OA系統(tǒng)管理辦法

1、OA系統(tǒng)管理辦法第一章 總則第一條 中移鼎訊辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是北京用友軟件公司開發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱本系統(tǒng))。本系統(tǒng)的運(yùn)行堅(jiān)持規(guī)范優(yōu)化辦公流程、提高辦公效率、降低管理成本的原則，以實(shí)現(xiàn)中移鼎訊移動(dòng)（遠(yuǎn)程）辦公、資源共享、高效快捷的現(xiàn)代化辦公模式為目的。第二條 本系統(tǒng)功能包括:協(xié)同工作、表單管理、公文管理、電子郵件、文檔管理、日程/會(huì)議/計(jì)劃、公共信息、短信提醒等。第三條 本系統(tǒng)現(xiàn)階段主要解決一般性通知、公告、移動(dòng)（遠(yuǎn)程）辦公等事項(xiàng)，對(duì)于涉密的事項(xiàng)不適用本系統(tǒng)。第四條 為保障本系統(tǒng)安全、高效、規(guī)范的運(yùn)行，特制定本辦法。第五條 本辦法適用于中移鼎訊總部及各分、子公司。第二章 運(yùn)行機(jī)制及人員職

2、責(zé)第六條 本系統(tǒng)的運(yùn)行由中移鼎訊總部業(yè)務(wù)拓展部統(tǒng)一管理?？偛烤C合部是本系統(tǒng)的主要管理部門，總部領(lǐng)導(dǎo)共同實(shí)施對(duì)本系統(tǒng)的應(yīng)用、運(yùn)行管理和監(jiān)察工作?？偛烤C合部負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)和人員信息審核、調(diào)整等管理工作。各部門及分、子公司綜合人員負(fù)責(zé)本單位信息收發(fā)、日常管理及檢查維護(hù)等工作。第七條 總部綜合部設(shè)立OA文檔管理員1名，負(fù)責(zé)本系統(tǒng)中的單位文檔、公共信息欄的授權(quán)、負(fù)責(zé)公司下發(fā)的各類文件信息的整理歸檔工作。第八條 總部業(yè)務(wù)拓展部設(shè)立OA系統(tǒng)管理員2名，負(fù)責(zé)本系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)接入維護(hù)、人員權(quán)限設(shè)置管理及其它技術(shù)支持工作及運(yùn)行管理工作。第九條 各分、子公司設(shè)綜合信息管理員1名，負(fù)責(zé)查收

3、本系統(tǒng)發(fā)布的各類文件、信息，并履行相關(guān)告知、文件傳閱存檔等職責(zé);負(fù)責(zé)本公司人員信息變動(dòng)進(jìn)行更新、對(duì)單位文檔進(jìn)行管理(包括新建文件夾、整理文檔、寄閱和共享的授權(quán)等工作)。第三章 表單、流程管理第十條 總部各部門及各分、子公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)定，如需添加、修改流程或是表單，必須經(jīng)過本部門及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批并報(bào)綜合部備案后，由分公司綜合信息管理員一并遞交到總部業(yè)務(wù)拓展部OA系統(tǒng)管理員處，由OA系統(tǒng)管理員進(jìn)行流程及表單添加設(shè)置，未經(jīng)允許不得擅自修改流程或表單。第四章 文檔管理第十一條 總部各部門及各分、子公司應(yīng)遵守本系統(tǒng)的相關(guān)管理規(guī)定，掌握本系統(tǒng)的操作方法。在使用本系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵

4、守以下規(guī)定:（一）分、子公司信息管理員每天上班時(shí)間應(yīng)及時(shí)登陸本系統(tǒng)，認(rèn)真登記、處理系統(tǒng)上發(fā)布的各類文件和最新信息，并告知相關(guān)人員。不能以未獲取辦公信息的任何理由延誤工作。（二）按規(guī)定應(yīng)使用本系統(tǒng)的人員，特別是信息管理員如因出差、請(qǐng)假等特殊原因離開時(shí)，須通過代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理，代理人應(yīng)履行委托人的一切義務(wù)。（三）不得在本系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關(guān)的公告或討論;一切言論應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，同時(shí)尊重他人權(quán)益及隱私，嚴(yán)禁在討論區(qū)發(fā)布私人信息。第十二條 發(fā)文、收文（一）由總部或是分、子公司擬制的各類文件，按照文件的重要性質(zhì)，分、子公司相關(guān)收文人員務(wù)必按時(shí)接收，并做好處理（如簽收、登記）。由于

5、個(gè)人問題導(dǎo)致重要文件不能及時(shí)遞交給領(lǐng)導(dǎo)，或是沒有有效地傳達(dá)準(zhǔn)確信息時(shí)，責(zé)任由本人擔(dān)負(fù)。（二）以部門名義發(fā)布一般性文告、信息等，根據(jù)公文內(nèi)容或工作需要確定發(fā)文對(duì)象，自行在本系統(tǒng)上發(fā)布。要求信息內(nèi)容完整準(zhǔn)確，格式規(guī)范，文責(zé)自負(fù)。部門發(fā)布的公告，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，可在本系統(tǒng)“公共信息”上發(fā)布；不需全體人員閱知的事項(xiàng)，應(yīng)選定發(fā)布范圍，在“協(xié)同工作”中向選定的人發(fā)布第十三條 單位文檔的管理總部文檔管理員授權(quán)各分、子公司綜合信息管理員按有關(guān)規(guī)定管理本單位文檔，同時(shí)負(fù)責(zé)本單位文檔的新建、分類、使用人員權(quán)限設(shè)置，并對(duì)本單位需保存、共享的資料（包括各類公文等）進(jìn)行分類整理，形成檔案后歸檔到本單位“單位文檔”對(duì)應(yīng)

6、目錄中。重要文檔需各分、子公司綜合信息管理員另外備份，并根據(jù)查詢權(quán)限授權(quán)其它員工查詢或借閱。按保密要求，各分、子公司綜合信息管理員要定期向總部綜合部匯報(bào)文件歸檔工作。第五章 安全管理第十四條 使用本系統(tǒng)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)，遵守公司的規(guī)章制度，確保國家秘密和公司利益安全。第十五條 本系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)為非涉密電子公文。通過本系統(tǒng)發(fā)布的各類信息和公文，與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件具有同等效力，對(duì)涉及國家秘密和不宜公開的公文，仍以紙質(zhì)文件按規(guī)定范圍發(fā)布，如本系統(tǒng)中出現(xiàn)上述公文等，視為無效。第十六條 所有用戶向本系統(tǒng)上傳送的資料須先通過殺毒軟件掃描，以防病毒在本系統(tǒng)中傳播。第十七條 本系統(tǒng)用戶管理實(shí)行實(shí)

7、名制，通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)更換密碼，各用戶應(yīng)注意對(duì)密碼的保護(hù)，不得泄露給他人，同時(shí)根據(jù)需要及時(shí)更換。因密碼泄露造成的一切后果由本人負(fù)責(zé)。第六章 系統(tǒng)維護(hù)管理第十八條 總部業(yè)務(wù)拓展部負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)維護(hù)，避免計(jì)算機(jī)病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊，保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全。并為本服務(wù)器安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件，定期檢查服務(wù)器。各分、子公司信息管理員應(yīng)負(fù)責(zé)為本單位計(jì)算機(jī)安裝防病毒軟件并及時(shí)更新操作系統(tǒng)安全補(bǔ)丁及病毒特征碼。第十九條 總部OA系統(tǒng)管理員應(yīng)負(fù)責(zé)每日對(duì)本數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)備份(或設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)備份)。 第二十條 總部綜合部文檔管理員應(yīng)定期清理討論區(qū)內(nèi)容;各分、子公司綜

8、合信息管理員應(yīng)定期整理本單位“單位文檔”中的文件，及時(shí)刪除過期文檔。第二十一條 總部業(yè)務(wù)拓展部負(fù)責(zé)與軟件開發(fā)單位保持聯(lián)系，確保故障得到及時(shí)處理和軟件版本升級(jí)。第七章 附則第二十二條 本系統(tǒng)涉及使用的電子印章和個(gè)人簽名應(yīng)符合國家的電子簽名管理辦法，一經(jīng)認(rèn)可并在本系統(tǒng)上使用，則具有同等法律效力。任何人采用非法手段攻擊網(wǎng)絡(luò)或盜用電子印章和個(gè)人簽名的，公司和受害人將按有關(guān)程序追究其法律責(zé)任。第二十三條本辦法從下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十四條 本辦法由中移鼎訊總部業(yè)務(wù)拓展部負(fù)責(zé)解釋。負(fù)責(zé)部門設(shè)立管理員人數(shù)主要負(fù)責(zé)內(nèi)容總部綜合部OA文檔管理員1人負(fù)責(zé)本系統(tǒng)中的單位文檔、公共信息欄的授權(quán)、負(fù)責(zé)公司下發(fā)的各類文件信息的整理歸檔工作。總部業(yè)務(wù)拓展部OA系統(tǒng)管理員2人負(fù)責(zé)本系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)接入維護(hù)、人員權(quán)限設(shè)置管理