試論建立農(nóng)民專業(yè)合作社檔案

1、試論建立農(nóng)民專業(yè)合作社檔案,農(nóng)民專業(yè)合作社的形成及檔案的產(chǎn)生隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立及逐步完善,特別是近年來，在農(nóng)村形成大量/J燃業(yè)農(nóng)戶的基礎(chǔ)上，已逐步發(fā)育出農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)和營銷的專業(yè)大戶.這些專業(yè)大戶之間,專業(yè)大戶與專業(yè)小農(nóng)戶之間,專業(yè)農(nóng)戶與其它市場組織之間,在市場對接中逐步形成各種形式的聯(lián)合與合作,發(fā)展出新的組織載體 農(nóng)民專業(yè)合作社.農(nóng)民專業(yè)合作社是建立在聯(lián)產(chǎn)承包經(jīng)營基礎(chǔ)上的新型的統(tǒng)分結(jié)合,雙層經(jīng)營體制,成為農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營當中最有生命力的一種組織形式 .目前,我國第一產(chǎn)業(yè)私營企業(yè)已達到 3.7萬戶 ,農(nóng)民專業(yè)合作社已達l4 萬個 ,連接 400多萬農(nóng)戶,已成為活躍農(nóng)村市場,發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟的

2、重要帶動力量.圍繞農(nóng)民專業(yè)合作社職能活動,必然產(chǎn)生大量的原始記錄和反映合作社活動的各類文件材料,由此產(chǎn)生了農(nóng)民專業(yè)合作社檔案.二.農(nóng)民專業(yè)合作社檔案的收集范圍農(nóng)民專業(yè)合作社檔案是記錄和反映合作社各種經(jīng)營活動的歸檔保存的文字材料,圖紙 ,圖表 ,照片,磁帶等 .通常包括以下幾個方面內(nèi)容:（一）文書檔案l,行政事務(wù)方面.合作社章程，成員入退社申請， 名冊，議事規(guī)則，各種制度，辦法等文件材料；成員大會 或代表大會會議材料；人事任免和聘用，啟用公章，理 事和監(jiān)事會機構(gòu)名單 ,合作社成立,合并或解散,破產(chǎn)文件材料;財務(wù)管理，盈余分配,虧損處理方案，公積金， 財務(wù)補助，他人捐贈，財務(wù)報告，財產(chǎn)審計文件材料

3、；年 度業(yè)務(wù)報告,工作總結(jié) ,經(jīng)驗材料 . 2,商務(wù)糾紛方面.主要包括產(chǎn)品質(zhì)量,數(shù)量及商標,包裝等方面糾紛處理結(jié)果,公證文件 ,法院裁決等材料.3,往來函電方面.主要包括來往信件,函,電報 ,電話記錄,函電內(nèi)容處理記錄等.4,信息資料方面.主要包括參加各種會議帶回來的材料,合作社發(fā)展的相關(guān)資料,報刊剪貼等.（二）經(jīng)營檔案1,市場調(diào)研 ,預(yù)測方面 .市場的需求量及影響需求量的因素調(diào)查，分析材料;同行業(yè)合作社的總體情 況，新產(chǎn)品發(fā)展動向，同類產(chǎn)品價格分析，預(yù)測材料;產(chǎn) 品質(zhì)量,數(shù)量和價格,銷售渠道,農(nóng)戶服務(wù)等方面的調(diào)查材料;產(chǎn)品在市場的占有率，農(nóng)戶情況反映等材料.2,經(jīng)營決策方面.制定的經(jīng)營目標,

4、方針,策略等文件材料;制定的初步方案，可行性報告等材料；各 種經(jīng)營計劃材料；技術(shù)開發(fā)規(guī)劃，決策執(zhí)行情況，統(tǒng)計 材料;農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料的購買，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量標準與認證材 料;農(nóng)產(chǎn)品的加工，運輸，貯藏等相關(guān)技術(shù)和信息材料.文件材料:有關(guān)經(jīng)營協(xié)議，訂貨合同材料；銷售計劃 及計劃執(zhí)行青況，銷售情況記錄等材料；產(chǎn)品交貨計 劃 ,成品出庫記錄,定貨和發(fā)貨情況材料.4,農(nóng)戶服務(wù) ,廣告宣傳方面.技術(shù)服務(wù),產(chǎn)品質(zhì)量問題及處理材料；農(nóng)戶服務(wù)，培訓活動形成的材料： 產(chǎn)品質(zhì)量介紹，技術(shù)水平宣傳材料；廣告，產(chǎn)品說明書， 介紹等材料;包裝設(shè)計，商標注冊，經(jīng)營執(zhí)照等材料.（三）會計檔案主要是各種統(tǒng)計報表,清單,原始現(xiàn)金帳,銀行帳

5、 ,各種明細帳 ,原始記帳憑證等.（四）音像檔案主要是合作社各項活動 ,各級領(lǐng)導視察和檢查工作 ,生產(chǎn)和經(jīng)營情況,產(chǎn)品,設(shè)備等方面的照片,錄音,錄像帶 ,磁盤,影碟 .三 ,農(nóng)民專業(yè)合作社檔案的科學管理 （一）加強領(lǐng)導 ,強化意識要向合作社領(lǐng)導宣傳檔案工作的意義,目的和作用 ,取得合作社領(lǐng)導的重視與支持,將檔案工作列入議事日程 ,加大經(jīng)費投入,確保檔案工作的人力,物力資源的配備 .可通過培訓,舉辦展覽等多種形式,向社會宣傳農(nóng)民專業(yè)合作社檔案的重要性,提高農(nóng)民的檔案意識,把它有效地建立起來 .（二）集中保管 ,確保齊全目前 ,很多農(nóng)民專業(yè)合作社一些有價值的文件材料都分散在合作社或個人手里,沒有及時將檔案集中保管,這很不利于檔案的安全保管和發(fā)揮作用 ,更容易丟失和損壞 .因此 ,應(yīng)按照案法的要求,實行集中統(tǒng)一管理 .同時 ,接受檔案行政管理部門的監(jiān)督,指導和檢查.有條件的合作社要建立檔案室 ,沒有條件的必須建立專柜 ,確保各類文件材料齊全完整,安全妥善保存.（三 ）完善制度 ,規(guī)范管理 ?農(nóng)民專業(yè)合作社要結(jié)合實際,切實制定出文件材料的收集和歸檔制度及各類檔案管理標準 .檔案工作人員要負起責任,做好各類