某公司物流管理辦法暫行規(guī)定(15頁)

1、河南移動通信有限責任公司物流管理辦法暫行規(guī)定（討論稿）第一章總則第1條為了更好地配合MIS項目的實施，規(guī)范公司物資采購程序，加強資金的集中管理和統(tǒng)一調(diào)度，保證全省移動通信在業(yè)務拓展、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面資金的及時到位和有效運作，根據(jù)國家有關(guān)財務法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。第2省公司物資采購包括統(tǒng)談統(tǒng)簽工程物資、統(tǒng)談分簽工程物資、備品備件、業(yè)務用品（卡品、手機等）、大宗辦公用品、零星固定資產(chǎn)、全省生產(chǎn)和營帳用固定資產(chǎn)。省公司物流中心和綜合部是相關(guān)的物資采購部門；網(wǎng)絡(luò)部、市場部、計劃建設(shè)部、數(shù)據(jù)部、網(wǎng)關(guān)中心、業(yè)務支援中心等是相關(guān)物資的需求計劃提出部門。第3由省公司統(tǒng)談統(tǒng)簽，反映在省公司的投資

2、計劃中，實際操作時由省公司統(tǒng)一簽訂合同、統(tǒng)一付款；由省公司統(tǒng)談分簽，即由省公司負責供應商選型，指定一家或幾家供應商，并與指定供應商簽訂合同的有關(guān)服務款及各項設(shè)備的金額上限，由分公司在指定的供應商范圍內(nèi)自行選定供應商及簽合同，由市公司自行付款，但市公司簽定的合同金額不得高于省公司規(guī)定的上限，且必須將簽定的合同交省公司物流中心備案。第4分公司物資采購包括規(guī)定范圍內(nèi)自行采購的工程物資、辦公用零星固定資產(chǎn)、辦公用品、部分市場宣傳用品。物資物流專職人員負責相關(guān)采購職能工作。第5條應嚴格按照請購、采購兩個環(huán)節(jié)完成物資采購管理。在合同經(jīng)過談判并經(jīng)由綜合部律師和相關(guān)部門匯審后，物流中心人員（市公司為物流崗人員

3、）需根據(jù)合同內(nèi)容在MIS中完成采購訂單，并經(jīng)由財務部和物流中心領(lǐng)導審批。只有通過PO審批，財務部在今后合同付款時才能正常進行。第6條凡金額超過15萬元的采購必需簽訂合同，并按前款進行PO審批；未簽訂合同的采購，應在收到供應商發(fā)票時由采購部門依據(jù)發(fā)票在MIS中補錄PO；金額超過一百萬人民幣的，必須通過招標決定供應商，金額超過300萬元的，需要三至五家供應商的報價?？ㄆ凡少徲杉瘓F公司統(tǒng)一招標。第二章采購的組織與管理第1條公司招投標委員會、采購委員會（附件2）負責對采購的過程進行組織和監(jiān)管。根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定，采購分為招投標和議標的形式進行。第2條招、投標物資采購管理1. 需招投標采購的物資范圍已由相

4、關(guān)文件列出。對此類物質(zhì)的采購，先由需求部門寫出書面報告，并報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審核批準。2. 技術(shù)部門負責牽頭擬定技術(shù)規(guī)范書和售后服務有關(guān)要求，征求公司領(lǐng)導及相關(guān)部門對標書的意見，并推薦供應商和向供應商發(fā)標書。一般情況下發(fā)標的供應商不得少于3家。3. 技術(shù)部門牽頭，會同物流、審計、財務等部門，在供應商收到標書兩天后召開投標答疑會，請所有供應商對招標書相關(guān)條款進行答疑,弄清楚所有問題，并明確強調(diào)投標價為一次性最優(yōu)惠價。答疑會應由雙方人員簽字記錄。4. 由物流中心牽頭，根據(jù)投標規(guī)定限時收集供應商投標書，通知相關(guān)部門人員適時開標，并經(jīng)監(jiān)督組人員復核。開標情況要有記錄，參加人員要有簽字。5. 根據(jù)項目成立技術(shù)

5、、商務談判小組，小組組成部門不得少于3個，每個小組人員不得少于3人（人員從公司專家?guī)旌透鞑块T抽調(diào)）。技術(shù)和商務談判結(jié)果要經(jīng)小組人員簽字。6. 由物流中心牽頭，向公司招投標委員會匯報工作，提交技術(shù)、商務報告。由招投標委員會形成采購決議，由物流中心、財務部結(jié)合MIS系統(tǒng)實施采購。第3議標采購的管理1. 需求部門提出書面申請，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審核批準。該申請應同時在MIS中錄入相應的請購單進行同步審批。2. 由物流中心、需求部門和相關(guān)專家及監(jiān)督部門組成技術(shù)商務談判小組。3. 物流中心收集相關(guān)情報，廣泛詢價，在此基礎(chǔ)上邀請供應商進行競價，確定入圍供應商（至少兩家以上）。4. 物流中心組織與入圍供應商進行技

6、術(shù)和商務雙邊談判，并將結(jié)果向采購委員會匯報，由委員會最后確定供應商，并執(zhí)行采購。第三章省公司物資采購第1統(tǒng)談統(tǒng)簽工程物資采購1. 統(tǒng)談統(tǒng)簽、統(tǒng)談分簽工程物資分類參見附件1。2. 一般由省公司計劃建設(shè)部、信息辦提出固定資產(chǎn)投資計劃，經(jīng)項目領(lǐng)導小組批準后，實行招標采購。招標結(jié)束后，物流中心信息員根據(jù)合同草案在MIS系統(tǒng)錄入采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。3. 供應商根據(jù)采購訂單，以及供貨要求，定期送貨。工程物料采用分散接收方式，由各分公司接收貨物，實物入庫保管，由各分公司網(wǎng)絡(luò)部負責。4. 省公司物流中心信息員確認各分公司貨物接收情況，在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財

7、務進行付款處理。5. 工程物資開箱領(lǐng)用時，要求倉管員做好實物出入庫的登記工作。6. 定期對實物進行盤點，確認呆壞料。將盤點結(jié)果交本部門和財務部門確認，并按有關(guān)財務規(guī)定處理。第2條備品備件采購1. 備品備件是指一次性采購，分多次領(lǐng)用的網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)、維護用物資，如信號板、一次性大量采購的天線、電源等。2. 根據(jù)生產(chǎn)需要，由網(wǎng)絡(luò)部申請人提出需求，在MIS系統(tǒng)錄入請購單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，請購單生效。申請人通知物流中心進行采購。3. 備品備件的采購同樣以招標方式進行。但合同需要與工程合同嚴格區(qū)分開，備品備件作為獨立的合同處理。物流中心信息員根據(jù)招標結(jié)果在MIS系統(tǒng)錄入采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后

8、，訂單生效。在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。4. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨。物流中心進行實物接收，入備品備件倉庫，由備品備件倉庫管理員管理。5. 入庫完成后，物流中心信息員在MIS 系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。6. 備品備件倉庫管理員根據(jù)各分公司的領(lǐng)用要求，將備品備件調(diào)撥至各分公司。同時在MIS系統(tǒng)記錄調(diào)撥記錄，并打印調(diào)撥單。7. 各分公司根據(jù)調(diào)撥單接收后，入各自的備品備件倉庫管理，由網(wǎng)絡(luò)部管理。8. 實物入庫后，將調(diào)撥單交各分公司物流崗人員，由他們在MIS系統(tǒng)中進行接收處理。并打印收料單，交倉管員保存。9. 備品備件的領(lǐng)用，需要領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料單

9、（系統(tǒng)外單據(jù)），倉管員據(jù)此在MIS系統(tǒng)中記錄出庫情況。10. 定期對實物進行盤點，確認呆壞料。將盤點結(jié)果交本部門和財務部門確認，并按有關(guān)財務規(guī)定處理。第3條卡品采購1. 卡品由市場經(jīng)營部申請人根據(jù)各分公司領(lǐng)用需求以及市場宏觀計劃，結(jié)合庫存情況，在集團公司統(tǒng)一進行卡品采購時，確定卡品數(shù)量、卡品類型以，在MIS系統(tǒng)錄入請購單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，請購單生效。申請人通知物流中心進行采購。物流中心在確定卡品供應商時需征求市場部意見。2. 卡品的供應商經(jīng)集團公司統(tǒng)一確定后，采購以省公司統(tǒng)一簽定方式進行。物流中心信息員根據(jù)請購單結(jié)果在MIS系統(tǒng)生成采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。在系統(tǒng)外由物流

10、中心采購員和相關(guān)市場部人員執(zhí)行具體的采購任務。3. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨。物流中心進行實物接收，入卡品倉庫，由卡品倉庫管理員管理。4. 入庫完成后，物流中心信息員在MIS 系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。5. 卡品倉庫管理員根據(jù)各分公司的領(lǐng)用要求，將卡品調(diào)撥至各分公司。同時在MIS系統(tǒng)記錄調(diào)撥記錄，并打印調(diào)撥單。6. 各分公司根據(jù)調(diào)撥單接收后，入各自的卡品庫，由財務部管理。7. 實物入庫后，將調(diào)撥單交各分公司物流崗人員，由他們在MIS系統(tǒng)中進行接收處理。并打印收料單，交倉管員保存。8. 由各分公司市場部根據(jù)各營業(yè)部領(lǐng)用情況，在MIS中編制領(lǐng)料單，并經(jīng)各營

11、業(yè)部確認后，通知財務部將卡品發(fā)放給各營業(yè)部。由財務部在系統(tǒng)中記錄發(fā)放業(yè)務，打印出庫單，交各營業(yè)部保存。9. 各營業(yè)部根據(jù)實際業(yè)務將卡品發(fā)放給各營業(yè)廳、大客戶和代辦點，并在MIS系統(tǒng)中記錄各項業(yè)務。10. 定期對實物進行盤點，確認壞卡情況。將盤點結(jié)果交本部門和財務部門確認，并按有關(guān)財務規(guī)定處理。第4條生產(chǎn)營帳用零星固定資產(chǎn)采購1. 生產(chǎn)用零星固定資產(chǎn)主要包括：移動電話、電子觸摸屏、電子公告板、自助清單打印機、電子售卡計機等。2. 生產(chǎn)用零星固定資產(chǎn)采購采用統(tǒng)談分簽方式進行，先由市場部提出采購需求，由物流中心組織統(tǒng)一招標確定供應商，各分公司自行采購。3. 一次性立即采購的，也可以由省公司物流中心統(tǒng)

12、一采購。由市場部申請人提出采購需求，需要在MIS系統(tǒng)錄入請購單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，請購單生效。申請人通知物流中心進行采購。4. 物流中心根據(jù)招標結(jié)果，會同請購單，在MIS系統(tǒng)生成采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。5. 統(tǒng)一采購的物資，供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨，各分公司分散接收，實物由分公司相關(guān)負責部門保管。省公司物流中心在確認各分公司貨物接收情況后，在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。第5條辦公用零星固定資產(chǎn)采購1. 辦公用零星固定資產(chǎn)由相關(guān)部門申請人提出采購需求，在MIS系統(tǒng)錄入請購單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導

13、審批后，請購單生效。申請人通知綜合部進行采購。2. 綜合部信息員根據(jù)請購單，要求采購員與供應商協(xié)商，落實采購事項。根據(jù)協(xié)商結(jié)果，信息員在MIS系統(tǒng)生成采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。3. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨，綜合部倉庫管理員接收，實物由綜合部保管。4. 綜合部信息員確認貨物接收情況，在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。5. 綜合部倉庫管理員根據(jù)各部門的領(lǐng)用要求，將辦公用零星固定資產(chǎn)發(fā)放至各部門。第6條一般辦公用品采購1. 一般辦公用品由綜合部根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況，以及庫存情況，確認需要采購時，由采購

14、員與供應商協(xié)商，落實采購事項。綜合部信息員在MIS系統(tǒng)錄入采購訂單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，采購訂單生效。2. 在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。3. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨，綜合部倉庫管理員接收，實物由綜合部保管。4. 綜合部信息員確認貨物接收情況，在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。5. 綜合部倉庫管理員根據(jù)各部門的領(lǐng)用要求，將一般辦公用品發(fā)放至各部門。6. 定期對實物進行盤點，確認物品損耗情況。將盤點結(jié)果交本部門和財務部門確認，并按有關(guān)財務規(guī)定處理。第7條廣告宣傳業(yè)務用品采購1. 廣告宣傳業(yè)務用品由市場經(jīng)營部、綜合部申請人根據(jù)宣傳計劃，進行申

15、請，需要在MIS系統(tǒng)錄入請購單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后,請購單生效。申請人通知物流中心進行采購。2. 由物流中心采購員與供應商協(xié)商，落實采購事項。物流中心信息員根據(jù)請購單以及協(xié)商結(jié)果在MIS系統(tǒng)生成采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。3. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨。物流中心進行實物接收，入業(yè)務用品倉庫，由業(yè)務用品倉庫管理員管理。4. 入庫完成后，物流中心信息員在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。5. 物流中心倉庫管理員根據(jù)各分公司的領(lǐng)用要求，將廣告宣傳用品調(diào)撥至各分公司。第四章分公司物資采購第1自行采購的工程物

16、資1. 自行采購工程物資見附件1。2. 由分公司自行建設(shè)的項目，由網(wǎng)絡(luò)部提出固定資產(chǎn)投資計劃，經(jīng)省公司業(yè)務主管部門批準后，實行招標采購。招標結(jié)束后，市公司物流人員根據(jù)合同草案在MIS系統(tǒng)錄入采購訂單，經(jīng)財務部和主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。3. 供應商根據(jù)采購訂單，以及供貨要求，定期送貨。由各分公司接收貨物，實物入庫保管，由各分公司網(wǎng)絡(luò)部負責。4. 物流人員確認貨物接收情況，在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。5. 工程物資開箱領(lǐng)用時，要求倉管員做好實物出入庫的登記工作。6. 定期對實物進行盤點，確認呆壞料。將盤點結(jié)果交本部門和財務部門確認，并按有關(guān)財務規(guī)定處理。

17、第2辦公用零星固定資產(chǎn)采購1. 辦公用零星固定資產(chǎn)由相關(guān)部門申請人提出采購需求，在MIS系統(tǒng)錄入請購單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，請購單生效。申請人通知綜合部進行采購。2. 物流人員根據(jù)請購單，要求采購員與供應商協(xié)商，落實采購事項。根據(jù)協(xié)商結(jié)果，物流人員在MIS中系統(tǒng)生成采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。3. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨，綜合部倉庫管理員接收，實物由綜合部保管。4. 物流人員確認貨物接收情況，在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。5. 綜合部倉庫管理員根據(jù)各部門的領(lǐng)用要求，將辦公用零星固定資產(chǎn)發(fā)放至

18、各部門。第3條一般辦公用品采購1. 一般辦公用品由綜合部根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況，以及庫存情況，確認需要采購時，由采購員與供應商協(xié)商，落實采購事項。物流人員在MIS中系統(tǒng)錄入采購訂單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，采購訂單生效。2. 在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。3. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨，綜合部倉庫管理員接收，實物由綜合部保管。4. 物流人員確認貨物接收情況，在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。5. 綜合部倉庫管理員根據(jù)各部門的領(lǐng)用要求，將一般辦公用品發(fā)放至各部門。同時在系統(tǒng)外記錄領(lǐng)用事務，以備查。6. 定期對實物進行盤點，確認物品損壞情況。將盤點結(jié)

19、果交本部門和財務部門確認，并按有關(guān)財務規(guī)定處理。第4條廣告宣傳業(yè)務用品采購1. 廣告宣傳業(yè)務用品包括：XXXXX2. 廣告宣傳業(yè)務用品由市場部、綜合部根據(jù)宣傳計劃，進行申請，需要在MIS系統(tǒng)錄入請購單。經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，請購單生效。申請人通知綜合部進行采購。3. 由綜合部采購員與供應商協(xié)商，落實采購事項。物流人員根據(jù)請購單以及協(xié)商結(jié)果在MIS系統(tǒng)生成采購訂單，經(jīng)各級主管領(lǐng)導審批后，訂單生效。在系統(tǒng)外由相關(guān)采購員執(zhí)行具體的采購任務。4. 供應商根據(jù)采購訂單要求按期送貨。綜合部進行實物接收，入業(yè)務用品倉庫，由業(yè)務用品倉庫管理員管理。5. 入庫完成后，物流人員在MIS系統(tǒng)中進行接收處理，并打印收

20、料單，連同發(fā)票交財務進行付款處理。6. 綜合部倉庫管理員根據(jù)領(lǐng)用要求，將廣告宣傳用品發(fā)放至市場部。第五章采購付款規(guī)定第1采購應嚴格執(zhí)行預算控制制度，所有的資本性支出都必須在年度投資計劃范圍內(nèi)，所有的成本費用支出都必須在年度收支計劃范圍內(nèi)。凡超預算的支出都必須經(jīng)過預算追加程序，經(jīng)審批同意后才可支出。第2按合同預付款時，由采購部門填寫預付款申請單，列明付款用途及此項合同在年度預算內(nèi)的項目名稱、金額等，由部門經(jīng)理簽名，連同合同原件、發(fā)票、律師簽名意見書交財務，其中發(fā)票應列明合同編號、設(shè)備名稱、數(shù)量、單價、金額并由經(jīng)辦人、證明人在發(fā)票后簽字。如在合同規(guī)定的范圍內(nèi)，付款申請單及附件經(jīng)財務部審核同意后，經(jīng)

21、辦人根據(jù)付款金額大小呈有權(quán)審批人審批后交會計進行帳務處理，并根據(jù)合同付款方式進行付款。第3所有采購到貨付款時，應由采購部門接收送貨單原件，并制作接實物收單以示確認，如有設(shè)備未到貨或經(jīng)開箱檢查質(zhì)量不合格，應說明原因并確認蓋章。采購部門根據(jù)倉庫接收單填列合同到貨付款申請單，申請單上應說明與該筆付款所對應的合同編號，同時附上合同復印件、發(fā)票、接收單交財務部，財務部對合同、接收單、付款申請單進行審核，并將接收與采購訂單進行匹配后付款。如對其到貨設(shè)備附件有疑問，由經(jīng)辦人跟蹤附件差異；如財務部已審批完畢，則根據(jù)付款金額大小，由經(jīng)辦人呈上有權(quán)審批人進行付款審批。審批完畢后，由財務部進行帳務處理及付款，付款后

22、將合同復印件歸還采購部經(jīng)辦人員。第4條在工程竣工驗收后按合同付驗收款時，由負責驗收的部門提供設(shè)備驗收清單（蓋單位或部門章）并填寫竣工驗收報告，交負責采購部門；由負責采購部門根據(jù)竣工驗收報告填寫付款申請單，付款申請單上應清楚列明合同編號、該筆款項用途和金額，附件包括合同復印件、發(fā)票（由經(jīng)辦人及經(jīng)辦人部門經(jīng)理簽字）、驗收清單原件（驗收清單就包括設(shè)備名稱、安裝地點、安裝良好度、規(guī)格等）、驗收報告原件；由負責采購部門經(jīng)辦人將付款申請單連同附件交財務部會計，經(jīng)財務部進行審核，如對其附件有疑問，由經(jīng)辦人跟蹤附件差異；如財務部會計已審批完畢，則由經(jīng)辦人根據(jù)付款金額大小呈有權(quán)審批人進行付款審批；審批完畢后，由

23、財務部會計進行帳務處理，由出納付款，付款后將合同復印件歸還經(jīng)辦人。第5條一般情況下，資金使用部門應嚴格按合同要求付款，如在特殊情況下需提前付款或多付款，若付款金額在30萬元以下需報分管副總經(jīng)理審批后再交財務部門進行付款審核，若付款金額在30萬元以上需報總經(jīng)理審批后再交財務部門進行付款審核。第6條報帳所持原始憑證必須是稅務部門印制的發(fā)票或財政部門認可的收據(jù)。無效票據(jù)一律不得報銷。第六章供應商管理第1由公司領(lǐng)導、部門經(jīng)理及業(yè)務骨干、物流中心等組成的招標、采購委員會，每年對供應商表現(xiàn)進行評審，提出供應商評審報告并呈交公司經(jīng)理審批，一般情況下采購部門只能向?qū)徟^的供應商購買物品。第七章附則第1本規(guī)定自

24、下文之日起實行。過去有關(guān)財務管理辦法與本規(guī)定相抵觸的部分，以此文為準。第2這里所指金額均指單項金額，即單項合同申請金額、單項費用報銷金額、單項付款金額等。第3所有金額為以下的均不含該金額，所有金額為以上的均含該金額。第4此辦法由省公司企業(yè)發(fā)展部負責解釋。附件1?省統(tǒng)談統(tǒng)簽分以下幾類：（1）網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備，包括各網(wǎng)絡(luò)交換（傳輸網(wǎng)、匯接網(wǎng)、信令網(wǎng)、智能網(wǎng)等）、各網(wǎng)絡(luò)輔助系統(tǒng)（微蜂窩、直放站、室內(nèi)天饋線分布系統(tǒng)等）、同步時鐘等；（2）網(wǎng)絡(luò)配套，包括傳輸設(shè)備、小載波、小光碟機、HDSL傳輸線纜、動力環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、電源、電池、DDF大饋線、儀器儀表（含在主合同中）、柴油發(fā)電機、機房專用空調(diào)、配套設(shè)備、射頻電纜（含跳線、接頭、饋線卡、接地