檔案管理系統(tǒng)需求分析說(shuō)明書(shū)實(shí)例

1、檔案管理系統(tǒng)需求分析說(shuō)明書(shū)1.引言1.1編寫(xiě)目的在完成了針對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件市場(chǎng)的前期調(diào)查，同時(shí)與多位軟件使用者進(jìn)行了全面深入地探討和分析的基礎(chǔ)上，提出了這份軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)。此需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件做了全面細(xì)致的用戶需求分析，明確所要開(kāi)發(fā)的軟件應(yīng)具有的功能、性能與界面，使系統(tǒng)分析人員及軟件開(kāi)發(fā)人員能清楚地了解用戶的需求，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步提出概要設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)和完成后續(xù)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)工作。本說(shuō)明書(shū)的預(yù)期讀者為客戶、業(yè)務(wù)或需求分析人員、測(cè)試人員、用戶文檔編寫(xiě)者、項(xiàng)目管理人員。1.2項(xiàng)目背景由于文件多，種類多，文件創(chuàng)建者多，創(chuàng)建時(shí)間為不定期，要保護(hù)好一些公司重要的文件極為不便，同時(shí)由于人員的

2、流動(dòng)，對(duì)原有的文件的再現(xiàn)，顯得力不從心，有時(shí)查找與重新整理文件要浪費(fèi)許多的人力、物力。而且近年來(lái)，由于競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度不斷的加深，檔案的管理不當(dāng)會(huì)嚴(yán)重到導(dǎo)致公司的面臨著虧損甚至破產(chǎn)的局面。于是人們不斷地在探索希望能找到解決的方法。為了解決以上的問(wèn)題，讓企事業(yè)單位能夠有效的掌握，有效的共享文件資源，保護(hù)好文件，及促進(jìn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化，本人多方聽(tīng)取意見(jiàn)、追加和完善大量實(shí)用功能，進(jìn)而了解文件管理的流程，同時(shí)結(jié)合各部門(mén)、各行業(yè)與企業(yè)文件管理的方法，開(kāi)發(fā)出一套適合于檔案多而復(fù)雜的管理系統(tǒng)。1.3定義、縮寫(xiě)詞和符號(hào)需求：用戶解決問(wèn)題或達(dá)到目標(biāo)所需的條件或功能；系統(tǒng)或系統(tǒng)部件要滿足合同、標(biāo)準(zhǔn)，

3、規(guī)范或其它正式規(guī)定文檔所需具有的條件或權(quán)能。1.4參考資料魯榮江、王立豐：Visual Basic 項(xiàng)目案例導(dǎo)航，科學(xué)出版社，2002年6月版陳明：軟件工程，中央廣播電視大學(xué)出版社，2002年6月版段興：Visual Basic 6.0控件實(shí)用程序設(shè)計(jì)100例，人民郵電出版社，2002年12月杜春雷、孫會(huì)蓮：如何使用Visual basic 6.0中文版，機(jī)械出版社，2000年1月張曜、張青、李?。篤isual Basic 函數(shù)實(shí)用手冊(cè)，治金工業(yè)出版社，2002年12月范國(guó)平、陳曉鵬：Access 2000 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)例導(dǎo)航，人民郵電出版社，2002年12月版閃四清：SQL Server

4、 實(shí)用簡(jiǎn)明教程，清華大學(xué)出版社，2003年1月版 2.任務(wù)概述2.1目標(biāo)2.1.1開(kāi)發(fā)目標(biāo)在當(dāng)今世界電腦普及的時(shí)刻，人們已經(jīng)習(xí)慣用電腦辦公，結(jié)果自然會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件有寶貴的歷史價(jià)值，但我們?nèi)绻麑⒏嗟臅r(shí)間花費(fèi)在尋找這些文件上，即費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。本軟件根據(jù)此需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)的。2.1.2應(yīng)用目標(biāo)讓企事業(yè)單位能夠有效的掌握，有效的共享文件資源，保護(hù)好文件，及促進(jìn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的智能化管理，以提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。2.2運(yùn)行環(huán)境2.2.1硬件環(huán)境A 一臺(tái)586 以上的微機(jī)及兼容B內(nèi)存16MB（最好32MB內(nèi)存）CVGA 彩顯一臺(tái)2.2.2軟件環(huán)境A.window

5、s 98 以上的操作系統(tǒng) BMicrosoft Visual Basic 6.0.中文版數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)COffice 2000應(yīng)用軟件2.3條件與限制本檔案管理系統(tǒng)軟件是應(yīng)用于中小企業(yè)的。在功能上還可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)安全防范、與E-Mail和因特網(wǎng)電話集成起來(lái)，成為網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)軟件。 3. 數(shù)據(jù)描述3.1靜態(tài)數(shù)據(jù)下面列出了六個(gè)表的具體靜態(tài)數(shù)據(jù)：1)檔案目錄表此表存放檔案類型信息字段 字段名 類型 寬度 1 檔案類型 Text 20 2 安全級(jí)別 Text 20 2)檔案?jìng)}庫(kù)表此表存放檔案的信息字段 字段名 類型 寬度 1 檔案名稱 Text 50 2 檔案內(nèi)容 Memo 自動(dòng) 3 檔案說(shuō)明 Te

6、xt 50 4 檔案創(chuàng)建者 Text 20 5 檔案創(chuàng)建時(shí)間 Data/time 自動(dòng) 6 最后修改者 Text 20 7 最后修改時(shí)間 Data/time 自動(dòng) 8 檔案類型 Text 20 9 附加文件 Text 50 10 安全級(jí)別 Text 20 3) 登錄表此表存放操作員工的信息字段 字段名 類型 寬度 1 用戶名 Text 50 2 密碼 Text 50 3 權(quán)限 Text 20 4 級(jí)別 text 50 4) 操作員工信息表此表存放操作員工詳細(xì)信息表字段 字段名 類型 寬度 1 員工號(hào) Text 50 2 姓名 Text 50 3 身份證號(hào)碼 Text 50 4 職稱 Text

7、50 5 工齡 Text 50 6 工作部門(mén) Text 50 7 工作電話 Text 50 8 移動(dòng)電話 Text 50 9 傳真號(hào)碼 Text 50 10 E_Mail Text 50 11 專業(yè) Text 50 12 學(xué)歷 Text 50 13 愛(ài)好 Text 50 14 家庭電話 Text 50 15 家庭地址 Text 50 16 省份 Text 50 17 城市 Text 50 18 出生日期 Data/time 自動(dòng) 19 簽訂時(shí)間 Data/time 自動(dòng) 20 結(jié)束時(shí)間 Data/time 自動(dòng) 21 權(quán)限 Text 50 22 級(jí)別 Text 50 23 照片 Text 50

8、 24 性別 Text 50 25 婚姻狀態(tài) Text 50 5) 公司信息表主要存放公司的信息字段 字段名 類型 寬度 1 公司名稱 Text 50 2 公司電話 Text 50 3 公司傳真 Text 50 4 負(fù)責(zé)人 Text 50 5 公司地址 text 50 6)幫助表此表存放幫助信息字段 字段名 類型 寬度 1 名稱 Memo 自動(dòng) 2 內(nèi)容 memo 自動(dòng) 3.2動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)：菜單選項(xiàng)，查找關(guān)鍵字，新建記錄項(xiàng)。輸出數(shù)據(jù)：由查詢關(guān)鍵字確定的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄集合。內(nèi)部生成的數(shù)據(jù)：中間查詢結(jié)果。3.3數(shù)據(jù)庫(kù)描述本軟件采用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)。3.4數(shù)據(jù)流圖檔案管理系統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)流圖是比較清

9、晰的，對(duì)各功能模塊來(lái)說(shuō)都比較有規(guī)律。但完整的圖比較繁瑣，各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)流圖如下。 登錄數(shù)據(jù)流圖用戶名及密碼 身份驗(yàn)證 登錄失敗 登錄成功 錯(cuò) 對(duì) 登錄表 選擇操作 添加 修改 2.檔案管理 刪除 3.檔案查詢選擇查詢項(xiàng)目 查詢條件 查詢 顯示 3.系統(tǒng)配置打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù) 選擇圖片 選擇操作 公司信息配置 系統(tǒng)桌面配置 數(shù)據(jù)庫(kù)路徑 公司信息載入 修改 確認(rèn) 4.系統(tǒng)維護(hù)登錄表信息載入 操作員工管理 數(shù)據(jù)恢復(fù) 選擇路徑 系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理 添加 選擇操作 數(shù)據(jù)備份 選擇路徑 修改 刪除 備份 恢復(fù) 打開(kāi) 5.打印報(bào)表選擇操作 打印單條記錄 打印全部記錄 打印操作員工信息 打印 3.5數(shù)據(jù)字典這里給出一

10、個(gè)數(shù)據(jù)元素的字典卡片與具體數(shù)據(jù)卡片的含義：名稱：檔案類型信息描述：產(chǎn)生文件檔案類型送交檔案目錄表定義：檔案類型信息檔案類型安全級(jí)別 4. 功能要求4.1功能劃分本系統(tǒng)有以下功能模塊：1）檔案管理模塊 2）查詢管理模塊 3）系統(tǒng)配置模塊 4）系統(tǒng)維護(hù)模塊5）打印報(bào)表模塊 6）幫助模塊4.2功能描述下面詳細(xì)描述一下各個(gè)功能模塊：1）檔案管理(1) 檔案目錄管理:只限于一般用戶和管理員操作。而且不同的用戶級(jí)別所操作的檔案類型是有限制的。用戶可以向里面添加、修改和刪除檔案類型。也可設(shè)置檔案類型的級(jí)別，以加強(qiáng)它們的保密性。(2) 檔案?jìng)}庫(kù):限于全體操作員工。一般瀏覽者只能查看檔案，不能對(duì)檔案做任何的修改

11、。而且不同的用戶級(jí)別所看到的檔案是有限制的。一般用戶可向里面添加、修改和刪除檔案。也可設(shè)置檔案級(jí)別，以加強(qiáng)它們的保密性。2）查詢管理(1) 查詢單條檔案記錄：主要是適合于全體操作員工的。在窗體上，先可以選擇查詢的條件，再輸入關(guān)鍵字名。按查詢即可。如果你不熟悉該檔案也可以在窗體上選擇模糊搜索。查到記錄后，也可雙擊記錄即可顯示詳細(xì)信息。(2) 查詢?nèi)繖n案：是給管理員用的，是為了方便管理員查找檔案，也有關(guān)鍵字搜索和模糊搜索。查到記錄后，也可雙擊記錄即可顯示詳細(xì)信息。(3) 查詢操作員工：是給管理員用的，因?yàn)椴僮鲉T工的信息是保密的，所以只限管理員使用。也有多種查詢方法。查到記錄后，也可雙擊記錄即可顯

12、示詳細(xì)信息。3）系統(tǒng)配置(1) 配置公司信息:只限管理員配置，主要是配置公司的基本信息。一般用戶和瀏覽者均可查看。(2) 配置系統(tǒng)桌面：用戶可以配置自己喜歡的桌面圖形。只要在窗體上單擊選擇圖片，再選擇所喜歡的圖片即可。(3) 數(shù)據(jù)庫(kù)保存路徑：僅限管理員使用。用于打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)。4）系統(tǒng)維護(hù)(1) 數(shù)據(jù)備份：用戶可以通過(guò)選擇保存的路徑把數(shù)據(jù)庫(kù)保存在硬盤(pán)中，也可保存在軟盤(pán)中。(2) 數(shù)據(jù)恢復(fù)：用戶可以通過(guò)選擇路徑把數(shù)據(jù)恢復(fù)。(3) 操作員工管理：僅限管理員。其中可以添加、修改、刪除操作員工，設(shè)置他們的權(quán)限、級(jí)別及密碼。(4) 系統(tǒng)整理信息：顯示距離管理員整理系統(tǒng)的時(shí)間。5）打印報(bào)表(1) 打印單條檔案

13、記錄:主要適用于一般瀏覽者和一般用戶。他們只能打印在他們的權(quán)限和級(jí)別范圍內(nèi)所能查看的檔案。(2) 打印全部檔案:是為管理員設(shè)置的，管理員可以根據(jù)需要設(shè)置打印。也可以讓檔案以報(bào)表的形式生成文本文件或HTML文件輸出。打印操作人員的信息只限管理員使用。6）幫助(1) 幫助信息：顯示系統(tǒng)的詳細(xì)幫助信息。(2) 關(guān)于系統(tǒng)：主要是顯示系統(tǒng)的一些信息。 5性能需求5.1數(shù)據(jù)精確度A要按照嚴(yán)格的數(shù)據(jù)格式輸入，否則系統(tǒng)不給予響應(yīng)進(jìn)行處理。B查詢時(shí)要保證查全率，所有相應(yīng)域包含查詢關(guān)鍵字的記錄都應(yīng)能查到。因?yàn)橥ǔＳ形募挠涗洉?huì)很多，所以本系統(tǒng)采用了兩種方法進(jìn)行查詢：直接查詢和模糊查詢。5.2時(shí)間特性一般操作的響應(yīng)

14、時(shí)間應(yīng)在12秒內(nèi)，對(duì)軟磁盤(pán)和打印機(jī)的操作也應(yīng)在可接受的時(shí)間內(nèi)完成。5.3適應(yīng)性滿足企事業(yè)單位使用的需求（記錄量控制在1000項(xiàng)內(nèi)）。對(duì)前面提到的運(yùn)行環(huán)境要求不應(yīng)存在困難。6. 運(yùn)行需求6.1用戶界面超越VB的界面，全新感覺(jué)，操作簡(jiǎn)便，一目了然，視圖優(yōu)美等特點(diǎn)。并且采用菜單界面驅(qū)動(dòng)方式，給操作用戶帶來(lái)了極大的便利，對(duì)用戶友好。對(duì)鼠標(biāo)和鍵盤(pán)單獨(dú)支持。6.2硬件接口本軟件不需要特定的硬件或硬件接口進(jìn)行支撐。486以上PC機(jī)均可運(yùn)行此軟件。6.3軟件接口運(yùn)行于Windows95及更高版本具有WIN32 API的操作系統(tǒng)之上。6.4故障處理正常使用時(shí)不應(yīng)出錯(cuò)，若運(yùn)行時(shí)遇到不可恢復(fù)的系統(tǒng)錯(cuò)誤，也必須保證數(shù)據(jù)庫(kù)完好無(wú)損。調(diào)試中遇到的問(wèn)題及解決的方案：1)遇到跳出“數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)關(guān)閉“提示信息阻止程序運(yùn)行時(shí)可以查看一下進(jìn)行此項(xiàng)操作時(shí)，操作的表是否已經(jīng)被關(guān)閉了或者是在沒(méi)有關(guān)閉此表的情況下又一次運(yùn)用打開(kāi)語(yǔ)句打開(kāi)此表。2)關(guān)于空記錄帶來(lái)的麻煩有些空記錄往往會(huì)使程序無(wú)法運(yùn)行。此時(shí)你可用“if not isnull”語(yǔ)句先判斷一下是否為空記錄，再操作。3）有些運(yùn)行錯(cuò)誤也可用如下語(yǔ)句排除On E