文件和資料管理制度

1、文件和資料管理制度1目的為了對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效控制， 以保證文件的有效性、 適當(dāng)性 和完整性， 確保產(chǎn)品質(zhì)量的有關(guān)過程有效運作和控制需要的文件均為有效版本， 特制定本管 理制度。2適用范圍適用于與公司產(chǎn)品質(zhì)量的相關(guān)過程有效運作和控制需要的文件和資料 。 3職責(zé)3.1 管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的組織協(xié)調(diào)及批準(zhǔn)發(fā)布。3.2 認(rèn)證部是質(zhì)量管理體系文件和資料的歸口部門，負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的組織編號、標(biāo)識、 評審、更改、歸檔、存檔、借閱、回收等的控制。3.3 技術(shù)中心認(rèn)證部負(fù)責(zé)收集國家標(biāo)準(zhǔn)、 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等與認(rèn)證有關(guān)的外來文件和資料， 并存檔、 發(fā)放。3.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)設(shè)

2、備、安全、生產(chǎn)現(xiàn)場等文件的編制、審核、標(biāo)識、歸檔、 保管等控制。3.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)收集與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的過程質(zhì)量控制記錄表格， 檢測設(shè)備操作、 成車性能試 驗規(guī)程等文件資料的控制。3.6 其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件的編制、審核、修改、保管及外來文件的接受、歸檔、保 管工作。4 工作程序4.1 文件和資料分類及編號4.1.1 質(zhì)量管理體系文件和資料分為：a) 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；b) 質(zhì)量手冊；c) 質(zhì)量管理體系程序文件；d) 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的作業(yè)性文件，包括適當(dāng)?shù)耐鈦砦募?，如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢 驗標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等；e) 質(zhì)量記錄。4.1.2 認(rèn)證部制定質(zhì)量管理體系文件編碼規(guī)定 ，對質(zhì)量管理體系文

3、件編號。4.2 文件和資料分為受控文件和非受控文件?！笆芸亍蔽募腹举|(zhì)量管理體系運行中使用的所有文件和資料，實行跟蹤管理，如有變更或修改，必須將變更和修改的信息及 時傳達(dá)到文件和資料持有者?！胺鞘芸亍蔽募菫闈M足顧客提出對質(zhì)量管理體系管理 證實要求時使用，或者供交流學(xué)習(xí)用的文件，不實行跟蹤管理，更改和修訂信息不傳 達(dá)。4.2. 1 “受控”文件目錄由各類文件和資料綜合部門提出， 認(rèn)證部匯總， 報質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.2. 2 “受控”文件，蓋紅色“受控”印章并注明文件“發(fā)放號”；“非受控”文件加蓋藍(lán) 色“非受控”印章。4.3 文件編寫4.3.1 認(rèn)證部組織質(zhì)量管理手冊和程序文件的編寫。4.3.

4、2 技術(shù)中心負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門編寫技術(shù)文件和資料，包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、檢驗 和試驗規(guī)范等。4.3.3 管理類文件由認(rèn)證部組織各職能部門編寫。4.3.4 各類文件的編寫格式，按照要求由歸口部門制定。4.4 文件的審批4.4.1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，程序文件由歸口職能部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后， 報總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.2 技術(shù)性文件和資料由技術(shù)中心長審核、確認(rèn)，報總工程師批準(zhǔn)4.4.3 管理標(biāo)準(zhǔn)由行政部組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。公司的管理文件由公司總經(jīng)理批 準(zhǔn)。4.5 文件的發(fā)放4.5.1 質(zhì)量手冊和程序文件由認(rèn)證部負(fù)責(zé)編號、發(fā)放，其他質(zhì)量文件由認(rèn)證部編號，文件 歸口部門負(fù)責(zé)發(fā)放。4.5

5、.2 受控文件的發(fā)放由專人填寫“文件發(fā)放清單”，規(guī)定發(fā)放范圍，經(jīng)各類文件管理部 門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) （其中質(zhì)量手冊由質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ） 后，按文件發(fā)放范圍發(fā)放， 收件人必須 在“文件發(fā)放登記表”上簽收。 如需擴大文件使用范圍， 增補文件時， 應(yīng)由文件使用部 門申請各類文件歸口部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)統(tǒng)一增發(fā)， 加蓋“受控”印章， 登記發(fā)放， 以便追 溯。不得使用復(fù)印的“受控”文件，一旦發(fā)現(xiàn)應(yīng)收回銷毀。4.5.3 當(dāng)文件破損嚴(yán)重，影響使用時，使用人應(yīng)到各類文件綜合部門辦理更換手續(xù)，交回 破損文件，補發(fā)新文件。新文件的發(fā)放號不變，文件歸口部門應(yīng)銷毀破損文件。4.5.4 當(dāng)出現(xiàn)文件丟失時， 文件使用人應(yīng)按 4.5.

6、2 條辦理申請領(lǐng)用手續(xù)， 但必須在領(lǐng)用申請 中作出說明，對造成的后果負(fù)責(zé)。各類文件歸口部門在補發(fā)文件時應(yīng)給出新的“發(fā)放 號”'并注明丟失文件的“發(fā)放號”作廢。 必要時將作廢文件的“發(fā)放號”通知相關(guān)部 門，防止誤用。4.6 文件和資料的更改4.6.1 文件更改提出部門首先填寫“文件更改申請單”， 說明更改原因， 對重要的更改 （ 如 產(chǎn)技質(zhì)術(shù)參數(shù)、 原材料等變更 ） 還應(yīng)附有充分的說明， 經(jīng)提出更改部門領(lǐng)導(dǎo)簽名確認(rèn)后， 送交該文件和資料歸口部門審批。4.6.2 文件更改批準(zhǔn)后，由該類文件歸口部門資料員根據(jù)“文件和資料更改申請單”的內(nèi) 容編制更改頁， 注明文件和資料更改狀態(tài)標(biāo)識和更改生效日

7、期， 按“受控文件和資料發(fā) 放表”規(guī)定的發(fā)放范圍通知文件和資料使用部門的資料員， 對更改頁進(jìn)行交換， 同時填 寫“文件和資料更改登記表”。4.6.3 對重要更改還應(yīng)發(fā)放“文件更改通知單”，告知文件使用人。4.7 文件和資料換版與作廢4.7.1 文件和資料經(jīng)多次更改或文件和資料需進(jìn)行大幅修改影響閱讀時，應(yīng)進(jìn)行換版。原 版文件和資料作廢，換發(fā)新版本。4.7.2 作廢的文件和資料，由該類文件和資料綜合部門負(fù)責(zé)按“文件和資料發(fā)放登記表” 收回并記錄，在作廢文件和資料上加蓋紅色“作廢”印章。需作資料保存的作廢文件， 加蓋紅色“保留”印章后方可作為資料保存，但必須撤離使用現(xiàn)場另行保存（ 成冊的除外）。4.

8、7.3 作廢的文件經(jīng)文件綜合部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。4.8 文件和資料的管理 各部門在每次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核前，全面檢查各類“受控”文件的有效性，核實 各類文件使用者的持有情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保使用有效版本的文件。4.9 外來文件和資料的控制4.9.1 外來文件原則上由行政部收集，分發(fā)到各相關(guān)部門，相關(guān)部門收集的文件應(yīng)報行政 部備案， 統(tǒng)一管理。 凡屬質(zhì)量管理體系運行所需的外來文件交認(rèn)證部， 按本程序規(guī)定的 確認(rèn)、發(fā)布、發(fā)放。4.9.2 技術(shù)中心負(fù)責(zé)定期組織相關(guān)部門核查所使用的技術(shù)性外來文件和資料是否為有效版 本，及時更換過期的文件和資料。4.9.3 認(rèn)證部負(fù)責(zé)定期核查公司所執(zhí)行的國家及地方的法律法規(guī)文件的有效性，確保使用最新的版本。4.9.4 發(fā)放到公司外部的“受控”文件，由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)進(jìn)行登記發(fā)放，文件歸口部門 負(fù)責(zé)更改、作廢的控制。4.10 質(zhì)量文件的特殊控制方法4.10.1 有固定發(fā)放范圍的受控文件 （如：生產(chǎn)計劃、質(zhì)量月度報告等 ） ，由歸口部門加蓋“受 控”印章和填寫發(fā)放號后，按原“文件發(fā)放清單”發(fā)放，并填寫“文件