合同管理辦法2019年修改版

1、合同管理辦法（2019年修改版）XX公司合同管理辦法（2019年修訂版）第一章總則第一條為規(guī)范 XX公司（以下簡稱“公司”）合同管理，力口 強合同法律風險控制，根據(jù)合同法招標投標法等國家有關法律、法規(guī)和公司章程公司“三重一大”決策制度實施辦法公司法律事務管理制度等相關規(guī)定，結合公司實際， 制定本辦法。第二條本辦法所稱的合同系指由公司各部門、分公司（以下簡稱“各單位”）發(fā)起的，以公司、分公司為一方主體對外訂立 的各類經(jīng)濟合同（包括但不限于合同、協(xié)議、其他具有合同性質(zhì)的文件），以及公司與分公司之間簽訂的用于確認分公司經(jīng)營業(yè) 績的內(nèi)部經(jīng)營合同。第三條公司訂立各類經(jīng)濟合同， 應當采用書面形式。 但在即

2、 時清結（即當場錢貨兩清或一手交錢一手交貨） 并取得購物發(fā)票 或其他相關憑證等特殊情況下，可以采用口頭形式訂立合同。第四條董事會或總經(jīng)理辦公會決策事項涉及的合同，合同承辦單位在發(fā)起合同訂立流程時應當附上董事會或總經(jīng)理辦公會 決策文件的復印件或掃描件。第五條公司的合同管理，實行“誰簽字、誰負責，誰審核、 誰負責，誰審批、誰負責，誰履行、誰負責”的原則。第六條公司應當提高合同審核效率， 各職能部門通過網(wǎng)上進 行審核的內(nèi)部辦理時間，應當做到“當日事當日清”，最遲不得超過次日18時（節(jié)假日可順延，但特殊情況除外） 。第七條本辦法適用于公司及分公司的合同管理行為。公司各部門、工程建設處（項目部）不得以本

3、部門、本建設處（項目部）的名義對外簽訂任何合同或協(xié)議。第二章組織管理體系與職責分工第八條 公司法律事務主管部門是合同管理主責部門，履行 下列合同管理職責：（一）負責組織公司及子公司經(jīng)營管理人員進行合同法律法 規(guī)及相關合同知識的業(yè)務培訓；（二）擬訂合同管理規(guī)章制度，并對規(guī)章制度的執(zhí)行情況進 行監(jiān)督和檢查；（三）制定與發(fā)布公司合同范本；（四）參與、指導合同承辦單位進行重大合同談判；（五）對合同主體的適格性、合同內(nèi)容的合規(guī)性、合同條款的嚴密性、風險防范措施的可行性等進行前置性法律審核；（六）建立公司各類合同管理臺帳 ；2 -（七）收集、保管并及時歸檔各類以公司名義訂立的合同文 本原件；（八）提供合同

4、履行過程中涉及的法律問題咨詢，并負責協(xié)調(diào)合同爭議的解決；（九）對合同的履行情況進行監(jiān)督、檢查；（十）對各單位的合同管理情況進行考核管理，提出績效考核或獎懲意見；（一）其他與合同管理有關的工作。第九條 公司本部各部門、分公司是合同承辦單位，履行下 列合同管理職責：（一）負責本單位項下合同的談判、評審、訂立等具體工作；（二）負責對合同相對方主體資格和資信、履約能力等的審查；（三）負責合同的履行，辦理合同收（付）款、變更、索賠、 結算及清欠等工作；（四）負責組織合同爭議的協(xié)商解決，協(xié)助公司律師及/或外聘律師處理合同訴訟（仲裁）事宜；（五）建立本單位各類合同管理臺賬，對本單位形成的合同檔案進行整理和歸

5、檔保管工作；（六）其他應由合同承辦單位負責的合同管理工作。3 -第十條 公司相關職能部門在其各自的職責范圍內(nèi)履行相應 的合同管理職能。第三章合同分類第十一條合同按照標的的屬性分為以下八類：（一）投資類，包括金融資產(chǎn)投資合同，股權合作協(xié)議或出資 協(xié)議,ppp項目合同，股權轉(zhuǎn)讓合同，無形資產(chǎn)投資合同，房地產(chǎn)投 資（自建自用或為自持而買賣）合同 ，其他投資合同；（二）設備（材料）采購類，包括生產(chǎn)設備、辦公設備、交 通工具等固定資產(chǎn)買賣合同 ，材料買賣合同，低值易耗品批量采 購合同，其他不形成資產(chǎn)的采購合同；（三）服務采購類，包括技術合同，財務審計類業(yè)務約定書， 法律類委托服務合同，招標代理合同，造價

6、咨詢合同，資產(chǎn)評估合 同，運行委托管理合同，設備等維修養(yǎng)護合同，物業(yè)服務合同，其 他不形成資產(chǎn)的服務合同；（四）建設工程類，包括工程征地拆遷合同，工程規(guī)劃合同， 工程勘察設計合同，工程監(jiān)理合同，工程更新改造合同，工程設備 安裝合同，施工總承包合同，工程總承包合同 ，項目管理合同，工 程代建合同，其他工程合同；（五）借貸擔保類，包括公司因生產(chǎn)經(jīng)營需要，從銀行、保險、信托等金融機構辦理的各項融資借款合同，公司與其他企業(yè)之間的短期資金借款合同，公司與其他企業(yè)之間的擔保合同等；（六）合作協(xié)議類，包括共同投標協(xié)議、框架合作協(xié)議、戰(zhàn) 略合作協(xié)議等；（七）對外捐贈（贊助）類；（八）其他類。第十二條合同按照收

7、付款權利義務分為以下三類：（一）付款類合同，即公司采購工程、貨物或服務并作為付款義務人的合同（以下統(tǒng)稱甲方合同）。（二）收款類合同，即公司提供服務或產(chǎn)品并作為收款權利人的合同（以下統(tǒng)稱乙方合同）。（三）不涉及收付款的合同， 即合同未約定主體之間款項支付與收取內(nèi)容的戰(zhàn)略框架合作合同、聯(lián)合體共同投標協(xié)議、PPP類合同（如 TOT合同、BOT合同、BOO合同）等。第四章合同訂立前的準備第十三條合同訂立前的準備工作由合同承辦單位組織完成，準備工作主要包括但不限于：（一）對合同相對方的資格（資質(zhì)）、履約信譽、履約能力 等進行審查核實；（二）對合同法律風險進行初步識別、評估并擬訂應對措施；（三）擬訂合同文

8、本初稿或?qū)Ψ疆斒氯颂峁┑暮贤谋境醺暹M行審查修改;（四）與合同相對方洽談形成合同正式文本；（五）對于涉及“三重一大”決策事項的合同，收集公司董 事會或總經(jīng)理辦公會的決策文件并復印或掃描。第十四條合同文本應優(yōu)先采用公司合同管理主責部門審定并發(fā)布的合同范本，合同管理主責部門沒有發(fā)布合同范本的，可由承辦單位另行擬定或由合同相對方提供，經(jīng)合同管理主責部門審定后采用。第十五條合同文本一般應包括以下內(nèi)容：（一）合同名稱、編號；（二）合同各方當事人的名稱（或姓名）和住所；（三）合同訂立緣由；（四）合同標的（內(nèi)容）；（五）合同標的數(shù)量或工程（作）量或規(guī)模；（六）質(zhì)量標準；（七）合同各方當事人的權利和義務；（

9、八）合同價款或報酬及支付方式；（九）合同履行期限、地點和方式；（十）合同的變更和解除條款；（一）合同違約責任；（十二）合同糾紛解決條款（付款類合同原則上應當約定由 公司所在地人民法院或南京仲裁委員會管轄）；（十三）合同各方當事人送達地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（指移動電話和電子郵箱）；（十四）合同生效條款；（十五）合同簽字蓋章欄及簽約日期。第十六條合同相對方或其代理人存在以下情況之一的，合同承辦單位應當根據(jù)實際情況排除其作為合同簽約主體資格或合 同簽字人資格：（一）合同主體不適格的；（二）資信狀況不好或不明的；（三）無履約能力或履約能力無法滿足合同要求的；（四）非法定代表人未經(jīng)授權委托或超出委托權限

10、的；（五）其他可能導致合同目的難以實現(xiàn)的情形。第十七條合同承辦單位發(fā)起網(wǎng)上合同評審與簽發(fā)審批流程 的，應當附上擬訂好的合同文本（電子版）及相關附件。第五章合同評審與簽發(fā)審批第十八條 公司本部合同的評審與簽發(fā)審批，按照下列程序 執(zhí)行：（一）合同承辦單位經(jīng)辦人按照合同類別，在網(wǎng)上發(fā)起合同評審與簽發(fā)審批流程，填寫合同名稱、項目主要內(nèi)容、合同價款、合同相對方名稱和基本情況與聯(lián)系方式、本單位簽約意見等，并提供合同文本及相關附件；涉及“三重一大”決策事項的合同， 同時提供董事會或總經(jīng)理辦公會決策文件復印件或掃描件。（二）合同承辦單位主要負責人審核并提交主管該類合同的相關職能部門審查；涉及工程或工藝技術問題

11、的，同時提交相關職能部門審查。（三）相關職能部門進行審查。（四）財務部進行財務審查。（五）法律事務主管部門進行法律審核；涉及“三重一大”決策事項的合同，同時審查是否提供董事會或總經(jīng)理辦公會決策 文件復印件或掃描件， 應當提供而未提供的， 需待發(fā)起單位提供 后再予審核通過。（六）公司領導審批決定。1. 公司分管合同業(yè)務的領導，根據(jù)本辦法規(guī)定有最終審批決 定權的，行使最終審批決定權， 沒有最終審批決定權的，行使審 核權后提請公司總經(jīng)理審批決定。2. 公司總經(jīng)理根據(jù)本辦法規(guī)定有最終審批決定權的，行使最終審批決定權，沒有最終審批決定權或認為應當提請公司董事長 審批決定的，行使審核權后提請公司董事長審批

12、決定。3. 公司董事長根據(jù)總經(jīng)理提請審批的要求，行使最終審批決定權。分公司合同的評審與簽發(fā)審批程序，按照其報請分公司“三重一大”決策制度實施辦法規(guī)定的決策機構審議批準制定的分 公司合同管理細則的規(guī)定執(zhí)行。第十九條合同承辦單位、 各相關職能部門對合同簽字并蓋章 前的審核責任如下：（一）合同承辦單位對提交評審資料的真實性、 業(yè)務的可行 性、合同價款的合理性、合同履行的成效性、 合同相對方主體的 資信等負責；（二）主管該類合同業(yè)務的相關職能部門對訂立合同的必要 性與正當性以及該部門認為應當由其審核的事項負責；（三）技術部門（如涉及）對合同的技術條款的適宜性等負責；（四）工程管理部門（如涉及）對合同的

13、工程范圍、工程履行節(jié)點等與工程相關的條款的準確性、合理性以及該部門認為應當由其審核的事項負責；（五）財務部門對合同價款的收（付）條款及其他相關條款的合理性、融資的可行性（如果有） 核的事項負責；以及該部門認為應當由其審（六）法律事務主管部門對合同各方主體的適格性、合同內(nèi)容的合規(guī)性、合同條款的嚴密性、風險防范措施的可行性等負責， 并對合同權利義務的對等性、 違約責任的合法性提出法律審核意 見；（七）行政事務部（分公司為綜合部） 在蓋章時對合同是否 已有公司（分公司）人員簽字、 合同超過2頁紙簽字人是否每頁 簽名（或加蓋印章騎縫?。┴撠?。第二十條下列合同，應當報請公司董事長審批決定：（一）需要董事

14、長簽字或合同簽字人處擬加蓋公司董事長手 寫簽名章的；（二）涉及投融資的戰(zhàn)略合作協(xié)議；（三）公司總經(jīng)理提請董事長審批決定的合同；（四）董事長認為需要其由審批決定的合同。第二十一條下列合同，由公司總經(jīng)理審批決定：（一）公司本部、分公司項下 50萬元以上的建設工程類合 同、運行管理類、設備（材料）采購類、服務采購類、其他類等 甲方合同；（二）公司本部、分公司項下 50萬元以上存在墊資需求的 工程類乙方合同；（三）公司本部、分公司項下500萬元以上不存在墊資需求（即需要先采購工程材料和 /或設備并在完成全部合同義務后才 能收款，下同）的各類乙方合同；（四）除投融資戰(zhàn)略合作協(xié)議以外的其他合作協(xié)議；（五）

15、公司分管領導提交總經(jīng)理審批決定的合同；（六）其他需要總經(jīng)理審批決定的合同。第二十二條下列公司本部合同，由公司總經(jīng)理授權公司分管 該合同業(yè)務的領導審批決定：（一）50萬元以下的建設工程類合同、運行管理類、設備 （材料）采購類、服務采購類、其他類等甲方合同；（二）50萬元以下存在墊資需求的工程類乙方合同；（三）500萬元以下不需要公司事先墊資的各類乙方合同。（四）公司將對外承接的乙方合同交由關聯(lián)公司執(zhí)行而與關 聯(lián)公司簽訂的委托經(jīng)營合同。（五）其他應當由公司分管領導審批決定的合同。第二十三條下列分公司項下的合同，由公司總經(jīng)理授權公司分管該合同業(yè)務的領導審批決定：（一）20萬元以上50萬元以下的建設工

16、程類合同、運行管 理類、設備（材料）采購類合同、服務采購類、其他類等甲方合 同；（二）分公司項下 50萬元以上500萬元以下不存在墊資需求的各類乙方合同；（三）分公司主要負責人認為應當提交公司分管領導審批決 定的合同；第二十四條下列分公司項下的合同，由公司總經(jīng)理授權分公司主要負責人審批決定：（一）20萬元以下的建設工程類、運行管理類、設備（材 料）采購類、服務采購類、其他類等甲方合同；（二）50萬元以下不存在墊資需求的各類乙方合同；（三）其他由分公司主要負責人審批決定的合同。第二十五條合同承辦單位應當在訂立合同前根據(jù)職能部門 的評審意見以及公司領導的審批意見修改合同文本，并與合同相對方進行談判

17、達成一致的，可以辦理合同蓋章與簽字手續(xù)。第六章合同的簽訂第二十六條公司各單位對外簽訂合同的，按照江蘇水源公司合同編號規(guī)則（詳見附件3）的規(guī)定進行合同編號管理。合同發(fā)起單位通過網(wǎng)上合同評審與簽發(fā)審批流程辦理合同 審批手續(xù)的，系統(tǒng)將按照上述規(guī)則自動按合同發(fā)起單位進行合同 編號，無須人工編號。第二十七條公司、分公司對非法定代表人（非分公司負責人） 對外代表公司、分公司從事簽訂合同的，實行授權委托管理。-12 -辦理授權委托手續(xù)，按照法律事務管理制度的規(guī)定執(zhí)行。公司總經(jīng)理或公司分管領導通過網(wǎng)上合同評審和簽發(fā)審批 流程審批決定訂立的合同， 應當由合同審批流程發(fā)起單位的經(jīng)辦 人或該單位負責人作為受托人代表

18、公司法定代表人在合同上簽 字，不再另行辦理法定代表人授權委托手續(xù)，但合同相對方要求提供紙質(zhì)授權委托書的除外。公司總經(jīng)理或公司分管領導審批決定訂立的合同，總經(jīng)理或分管領導認為應當由其作為受托人代表公司法定代表人在合同 上簽字的，由總經(jīng)理或公司分管領導簽字，合同審批流程發(fā)起單位的經(jīng)辦人或該單位負責人不得簽字。第二十八條合同簽訂后，根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定應進行外部審批 或備案登記或根據(jù)合同約定應進行公證的，由各合同承辦單位負責辦理。第二十九條合同實行先簽字、 后蓋章的簽署程序，合同文本 為2頁紙且未正反兩面打印的或超過 2頁紙的，應當由簽字人在 每頁簽名或加蓋騎縫印章。第三十條合同文本原則上公司最少持有二

19、份原件，一份交由合同管理主責部門保管歸檔，另一份由各發(fā)起單位留存。第六章合同履行第三一條合同承辦單位負責本單位發(fā)起簽訂的合同的履 行。合同履行應遵守誠信原則， 嚴格按合同的約定全面、協(xié)作地 履行，避免發(fā)生違約責任。第三十二條合同承辦單位在緊急情形下或確認不存在法律 風險的必要情形下，可以在合同生效前提前履行合同，但應對其提前履行的行為法律后果負責。第三十三條合同承辦單位應對合同履行過程中形成的證據(jù)進行保存，包括往來的書面函件（通知）、經(jīng)簽字的會議記錄與會議紀要、各類經(jīng)濟簽證或工期簽證、短信記錄、微信記錄、錄 音與錄像等，確有必要時可進行公證。合同承辦單位對外溝通應當盡量采用書面形式，函件寄送原

20、則上應當選擇EMS特快專遞，面單應清晰注明函件主要內(nèi)容、收件人、寄送年月日間，通過EMS送達的函件應在6個月內(nèi)在網(wǎng)上 截圖提取送達信息。第三十四條合同承辦單位應對本單位形成的合同建立合同臺賬、動態(tài)管理，并向合同管理主責部門及時報告合同履行進程。第三十五條合同履行過程中發(fā)生重大變更、重大違約、單方提前終止等可能導致公司合同目的不能實現(xiàn)或可能導致公司對 外承擔責任情形的，合同單位應及時將有關情況向合同管理主責 部門、分管領導匯報。合同管理主責部門應根據(jù)實際情況提出法律處理方案，法律處理方案原則上應按照請示（報告）審批權限規(guī)定進行審批第三十六條甲方合同的驗收， 應當由合同承辦單位按照合同 約定及時進

21、行合同未經(jīng)驗收或驗收不合格的合同， 財務部門不得 進行款項結算。第三十七條 甲方合同支付，應當由合同承辦單位按合同約 定的方式提交申請，經(jīng)歸口復核單位復核，由財務部門進行審查 后，按公司資金支付程序規(guī)定報分管領導、總經(jīng)理和/或董事長審批，財務人員辦理支付手續(xù)。第三十八條乙方合同的應收款項，應當由合同承辦單位及時催收，建立本單位負責收款的應收款項清收（欠）臺賬 ，明 確清收（欠）責任人，并保存催收證據(jù)（如對賬通知、催款函律師函及相關EMS特快專遞回單和網(wǎng)上查詢到的函件送達信 息截圖等）。第七章合同檔案管理第三十九條合同檔案包括合同審核、 訂立、履行全過程形成 的所有檔案資料。第四十條 合同管理主

22、責部門負責收集各發(fā)起單位提交的合 同文本蓋章原件，各承辦單位負責及時收集合同履行階段形成的 其他合同文件，共同建立合同檔案。合同管理主責部門與各承辦單位應當按照檔案管理要求于每年3月份前將可以歸檔的合同檔案移交公司檔案管理部門保管；工程合同檔案最遲應當于合同終止后的60日內(nèi)移交完畢。合同管理主責部門對各承辦單位移交合同檔案工作的及時性進行檢查督促。第四十一條 借閱合同檔案，應由經(jīng)辦人提出申請，經(jīng)其單位負責人審核，由檔案管理部門負責人批準； 借閱人應在檔案室 閱覽并及時歸還，不得將合同原件帶離檔案室；需要復印的，經(jīng)檔案保管部門負責人批準可以復印。因投標等活動確實需要將合同原件帶離檔案室的，應當出具記載有明確的返還時間的借條，并經(jīng)檔案管理部門負責人批準。第八章 合同管理情況的監(jiān)督與檢查第四十二條公司的合同管理，接受公司紀委的監(jiān)督和檢查。第四十三條 合同管理主責部門定期對公司各單位的合同檔案管理情況進行檢查。第四十四條公司合同承辦單位、評審單位、檔案管理單位等的相關人員，對合同負有保密義務，嚴禁泄露公司商業(yè)秘密。第九章違反本辦法規(guī)定的責任第四十五條合同承辦單位、各評審單位有下