部門國(guó)內(nèi)、國(guó)際采購(gòu)管理制度

1、部門國(guó)內(nèi)、國(guó)際采購(gòu)管理制度一、國(guó)內(nèi)采購(gòu)管理規(guī)定1 目的：為了規(guī)范項(xiàng)目國(guó)內(nèi)采購(gòu)環(huán)節(jié)，提高供應(yīng)鏈管理質(zhì)量，協(xié)助事業(yè)部專注于銷售工作，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目順利實(shí)施，有效控制采購(gòu)成本，提高本部贏利水平，從而提升競(jìng)爭(zhēng)力，特制定此國(guó)內(nèi)采購(gòu)管理規(guī)定。2 適用范圍：適用部門：系統(tǒng)集成事業(yè)本部所有事業(yè)部。適用范圍：涉及項(xiàng)目的所有設(shè)備的國(guó)內(nèi)采購(gòu)。 3 各部門職責(zé)：3.1 事業(yè)部：² 負(fù)責(zé)與用戶簽訂銷售合同，確認(rèn)產(chǎn)品配置及清單的正確性，預(yù)留采購(gòu)的安全時(shí)間；² 負(fù)責(zé)在前臺(tái)系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行正式立項(xiàng)，啟動(dòng)項(xiàng)目的執(zhí)行；² 對(duì)于預(yù)審?fù)ㄟ^的供貨項(xiàng)目，負(fù)責(zé)下達(dá)下單通知書給國(guó)內(nèi)采購(gòu)部，通知到貨期和到貨

2、地點(diǎn)，驅(qū)動(dòng)采購(gòu)下單，設(shè)備到貨監(jiān)控；² 推薦合格的簽約供應(yīng)商;² 參與供應(yīng)商滿意度調(diào)查。3.2 項(xiàng)目管理部：² 對(duì)于預(yù)審?fù)ㄟ^的集成項(xiàng)目，負(fù)責(zé)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，下達(dá)下單通知書給國(guó)內(nèi)采購(gòu)部，通知到貨期和到貨地點(diǎn)，驅(qū)動(dòng)采購(gòu)下單，設(shè)備到貨監(jiān)控；² 負(fù)責(zé)下達(dá)貨發(fā)最終用戶通知書，參與供應(yīng)商滿意度調(diào)查。3.3 集成管理部：負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的季度評(píng)價(jià)，并按照本部制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選拔和淘汰簽約供應(yīng)商，發(fā)布簽約供應(yīng)商名單。3.4 國(guó)內(nèi)采購(gòu)部：² 根據(jù)簽訂的采購(gòu)合同及項(xiàng)目管理部/事業(yè)部下達(dá)的下單通知書，負(fù)責(zé)進(jìn)行項(xiàng)目國(guó)內(nèi)采購(gòu)詢價(jià)、供應(yīng)商選擇（至少3家）、采購(gòu)合同簽訂、付款確認(rèn)

3、、設(shè)備交付監(jiān)控、非CISCO產(chǎn)品的售后維修，以及供應(yīng)商管理和評(píng)估；² 負(fù)責(zé)制定付款計(jì)劃，并通知國(guó)內(nèi)采購(gòu)崗；3.5 集成財(cái)務(wù)部：² 根據(jù)簽訂的采購(gòu)合同和貨發(fā)最終用戶通知書負(fù)責(zé)收、發(fā)貨物；² 根據(jù)國(guó)內(nèi)采購(gòu)崗的付款計(jì)劃以及客戶收貨單/ DC庫(kù)房收貨憑證，執(zhí)行付款和報(bào)銷手續(xù)，本周未支付的貨款在每周五反饋國(guó)內(nèi)采購(gòu)崗，對(duì)于未付款項(xiàng)須注明原因，便于國(guó)內(nèi)采購(gòu)崗再次安排付款；² 在ERP系統(tǒng)中完成相應(yīng)操作； ² 負(fù)責(zé)根據(jù)貨發(fā)最終用戶通知書確認(rèn)收入。4 國(guó)內(nèi)采購(gòu)管理原則：4.1 供應(yīng)商管理（選擇及評(píng)估）² 由集成管理部制定供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；² 對(duì)

4、現(xiàn)有合作的供應(yīng)商及各部門提供的備選供應(yīng)商，按照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)估，由事業(yè)部、項(xiàng)目管理部、財(cái)務(wù)部、集成管理部、國(guó)內(nèi)采購(gòu)部共同參與；² 國(guó)內(nèi)采購(gòu)部與合格供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和供貨原則，從而提高公司采購(gòu)運(yùn)作效率；² 所有采購(gòu)將從經(jīng)過資格認(rèn)定并簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議的供應(yīng)商名單中選擇進(jìn)行，每類產(chǎn)品保持至少3家簽約供應(yīng)商作為后選；² 每季度定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行滾動(dòng)評(píng)估，由集成管理部負(fù)責(zé)牽頭，各事業(yè)部、項(xiàng)目管理部、財(cái)務(wù)部和國(guó)內(nèi)采購(gòu)部共同參與執(zhí)行；² 由集成管理部定期更新發(fā)布簽約供應(yīng)商名單；² 新增產(chǎn)品類型的采購(gòu)，由事業(yè)部提前一周通知國(guó)內(nèi)采購(gòu)部和集成

5、管理部，統(tǒng)一對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)。4.2 國(guó)內(nèi)采購(gòu)管理4.2.1 項(xiàng)目采購(gòu)：² 國(guó)內(nèi)采購(gòu)內(nèi)容必須與合同配置清單中產(chǎn)品一致，由項(xiàng)目管理部/事業(yè)部提交下單通知書，國(guó)內(nèi)采購(gòu)部執(zhí)行下單；² 特殊情況，采購(gòu)內(nèi)容與配置清單中個(gè)別產(chǎn)品內(nèi)容不一致時(shí)，銷售人員須提供用戶簽字、蓋章的合同變更確認(rèn)書，交項(xiàng)目評(píng)估員，并在前臺(tái)系統(tǒng)中完成合同變更審批，由國(guó)內(nèi)采購(gòu)崗執(zhí)行采購(gòu)；² 合同清單中的采購(gòu)商品，必須在采購(gòu)貨物到達(dá)客戶現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，收回用戶簽字、蓋章的用戶簽收單，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收集；² 項(xiàng)目的國(guó)內(nèi)采購(gòu)總額不得超過合同分析報(bào)告的預(yù)留總額，特殊情況超支部分，在500元人民幣上，按照合同變更流

6、程執(zhí)行，變更審批通過后，由國(guó)內(nèi)采購(gòu)崗執(zhí)行采購(gòu)。4.2.2 “采購(gòu)備件”的采購(gòu)（指：合同中只列明“采購(gòu)備件”，未列明備件明細(xì)清單，服務(wù)產(chǎn)品事業(yè)部所簽項(xiàng)目采購(gòu)規(guī)定見4.2.4）：² 銷售人員在填寫合同分析報(bào)告時(shí)，需填寫在“超長(zhǎng)期維護(hù)”項(xiàng)，由項(xiàng)目評(píng)估員依照合同配置價(jià)格清單對(duì)照審核；² 此類采購(gòu)需在首期款到賬后，事業(yè)部方可執(zhí)行；² 每次采購(gòu)參照超長(zhǎng)期維護(hù)流程執(zhí)行，由本部總經(jīng)理審批；² 每次采購(gòu)?fù)瓿?、貨到最終用戶處，由銷售人員收集用戶簽收單并加簽，交項(xiàng)目管理部備案；² 采購(gòu)備件的總額不得超過備件預(yù)留總額。 4.2.3 項(xiàng)目指定供應(yīng)商采購(gòu)：² 不

7、允許銷售員指定供應(yīng)商采購(gòu)；² 如因特殊原因（客戶或原廠指定等）必須指定供應(yīng)商采購(gòu)的，由客戶或原廠銷售人員填寫的指定采購(gòu)申請(qǐng)表，交國(guó)內(nèi)采購(gòu)部進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批通過后，報(bào)本部總經(jīng)理審批，審批通過后，方可執(zhí)行采購(gòu)；² 指定供應(yīng)商的采購(gòu)，也必須遵守本部相關(guān)規(guī)定，審核供應(yīng)商資格，提交其公司法律文件，包括：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、納稅人登記證、法人代表身份證、原廠產(chǎn)品有效代理證書副本等書面信息，經(jīng)審核無誤，方予采購(gòu)操作；² 對(duì)指定采購(gòu)的付款，必須遵守公司相關(guān)規(guī)定，根據(jù)公司要求，需在收到用戶簽收單后，方可執(zhí)行付款；² 指定采購(gòu)的產(chǎn)品設(shè)備，后期維護(hù)、保修及長(zhǎng)期服

8、務(wù)等內(nèi)容，由指定人負(fù)責(zé)實(shí)施并跟蹤，事業(yè)部總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督，項(xiàng)目管理部監(jiān)控。4.2.4 工程低值易耗類采購(gòu)的執(zhí)行：² 項(xiàng)目安裝過程中所需的工程低值易耗類采購(gòu)，參照項(xiàng)目管理部工程易耗支出管理規(guī)定執(zhí)行；² 服務(wù)類項(xiàng)目需要采購(gòu)備件的，2萬元人民幣以內(nèi)，由服務(wù)事業(yè)部執(zhí)行采購(gòu)；大于2萬元，在預(yù)留備件支出額度內(nèi)的，由服務(wù)事業(yè)部提交備件采購(gòu)/維護(hù)申請(qǐng)表，由國(guó)內(nèi)采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽約，由服務(wù)事業(yè)部執(zhí)行付款報(bào)銷。4.3 國(guó)內(nèi)采購(gòu)服務(wù)約定：² 國(guó)內(nèi)采購(gòu)詢價(jià)應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)反饋結(jié)果；² 國(guó)內(nèi)采購(gòu)崗在接到下單通知書后1個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)，3個(gè)工作日內(nèi)完成訂單，非大路貨產(chǎn)品時(shí)間相應(yīng)延長(zhǎng)；

9、² 國(guó)內(nèi)采購(gòu)部需以維護(hù)公司及本部利益為基礎(chǔ)，以滿足項(xiàng)目履約和提高用戶滿意度為原則，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商進(jìn)行合作；國(guó)內(nèi)采購(gòu)部須與各事業(yè)部、項(xiàng)目管理部等部門保持良好溝通，并提供快速、專業(yè)的服務(wù)，提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本。5、國(guó)內(nèi)采購(gòu)補(bǔ)充規(guī)定為滿足業(yè)務(wù)部門對(duì)于設(shè)備臨時(shí)借用、租賃和售后維修的服務(wù)需求，提高客戶滿意度，有效降低國(guó)內(nèi)采購(gòu)運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率、控制采購(gòu)成本，規(guī)范內(nèi)部操作流程，特制定以下管理規(guī)定，以更好地為業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)。5.1、設(shè)備的借用及租賃：5.1.1、各業(yè)務(wù)部門由于項(xiàng)目的需要在短期內(nèi)需臨時(shí)使用設(shè)備的情況可向業(yè)務(wù)管理部申請(qǐng)?jiān)撛O(shè)備的借用或租賃；5.1.2、為滿足用戶交貨期而在合同

10、簽訂前借貨，應(yīng)執(zhí)行預(yù)下訂單管理規(guī)定，按照預(yù)下訂單審批流程執(zhí)行；5.1.3、借用/租賃原則：本著節(jié)約成本的精神，業(yè)務(wù)管理部將努力與簽約供應(yīng)商洽談借用設(shè)備，但如果所需設(shè)備金額、數(shù)量較大或周期較長(zhǎng)，至使供應(yīng)商無法提供借用，則只能采用租賃的形式，由業(yè)務(wù)管理部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商爭(zhēng)取最優(yōu)惠的租賃費(fèi)用，并簽訂租賃協(xié)議，租賃費(fèi)用由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，從項(xiàng)目中支出；5.1.4、辦理借用/租賃申請(qǐng)前須填寫設(shè)備借用/租賃申請(qǐng)表（見附件一），按規(guī)定填好各項(xiàng)內(nèi)容后交部門總經(jīng)理簽字確認(rèn)，然后提交業(yè)務(wù)管理部國(guó)內(nèi)采購(gòu)人員辦理相關(guān)手續(xù)；5.1.5、 北京、上海、深圳、成都當(dāng)?shù)氐慕栌?租賃申請(qǐng)?jiān)趯?shí)際需求前3天向業(yè)務(wù)管理部提出，其它地區(qū)的借用

11、/租賃申請(qǐng)則須提前一周向業(yè)務(wù)管理部提出，以便保證所需設(shè)備按時(shí)到貨；5.1.6、 借用/租賃期滿后如需繼續(xù)使用設(shè)備，業(yè)務(wù)部門須辦理續(xù)借/續(xù)租手續(xù)，流程與審批同上；5.1.7、使用部門有責(zé)任保證借用/租賃設(shè)備的正常使用，有外包裝的必須妥善保存，不得損壞或拆卸、更換零部件，如發(fā)生丟失或損壞情況造成供應(yīng)商向公司索償?shù)?，賠償費(fèi)用由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)；5.1.8、國(guó)內(nèi)采購(gòu)人員須遵守本部相關(guān)采購(gòu)規(guī)定，并負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂正式的借用/租賃合同。5.2、 設(shè)備維修：5.2.1、 國(guó)內(nèi)采購(gòu)的設(shè)備發(fā)生故障后業(yè)務(wù)部門應(yīng)在最短的時(shí)間內(nèi)向業(yè)務(wù)管理部提出維修申請(qǐng)（見附件二）；5.2.2、 集成管理部在接到申請(qǐng)的24小時(shí)對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)

12、行保修期的核實(shí)，并向業(yè)務(wù)部門反饋維修情況。對(duì)屬于期內(nèi)保修的設(shè)備盡快聯(lián)系供應(yīng)商，以取得保修服務(wù)；對(duì)已超出保修期的設(shè)備及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門，同時(shí)提供付費(fèi)維修的服務(wù)渠道供業(yè)務(wù)部門參考，付費(fèi)維修的費(fèi)用由相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門承擔(dān)。5.2.3、 維修結(jié)束后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在維修申請(qǐng)單上簽署確認(rèn)意見，以標(biāo)志本次維修服務(wù)結(jié)束。二、國(guó)外采購(gòu)管理規(guī)定（一）、目的： 為歸避項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，使集成業(yè)務(wù)的國(guó)外采購(gòu)工作規(guī)范有序開展，滿足項(xiàng)目特定要求、采購(gòu)進(jìn)度與項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度相匹配，爭(zhēng)取國(guó)外采購(gòu)工作中公司利益的最大化，特制訂本規(guī)范。（二）、使用范圍： 系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)中與供應(yīng)商采用非人民幣交易、在境外收貨的采購(gòu)業(yè)務(wù)。對(duì)于采購(gòu)訂單中個(gè)別零配件因供

13、應(yīng)商及項(xiàng)目必需原因而不得不在國(guó)內(nèi)收貨、仍以非人民幣成交時(shí)，需事先經(jīng)過項(xiàng)目執(zhí)行地財(cái)務(wù)經(jīng)理或其授權(quán)人的同意。（三）、國(guó)外采購(gòu)執(zhí)行部門： 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)集成業(yè)務(wù)國(guó)外采購(gòu)工作，包括配置核對(duì)、落單、跟單、貨款結(jié)算、集貨進(jìn)口、收發(fā)貨、評(píng)估供應(yīng)商。（四）、相關(guān)部門職責(zé)： 事業(yè)部：根據(jù)與客戶簽訂的合同配置提出采購(gòu)申請(qǐng)，提交符合采購(gòu)執(zhí)行要求的文件。 業(yè)務(wù)管理部： 審核事業(yè)部采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容與生效合同配置的一致性（只針對(duì)大項(xiàng)），審批不符合采購(gòu)規(guī)范的申請(qǐng)文件。 財(cái)務(wù)部：執(zhí)行符合采購(gòu)規(guī)范的采購(gòu)申請(qǐng)，保證實(shí)際采購(gòu)內(nèi)容與申請(qǐng)內(nèi)容的一致性，執(zhí)行審批通過后的特殊采購(gòu)申請(qǐng)，簽發(fā)國(guó)外采購(gòu)貨物的貨發(fā)最終用戶通知單或國(guó)外發(fā)貨通知書。（通知書

14、可由事業(yè)部或客戶服務(wù)部確認(rèn)）客戶服務(wù)部：在國(guó)外采購(gòu)貨物發(fā)貨客戶前，確認(rèn)貨發(fā)最終用戶通知單或國(guó)外發(fā)貨通知書。（五）、國(guó)外采購(gòu)規(guī)范： 1、國(guó)外采購(gòu)原則 （1）所有申請(qǐng)采購(gòu)內(nèi)容必須與生效合同配置及用戶文件一致。 （2）IBM、CISCO、HP高端產(chǎn)品原則上需直接向原廠采購(gòu)，若因具體項(xiàng)目需要而向非原廠采購(gòu)，事業(yè)部需提交經(jīng)過事業(yè)部總經(jīng)理簽批同意的合理說明文件。 （3）其它產(chǎn)品本著公司利益最大化、風(fēng)險(xiǎn)最小化的原則，從價(jià)格、付款條件、服務(wù)條款方面比較后決定向原廠或分銷商、代理商采購(gòu)。事業(yè)部負(fù)責(zé)推薦供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部根據(jù)對(duì)供應(yīng)商合作評(píng)估情況最終選定合適的供應(yīng)商，當(dāng)二者意見沖突時(shí)，由業(yè)務(wù)管理部決策。 2、配置核對(duì)財(cái)

15、務(wù)部以生效的合同配置為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)下單，預(yù)下單時(shí)以經(jīng)過業(yè)務(wù)管理部審核通過的采購(gòu)申請(qǐng)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)下單，以下情況處理方式為： （1）超采購(gòu)：指用戶合同中無，事業(yè)部申請(qǐng)以該項(xiàng)目該客戶名義采購(gòu)，申請(qǐng)采購(gòu)內(nèi)容超出合同配置（或合同文件），且用戶不會(huì)為該貨物額外付款。處理方式：申請(qǐng)事業(yè)部提交合理說明文件，寫明超采購(gòu)明細(xì)、采購(gòu)成本，經(jīng)過事業(yè)部總經(jīng)理、業(yè)務(wù)管理部總經(jīng)理雙簽同意，采購(gòu)人員方可采購(gòu)，該文件可取代訂單不一致確認(rèn)表、成本超支確認(rèn)表。 （2）配置差異：指實(shí)際采購(gòu)內(nèi)容與合同配置（或合同文件）在具體部件上有配置描述或價(jià)格上差異；或落單后因供應(yīng)商原因引起差異,且事業(yè)部同意接受此差異。處理方式：前者事業(yè)部主動(dòng)簽

16、署訂單不一致確認(rèn)表給采購(gòu)人員，后者由采購(gòu)人員填好后請(qǐng)事業(yè)部確認(rèn)。 （3）成本超支：指非超采購(gòu)、非配置差異，因事業(yè)部預(yù)算不足而引起實(shí)際采購(gòu)金額>分析報(bào)告預(yù)算金額。處理方式：5000元以下，事業(yè)部總經(jīng)理簽批成本超支確認(rèn)表。5000元以上，修改分析報(bào)告，事業(yè)部總經(jīng)理、業(yè)務(wù)管理部總經(jīng)理雙簽。 3、采購(gòu)落單采購(gòu)人員需本著資金合理使用的原則，根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)闹Ц稐l款簽 訂采購(gòu)合同、安排合理的時(shí)間段對(duì)供應(yīng)商付款,以避免過早收貨、或延期收貨。 （1）付款條款的選擇： A、國(guó)外采購(gòu)支付條款在DCA主要采用以下三種： L/C，T/T，OPEN CREDIT。 B、只要DCA與供應(yīng)商有CREDIT余額

17、，首選采用OPEN CREDIT方式，次選用L/C方式預(yù)下訂單原則上不得使用OPEN CREDIT方式，若因項(xiàng)目特殊而提出申請(qǐng)采用OPEN CREDIT條款時(shí)，需業(yè)務(wù)管理部總經(jīng)理、事業(yè)部總經(jīng)理親自簽批，均不得授權(quán)。 若預(yù)下訂單采用出廠地直接貨交客戶指定承運(yùn)人，無論采用何種付款條款，均需事業(yè)部總經(jīng)理、業(yè)務(wù)管理部總經(jīng)理、本部總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部副總經(jīng)理簽批同意。 C、二萬美元以下的不主張選用LC付款條款。 二萬到十萬美元之間的可根據(jù)具體情況選擇。 十萬美元以上的不主張選用TT付款條款。 具體可由各地采購(gòu)經(jīng)理決定。 D、因項(xiàng)目特殊情況而向供應(yīng)商采用以上三種外的其它付款條件時(shí)，采購(gòu)人員需事先與香港財(cái)務(wù)部及資

18、金部取得聯(lián)系，確認(rèn)可操作并在在分管集成業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)部副總經(jīng)理處備案后即可選用。 （2）落單 A、正常采購(gòu)申請(qǐng)，在接到有效文件后一個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)人員完成訂單提交工作。 B、逢周末、月末（季末、年末）、節(jié)假日等需要采購(gòu)人員加班方可完成的限時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)，事業(yè)部負(fù)責(zé)提供加班時(shí)段協(xié)助確認(rèn)價(jià)格、配置的業(yè)務(wù)員和工程師各一名，以保障落單中出現(xiàn)的問題及時(shí)得到解決。根據(jù)加班情況，在必要時(shí)，申請(qǐng)部門需分?jǐn)偛糠旨影噘M(fèi)用。 4、跟單 采購(gòu)人員負(fù)責(zé)接收國(guó)外采購(gòu)訂單相關(guān)的各種信息，協(xié)調(diào)解決跟單過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題，記錄和保管事件處理過程中的各種文件、單據(jù)憑證、EMAIL等。對(duì)于以下情況： A、訂單配置必須改變所導(dǎo)致的金額、數(shù)

19、量、技術(shù)參數(shù)、外貿(mào)合約等變化。 B、供應(yīng)商商務(wù)文件無法按期完整提供所導(dǎo)致的項(xiàng)目受阻或經(jīng)濟(jì)損失時(shí)。 C、其它不可測(cè)情況所可能導(dǎo)致的項(xiàng)目受阻或經(jīng)濟(jì)損失時(shí)。 應(yīng)采取如下處理方式： 采購(gòu)崗在明確獲知、或不確切預(yù)感這種改變可能導(dǎo)致項(xiàng)目受到影響時(shí)，必須在半個(gè)工作日內(nèi)以EMAIL形式將情況通知事業(yè)部相關(guān)人員（抄送上級(jí)經(jīng)理），說明原因、可能引致的后果、提出預(yù)警、提供商務(wù)解決建議或方案，或提請(qǐng)相關(guān)人員協(xié)助作出判斷，同時(shí)負(fù)責(zé)督促事業(yè)部在半個(gè)工作日內(nèi)配合商務(wù)人員提供確認(rèn)文件、采取必要跟進(jìn)措施或提出優(yōu)化方案，直至事件確認(rèn)得到妥善解決。 5、貨款結(jié)算 所有國(guó)外采購(gòu)工作中對(duì)供應(yīng)商的貨款結(jié)算由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，由國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)部采購(gòu)人員進(jìn)行資金計(jì)劃、發(fā)出付款指令、驅(qū)動(dòng)采購(gòu)付款。香港根據(jù)國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)部指令完成付款操作工作。包括TT、LC、OPEN CREDIT等付款方式。 例外情況：國(guó)外采購(gòu)中形成AP應(yīng)付賬款的付款工作由業(yè)務(wù)管理部驅(qū)動(dòng)，詳見關(guān)于國(guó)外采購(gòu)AP付款的流程。 采購(gòu)人員在發(fā)出付款指令前，需核對(duì)以下內(nèi)容：（1）采購(gòu)合同已生效；（2）采購(gòu)發(fā)票金額、內(nèi)容已經(jīng)確認(rèn)無誤；（3）采購(gòu)合同相關(guān)付款條款要求已滿足。 若因項(xiàng)目特殊原因事業(yè)部提出延期付款要求時(shí)，需事業(yè)部提前向財(cái)務(wù)部發(fā)出需求，財(cái)務(wù)部按照事業(yè)部要求給予配合處理。 財(cái)務(wù)部不接受在不符合付款條件下，事業(yè)部提出的提前付款需求