行政事務管理制度(1)

1、行政事務管理制度文件類別管理制度KSY-XZ-ZD-002成都市康腎源醫(yī)藥有限公司Latest Rev.A0行政事務管理制度文件編號：KSY-XZ-ZD-002修訂狀態(tài)：A0發(fā)布并執(zhí)行版次年/月/日說明編制審核批準文件主導部門： 行政人事部1、目的 為了加強公司行政事務管理，使公司各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。2、適用范圍 本制度適用于公司印章、證照、文件檔案、車輛、辦公用品、固定資產、來訪接待等。3、職責3.1人事行政部負責本制度的制定、執(zhí)行、解釋及修訂；3.2其他部門部門負責遵照執(zhí)行。4.定義（無）5.管理內容5.1 印章管理5.1.1 印章包含：公章、財務專用章、法

2、人章、合同專用章。5.1.2公司印章的刻制須報總經理批準，由公司行政人事部到公安機關指定的相關機構辦理刻制手續(xù)，印章的形體和規(guī)格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。5.1.3新印章啟用前要到印章主管部門做好戳記，并留樣保存，以便備查。5.1.4 印章啟用應報總經理批準，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、管理人員和使用范圍。5.1.5公司公章、財務專用章、法人章分別由公司法人指定專人保管，行使管理責任，印章保管人需向公司簽署印章管理責任書。5.1.6人事行政部建立印章記錄表，注明印章名稱、枚數、啟用日期、保管人、圖樣等信息。5.1.7 公司印章原則上不可帶出辦公區(qū)域，如有特殊情況，經辦人辦理借章手續(xù)，填寫證照/印

3、章借用申請表由借用部門負責人簽字同意后借出，申請表交由印章保管人存檔保管，經辦人在印章使用完畢后及時歸還。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。5.1.8印章保管人因事離崗時，須由部門負責人指定人員暫時代管，以免貽誤工作。5.1.9印章移交須辦理移交手續(xù)，在印章移交表中注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣信息。移交表交予人事行政部存檔。5.1.10 印章出現下列情況須停用：公司名稱變動；印章使用損壞；印章遺失或被竊。5.1.11 印章停用時須經總經理批準，如遺失和毀壞應及時公告作廢，同時遺失或損壞責任人負全責。停用的印章及時送行政人事部封存或銷毀，建

4、立印章存檔、銷毀的登記檔案。5.1.12使用印章必須履行登記、審批手續(xù)，不符合規(guī)定和不經審批或領導不同意的文件，印章管理人有權拒絕。5.1.13公司的重大事項、簽訂經濟合同或涉及公司經濟利益的文件等，需填寫印章使用簽批單經公司總經理審批簽字后，方可蓋章，并由經辦人復印，人事行政部存檔。公司日常事務，如上報表格、發(fā)放資料、一般通知等需要使用印章的，需經部門經理同意，印章保管人審查后，方可蓋章。5.2 證照管理制度5.2.1 證照包含基本證照：公司營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構代碼證正副本、國稅登記證正副本、地稅登記證正副本、銀行開戶許可證、信用機構代碼證；專業(yè)證照：藥品經營許可證、醫(yī)療器械經營許可證。

5、5.2.2 證照辦理： 營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證由人事行政部統(tǒng)籌辦理。稅務登記證、銀行開戶許可證由財務部統(tǒng)籌辦理。專業(yè)類證照由人事行政部辦理。5.2.3 證照除年審和換證外，凡涉及變更或注銷的必須有總經理批準后方可辦理。5.2.4 證照的辦理必須在規(guī)定期限內完成，如因超過規(guī)定期限未辦理以致證照過期的，由經辦人員負主要責任，經辦人員的直接領導負連帶責任。5.2.5人事行政部統(tǒng)一管理證照復印件及原件。如部門需要使用證照復印件的，由部門領導同意，人事行政部登記后提供，并注明用途及有效期。5.2.6若需借用證照原件，經辦人須辦理借用手續(xù)并填寫證照/印章借用申請表由部門經理批準后，到人事行政部借出，并在

6、證照使用登記表上做好登記。5.2.7 證照若出現遺失情況，應馬上告知人事行政部，報總經理批準登報聲明證照作廢，并重新補辦新證照。5.2.9 遺失證照的，由遺失人承擔全部責任。5.3文件檔案管理制度5.3.1 人事行政部是公文處理工作的管理部門，負責公司公文的收發(fā)、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、撰寫、立卷、歸檔、銷毀等工作，對各部門的公文處理進行檢查指導和監(jiān)督管理。5.3.2 文件處理原則為準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。5.3.3 發(fā)文規(guī)定 文件分類：制度、通知、呈批、函、會議紀要。制度：發(fā)布重要的規(guī)章制度，采取重大的強制性措施時使用“制度”。通知：對重要事項或重大行動做出安排

7、，要求下級辦理和共同執(zhí)行的事項使用“通知”。呈批：向上級請求批示與批準使用“呈批”。函：商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用“函”。會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。5.3.4 以上各類文件格式均按照公司固定模板及編號方式進行寫作，模板見附件。通知按年度進行編號更新，每一年度編號自001號開始，年度結束后編號重新從001號起編。制度按照發(fā)文分類編號，由公司漢語拼音首字母大寫+分類（如人事為HR、行政為XZ、商務為SW）+ZD+序號組成。例：人事制度編號：KSY-HR-ZD001、行政制度編號：KSY-XZ-ZD001、商務部制度編號：KSY

8、-SW-ZD001。5.3.5 公司各類正式文件由行政人事部負責下發(fā)及管理，其他各部門不得自行下發(fā)“制度”、“通知”、“函”、“會議紀要”等正式文件。5.3.6 公司行政制度、通知、函等正式文件，由行政人事部負責擬稿，行政人事部經理審核，審核后提交總經理審批。審批完成后進行下發(fā)。其他部門需發(fā)需下發(fā)的正式文件，由發(fā)文部門負責擬稿，交人事行政部進行審核后提交總經理審批，審批通過后由行政人事部統(tǒng)一下發(fā)。5.3. 7 行政人事部將簽發(fā)文件的原件進行存檔保存，將復印件下發(fā)至各部門負責人，并由接收人在發(fā)文登記表上簽字確認，所有通知文件須在公告欄進行公示，公示時間為5個工作日。5.3.9 公司重要會議由總經

9、理秘書負責記錄整理成會議紀要，交總經理助理審核由總經理簽字后發(fā)送至所有參會人員。復印件交于行政人事部存檔。如會議內容需傳達至公司所有人員則由行政助理張貼至公告欄。5.3.8 所有文件應做到標題準確、能簡要概括文件的主要內容，文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用詞準確。5.3.9 凡來司文件的簽收、登記、分發(fā)由行政人事部負責。由行政人事部登記簽收，后按部門分類交予部門負責人進行簽收。行政人事部建立收文臺賬。5.3.10 凡來公司文件，由行政人事部負責登記簽收。公啟文件由行政人事部拆封，拆封后登記來文單位、主要內容，并送相關部門負責人審閱。非公啟文件則由直接登記文件名稱、接收時間

10、后送交接收部門負責人。5.3.11 所有簽收文件應于簽收當日按文件分類要求進行轉發(fā)、報送，不得積壓遲誤，屬急件的應在接件后及時送達。5.3.12 所有發(fā)出文件及接收文件均應在處理完成后進行歸檔。歸檔分類分為：1、行政類：本公司對內和對外已行文的規(guī)章制度、通知、函件、會議紀要、呈批。2、經營業(yè)務類：公司規(guī)劃、年度計劃、經營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。3、人事類：勞動人事檔案、工資檔案等。4、政府類：政府部門下發(fā)至公司的文件。5、財務類：各種財務票證、票據，財務審計檔案，會計檔案，統(tǒng)計資料等。6、音像類：公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。5.3.13 所有需歸檔的文件，

11、按分類進行編號。歸檔時的編號一律以文件分類的的漢語拼音首字母大寫作為編號之首如行政編號原則為康腎源大寫首拼字母組合+類別（行政 XZ、人事HR、政府ZF、財務CW、音像YX）+ 時間+2位序號。例如行政部3月15日發(fā)布的第2份通知：KSY-XZ-TZ2016050302。5.3.14 堅持平時立卷，年終歸檔的原則，所有文件在年度結束后全部整理歸檔進入檔案室進行保存。5.3.14 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，填寫借閱登記表。對于有密級程度的文件，需由行政人事經理審批，報總經理批準后方可借閱。5.4 車輛管理5.4.1 適用于公司所有公務車輛5.4.2 公司公務車輛，是指

12、由公司所購置為公司統(tǒng)一管理調度的各種用于公務活動的車輛。5.4.3 針對每月有車貼補貼的私家車，遇重大公務活動或公務接待，私家車應接受公司統(tǒng)一調度使用，公司調用私家車時，原則上由車主本人駕駛。5.4.4 車輛鑰匙由人事行政部指定人員作為車輛管理員保管，管理員建立車輛登記表，記錄車輛保險、保養(yǎng)、年審、維修等情況。5.4.5使用公車車輛辦理公事時，使用人應嚴格登記用油記錄和公里數，杜絕將公司車輛開回家過夜及公車私用的情況。若有特殊情況必須將車開回家過夜，需經部門經理及總經理同意。5.4.6公司車輛的派遣和使用，公司車輛主要用于公務。由申請人提出申請?zhí)顚懪绍噯?，經用車部門經理審核。審核通過后由行政人

13、事經理調度派遣，申請人填寫車輛外出登記表將外出時間、公里數記入，并簽字確認。車輛派出執(zhí)行公務，駕駛員對車輛安全行駛負責，車輛執(zhí)行任務返回后，用車部門跟車人員和駕駛員及時在車輛外出登記表上記錄返回時間及里程。5.4.7公司車輛的維護保養(yǎng)，車輛保養(yǎng)分為日常維護保養(yǎng)和定期保養(yǎng)。其中，日常維護保養(yǎng)由駕駛員本人負責，確保車輛處于良好清潔、技術狀態(tài)，保證隨時能執(zhí)行任務。定期保養(yǎng)由駕駛員根據車輛狀況提出維護保養(yǎng)項目申請，經總經理審批同意后進行保養(yǎng)。5.4.8 司機根據車輛保險時間提前提出保險購買申請，由車輛管理人員咨詢項目及費用明細提交總經理審批，審批通過后辦理。5.4.9 司機發(fā)現車輛故障需要維修時，應提

14、交維修申請、申報維修項目及費用預算，由車輛管理員核實確認報總經理批準后予以維修。5.4.10車輛于行駛過程中發(fā)生故障急需修理時，可致電行政人事部經理說明情況，獲得批準后進行修理。5.4.11公司所有駕駛人員每天下班前須將公司車輛停放在指定位置，將車輛鑰匙交由車輛管理員保管。如遇特殊情況當天不能返回公司的，須經行政人事部經理批準。5.4.12 各部門應加強車輛用油管理，節(jié)約用油開支，使車輛均能在經濟耗油的情況下有效的運營。5.4.13 公司所有車輛統(tǒng)一使用油卡加油，實行一車一卡制度，車輛管理人員按車牌號與油卡號進行備案登記，每月進行核對。5.4.14使用油卡加油時駕駛人員須做好記錄，登記上加油時

15、間、數量、里程，并將信息報送車輛管理人員處備案。5.4.15 公司所有車輛禁止現金加油，駕駛人員應隨時攜帶油卡，不得以任何理由用現金加油，如遇特殊情況需現金加油，須經行政人事部經理批準，并報車輛管理員備案。5.4.16 駕駛人員在車輛所配油卡金額不足備用時，提前申請充值，申請須附上用車記錄單及用油情況報總經理審批。5.4.17 駕駛人員須嚴格執(zhí)行中華人民共和國道路交通安全法和相關車輛管理規(guī)定，確保行車安全。嚴禁駕駛員酒后駕駛，超速駕駛或將車輛借給他人駕駛。交通事故處理，公司駕駛員違反交通條例（闖紅燈、違章停車等），人為造成罰款，公司不予報銷。車輛發(fā)生交通事故時，駕駛員應及時妥善處理，然后迅速與

16、公司行政人事部經理取得聯(lián)系，事后提交交通事故報告。發(fā)生交通責任事故造成經濟損失，按事故責任認定和交管部門處理結果，駕駛員應承擔保險公司賠付后的全部金額。5.5 辦公用品管理5.5.1 包括剪刀、膠水、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、簽字筆、鉛筆、復印紙、印刷品、印泥、名片、各類單據、檔案盒、計算器等辦公用品和保潔用品。5.5.2 各部門員工對辦公用品應本著勤儉節(jié)約，杜絕浪費的原則使用。5.5.3 行政助理行駛公司各部門辦公用品的計劃、購置、領用、保管等管理職責。5.5.4 各部門于每月28日前向行政人事部報送次月一般辦公用品需求，將需求落實到部門具體人員頭上。5.5. 5 行政助理根據各部門需求

17、，結合辦公用品臺賬庫存編制當月辦公用品申購計劃，并對計劃用品進行市場價格調查，以保證最優(yōu)性價比和質量。于每月3日前將當月辦公用品需求申請進行提交，按公司審批流程進行審批。審批通過后由行政助理進行采購。申請需求須附上上月辦公用品領用明細表、辦公用品領用公示表、辦公用品申請表。5.5.6 臨時急需的辦公用品，由需求部門負責人提出申請，經總經理批準后購置。5.5.7 新入職員工每人按標準配備簽字筆一支、公司定制筆記本一本。5.5.8 領用一般辦公用品應據時填寫辦公用品領用單，并簽字確認。行政助理根據填寫情況編制辦公用品領用明細表。5.5.9 領用辦公用品按部門進行費用核算，公共區(qū)域使用物品包括快遞區(qū)

18、打包膠帶、衛(wèi)生間紙巾、培訓室話筒電池、垃圾袋、洗手液等計入公攤費用中。5.5.10 計算器、訂書機、筆筒、剪刀、美工刀、直尺、起釘器、鍵盤等耐用辦公用品在重新領用時，應使命原因或憑損毀原物依舊換新，杜絕浪費、冒領。5.5.11 員工離職或因工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產的交接或收回時，應嚴格遵守交接回收程序。由行政助理逐件清點回收物品，確認物品無毀損后方可簽字確認，并將回收物品進行入庫登記。5.6固定資產的管理5.6.1 單位價值在1000元以上或使用期限超過2年度額設備、器具、工具作為固定資產進行管理。5.6.2 固定資產分類為：電子設備：電腦、打印機、傳真機、電話、裝訂機等相關

19、辦公設備；辦公家具：空調、開水器、文件柜、辦公桌椅等；運輸設備：車輛；其他：一切與公司經營、辦公有關的其他物品。5.6.3 行政人事部作為固定資產的管理部門，負責固定資產的實物管理。并設置固定資產實物臺賬，對固定資產進行統(tǒng)一分類編號并對固定資產的使用落實到使用人。5.6.4 財務部作為固定資產的核算部門，對固定資產進行價值管理。負責固定資產總賬及明細類分賬，對固定資產的增減變動進行賬務處理。 5.6.5 固定資產的購置、驗收、領用、變更、報廢等，由行政人事部統(tǒng)一管理。分發(fā)到個人的固定資產，由個人管理和保管。保管人因保持固定資產的日常清潔衛(wèi)生，固定資產損壞以后，及時上報行政人事部進行修理或更換。

20、5.6.6 固定資產申購雪球部門提出需求，行政人事部進行價格調查與對比，并形成呈批按財務流程進行審批。5.6.7 審批通過后，由行政人事部負責采購，固定資產收到后，由申請部門負責驗收，行政人事部經理負責審核。并由行政助理及時對固定資產進行編號和登記。 5.6.8 固定資產在公司內部員工之間變更調撥，需填寫固定資產變更單由部門經理、行政部審核通過后，將固定資產變更單交行政人事部辦理轉移登記后方可更換。5.6.9 固定資產使用部門，將閑置的固定資產告知行政人事部，填寫閑置固定資產明細表提出處理意見，由行政人事部核定是否有使用價值。5.6.10 若固定資產需出售處理，需由行政人事部提出申請，列出明細，注明出售原因、出售金額形成呈批，按審批流程報總經理審批。申請批準后，行政部對該固定資產進行處置。5.6.11 財務部根據已經批準的出售申請，開具收款證明。并對固定資產進行相應的財務處理。5.6.12 每年進行兩次固定