監(jiān)理工程保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定

1、北京華聯(lián)電力工程監(jiān)理公司編號：MI-2-23 生效日期：2011.09.01作業(yè)文件第9頁 共9頁工程監(jiān)理檔案資料管理辦法1目的為使建設(shè)項目（工程）監(jiān)理檔案完整、準(zhǔn)確、安全保管并有效利用，按照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000）、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002），結(jié)合公司工程監(jiān)理檔案資料的實際情況，制定本辦法。2適用范圍2.1監(jiān)理檔案是指從工程中標(biāo)后開始至監(jiān)理工作結(jié)束全過程中形成的按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件資料。包括各種具有查證、參考和保存價值的各種形式的原始記錄、文函、會議紀(jì)要、簽證資料、材料和設(shè)備證明、圖紙、聲像材料等。2.2電網(wǎng)

2、工程按照國家電網(wǎng)公司三個標(biāo)準(zhǔn)化項目部手冊執(zhí)行。3職責(zé)3.1公司的監(jiān)理檔案工作實行公司技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制；3.2運營管理處負(fù)責(zé)對檔案資料形成過程進行指導(dǎo)；3.3事業(yè)部負(fù)責(zé)對所屬監(jiān)理部檔案資料收集整理情況進行監(jiān)督檢查。3.4各項目監(jiān)理部的監(jiān)理檔案工作由總監(jiān)負(fù)責(zé)，總監(jiān)辦公室具體管理，設(shè)專人專崗開展此項工作，各專業(yè)應(yīng)積極配合并明確責(zé)任人；3.5工程竣工后監(jiān)理部負(fù)責(zé)資料的歸檔工作，并在竣工1個月內(nèi)向公司檔案室移交歸檔資料。3.6向建設(shè)單位移交歸檔資料的工作，具體要求按建設(shè)單位的規(guī)定執(zhí)行。 4資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定 4.1監(jiān)理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定的說明4.1.1本規(guī)定是以華聯(lián)監(jiān)表（

3、A、B、C）為例進行編寫的，因各事業(yè)部以及各工程的建設(shè)單位要求不同，執(zhí)行的資料管理標(biāo)準(zhǔn)不一，但資料的大體內(nèi)容相同，所以如不執(zhí)行華聯(lián)監(jiān)表的工程，參照本規(guī)定要求執(zhí)行。4.1.2本規(guī)定標(biāo)題欄歸檔保存單位欄目中：監(jiān)理部保存資料為施工過程中監(jiān)理部保存的過程資料，公司檔案室保存資料為工程竣工后移交公司檔案室的工程檔案。建設(shè)單位保存資料為工程竣工后移交建設(shè)單位的檔案，此欄目僅為參考，具體移交內(nèi)容以建設(shè)單位要求為準(zhǔn)。4.1.3需要移交電子文件的資料，資料的編審批頁和蓋章頁需掃描成JPG格式圖片文件。電子文件夾名稱以附件1中資料名稱為準(zhǔn)。一個文件夾內(nèi)含兩類或多類文件時，文件夾內(nèi)再分別按文件類別建立子文件夾。要求

4、監(jiān)理部在工程建設(shè)過程中隨工程資料形成及時進行掃描保存。4.3.4移交書、移交目錄、卷內(nèi)目錄、移交電子資料、工程照片等刻光盤移交。卷內(nèi)目錄整理成一個文件，在表格右上角注明卷冊號。4.1.5案卷封面要求必須填寫保管期限和檔號一欄，保管期限按本規(guī)定（附件1）中的保管期限一欄要求填寫。檔號從001開始按流水號填寫。脊背在保管期限一欄填寫保管期限，檔號一欄填寫工程檔號，如案卷比較薄，幾卷可以合并裝在一個檔案盒內(nèi)，在檔號一欄標(biāo)明，合并的案卷在脊背的案卷題名處要把各卷的案卷題名簡明的全部列出。例如：003的案卷題名為朝陽500kV變電站工程協(xié)調(diào)會紀(jì)要、專題會紀(jì)要 004的案卷題名為朝陽500kV變電站工程監(jiān)

5、理工作聯(lián)系單、監(jiān)理通知單及回復(fù)單 005的案卷題名為朝陽500kV變電站工程監(jiān)理月報三卷合并在一個檔案盒內(nèi)，則檔號一欄填寫003-005，案卷題名一欄填寫朝陽500kV變電站工程協(xié)調(diào)會、專題會紀(jì)要；工作聯(lián)系單、通知單及回復(fù)單；月報。（填寫脊背案卷題名時一定要寫出工程名稱）。4.1.6一個檔案盒內(nèi)的資料保管期限應(yīng)相同。4.1.7卷內(nèi)備考表監(jiān)理部填寫，其中檢查人一欄空出，移交資料時公司檔案接收人填寫。4.1.8不需歸檔的資料，如達標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)迎檢等資料，由監(jiān)理部自行保存，待迎檢用。4.2監(jiān)理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定序號類別資料名稱監(jiān)理部保存資料歸檔保存單位備注公司檔案室建設(shè)單位紙質(zhì)電子

6、保管期限（年）1監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃長期2監(jiān)理資料監(jiān)理實施細則、旁站方案長期3監(jiān)理資料監(jiān)理月報長期4監(jiān)理資料監(jiān)理周報5監(jiān)理資料監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、專題會紀(jì)要長期6監(jiān)理資料監(jiān)理部及各專業(yè)組監(jiān)理工作日志長期7監(jiān)理資料監(jiān)理旁站記錄表長期8監(jiān)理資料工程質(zhì)量評估報告長期9監(jiān)理資料監(jiān)理工作總結(jié)長期10監(jiān)理資料監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)單、監(jiān)理工作聯(lián)系單長期11監(jiān)理資料不合格材料退場通知書長期12監(jiān)理資料工程暫停通知書及復(fù)工申請表長期13監(jiān)理資料合理化建議表長期14監(jiān)理資料備忘錄長期15監(jiān)理資料安全施工隱患通知書及隱患整改反饋單516監(jiān)理資料工程款支付證書17監(jiān)理資料施工技術(shù)方案、措施報審表及報審資料5

7、18監(jiān)理資料管理體系及管理制度申報表及申報資料19監(jiān)理資料分包單位資質(zhì)審查申報表及申報資料520監(jiān)理資料建筑、安裝材料報驗單及報驗資料10土建專業(yè)只歸檔結(jié)構(gòu)材料（鋼筋、水泥、混凝土、鋼材）安裝專業(yè)只歸檔特殊材料、設(shè)備報驗不歸檔21監(jiān)理資料施工計量器具、檢測儀表報驗單及報驗資料22監(jiān)理資料工程定位測量報驗單及報驗資料523監(jiān)理資料檢驗批、分項/分部工程報驗檢驗單及監(jiān)理工程師檢驗記錄及報驗資料524監(jiān)理資料單位工程竣工予驗收報驗單監(jiān)理工程師檢驗記錄525監(jiān)理資料質(zhì)量事故報告長期26監(jiān)理資料建筑工程交安報驗單27監(jiān)理資料年、季、月施工進度計劃報審表528監(jiān)理資料工程動工報審表529監(jiān)理資料工程款支付

8、申請表530監(jiān)理資料月工程進度款報審表531監(jiān)理資料工程變更費用報審表及報審資料532監(jiān)理資料設(shè)備缺陷通知單及處理報驗表533監(jiān)理資料特殊工種證件報驗單及報驗資料34監(jiān)理資料破壞工程成果申請表535監(jiān)理資料監(jiān)理合同、施工合同、設(shè)備買賣合同36監(jiān)理資料總監(jiān)任命書37監(jiān)理資料監(jiān)理公司資質(zhì)復(fù)印件、監(jiān)理人員資質(zhì)復(fù)印件38監(jiān)理資料強制性條文執(zhí)行計劃及實施情況539施工資料見證取樣和送檢見證人備案書40施工資料圖紙會審記錄541施工資料設(shè)計變更、變更設(shè)計、工程洽商1042施工資料沉降觀測記錄543施工資料混凝土澆灌申請書44調(diào)試資料調(diào)試報告546技經(jīng)資料工程簽證預(yù)算545啟動委員會紀(jì)要長期46監(jiān)檢報告長期

9、47竣工移交簽證書長期48竣工報告長期49監(jiān)理資料工程照片：主要收集有關(guān)檢查、會議、以及施工階段影響工程質(zhì)量和施工安全的關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序、重要及危險作業(yè)環(huán)節(jié)以及工程全景的數(shù)碼照片。長期注：移交建設(shè)單位資料以建設(shè)單位具體要求為準(zhǔn)。5 監(jiān)理檔案資料的整理5.1監(jiān)理檔案資料整理的要求按照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000）、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）及公司監(jiān)理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定的要求進行收集、組卷、編目與裝訂。5.1.1組卷的要求(1)案卷內(nèi)文件材料要齊全、完整。(2)案卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要

10、求。不能有熱敏紙，不能有紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫的字跡。(3)案卷及卷內(nèi)文件不重份。(4)凡為易褪色（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的材料并需要永久和長期保管的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件附在原件之后。5.1.2組卷方法及卷內(nèi)文件的排列(1)資料組卷按照資料類別分別組卷，管理性文件可以組成一卷或多卷。管理性案卷卷內(nèi)文件按問題、時間或重要程度排列。(2)施工報審資料應(yīng)按照專業(yè)、系統(tǒng)劃分，每一專業(yè)、系統(tǒng)再按照資料類別分別組卷。卷內(nèi)文件排列：工程報驗資料按照單位工程、子單位工程、分部工程、子分部工程、分項工程、檢驗批排列。其它施工資料按照時間順序排列。 5.1.3卷內(nèi)文件材料頁號的編寫(1)

11、 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；(2)頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。(3)成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。(4)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。5.1.4卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號；文件編號，應(yīng)填寫文件文號或文件編號；責(zé)任者，應(yīng)填寫簽署意見的監(jiān)理工程師姓名；文件題名

12、，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；日期，應(yīng)填寫文件形成日期；頁號，應(yīng)填寫每份文件尾頁上標(biāo)注的頁號；備注（需要時填寫）。5.1.5 案卷封面和脊背的編制公司歸檔案卷采用案卷內(nèi)封面形式，主要內(nèi)容如下：案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱、及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱、文件材料的名稱等。案卷題名由立卷人填寫。立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項目負(fù)責(zé)部門；起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；保管期限，應(yīng)按監(jiān)理工程資料保存、歸檔范圍及保管期限規(guī)定中規(guī)定的期限填寫；檔號，從001開始按三位流水號填寫； 案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞（保管期限、檔號、案卷題名是黑體3號，填寫內(nèi)容是宋體

13、4號加黑，檔號填寫是3號加黑，雙橫線是1.5磅，單橫線0.75磅，豎線是0.25磅）。5.1.6 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況。監(jiān)理部填寫立卷人和立卷時間。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。5.2 案卷裝訂要求5.2.1 文字材料采用整卷裝訂形式。5.2.2文字材料必須用軟卷皮裝訂成冊，做到右邊和下邊齊，無倒頁，不漏訂，裝訂后裝入檔案盒內(nèi)存放。邊界小的文件，在裝訂前要貼邊，防止遮擋字跡。5.2.3圖紙材料原則不裝訂，散裝在檔案卷盒內(nèi)存放。如有少量圖紙材料同文字一起裝訂成冊，圖紙應(yīng)該留出裝訂位置。5.2.4裝訂時要剔出金屬物、塑料夾，案卷左右薄厚不

14、一時，應(yīng)在裝訂線一側(cè)夾墊紙質(zhì)物支托。5.2.5裝訂案卷用棉線在左側(cè)三孔裝訂，棉線裝訂打結(jié)于正面。5.2.6裝訂長度為18cm，上下兩孔距中9cm，裝訂結(jié)實、整齊、美觀。5.2.7 外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。5.3檔案裝具規(guī)格及制成材料5.3.1案卷采用統(tǒng)一規(guī)格的卷盒裝具。其外表規(guī)格為310mm×220mm，厚度分別為20mm、30mm、40mm、50mm四種。用牛皮紙板雙裱壓制。5.3.2 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為A4紙（297mm×210mm）。6 檔案資料的保管和移交6.1檔案室在接收工程檔案時要編制移交檔案清冊，與監(jiān)理部辦理交

15、接手續(xù)，要進行詳細的點驗，做到簽署完備，并及時分類、登記、編號，不得重復(fù)或遺漏。6.1.1工程檔案入庫時應(yīng)檢查帳、物是否相符。6.1.2 檔案室必須建立各類檔案案卷目錄、案卷目錄登記簿、案卷數(shù)統(tǒng)計簿等賬冊，定期進行清點核對，做好記錄。6.2工程項目結(jié)束后一個月內(nèi)，監(jiān)理部將工程檔案資料移交公司檔案室。6.3外單位查閱和復(fù)制監(jiān)理檔案資料時，必須由公司技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.4工程檔案的銷毀必須依照有關(guān)規(guī)定，經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后方可進行，任何人員不得自行銷毀。6.5檔案資料的存放6.5.1檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常注意檔案庫房的安全，做到防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫，同時要經(jīng)常檢查檔案的管理情況，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)等現(xiàn)象要及時報告，并查明