)，并保存在特定文件夾或數(shù)據(jù)庫中。注意采集并保存在拍攝時(shí)由數(shù)碼相機(jī)自動(dòng)生成的EIXF文件（照片元數(shù)據(jù)）。對(duì)數(shù)字照片進(jìn)行復(fù)制、遷移時(shí)，不應(yīng)將EIXF文件與數(shù)字照片相分離。檔案員要在數(shù)碼照片形成三個(gè)月內(nèi)將數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)載入供檔案管理專用的計(jì)算機(jī)中，建立專題文件夾或數(shù)據(jù)庫予以保存。并進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能

10、夠脫機(jī)保存的載體上，以防數(shù)據(jù)丟失。利用OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件）內(nèi)部發(fā)文的模塊，讓照片及時(shí)歸檔既保存了數(shù)碼照片形成的背景信息，原數(shù)據(jù)信息，而且也使相關(guān)部門不得不對(duì)歸檔照片的質(zhì)量和真實(shí)性負(fù)責(zé)（三）數(shù)碼照片歸檔要求形成部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行收集，按規(guī)范要求編寫文字說明，自形成之日起三個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)(1).移交、接收檢驗(yàn)數(shù)字照片移交時(shí)，交接雙方應(yīng)對(duì)移交的照片載體及照片內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)，其內(nèi)容包括硬件環(huán)境、軟件環(huán)境版本的有效性、記錄格式、注釋說明、編號(hào)等內(nèi)容是否齊全，合格率應(yīng)達(dá)到100。(2).移交手續(xù)交接雙方驗(yàn)收合格后，填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表。登記表一式

11、兩份，交接雙方各保存一份。 歸檔的數(shù)碼照片、文字說明二者應(yīng)齊全。文字說明要充分體現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等六要素，確切地反映照片的內(nèi)容1、數(shù)碼照片歸檔要求（1）、 歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG 格式。（2）、對(duì)于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時(shí)應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。（3）、如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。（4）、 拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在500萬以上（5）、 掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。（6）、用底片掃描儀對(duì)感光膠片進(jìn)行掃描時(shí)，其掃描的分辨率應(yīng)達(dá)到1

12、2002400dpi。（ 7）、 數(shù)字圖像的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)歸檔的先做邏輯歸檔（8）、然后再定期完成物理歸檔，刻錄到光盤（9）、對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。紙質(zhì)照片的檔案管理參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/Tl 18212002照片檔案管理規(guī)范執(zhí)行。歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號(hào)，格式為：全宗號(hào)光盤號(hào)照片號(hào)（標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號(hào)冊號(hào)張?zhí)枺?biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中）。2、數(shù)碼照片整理（ 1）、 鑒定：歸檔的數(shù)碼照片原則上應(yīng)為原件，以確保其原始性。照片經(jīng)過修改的不能作為檔案歸檔。鑒定： 

13、對(duì)于沒有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片必須剔除。 反映同一場景的數(shù)碼照片重要的可多保留，一般的只保留一張 ；照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)（2）、分 類將數(shù)碼照片按其形成年度分類。不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理在同年度下同一主題活動(dòng)的照片分類在一起如本單位形成的數(shù)字照片數(shù)量較多，可根據(jù)需要設(shè)置二級(jí)類目?？砂茨甓葐栴}進(jìn)行分類跨年度且不可分的照片，應(yīng)按事件結(jié)束年度歸檔。建設(shè)項(xiàng)目工程、科研課題等專門數(shù)碼照片檔案按分部分項(xiàng)進(jìn)行分類不同項(xiàng)目的照片應(yīng)分別整理（3）、排 列每一個(gè)年度建立一個(gè)文件夾每個(gè)文件夾賦予一個(gè)文件名數(shù)碼照片文件按時(shí)間先后排列，一

14、組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。 在排列組合照片時(shí)，可先將組與組之間形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，再對(duì)組內(nèi)照片進(jìn)行排列文件夾命名：每個(gè)文件夾賦予一個(gè)文件名文件夾名必須具有惟一性以年度或項(xiàng)目代號(hào)作為文件夾名文件夾命名：例一2006年照片例二HC.621HC 海滄大橋項(xiàng)目檔案621 工程科研實(shí)驗(yàn)類文件夾內(nèi)的每張照片要有簡單的文字（4）、說明在文件夾內(nèi)添加“文本文檔”，在“文本文檔”內(nèi)填寫照片檔案總說明利用MicrosoftofficePowerPoint軟件(幻燈片)將數(shù)碼相機(jī)拍攝的影像分類后創(chuàng)建和編輯成幻燈片，添加上相關(guān)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、等文字說明（5）然后再刻錄成

15、光盤此方法包含照片、文字說明，與實(shí)體照片檔案整理的排序一致編輯的幻燈片能利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速檢索（只要在編輯工具欄“查找內(nèi)容”項(xiàng)輸入關(guān)鍵詞就能找到所需的照片檔案）（6）直接采用圖像軟件進(jìn)行著錄軟件直接提供文件屬性的編寫，包括文字說明、拍攝者、拍攝時(shí)間等，還可以直接將原數(shù)據(jù)信息，如什么相機(jī)拍攝的、拍攝時(shí)間、照片大小、像素、更改信息等顯示并打印出來。提高工作效率保證著錄信息的準(zhǔn)確性有檢索功能，查找利用方便（7）、編號(hào)：文件夾內(nèi)每一張數(shù)碼照片按其排列順序編號(hào)。照片號(hào)格式為：全宗號(hào)年度保管期限代碼-張?zhí)柪?131-2007-Y-0008（8）、編目：數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制光盤文件級(jí)目錄 ：

16、60;盤內(nèi)照片目錄以張為單位編制，對(duì)所有照片檔案進(jìn)行著錄、管理，以便建立統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理與檢索。數(shù)碼照片檔案文件級(jí)著錄項(xiàng)包括 ： 全宗號(hào)、光盤號(hào)、照片號(hào)、照片題名、參見號(hào)、拍攝時(shí)間、攝影者、保管期限、采集渠道、備注等項(xiàng)。編目（光盤文件級(jí)）全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制 的代號(hào)光盤號(hào)：按形成時(shí)間從“1”開始編制 流水號(hào)照片號(hào)：一張光盤內(nèi)保存的數(shù)碼照片從“1”開始編制照片號(hào) 編目（光盤文件級(jí)）照片題名：題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全參見號(hào)：與本張數(shù)碼照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)采集渠道：根

17、據(jù)數(shù)碼圖像文件來源標(biāo)注“數(shù)碼件”、“掃描件”。備注：其他需要補(bǔ)充和說明的內(nèi)容。（9）、光盤封面存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的光盤盤面及包裝盒應(yīng)刻制或貼有識(shí)別光盤的統(tǒng)一規(guī)格的標(biāo)簽。編制光盤封面，填寫相關(guān)內(nèi)容說明(應(yīng)包括：全宗號(hào)、光盤號(hào)、套別、全宗名稱、形成時(shí)間、張數(shù)、制作單位、制作日期、保管期限、審核人、光盤種類等)光盤封面內(nèi)容與盤內(nèi)內(nèi)容要保持一致全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制 的代號(hào)套別：用大寫英文字母A、B、C表示。A表示查閱利用；B表示封存保管；C表示異地保存全宗名稱：本單位全稱或規(guī)范性簡稱形成時(shí)間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片檔案的起始年月和終止年月，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第14位表示年，第56位表示

18、月，起始年月和終止年月中間用“”分隔，如：200701200712張數(shù)：盤內(nèi)數(shù)碼照片的總數(shù)制作單位：光盤制作單位的全稱或通用簡稱光盤封面制作日期：數(shù)碼照片檔案刻錄到光盤上的日期。包括年月日，用阿拉伯?dāng)?shù)字八位數(shù)標(biāo)識(shí)。如：20080709保管期限：光盤內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案的保存時(shí)間。審核人：負(fù)責(zé)檢查光盤存儲(chǔ)質(zhì)量的人員姓名光盤種類：光盤的類型 ，如CD-R、DVD-R等（三）存 儲(chǔ)1、整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機(jī)保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲(chǔ)載體。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片的存儲(chǔ)載體2、同一個(gè)年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張或多張光盤中 ；不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲(chǔ)在同一張光盤中。3、數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)一式三套，一套提供利用，一套封存保