單證管理流程

1、單證管理流程標(biāo)準(zhǔn)化管理部編碼-99968T-6889628-J68568-1689N單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作流程單證計(jì)劃調(diào)度崗位工作主要為三大塊，架構(gòu)如下:單證工作室訂貨單處理生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)度與安排代理商庫存盤點(diǎn)盤庫表收集數(shù)據(jù)匯總接單 > 訂單處理安排出貨常規(guī)排產(chǎn)加單1、接單（即接受各客戶傳真回廠的訂貨單）：由于單證工作室成員分微波爐/空調(diào)/小家電三個項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤，在訂單的接受上需分清楚產(chǎn)品線。2、訂單處理:訂單收悉后處理圖表分析:做訂服，及代理商確認(rèn)蓋章:訂單NO通知業(yè)務(wù)員調(diào)整業(yè)務(wù)員打報(bào)告申請通知業(yè)務(wù)員是否要超常規(guī)，沒報(bào)害YES,走下一步無貨源則我司業(yè)務(wù)人員簽名及購貨單位公章沒超政策或超政策但

2、有報(bào)告申請則走下一步改服，改訂單價格是否超常規(guī)同時又回到起初加作單流業(yè)務(wù)員填無欠款則開始做單分配貨源NO則重做訂單欠款則告知業(yè)務(wù)員補(bǔ)升手續(xù)財(cái)務(wù)帳血是否欠款內(nèi)容及日期。司的定單上;一處貨源無問題開始計(jì)算車位口安排乍隊(duì)實(shí)際發(fā)貨業(yè)務(wù)員露ii貨單上留下自己的姓名及聯(lián)系方式。“算乍位，叫車，送財(cái)務(wù)打單所助客戶做次日的訂貨單。業(yè)務(wù)員核實(shí)價格是否超闈規(guī)，如有特殊價格一定要事前報(bào)告申請，并在回傳公 如代理商帳面余額不足，出具了銀行承兌匯票、支票、或匯票，則業(yè)務(wù)人員應(yīng)將原件仔細(xì)核對確認(rèn)無誤后第一時間EMS回公司，并在復(fù)印件上 簽名后傳真回公司以便第一時間能發(fā)貨，如果該票是背書的銀行承兌, 則連同票據(jù)的背面都要傳

3、真過來；（業(yè)務(wù)員是首先收到票據(jù)的人，所以 一定要注意看這張票據(jù)的蓋章是否清晰，收款人的帳號和名稱有沒有寫 錯；還要注意看這張票據(jù)的客戶所屬的銀行是否屬于保兌倉的銀行承兌 和是否屬于商業(yè)銀行承兌，如果此票據(jù)屬于商業(yè)銀行承兌，那就必須要 先請示集團(tuán)公司副總裁同意才能收下）。如帳面余額不足，短時間內(nèi)乂 無法辦款，則要求訂貨客戶出具欠款委托書，說明欠款時間，發(fā)貨金 額，報(bào)公司批示后方可發(fā)貨。如有需要安排隨貨走的臨時贈品、宣傳資料請?jiān)谟唵紊项~外注明。在做 宣傳資料申請數(shù)量時要求與終端科協(xié)商好具體出庫數(shù)量。如代理商發(fā)貨至異地倉，業(yè)務(wù)人員需要求訂貨單位開具委托書注明收貨 地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話，與訂單一同回

4、傳公司，并在訂單的右上角處 明確注明發(fā)至異地（7 ） O單證計(jì)劃科處理訂貨單注意事項(xiàng)：1）單證計(jì)劃組接受到定單后，首先檢查訂單上是否有我司業(yè)務(wù)人員的簽名，以 及購貨單位的公章。無公章，通知業(yè)務(wù)人員要求訂貨單位蓋章確認(rèn)后再重傳公司。2）初步查看所訂型號是否有斷貨，如某型號斷貨則聯(lián)系業(yè)務(wù)人員是否調(diào)整，如 有調(diào)整則將此份訂單作廢，避免重復(fù)做單。如業(yè)務(wù)告知無須調(diào)整則待貨源 齊全后再補(bǔ)單。3）核對產(chǎn)品價格是否正常，有沒有特殊性，如價格特殊，則在各地區(qū)報(bào)告文件 夾中查找是否有特殊報(bào)告申請，并將此報(bào)告與訂單附在一塊作為審核的依 據(jù)。如沒有特殊申請而價格乂特殊則與業(yè)務(wù)員電話溝通，詢問清楚情況，要 求打報(bào)告申請

5、。4）通過內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)查詢客戶帳面是否有余款，核實(shí)余款是否足夠發(fā)貨。如余額不夠，查看業(yè)務(wù)人員在訂單回傳公司的同時是否有相關(guān)銀行票據(jù) 一起回傳。如有票據(jù)，則打開內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)將新回傳的票據(jù)輸入系統(tǒng)內(nèi)，在輸入票 據(jù)的過程中要核實(shí)是否重復(fù)輸入。要求業(yè)務(wù)人員將原件必須以最快時間 EMS回總部。票據(jù)原件回廠后首先入內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)，注意是否有重復(fù)登記，并在筆記 本上登記后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門。如余額不足，乂無任何票據(jù)則查看是否有超過公司給與各客戶的信用額 度，如超過信用額度則查看是否有公司總部批示過的山營銷中心打的申請 報(bào)告以及客戶出具“到期付款保證書”，保證書欠款額度100以下俞堯昌 副總裁批示即可，欠款額度100

6、萬以上要求執(zhí)行總裁批示。這一方面也是為了保障公司的利益，規(guī)范工作制度。另外要求些都是很 重要的。貨款問題注意細(xì)節(jié)：0、原則上：發(fā)貨采用現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則、超市或?qū)I(yè)連鎖系統(tǒng)有帳期 或信用額度。b、票據(jù)類型：匯票、銀行承匯（三方銀行承匯必須按“銀行提貨 單”金額提貨）、電匯（新單位必須貨款到我司帳戶中方可發(fā) 貨）、支票（只限廣東部分區(qū)域廣州、東莞、江門、佛山）。C、當(dāng)收到票據(jù)后，先檢查票據(jù)是否有問題，如蓋章模糊、字體不規(guī) 范。d、復(fù)印一式四份，留檔、給財(cái)務(wù)（2份）、出納；e、原件登記在本子上并給出納簽收；人若遇到退票的，如蓋章不清，超過三次背書的，馬上退回辦事處 重辦，并定期跟蹤情況，直到寄回公司。

7、g、做好全國三方客戶（保兌倉）的余額明細(xì)表，要是有票據(jù)快要期 的客戶時，要馬上提醒業(yè)務(wù)員去跟進(jìn)，讓客戶盡快到三方銀行存 錢辦提貨通知書。h、抓緊資金回籠，公司總部對業(yè)務(wù)員前期已傳真過來的匯票、銀承 或電匯底單，超過10天還未寄回公司財(cái)務(wù)的，除電話通知他們 立即寄回外，還要將客戶名稱、票號、金額、負(fù)責(zé)收款的業(yè)務(wù)名 單登記清楚，如果超過20天還未寄回或者換了票不通知公司 的，除要業(yè)務(wù)員說明清楚原因外，給予一定的扣罰。i、返利手續(xù)未辦完如何發(fā)貨？客戶必確認(rèn)我司財(cái)務(wù)的“財(cái)務(wù)對帳 單”，再由客戶出保證書，方可發(fā)貨。5）分配貨源將目前庫存型號結(jié)合各地區(qū)訂單情況進(jìn)行分配，根據(jù)各業(yè)務(wù)主管的要求安 排貨源6）計(jì)

8、算車位，安排贈品根據(jù)分配好貨源的訂單開始計(jì)算車位，超過整車車位或略少與整車的訂單與 業(yè)務(wù)人員聯(lián)系略做調(diào)整，保證整車出貨，盡量避免走臨擔(dān)，因?yàn)槟壳斑\(yùn)費(fèi) 空漲，公司承擔(dān)了很大運(yùn)輸壓力。每做一份訂貨單的同時，要優(yōu)先考慮售后 部是否有配件、辦事處是否贈品、樣機(jī)和資料隨貨走，還要注意這個要發(fā)貨 的單位是否已經(jīng)有手續(xù)要求在發(fā)貨單價中下浮返利差價；注意準(zhǔn)確計(jì)算產(chǎn)品 裝車貨運(yùn)量，如果該客戶走的是零擔(dān)，就必須要在訂單上注明清楚；如果遇 到是第一次發(fā)貨的客戶，就要讓業(yè)務(wù)員提前提供資料一一單位全稱、收貨詳 細(xì)地址、聯(lián)系人電話、收貨時間、貨倉在市區(qū)還是在郊區(qū)、白天貨車通行有 無限制、有無裝卸工人，要提醒業(yè)務(wù)員該客戶由

9、于是首次發(fā)貨，因此該客戶 的票據(jù)要收到正本、電匯要到公司帳戶上才能安排發(fā)貨，等等。具體明細(xì)見 附表一：3、 安排出貨：|1) 做好計(jì)劃單后，根據(jù)計(jì)劃單叫車，即安排運(yùn)輸車隊(duì)次日來廠裝貨。2) 將做好的計(jì)劃單送財(cái)務(wù)單證組打單。財(cái)務(wù)打單人員按“產(chǎn)品訂貨單”打印成“產(chǎn)品提貨通知單”?！爱a(chǎn)品提貨通知單”各聯(lián)作用：第一聯(lián)業(yè)務(wù)科存查一一財(cái)務(wù)打單人員存檔第二聯(lián)倉庫存一一倉庫計(jì)帳員計(jì)帳第三聯(lián)財(cái)會部門結(jié)算一一財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳第四聯(lián)箱售計(jì)提及財(cái)務(wù)結(jié)算一一財(cái)務(wù)部人員計(jì)帳第五聯(lián)送貨回單一一運(yùn)輸公司運(yùn)費(fèi)結(jié)算 第六聯(lián)業(yè)務(wù)員存一一相關(guān)業(yè)務(wù)員記帳存檔第七聯(lián)隨貨同行一一運(yùn)輸司機(jī)存檔第八聯(lián)門衛(wèi)放行一一保衛(wèi)科存檔3) 將打好的產(chǎn)品提貨

10、通知單交財(cái)務(wù)科審核，蓋“發(fā)出商品專用章”確認(rèn)。4) 將蓋好章的計(jì)劃單轉(zhuǎn)交運(yùn)輸調(diào)度員，運(yùn)輸調(diào)度員按運(yùn)輸公司的車輛情況具體安排發(fā)運(yùn)。并在“產(chǎn)品提貨通知單”右上角標(biāo)注具體車號。安排車隊(duì)司 機(jī)去倉庫提貨。5) 財(cái)務(wù)打單員與次日上午根據(jù)前一天發(fā)運(yùn)的具體情況(發(fā)貨單位、數(shù)量、金額、車號、備注等)，匯總數(shù)據(jù)發(fā)電子郵件至各地辦事處。6) 如果運(yùn)輸車隊(duì)出現(xiàn)任何問題：各運(yùn)輸公司的路線由計(jì)劃調(diào)度員提供聯(lián)系方式；在途車輛直按向運(yùn)輸公司有關(guān)人員查詢，7) 當(dāng)天所有訂單處理完畢后，根據(jù)倉庫條碼系統(tǒng)查詢當(dāng)日庫存情況，并發(fā)全國營銷中心，方便各各客戶、業(yè)務(wù)員清晰知道公司里到底哪些型號有貨、 哪些型號無貨，無貨的型號預(yù)計(jì)在哪天生

11、產(chǎn)，確保他們能準(zhǔn)確掌握公司最新 的產(chǎn)品庫存信息。同時.，我們還要注意產(chǎn)品庫存的準(zhǔn)確性，要是成品倉里存 在質(zhì)量問題而不能正常出貨的產(chǎn)品，請技術(shù)部和倉庫人員第一時間電話通 知，避免由于倉庫沒貨裝而導(dǎo)致整天改單據(jù)，浪費(fèi)公司資源，重復(fù)工作。二、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)度與安排1)每月20日做下月的常規(guī)生產(chǎn)計(jì)劃：各營銷中心必須按產(chǎn)品訂貨單填寫下月各地區(qū)所需要型號數(shù)量、贈品數(shù)量。與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)根據(jù)生產(chǎn)部門的建議做出適當(dāng)調(diào)整注意：由于生產(chǎn)計(jì)劃的落實(shí)必須以下月的銷售目標(biāo)的指定為前提，因此需要各 業(yè)務(wù)部門的大力配合，每月20日前將下月的要貨計(jì)劃回傳公司，且務(wù)必確保計(jì) 劃的準(zhǔn)確性，可靠性。2)據(jù)實(shí)際提貨及時跟進(jìn)生產(chǎn)，安

12、排計(jì)劃：與公司計(jì)劃調(diào)度中心的人員溝通好，當(dāng)遇到有部分貨源在有計(jì)劃生產(chǎn)的前 提下，而公司庫存數(shù)量不多，但比較暢銷的型號斷貨時，要主動向計(jì)劃員反 映，請他們立刻協(xié)調(diào)車間安排生產(chǎn)，爭取不讓暢銷型號斷貨太久，喪失市場份 額。三、代理商庫存盤點(diǎn)1) 每月30-31號收集各營銷中心代理商庫存盤點(diǎn)表2) 根據(jù)收集齊全的盤點(diǎn)表進(jìn)行匯總分析，并報(bào)集團(tuán)公司副總裁閱。3) 盤點(diǎn)表的格式由計(jì)劃單證科不斷更新。即盤庫表格里的產(chǎn)品型號要隨著有新型號的增加而不斷地更新，然后發(fā)E- mail給全國辦事處。4) 代理商庫存盤點(diǎn)要求一定要準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)人員要結(jié)合當(dāng)月客戶的進(jìn)銷存情況進(jìn)行實(shí)地盤庫，不能僅僅憑借 代理商提供的數(shù)據(jù)就回傳公

13、司，一定要確?？蛻舯P庫的準(zhǔn)確性。流程分析：以上是單證計(jì)劃科的大致工作流程，通過具體匚作時的流程跟蹤我們發(fā) 現(xiàn)，每個環(huán)節(jié)一旦出了問題，單證計(jì)劃工作室的科員就需要電話聯(lián)系業(yè)務(wù)人 員，告訴相關(guān)變動信息，如此大量的重復(fù)的工作耗費(fèi)了我們80%的精力，也就 是說做單前的準(zhǔn)備工作(也就是價格的核實(shí)，帳務(wù)問題的處理以及貨源的安 排)耗用了我們超過一半的時間，真正安排做單計(jì)算車位發(fā)貨的時間三分之一 都不到，因此在流程的處理上很容易出現(xiàn)斷檔。簡單來說：財(cái)務(wù)單證是需要計(jì) 劃單才可打單，而由于我們一小時中前48分鐘是用來準(zhǔn)備資料，要在后12分 鐘才能招做好的計(jì)劃單出來送交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)單證組才能進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)的匚 作，而

14、如果我們準(zhǔn)備資料的時間只需要花25-30分鐘那么我們就可以將打單時 間提前，那么也就可以更快進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)，大大提高我們的工作效率。通過以上分析我們不難發(fā)現(xiàn)，大量的重復(fù)性的勞動是制約我們工作效率的 主要就矛盾。在訂單數(shù)量較小，貨源得以保障的時候，此種流程的建立還是可 行的，主要矛盾突顯不出來，只要工作人員對工作流程熟悉，工作強(qiáng)度不大也 還算流暢?？梢坏唵螖?shù)量急劇增加，方案變換頻繁，大量的重復(fù)性工作的矛 盾就益發(fā)明顯了。針對這一現(xiàn)象建議如下：1、 生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大化要求我們批量生產(chǎn)我們所需要的產(chǎn)品，不但可 以提高勞動生產(chǎn)率也可以節(jié)省人力。同樣在管理中我們也需要有這 樣的思維理念。我們需要要求我們

15、的工作人員在遇到問題的時候批 量處理，由于問題同質(zhì)化頻率很高，那么在處理的時候需要集中處 理，各個擊破。不能分別攻占，強(qiáng)行突破。也就是說工作人員在處 理訂單的過程中需要按照一個流程走完后再去走另一個流程，不能 流程沒有走完就因?yàn)槟承┨厥庠蛑萍s了流程的進(jìn)一步發(fā)展，造成 對后期工作的延誤。通俗點(diǎn)說就是當(dāng)個人在處理訂單的時候我們要 求她第一步先核實(shí)簽名情況，蓋章情況，將有問題的先挑出來放一 邊，沒問題開始做下一步，直到所有的問題都被找出來后，先將問 題告知業(yè)務(wù)員，通知完后則做無問題的計(jì)劃單，避免同一份訂單因 為各項(xiàng)原因多次通知。2、一個人處理流程起來可能會比較耗時耗力，這時候我們也可以協(xié)調(diào) 各組成

16、成員配合與合作，將問題找出來后，則一個人負(fù)責(zé)通知對口 業(yè)務(wù)人員，而另一個人則負(fù)責(zé)開始做計(jì)劃單安排車位。3、 在計(jì)算車位的時候我們乂發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)人員由于不清楚具體車位 的配置情況以及贈品的車位測算情況，使得做回來的計(jì)劃單不是略 超過整車車位數(shù)就是少于車位數(shù)，而這時候單證計(jì)劃科科員乂需要 通知業(yè)務(wù)人員加單或減單，乂需要提供前面我們所提到的相關(guān)手 續(xù)，乂是一個周期的循環(huán)，使得原本可以發(fā)運(yùn)的訂單乂得延誤。針 對這一現(xiàn)象建議對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行車位的換算的方式的培訓(xùn)，并提供 各地區(qū)運(yùn)輸車隊(duì)整車裝運(yùn)數(shù)據(jù)給各營銷中心。4、最后由于所有的流程跟蹤在前端的處理上是很關(guān)鍵的，俗話說的是 好的開端是成功的一半，如果業(yè)務(wù)人員在前期的準(zhǔn)備上積極努力的 配合，那么我們就可以節(jié)省很多時間，避免后期的重復(fù)性工作。因 此在這一點(diǎn)上務(wù)必要求各條線部長要求業(yè)務(wù)人員在貨源的跟進(jìn)，車 位的測算以及贈品的搭配上都需要做好準(zhǔn)備，也就是說在訂單回傳 公司之前，要求業(yè)務(wù)人員將車位配置，貨款的保證，特殊政策的報(bào)告申請上都要準(zhǔn)備充足后，那么在接下來的訂單處理上我們就節(jié)省 了大量的時間，大大提高我們的工作效率。流程圖明細(xì)如下：管理科胡姆報(bào)告申請首銷中心促銷臨時贈品提貨內(nèi)集批 發(fā)給報(bào)導(dǎo) 貨款”室領(lǐng) 發(fā)欠書作司 款“證工公 欠供保務(wù)團(tuán)示根據(jù)公司提供的貨源清單,制作訂 貨單測算車位，搭配臨時贈品配置，并在訂單右上方標(biāo)注不位數(shù)贈品情況