湛江中心人民醫(yī)院急救中心青年文明號資料管理制度

1、湛江中心人民醫(yī)院急救中心青年文明號資料管理制度一、紙質(zhì)資料立卷歸檔整理方式1、資料整理應(yīng)采用符合資料保護要求的材料進行裝裱，并且美觀牢固。文字材料和圖紙的幅畫做到整齊劃一。2、資料整理必須按規(guī)范填寫檔號、卷內(nèi)目錄、備考表、檢索工具等，不得空缺和錯漏，字跡工整。3、立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)應(yīng)完整齊全。4、各類資料在裝訂前，應(yīng)去掉金屬物，取齊下沿和左沿，大張、小頁、破損文件應(yīng)折疊裱糊，案卷封面書寫工整，編號排列規(guī)范有序。5、資料須有總目錄、分類目錄和卷內(nèi)目錄、底圖目錄、資料目錄。要做好相應(yīng)紙質(zhì)文件的電子文件歸檔工作。二、電子資料的整理歸檔方式1、根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子檔案產(chǎn)生時打上相

2、應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子資料進行分類組盤。填寫必要著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。2、歸檔的電子資料要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、題名、責(zé)任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子資料的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。3、入庫的電子資料，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及進補救。4、隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子資料進行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補救新版本。湛江中心人民醫(yī)院急救中心青年文明號創(chuàng)建小組2009年9月20日湛江中

3、心人民醫(yī)院急救中心青年文明號資料查閱借閱制度一、外單位查閱資料時，必須持有介紹信、有效證件，注明查閱人的姓名及查閱內(nèi)容或范圍和目的。查閱資料一律經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)，重要資料經(jīng)礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。二、本單位工作人員查閱一般資料時，資料員需進行登記，方可查閱。三、凡查閱資料者，一般不準(zhǔn)將資料帶出資料室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。查檔抄錄的材料經(jīng)資料工作人員審核無誤后加蓋公章。四、查閱資料者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴(yán)防污染檔案；查閱時不得吸煙。五、本科保存的資料，原則上不準(zhǔn)外借，特殊情況需外借的(一般只對內(nèi)部)需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理調(diào)閱登記手續(xù)，并及時歸還。六、借出或還回的案卷，必須嚴(yán)格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責(zé)任，并采取補救措施。七、未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制資料，本單位職工因工作需要復(fù)制材料時要經(jīng)科領(lǐng)