分公司合同管理

1、分公司合同管理、總則1、為了加強分公司的合同管理工作，規(guī)范合同的立項、審批、簽訂、審查、監(jiān) 督、履行程序，減少和避免合同糾紛，保護公司利益不受侵害，根據(jù)中華 人民共和國民法通則、中華人民共和國合同法及其他法律法規(guī)，制定本 暫行辦法。2、各省分公司嚴禁對外簽訂擔保、抵押、質(zhì)押合同二、合同管理機構(gòu)及職責1、營銷財務管理部是分公司合同管理的主管部門，其主要職責如下：律負責分公司合同管理制度制定及解釋；*負責各種經(jīng)濟合同標準格式的起草及修訂；律負責分公司各種合同糾紛案件的咨詢及起應訴工作；律 負責分公司合同管理制度執(zhí)行的監(jiān)督， 對違反合同管理的責任人員視情節(jié)予 以處罰或報請?zhí)幜P。2、營銷系統(tǒng)其他各業(yè)務

2、部門 根據(jù)自身的工作職能，對分公司的合同工作與其職 能相關(guān)的部分負有管理職責，應明確分公司合同審批權(quán)限，加強對分公司合 同審查工作，并協(xié)助財務管理部做好合同管理工作。3、分公司銷售行政科是分公司各類合同的日常管理科室，由分公司財務主管兼任專職合同管理員，具體負責合同管理工作，協(xié)助營銷財務管理部及其他業(yè)務部門對分公司合同進行管理，其主要職責有：+保管分公司公章（不設分公司合同專用章），并對合同條款和審批權(quán)限進行 原則性審查；+分公司各類合同的整理、建檔和保存；*對合同履行情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時向分公司經(jīng)理及財務管理部匯報；*與財務管理部及其他業(yè)務部門的日常聯(lián)絡工作；、合同的審批與簽訂1、各分

3、公司對外進行銷售、采購、廣告等商業(yè)往來，從事經(jīng)濟活動的，除涉及 金額小，可以即時清結(jié)的情況外，都必須以書面形式簽訂合同；律 即時清結(jié)是指合同的協(xié)商、訂立、履行、終止都在同一時間完成。+書面形式是指合同書、信件或數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù) 交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。2、分公司對外簽訂的書面合同必須加蓋分公司公章方為有效，未加蓋分公司公 章的合同均屬無效合同；為防止分公司人員違規(guī)對外簽訂合同，避免法律糾 紛，分公司銷售行政科必須給分公司所有往來業(yè)務單位發(fā)出分公司合同簽訂 申明函（附件），并要求往來單位蓋章確認，合同管理員必須妥善保管好該確 認函。3、直接對外協(xié)商

4、、簽訂合同的分公司人員為合同經(jīng)辦人，合同經(jīng)辦人在與對方 簽訂合同之前，必須確認對方有權(quán)簽署合同，如取得對方單位的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明書或授權(quán)委托書，合同經(jīng)辦人代表公司對外簽訂 合同時必須遵循以下原則：+務必遵守自己的工作職權(quán)，不得越權(quán)越職對外簽訂合同；+在對外簽訂合同時，務必持謹慎態(tài)度，不得隨意對外簽訂合同；+合同簽訂后，應積極跟進合同履行情況，出現(xiàn)問題及時反饋或咨詢相關(guān)人員。4、合同承辦人在訂立合同之前，必須先按如下程序進行合同立項審批：律 合同承辦人填寫合同審批表一一有權(quán)審批人逐級審批（如權(quán)限在分公司一級，由分公司經(jīng)理審批即可；如需總部主管領導審批的，需報主管領導審批， 傳真件有效

5、）合同經(jīng)辦人將合同審批表及合同草案報合同管理員審查蓋章合同管理員審查審批情況和合同條款無誤后加蓋分公司公章（注：各類合同的審批權(quán)限以各部門規(guī)定的審批權(quán)限為準）。5、 分公司合同管理員必須嚴格審查合同條款，不明之處應詢問合同承辦人或咨 詢營銷財務部法律事務主管。6合同草案經(jīng)審批后，合同經(jīng)辦人員應嚴格按照已審批的合同草案條款簽訂正 式合同，不得擅自修改，否則視為未經(jīng)審批擅自簽訂合同。如合同草案確實 需要修改的，須按本辦法的規(guī)定重新進行申報審批。7、合同的條款應使用公司統(tǒng)一的標準格式，沒有標準格式的可參照對方提供的合同格式或雙方協(xié)商，但必須具備以下條款: 律 對方當事人的全稱，地址，法定代表人，開戶

6、銀行及賬號；+合同標的；+合同標的物的價格、酬金或費用；+合同履行的時間、地點及方式；律 合同的違約責任；如我司為付款方，違約金最高不得超過每日萬分之四。律 列有“本合同須經(jīng)雙方加蓋公章或合同專用章后方可生效”之條款。8、除在合同最后一頁簽章處加蓋合同專用章外，和本合同有關(guān)的全部文件包括 附件等都還應加蓋合同騎縫章。9、合同簽訂后，應將合同正本交分公司銷售行政科合同管理員保存，合同副本 或復印件由經(jīng)辦人員保存。四、合同的履行1、合同簽訂后，經(jīng)辦人員是跟蹤合同履行情況的第一責任人，應及時檢查履行 情況和對方履約能力。如出現(xiàn)影響合同繼續(xù)履行的情況，經(jīng)辦人員應及時向 分公司經(jīng)理匯報。2、合同管理員權(quán)

7、對合同的履行情況向經(jīng)辦人員進行了解，經(jīng)辦人員應予積極配 合，發(fā)現(xiàn)問題的，應迅速向分公司經(jīng)理匯報解決。3、如合同履行中對方違約或產(chǎn)生其他法律糾紛，分公司應當在糾紛發(fā)生的初期 及時通報財務管理部法律事務人員，以便于盡快爭取法律救濟手段解決爭端4、合同簽訂后，應當嚴格依合同履行，如需要變更、終止或解除合同的，按照 本辦法規(guī)定的程序重新申報審批。五、合同的編號、建檔及統(tǒng)計1、合同管理員對已經(jīng)生效的合同要編號登記，逐個建立檔案，凡與合同有關(guān)的 文書都要附在合同卷內(nèi)歸檔。已履行完畢的合同按會計檔案保管期妥善保管。2、 生效的合同編號形式為：A-XXXX(Y)Z號，其中：A為分公司所在省份的簡 稱；XXXX

8、為合同簽訂時的年份(合同審批和簽訂跨年度的，以蓋章時的時間 為準)；丫為合同類型的簡稱，銷售合同為“銷”，廣告合同為“廣”，租賃合 同為“租”，其他合同為“另” ；Z為順序號（如：粵-2000 （銷）1號表示一 份廣東分公司于2000年簽訂的銷售合同，順序號為1）。3、合同管理員應按合同類型分別建檔保存。各種銷售合同、零售商或批發(fā)商代理協(xié)議、返利協(xié)議、退貨協(xié)議等與產(chǎn)品銷售有關(guān)的合同全部認定為銷售合同； 各種廣告促銷活動、媒體廣告、產(chǎn)品推廣等與廣告活動有關(guān)的合同為廣告合 同；各種房屋租賃、倉儲保管、其他財產(chǎn)租賃時簽訂的合同為租賃合同；運 輸、采購等其他合同另行分類保存。4、順序號按合同類型自行編

9、排，即在同一類型合同中順序號保持連貫。5、合同管理員對已簽訂建檔的合同編制合同檔案一覽表，注明合同類型、簽訂 時間、經(jīng)辦人員、合同金額等事項，以便于查詢。6除合同管理辦法規(guī)定有權(quán)查閱的人員以外，已建檔的合同正本，一般情況下不得公開，其他人員確實需要查閱的，須經(jīng)分公司經(jīng)理簽字同意。7、對于因合同保管中遺失或損毀合同，造成公司損失的，將嚴格追究合同管理員及有關(guān)人員的責任。六、附則一、本辦法由財務管理部負責解釋， 并由財務管理部監(jiān)督、檢查各分公司的執(zhí)行 情況。附件：1、合同審批表2、合同檔案統(tǒng)計一覽表3、分公司合同簽訂聲明函分公司合同簽訂聲明函（單位）：為加強貴我雙方工商合作，規(guī)范雙方合同簽訂，我分

10、公司現(xiàn)特向貴單位作出如下 鄭重聲明：1. 我分公司與貴單位簽訂的合同、協(xié)議必須加蓋我分公司公章方為有效，未加蓋我分公司公章的合同均屬無效合同，我分公司都將不予以承認及執(zhí)行。2. 在此所指的合同包括各類協(xié)議、承諾、確認等類似合同性質(zhì)文件。特此聲明，此致。廣東XX電器股份有限公司 分公司200年 月 日聲明函回執(zhí)廣東XX電器股份有限公司 分公司：我單位已知曉貴分公司上述聲明內(nèi)容，貴分公司簽訂的各類合同、協(xié)議、承諾、確認必須加蓋貴分公司公章方為有效。此致。單位（需加蓋公章）200填寫日期：合同編號:合同類型銷售合同（）；廣告合同（）；租賃合同（）；其他合同（）合同說明合同金額元合同履行時間：至合同格式我公司合冋范本（）；對方提供合冋范本（）；雙方協(xié)商（）經(jīng)辦人員姓名：職務：聯(lián)系電話：合冋對方詳細地址聯(lián)系電話企業(yè)性質(zhì)法定代表人備注：分公司經(jīng)理 審批意見簽名：年月日主管領導 審批意見簽名：年月日營銷副總裁 審批意見簽名：年月日附:分公司合同簽訂審批表注：（1）本表由合同經(jīng)辦人填寫；（2）“合同說明”需簡要填寫合同的主要內(nèi)