項目部費用及報銷管理制度

1、精品文檔XXXXX有限公司運營項目部費用及報銷管理制度準:核:寫:2016年09月01日頒布實施一、編制目的為規(guī)范運營項目部的資金管理、費用管理、報銷管理，確保資金 安全，控制費用合理支出，理順費用報銷流程；根據(jù) XXXXXT限公司有 關(guān)規(guī)定結(jié)合項目部實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于XXXXXT限公司運營項目部的資金管理、費用管理、 報銷管理。三、資金管理制度3.1 項目部使用資金采用備用金制度。3.2 運營項目部備用金按月度申請，月度備用金額度原則上不超過5萬元，具體各項目月度備用金額度由公司計劃經(jīng)營部根據(jù)項目實際確定， 遇特殊情況可單獨申請。3.3 .運營項目部備用金由項目

2、部填報備用金申請單報公司計劃經(jīng)營 部審核，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準后由財務(wù)付款；備用金申請單 作為財務(wù)留存項目借款依據(jù)。3.4 運營項目備用金欠款由項目部月度報銷費用沖抵， 項目部對已發(fā)生的 費用應(yīng)及時匯總報銷；對月度報銷不能沖抵的部分作為項目欠款累計， 累計欠款達15萬元時公司將停止向項目提供備用金。3.5 運營項目部的資金管理由項目副經(jīng)理負責， 項目副經(jīng)理開設(shè)專用項目 資金賬戶。項目的備用金由公司財務(wù)打入項目部專用資金賬戶。3.6 項目部計劃員兼任項目出納，必須建立現(xiàn)金日記帳，每筆收支款 必須及時登記，必須核對現(xiàn)金帳面余額及庫存余額，保證帳款相符 四、借款管理制度4.1 項目部應(yīng)嚴格控

3、制借支現(xiàn)金，因公事務(wù)需借款的應(yīng)先填寫 借款單， 經(jīng)項目經(jīng)理批準后方可支付。4.2 項目借支現(xiàn)金，單筆上限額度不得超過1萬元。個人累計未還欠款總 額不得超過3萬元。4.3 項目部現(xiàn)金借款的償還，可采用現(xiàn)金還賬方式，亦可采用報銷沖抵方 式，對報銷不能沖抵的應(yīng)采用現(xiàn)金方式補齊。4.4 單筆借款單的沖抵或還款日期最長不得超過 3個月，超過3個月仍不 能償還的在薪資中扣還。4.5 原則上不允許私人借支現(xiàn)金，特殊情況，必須制定還款計劃，嚴格按 還款計劃還款，經(jīng)項目經(jīng)理批準后方可借款，逾期還款的每月從薪金中 扣款。4.6 項目應(yīng)做好借款的記賬工作，每月由計劃員統(tǒng)計匯總項目部借款及欠 賬情況，及時清欠。五、付

4、款管理制度5.1 運營項目部的付款分現(xiàn)場付款和申請公司付款兩種方式。5.2 申請公司付款：5.2.1 申請公司付款的需填報 付款申請單，每月25日前集中郵寄至公 司，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后由財務(wù)直接付款至指定賬戶。5.2.2 申請公司付款的費用項目如下：原材料付款房租付款通過簽訂合同采購的或能單獨開具增值稅發(fā)票的備品備件的付款鋼球、潤滑油、油漆等通過簽訂合同采購的或能夠單獨開具增值稅發(fā)票的消耗性材料的付款外委工程的付款固定采購地點且能夠集中統(tǒng)一開具增值稅發(fā)票的其他物品的付款。5.2.3 原材料申請公司付款按月度申請，同時隨單提供發(fā)票、月度進料清 單（按天統(tǒng)計），月度進料清單需項目經(jīng)理

5、簽字。5.2.4 其他申請公司付款的應(yīng)隨單提供發(fā)票、合同或復(fù)印件、入庫單等。帶合同的付款應(yīng)注明付款比例。預(yù)付款、未開發(fā)票的在發(fā)票欄應(yīng)注明“待 開”。5.3 項目部現(xiàn)場付款：5.3.1 項目部現(xiàn)場采購的不具備申請公司付款的貨款由項目部采購員負責付款。5.3.2 項目部招待費的付款一般由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷；較大數(shù)額 的招待費也可先行辦理借款然后結(jié)付報銷。5.3.3 項目部臨時用工的工人工資由項目部現(xiàn)場支付。5.3.4 其他項目部零星付款由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷。5.4 項目部車輛的油費由公司總部統(tǒng)一充卡付款。六、報銷管理制度6.1 基本要求：6.1.1 項目部的費用報銷采取月度報銷制，每月

6、25日前項目部將當月應(yīng)報費用的發(fā)票粘貼清楚郵寄至公司報銷。6.1.2 項目部費用報銷應(yīng)填寫公司 費用報銷單，費用報銷單應(yīng)按照報 銷費用分類標準分類填寫并分類貼報發(fā)票。開在同一張發(fā)票的幾類費用可按較高額度費用類別貼報，但統(tǒng)計必須按分類標準分開統(tǒng)計。6.1.3 項目部費用的發(fā)票粘貼由項目計劃員負責，費用報銷單需項目經(jīng)理審核簽字后方可郵寄回公司報銷。6.1.4 費用報銷時間：以發(fā)票開具日期為依據(jù)，報銷時不得超過發(fā)票開具 日期60日。6.1.5 項目部個人報銷不需粘貼發(fā)票。個人費用的報銷需經(jīng)項目經(jīng)理審核 并在發(fā)票上簽字后至項目計劃員處報銷。6.1.6 項目計劃員對項目部個人的報銷費用應(yīng)做好記賬并保管好

7、發(fā)票。6.1.7 費用的報銷應(yīng)盡量取得正規(guī)發(fā)票，對于確實不能取得發(fā)票的應(yīng)開具 正規(guī)收據(jù)；對于確實無發(fā)取得票據(jù)的應(yīng)出具費用的詳細說明，并經(jīng)項目 經(jīng)理簽字確認報公司審核。6.2 差旅費報銷6.2.1 出差是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地辦理業(yè)務(wù)、開發(fā)市 場，協(xié)調(diào)關(guān)系或處理公司事務(wù)，開會、學習等活動。6.2.2 差旅費包括出差發(fā)生的城際交通費、住宿費、出差地市內(nèi)交通費等費用；員工定期的回家路費；不包括外出接待客戶、洽談業(yè)務(wù)、聯(lián)絡(luò)關(guān) 系所需的招待費及購買禮品的費用。6.2.3 出差期間的洗衣費、健身保健費及住宿房間內(nèi)的有價商品等，不予報銷。6.2.4 項目部項目經(jīng)理以下人員出差由項目經(jīng)理批準。6

8、.2.5 項目經(jīng)理出差由公司總部批準。6.2.6 交通費標準：父通級（職）火車輪船飛機客車副總經(jīng)理以上軟臥/硬臥/高鐵二等二等經(jīng)濟艙普通部門負責人/高工/項目經(jīng)理硬臥/高鐵二等三等無（特殊情況需樹!）普通員工硬臥/高鐵二等三等無（特殊情況需樹!）普通備注：員工級別車程超過4個小時的，火車方可乘坐“硬臥”席別6.2.6住宿費標準:住宿費包括房費、地方政府收取的保險等費用。以如家、漢庭為標 準（應(yīng)酬除外）項目級（職）別住勤補助標準（元）縣級及以下省會級城市直轄市特區(qū)城市副總經(jīng)理以上300300400500部門負責人/高工/項目經(jīng)理160200260360員工1201502002606.2.7 無特

9、殊情況，員工出差旅程嚴禁繞道中轉(zhuǎn)，出差期間因工作需要或生病等原因需延長出差時間或改變差旅路線，應(yīng)立即請示出差主管領(lǐng)導(dǎo)批準。未經(jīng)許可擅自延長出差時間或改變差旅路線的，不予報銷差旅費。6.2.8 市內(nèi)交通費指出差期間的市內(nèi)交通費， 包括公共汽車、地鐵、中巴、出租車等，以及因此產(chǎn)生的相應(yīng)的過橋、停車等費用。市內(nèi)交通以公共交通為主。如需打出租車的在報銷出租車票背面上注明打車起點、終點 及打車時間6.2.9 員工家距項目部所在地方圓200公里范圍外的員工，享受回家路費 的報銷：專工以上人員（含專工）每隔 2個月報銷一次，專工以下人員 的每隔3個月報銷一次。6.2.10 員工回家路費僅報銷正常的交通費，期

10、間發(fā)生的出租車費用、食 宿費用不予報銷。6.2.11 員工回家過程中不得繞道、繞程、惡意中轉(zhuǎn)；不得已繞道、繞程 的在報銷時應(yīng)予以主動說明，并按正常行程應(yīng)產(chǎn)生的費用報銷，超出部 分自理。6.2.12 員工回家乘用交通工具應(yīng)按交通費標準乘坐，回家路費中如 有超過標準的交通費，員工應(yīng)主動說明并按乘坐標準應(yīng)發(fā)生的費用予以 報銷，超出部分自理。6.3 業(yè)務(wù)招待費報銷6.3.1 業(yè)務(wù)招待費是指在項目運營生產(chǎn)過程中需要對外進行的招待類費用，具體項目見報銷費用分類標準。6.3.2 業(yè)務(wù)招待經(jīng)辦人員須填寫業(yè)務(wù)招待費申請單提出申請，經(jīng)項目 經(jīng)理批準后執(zhí)行；如因時間原因招待前未能申請的，在招待后3日內(nèi)補辦申請單。6

11、.3.3 無申請單的招待費用項目計劃員不予報銷。6.4 報銷單填制及發(fā)票要求。6.4.1 報銷單的填制要求6.4.1.1 發(fā)票類單據(jù)按報銷費用分類標準分類、分次、分頁粘貼填制； 所有報銷單據(jù)的張數(shù)和合計金額必須準確無誤填寫，粘貼要求整齊、美 觀。6.4.1.2 費用報銷單后按票據(jù)順序詳細附上各單據(jù)明細（詳見費用報銷 明細表），隨附在費用報銷單后一同郵寄至公司。6.4.1.3 收據(jù)類單據(jù)盡量用發(fā)票抵用報銷，確實沒有，按順序依次粘貼并 在費用明細清單里詳細說明（即費用報銷明細表）。6.4.1.4 單次出差任務(wù)的差旅費集中一次報銷，所有票據(jù)粘貼在一張費 用報銷單中；員工回家路費的報銷按月度集中粘貼報

12、銷。6.4.1.5 員工出差期間發(fā)生的訂票費、行李托運費等費用可憑發(fā)票報銷， 訂票費收據(jù)不能做為報銷依據(jù)的，訂票時一定要取得正式發(fā)票。6.4.1.6 所有報銷內(nèi)容填寫完畢后，需要核算總數(shù)，并將合計金額大小寫 填寫完整，金額應(yīng)頂格寫，前面不能留有空隙，在涉及金額的地方不得 涂改。6.4.2 發(fā)票取得的注意事項6.4.2.1 費用報銷時原則上要取得正規(guī)真實發(fā)票，票據(jù)完整、內(nèi)容清晰， 定額發(fā)票票面加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，機打發(fā)票必須寫清發(fā)票抬 頭（XXXXX有限公司）且不能簡寫，對于虛假不完整發(fā)票公司有權(quán)退回 個人或不予報銷。6.4.2.2 經(jīng)辦人在索取發(fā)票時如能索取增值稅專用發(fā)票盡量索要增值稅

13、專 用發(fā)票。6.4.2.3 在不能取得發(fā)票時盡量取得收據(jù) （加蓋單位章），所有購銷、花費 必須有票有據(jù)。在發(fā)票和收據(jù)都沒有的情況下必須注明事情原由由經(jīng)各 級負責人審核簽字確認后方可報銷。6.4.2.4 對于員工提供的發(fā)票、車票不符合報銷要求的，超出報銷標準且 無合理解釋的，計劃員有權(quán)拒絕接收票據(jù)。6.424需憑票報銷的項目，若報銷單據(jù)丟失，除火車票，飛機票外，一 律不報銷；飛機票，火車票報銷按實際金額的50%合予報銷。6.4.2.5員工進行費用報銷時應(yīng)以誠信為原則，如從中弄虛作假，一經(jīng)查 出就按虛報金額的25倍處罰；對于出具偽證的員工及審核人包庇作假 的行為，按違紀人處罰金額的50%處以罰款。七、解釋權(quán)限該規(guī)定的解釋權(quán)屬于公司計劃經(jīng)營部。八、批準執(zhí)行該制度自頒布之日起生效、執(zhí)行。附表:備用金申請單XXXXXW限公司運營項目備用金申請單項目：申請時間：年 月日申請金額大寫收款賬號申請說明申請人項目經(jīng)理分管副總計劃經(jīng)營部總經(jīng)理財 務(wù)借款單借款單總經(jīng)理:財務(wù):工程部/計劃經(jīng)營部:部門負責人:付款申請單XXXXXt限公司付款申請單日期：申請人收款單位開戶行賬號合同編號自演金額人民幣：人民幣大寫：付款比例用途發(fā)票編號采購申請編號備注項目負責人工程部計劃經(jīng)營部務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)招待費申請單XXXXXt限公司運營項目部業(yè)務(wù)招待費申請經(jīng)辦人姓名部 門時間年 月日招待地點客戶名單