檔案工作人員的基本職業(yè)素養(yǎng)

1、檔案工作人員的基本職業(yè)素養(yǎng)一、定義和檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)1、定義。(1) 素養(yǎng) ：是指一個(gè)人在思想作風(fēng)，道德品質(zhì)和知識、能力等方面經(jīng)過 長期實(shí)踐，學(xué)習(xí)所達(dá)到的一定水平。它是人的一種較為穩(wěn)定的品質(zhì)，能對 人的各種行為起到長期的持久的影響，甚至決定的因素。(2) 職業(yè)素養(yǎng) ：是指一個(gè)人所從事的工作應(yīng)該具備的素質(zhì)和修養(yǎng)。檔案 工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是指檔案工作者從事檔案工作應(yīng)該具備的素質(zhì)和修 養(yǎng)。2、檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)。 檔案工作是一門專門職業(yè)，有區(qū)別于其它職業(yè)的特殊要求。檔案職業(yè) 的特點(diǎn)是由檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)所決定的。概括起來主要有以下五個(gè)方 面的突出特點(diǎn)： ( 檔案工作的性質(zhì)可概括為管理性、服務(wù)性、

2、政治性、科學(xué) 性和文化性“五性” )(1) 產(chǎn)生效益的間接性。 檔案工作不直接創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也不直接從事 國家管理、科學(xué)研究和文藝創(chuàng)作等活動(dòng)，而是以間接的形式 ( 主要是向社會 傳遞檔案信息 ) 為社會提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，以此來推動(dòng)社會進(jìn)步。 ( 如湯河 橋改造節(jié)約 130 萬元 )(2) 對人類歷史的傳承性 。檔案是一種歷史文化遺產(chǎn)，是人類進(jìn)行各種 活動(dòng)的紀(jì)錄， 它反映了人類所獲得的知識和經(jīng)驗(yàn)， 是人類文化和文明的基 礎(chǔ)。 試想：沒有檔案的世界，將是一個(gè)沒有記憶，沒有文化，沒有法律權(quán) 利，沒有歷史的世界。因此，檔案工作在繼承和保持社會文化的統(tǒng)一性和 完整性的過程中發(fā)揮著極其重要的作用。(3)

3、工作內(nèi)容的專業(yè)性 。檔案工作有其自身的規(guī)律和一整套專門的理 論、原則和方法，并有許多的職業(yè)技術(shù)規(guī)范，檔案工作要根據(jù)科學(xué)的理論 原則，科學(xué)的技術(shù)方法， 搞好檔案的管理、 保管和利用。 因此檔案工作人 員要接受專門培訓(xùn)。( 如辦班，繼續(xù)教育等 )(4) 涉獵知識的廣泛性 。檔案工作內(nèi)容涉及到古今中外和社會生活的各 個(gè)方面，涉及的知識面很廣，尤其在今天，社會分工越來越細(xì)，各個(gè)領(lǐng)域 的專業(yè)化水平越來越高，管理手段越來越先進(jìn)的情況下，要求檔案工作者 要努力成為既具備檔案專業(yè)知識又了解和掌握其他門類專業(yè)知識的復(fù)合型 人才。 （ 如稅務(wù)局，財(cái)政局等部門的檔案工作者 ）（5） 職業(yè)道德水準(zhǔn)的特殊性 。檔案工作

4、的性質(zhì) （ 滯后性，服務(wù)性等 ）決定 了檔案工作者不可能像其他行業(yè)的工作者那些站在“舞臺”的前臺和中央，而是需要默默無聞的當(dāng)“無名英雄”。這就需要檔案工作者“長作綠葉扶 紅花，愿為蠟燭照他人”。淡泊名利，自我犧牲，無私奉獻(xiàn)，甘為人梯， 不講條件，不計(jì)得失，熱心服務(wù)。同時(shí)，更要忠于職守，尊重歷史，尊重 檔案，無私無畏地維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。二、檔案工作人員應(yīng)該具備的知識結(jié)構(gòu)知識結(jié)構(gòu) 是指人的知識體系的構(gòu)成因素和各因素之間的聯(lián)系。檔案工 作人員的知識結(jié)構(gòu)是指他們?yōu)檫m應(yīng)專業(yè)工作所需要的文化知識。 主要是四 個(gè)方面的知識：1、文史知識。 檔案工作主要是通過文字來記錄人類社會實(shí)踐活動(dòng)的。 因此，檔案工作者

5、應(yīng)該具有較高的語言文字水平，包括古代漢語，外語知 識，少數(shù)民族語言等方面的知識。才能正確地判斷檔案的價(jià)值和社會需求，搞好檔案的收集，管理和開發(fā)利用。2、檔案管理和相關(guān)學(xué)科的知識。 檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。它既有一定的理論基礎(chǔ)， 又有一定的業(yè)務(wù)知識。目前， 檔案學(xué)分為兩大部類：一是 理論檔案學(xué) （ 包括 檔案學(xué)概論，檔案術(shù)語學(xué)，比較檔案學(xué)，檔案法規(guī)學(xué)，檔案事業(yè)史等 ） ；二 是應(yīng)用檔案學(xué)， （ 包括檔案管理學(xué)，科技檔案管理學(xué)，檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)，檔 案保護(hù)技術(shù)學(xué)，縮微復(fù)制，電子文件及電子檔案管理等 ） 。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，和相關(guān)的日益復(fù)雜紛繁的現(xiàn)代生產(chǎn) 和管理，特別是隨著

6、文書檔案管理和檔案 - 圖書 - 情報(bào)管理一體化的日 益加強(qiáng)，還要求檔案工作者既要學(xué)習(xí)和掌握文書學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué)、目錄學(xué)等，還要涉獵哲學(xué)、自然科學(xué)、社會科學(xué)、思想科學(xué)等知識，成為 “專才”基礎(chǔ)上的“通才”。3、現(xiàn)代科技知識。 知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)和能源更為重要的，對生產(chǎn)力發(fā)展 和社會進(jìn)步起決定作用的戰(zhàn)略資源。 特別是以電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù) 為主的信息革命正以迅猛之勢推動(dòng)著整個(gè)信息業(yè)的變革和發(fā)展， 信息資源共享成為社會發(fā)展的迫切需要。與此同時(shí)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是電腦，數(shù)據(jù)庫等技術(shù)以及辦公自 動(dòng)化設(shè)備應(yīng)用于檔案工作，檔案管理工作的方法和手段也發(fā)生了深刻地變 化，正從傳統(tǒng)的手工

7、管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變， （ 如檔案載體：記錄 方式出現(xiàn)多樣化，不僅有紙質(zhì)的，還有電子聲像等?？缭綍r(shí)空的網(wǎng)上查閱 檔案也使得檔案的提供利用方式發(fā)生了根本性的變化， ）出現(xiàn)了 許多新的課 題： 電子文件歸檔和電子檔案管理，建立數(shù)字檔案館，在互聯(lián)網(wǎng)建立網(wǎng)絡(luò) 發(fā)布檔案信息等等。因此，要求檔案工作人員必須要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科技 知識（ 特別是計(jì)算機(jī)知識與技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等 ），才能管理 好和開發(fā)好檔案信息資源，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化。4、本行業(yè)專業(yè)知識。 檔案工作人員要學(xué)習(xí)和掌握本機(jī)關(guān)本單位的專業(yè) 知識，才能干起檔案工作來得心應(yīng)手。否則無法做好檔案工作。5、必要的法律知識。首先 要了解

8、憲法和其他基本法，明白什么是違法 犯罪用法律保護(hù)個(gè)人生命安全和合法權(quán)利。 其次 ，要掌握參與社會生活所 必要的法律知識，如選舉法、教育法、婚姻法、知識產(chǎn)權(quán)法等。 第三 ，要 熟悉掌握與本專業(yè)密切相關(guān)的法律知識，包括黨和政府的方針、政策、法 規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和制度等。第四 ，領(lǐng)會甚至精通檔案法規(guī)等。三、檔案工作人員應(yīng)具備的基本能力 所謂能力是指一個(gè)人從事某項(xiàng)活動(dòng)所必須的，直接影響活動(dòng)效率并使 其順利完成的個(gè)性生理特征。檔案工作人員主要需要以下五個(gè)方面的基本 能力：1、文字表達(dá)能力。 文字表達(dá)能力是檔案工作人員的基本功之一。檔案 工作人員的文字表達(dá)能力對于做好檔案信息管理工作等具有特殊的意義和 作用。 其

9、實(shí)一個(gè)人的 文字表達(dá)能力是一種綜合性能力 ，并不單純是文字技 巧問題。這要求不僅要懂語法， 邏輯修辭等多種知識和寫作技巧， 而且要 具備一定的理論修養(yǎng)、政策水平、 專業(yè)知識和科學(xué)的思維方式以及理解和 把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和獲取信息的能力，另外，書寫還要美觀且速度快。2、信息意識能力。 信息時(shí)代信息無處不在。誰獲得信息誰就贏得先機(jī) 和勝利。檔案信息以它獨(dú)有的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其他 信息。因此，檔案工作者要有敏銳的信息意識，廣泛收集信息，轉(zhuǎn)化加工， 準(zhǔn)確提供，快速傳遞和充分利用。信息意識要求 首先 對信息要有很強(qiáng)的敏 感力，善于將信息現(xiàn)象與實(shí)際工作迅速聯(lián)系起來，善于從信息中找到解決 問題的

10、關(guān)鍵。 其次 對信息有很強(qiáng)的觀察力并且成為一種習(xí)慣，不受時(shí)間空 間的限制。 第三， 對信息價(jià)值有很強(qiáng)的判斷力。信息不在于誰先發(fā)現(xiàn)，而 在于誰能對信息價(jià)值的發(fā)現(xiàn)以及分析加工的能力強(qiáng)。3、駕駛現(xiàn)代科技設(shè)備的能力 。現(xiàn)代科技日新月異的發(fā)展和辦公自動(dòng)化 的普及，特別是電子計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，必然 對檔案工作人員的能力提出更新更高的要求。檔案工作人員再也不能憑借 原有的知識、經(jīng)驗(yàn)、資歷和眼光等傳統(tǒng)的模式來進(jìn)行管理和工作。只有不 斷更新觀念，學(xué)會用新的思維方式，使用新的管理模式和手段，駕馭現(xiàn)代 科技設(shè)備，才能不斷提高工作效率和質(zhì)量。檔案工作人員要具有掌握現(xiàn)代 化辦公設(shè)備的能力，能夠熟

11、練使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備，掌握 錄音錄像、縮微、攝像、光盤刻錄等現(xiàn)代化手段。特別是運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成 檔案的全面存貯，自動(dòng)索引，圖形處理，字跡恢復(fù)，老檔案的保護(hù)，自動(dòng) 借閱等，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息的現(xiàn)代化存貯、檢索、提取和交流。4、溝通協(xié)調(diào)能力 。這一點(diǎn)在檔案工作者中，特別是專職檔案工作者中 差距較大一些。由于長期以來受封閉半封閉工作方式的影響，檔案工作中 甘當(dāng)無名英雄，而不善于同各方面進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。其實(shí)檔案工作與其它 各項(xiàng)工作一樣，在設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、人員等方面必須取得領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持 與協(xié)作。因此，第一 非常需要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)和部門以及其他各部門的聯(lián)系， 爭取他們對檔案工作的支持，將檔案工作

12、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并提供必 要的人、財(cái)、物的保障。 第二 要協(xié)調(diào)好本部門各科室之間的聯(lián)系，保證文 件及時(shí)歸檔移交； 第三 要協(xié)調(diào)好與檔案行政部門和檔案工作的聯(lián)系，按時(shí) 按要求移交檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；第四 要協(xié)調(diào)好與利用者的關(guān)系， 向利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5、綜合分析能力。 所謂綜合分析能力，就是透過事物的現(xiàn)象看本質(zhì)， 在大量的個(gè)別的事物中找到它們的聯(lián)系（規(guī)律）。在當(dāng)今的信息時(shí)代，就 是對信息的處理能力。也就是理解能力，思維能力和組織能力。這就 要求 檔案工作人員 :第一要有較強(qiáng)的閱讀概括能力和分析加工能力；第 二、要在 實(shí)踐中注意探索和總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)及檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，研究出現(xiàn)的新

13、情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問題。第三、 檔案工作人員要注重政治經(jīng)濟(jì)形勢的學(xué)習(xí) 和分析，找準(zhǔn)檔案工作與社會熱點(diǎn)問題的切入點(diǎn)，使檔案工作更好地為本 機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作，為社會和百姓生活服務(wù)。四、檔案工作人員應(yīng)具備的職業(yè)道德職業(yè)道德是從事某種職業(yè)的人員共同認(rèn)可的并在職業(yè)活動(dòng)中應(yīng)自覺遵 守的行為準(zhǔn)則與規(guī)范，它是社會道德體系中的一個(gè)重要組成部分。檔案工 作者的職業(yè)道德是指檔案工作人員在從事檔案行政、 檔案保管和利用服務(wù) 等項(xiàng)活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。主要包括以下 七個(gè)方面：1、維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。 檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是以其真實(shí)性為前提的。檔 案記錄內(nèi)容的真實(shí)與否對歷史將產(chǎn)生至關(guān)重要的影響， 往往一字之差將會 改變歷史的

14、本來面貌。因此，將維護(hù)歷史的真實(shí)面貌作為首要的職業(yè)道德 的根本準(zhǔn)則。首先 、要客觀公正地履行自己的專業(yè)職責(zé)，不隱瞞、歪曲事 實(shí)、不篡改文件和歷史證據(jù)，努力維護(hù)歷史的真實(shí)性。 其次， 對特殊時(shí)期 產(chǎn)生的檔案要辯證理解和對待。如文革時(shí)期產(chǎn)生的檔案其內(nèi)容失真，虛假 甚至完全違背了真實(shí)情況。既不能一律相信和采用，又不能因?yàn)橛袉栴}就 隨意銷毀和改造。要認(rèn)真地加以鑒辨，以卷內(nèi)備考表或其他形式加以說明。2、忠于和熱愛檔案事業(yè)。 愛崗敬業(yè)是一種起碼的職業(yè)態(tài)度。不熱愛本 職工作就談不上忠于職守，檔案工作人員的自我價(jià)值，是通過自己所從事 的檔案事業(yè)展現(xiàn)出來的，只有熱愛本職工作，全心全意地盡到保護(hù)管理檔 案的義務(wù)和

15、為利用者提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的職責(zé)，忠于職守，樂于在平凡的 崗位上默默奉獻(xiàn)，才能實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。3、具有全心全意為人民服務(wù)的精神。 當(dāng)今社會檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn) 越來越凸現(xiàn)出來。只有將檔案工作服務(wù)中心工作，服務(wù)社會和服務(wù)百姓放 在重要位置，檔案工作才有生機(jī)和活力，檔案事業(yè)才有大的發(fā)展。 首先 、 要大力抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，夯實(shí)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。 其次 ，要 積極主動(dòng)地服務(wù)，改變坐等利用者前來查閱檔案的做法， 主動(dòng)采取各種方 式方法： 如公布檔案目錄、編輯參考資料，在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案信息崗、網(wǎng)站，舉辦展覽、提供現(xiàn)行文件查詢等等，實(shí)踐證明深受廣大群眾歡迎， 效果明顯。 第三 ，以良好的態(tài)度

16、和作風(fēng)為利用者服務(wù)，對利用者熱情、禮 貌、態(tài)度和藹、親切，使每一位利用者滿意。4、養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣。一是 要注意做好國家、集體及公民個(gè)人的信 息安全；不得銷毀相關(guān)的檔案信息，尤其是易于更新和消除的電子文件信 息。二是不利用工作之便泄露對社會不宜公開的檔案信息內(nèi)容。 三是檔案 工作人員要自覺地遵守保密工作紀(jì)律，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，同各種失密、泄密、竊密行為作斗爭。5、樹立高度的法制意識與觀念。 檔案法規(guī)是發(fā)展檔案事業(yè)的根本性法 律規(guī)范。檔案工作者首選應(yīng)增強(qiáng)依法守法的意識與觀念， 做到六不準(zhǔn)：第 一、不準(zhǔn)損毀、丟失國家所有的檔案； 第二， 不準(zhǔn)擅自提供抄錄，公布屬 于國家所有的檔案； 第三， 不

17、許涂改，仿造檔案； 第四，不準(zhǔn)擅自出賣或 者轉(zhuǎn)讓對國家和社會具有保存價(jià)值的或保密的檔案， 也不準(zhǔn)將這種檔案倒 賣牟利或者賣給外國人； 第五 ，不準(zhǔn)明知自己保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采 取措施保護(hù)，造成損失；第六 ，不準(zhǔn)攜運(yùn)禁止出館的檔案及其復(fù)印件出館 等等。 其次 ，檔案工作者要依法行使自己的職責(zé)，定期接收和移交檔案，妥善保護(hù)好檔案，杜絕玩忽職守現(xiàn)象發(fā)生。6、保持嚴(yán)細(xì)深實(shí)快的工作作風(fēng) 。首先要求按照檔案的形成規(guī)律辦事， 按照工作特征和標(biāo)準(zhǔn)辦事，不能有半點(diǎn)的粗心大意，敷衍了事。如整理檔 案時(shí)，要堅(jiān)持便于保管和利用的原則，做好區(qū)分全宗、分類、組卷、案卷 排列和目錄編制工作；檔案統(tǒng)計(jì)工作中，要保證統(tǒng)計(jì)數(shù)

18、字準(zhǔn)確真實(shí)等等。在每一個(gè)細(xì)小的工作環(huán)節(jié)中一絲不茍，嚴(yán)肅認(rèn)真。7、發(fā)揚(yáng)開拓進(jìn)取的奮斗精神 。檔案事業(yè)的發(fā)展也要與時(shí)俱進(jìn)。在檔案 工作中比較普遍存在的看攤守業(yè)，因循守舊，固步自封等問題不符合檔案 事業(yè)發(fā)展要求，必須擯棄。 首先 要把握檔案工作的新規(guī)律、新標(biāo)準(zhǔn)、新方 法。如在新的形勢任務(wù)下，如何發(fā)揮檔案信息作用為中心工作、為社會、為百姓服務(wù)電子檔案如何歸檔、存貯和管理現(xiàn)行文件的利用、檔案信息化 建設(shè)等等問題。 其次 ，要不斷研究解決檔案工作中的新問題， 前面提到的 幾個(gè)問題有待于我們從理論上深入探討，在實(shí)踐中廣泛有效地應(yīng)用。辦班 學(xué)習(xí)研討的意義也在于此。五、如何提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng) 前面講了檔

19、案工作人員應(yīng)具備的知識，能力和職業(yè)道德，關(guān)鍵是把它 們運(yùn)用到檔案工作中去，化為職業(yè)行動(dòng)，從而提高自己的職業(yè)素養(yǎng)。如何 提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)的 主要途徑有兩個(gè) ：一是不斷學(xué)習(xí)是提高職業(yè)素養(yǎng)的必由之路。 馬克思有句名言：“在科 學(xué)上沒有平坦的大路，只有不畏勞苦沿著陡峭山路攀沿的人，才有希望到 達(dá)光輝的頂點(diǎn)”。只有孜孜不倦的人，才能成為有知識有學(xué)問有競爭力的 人。首先要會學(xué)。學(xué)習(xí)的渠道和途徑很多，但是怎么學(xué)，學(xué)什么，要從自 身的實(shí)際需求出發(fā)， 要切合自己的實(shí)際情況。 古人講：“三人行必有我?guī)煛?古人還說：“學(xué)而不思則惘”。 看書讀報(bào)聽人講話處處皆學(xué)問。 要學(xué)會觸 類旁通， 由此及彼的分析和思考。其

20、次， 要學(xué)以致用， 用學(xué)到的新知識新 理論武裝頭腦指導(dǎo)工作。 也叫“學(xué)習(xí)發(fā)生”或叫理論聯(lián)系實(shí)際。通過不斷 地學(xué)習(xí)，來不斷地充實(shí)完善提高自我，做一個(gè)對社會對事業(yè)有用的人才。 檔案工作者必須樹立終生學(xué)習(xí)的思想，活到老學(xué)到老。二是積極參與社會實(shí)踐是提高職業(yè)素養(yǎng)的根本途徑。 馬克思說過：無 論是改造主觀世界， 還是改造客觀世界， 都離不開實(shí)踐。 毛澤東主席也曾 經(jīng)說過： “實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的標(biāo)準(zhǔn)”。提高職業(yè)素養(yǎng)，實(shí)際就是一種對檔 案工作人員主觀世界的改造，它同樣只有在職業(yè)素養(yǎng)的實(shí)踐中才能實(shí)現(xiàn)。所以要注意參加各種社會實(shí)踐，在實(shí)踐中鍛煉提高自己六、在電子檔案管理中檔案工作者應(yīng)該注意的幾個(gè)問題（一）要充分認(rèn)識

21、檔案管理現(xiàn)狀。 隨著計(jì)算機(jī)的普及，越來越多的文件以電子文檔的形式進(jìn)行傳輸和歸 檔。越來越多的單位為了提高辦公效率和管理水平，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，“無紙化”辦公。信息時(shí)代的到來，使得原有的檔案 管理理論和方法已經(jīng)不完全適用于電子文檔的管理要求了， 隨之出現(xiàn)了許 多的新問題， 主要是：1、不管是地方綜合性檔案館還是各機(jī)關(guān)的檔案室，所存的檔案大部分 是紙介質(zhì)檔案，這種檔案不容易長時(shí)間保存。2、檔案的整理、編纂工作耗時(shí)費(fèi)力，歸檔和管理等都很麻煩。3、檔案查找非常麻煩，查全、查準(zhǔn)率低。4、檔案的安全性得不到保證。由于直接對原始資料查閱，容易出現(xiàn)破 損、丟失、涂改等問題。5、實(shí)物管理形式下