部門國內、國際采購管理制度

1、部門國內、國際采購管理制度一、國內采購管理規(guī)定1 目的：為了規(guī)范項目國內采購環(huán)節(jié)，提高供應鏈管理質量，協(xié)助事業(yè)部專注于銷售工作，降低項目風險，保證項目順利實施，有效控制采購成本，提高本部贏利水平，從而提升競爭力，特制定此國內采購管理規(guī)定。2 適用范圍：適用部門：系統(tǒng)集成事業(yè)本部所有事業(yè)部。適用范圍：涉及項目的所有設備的國內采購。 3 各部門職責：3.1 事業(yè)部：² 負責與用戶簽訂銷售合同，確認產品配置及清單的正確性，預留采購的安全時間；² 負責在前臺系統(tǒng)中及時進行正式立項，啟動項目的執(zhí)行；² 對于預審通過的供貨項目，負責下達下單通知書給國內采購部，通知到貨期和到貨

2、地點，驅動采購下單，設備到貨監(jiān)控；² 推薦合格的簽約供應商;² 參與供應商滿意度調查。3.2 項目管理部：² 對于預審通過的集成項目，負責根據(jù)項目進度，下達下單通知書給國內采購部，通知到貨期和到貨地點，驅動采購下單，設備到貨監(jiān)控；² 負責下達貨發(fā)最終用戶通知書，參與供應商滿意度調查。3.3 集成管理部：負責對供應商的季度評價，并按照本部制定的統(tǒng)一標準進行選拔和淘汰簽約供應商，發(fā)布簽約供應商名單。3.4 國內采購部：² 根據(jù)簽訂的采購合同及項目管理部/事業(yè)部下達的下單通知書，負責進行項目國內采購詢價、供應商選擇（至少3家）、采購合同簽訂、付款確認

3、、設備交付監(jiān)控、非CISCO產品的售后維修，以及供應商管理和評估；² 負責制定付款計劃，并通知國內采購崗；3.5 集成財務部：² 根據(jù)簽訂的采購合同和貨發(fā)最終用戶通知書負責收、發(fā)貨物；² 根據(jù)國內采購崗的付款計劃以及客戶收貨單/ DC庫房收貨憑證，執(zhí)行付款和報銷手續(xù)，本周未支付的貨款在每周五反饋國內采購崗，對于未付款項須注明原因，便于國內采購崗再次安排付款；² 在ERP系統(tǒng)中完成相應操作； ² 負責根據(jù)貨發(fā)最終用戶通知書確認收入。4 國內采購管理原則：4.1 供應商管理（選擇及評估）² 由集成管理部制定供應商評估標準；² 對

4、現(xiàn)有合作的供應商及各部門提供的備選供應商，按照評估標準進行統(tǒng)一評估，由事業(yè)部、項目管理部、財務部、集成管理部、國內采購部共同參與；² 國內采購部與合格供應商簽訂長期合作協(xié)議，明確服務標準和供貨原則，從而提高公司采購運作效率；² 所有采購將從經過資格認定并簽訂長期合作協(xié)議的供應商名單中選擇進行，每類產品保持至少3家簽約供應商作為后選；² 每季度定期對供應商進行滾動評估，由集成管理部負責牽頭，各事業(yè)部、項目管理部、財務部和國內采購部共同參與執(zhí)行；² 由集成管理部定期更新發(fā)布簽約供應商名單；² 新增產品類型的采購，由事業(yè)部提前一周通知國內采購部和集成

5、管理部，統(tǒng)一對候選供應商進行確認。4.2 國內采購管理4.2.1 項目采購：² 國內采購內容必須與合同配置清單中產品一致，由項目管理部/事業(yè)部提交下單通知書，國內采購部執(zhí)行下單；² 特殊情況，采購內容與配置清單中個別產品內容不一致時，銷售人員須提供用戶簽字、蓋章的合同變更確認書，交項目評估員，并在前臺系統(tǒng)中完成合同變更審批，由國內采購崗執(zhí)行采購；² 合同清單中的采購商品，必須在采購貨物到達客戶現(xiàn)場時，收回用戶簽字、蓋章的用戶簽收單，由財務部負責收集；² 項目的國內采購總額不得超過合同分析報告的預留總額，特殊情況超支部分，在500元人民幣上，按照合同變更流

6、程執(zhí)行，變更審批通過后，由國內采購崗執(zhí)行采購。4.2.2 “采購備件”的采購（指：合同中只列明“采購備件”，未列明備件明細清單，服務產品事業(yè)部所簽項目采購規(guī)定見4.2.4）：² 銷售人員在填寫合同分析報告時，需填寫在“超長期維護”項，由項目評估員依照合同配置價格清單對照審核；² 此類采購需在首期款到賬后，事業(yè)部方可執(zhí)行；² 每次采購參照超長期維護流程執(zhí)行，由本部總經理審批；² 每次采購完成、貨到最終用戶處，由銷售人員收集用戶簽收單并加簽，交項目管理部備案；² 采購備件的總額不得超過備件預留總額。 4.2.3 項目指定供應商采購：² 不

7、允許銷售員指定供應商采購；² 如因特殊原因（客戶或原廠指定等）必須指定供應商采購的，由客戶或原廠銷售人員填寫的指定采購申請表，交國內采購部進行價格確認，經事業(yè)部總經理審批通過后，報本部總經理審批，審批通過后，方可執(zhí)行采購；² 指定供應商的采購，也必須遵守本部相關規(guī)定，審核供應商資格，提交其公司法律文件，包括：公司營業(yè)執(zhí)照副本、納稅人登記證、法人代表身份證、原廠產品有效代理證書副本等書面信息，經審核無誤，方予采購操作；² 對指定采購的付款，必須遵守公司相關規(guī)定，根據(jù)公司要求，需在收到用戶簽收單后，方可執(zhí)行付款；² 指定采購的產品設備，后期維護、保修及長期服

8、務等內容，由指定人負責實施并跟蹤，事業(yè)部總經理負責監(jiān)督，項目管理部監(jiān)控。4.2.4 工程低值易耗類采購的執(zhí)行：² 項目安裝過程中所需的工程低值易耗類采購，參照項目管理部工程易耗支出管理規(guī)定執(zhí)行；² 服務類項目需要采購備件的，2萬元人民幣以內，由服務事業(yè)部執(zhí)行采購；大于2萬元，在預留備件支出額度內的，由服務事業(yè)部提交備件采購/維護申請表，由國內采購部負責與供應商簽約，由服務事業(yè)部執(zhí)行付款報銷。4.3 國內采購服務約定：² 國內采購詢價應在1個工作日內反饋結果；² 國內采購崗在接到下單通知書后1個工作日內響應，3個工作日內完成訂單，非大路貨產品時間相應延長；

9、² 國內采購部需以維護公司及本部利益為基礎，以滿足項目履約和提高用戶滿意度為原則，擇優(yōu)選擇供應商進行合作；國內采購部須與各事業(yè)部、項目管理部等部門保持良好溝通，并提供快速、專業(yè)的服務，提高采購效率、降低采購成本。5、國內采購補充規(guī)定為滿足業(yè)務部門對于設備臨時借用、租賃和售后維修的服務需求，提高客戶滿意度，有效降低國內采購運作風險，提高采購效率、控制采購成本，規(guī)范內部操作流程，特制定以下管理規(guī)定，以更好地為業(yè)務部門提供服務。5.1、設備的借用及租賃：5.1.1、各業(yè)務部門由于項目的需要在短期內需臨時使用設備的情況可向業(yè)務管理部申請該設備的借用或租賃；5.1.2、為滿足用戶交貨期而在合同

10、簽訂前借貨，應執(zhí)行預下訂單管理規(guī)定，按照預下訂單審批流程執(zhí)行；5.1.3、借用/租賃原則：本著節(jié)約成本的精神，業(yè)務管理部將努力與簽約供應商洽談借用設備，但如果所需設備金額、數(shù)量較大或周期較長，至使供應商無法提供借用，則只能采用租賃的形式，由業(yè)務管理部負責與供應商爭取最優(yōu)惠的租賃費用，并簽訂租賃協(xié)議，租賃費用由業(yè)務部門承擔，從項目中支出；5.1.4、辦理借用/租賃申請前須填寫設備借用/租賃申請表（見附件一），按規(guī)定填好各項內容后交部門總經理簽字確認，然后提交業(yè)務管理部國內采購人員辦理相關手續(xù)；5.1.5、 北京、上海、深圳、成都當?shù)氐慕栌?租賃申請在實際需求前3天向業(yè)務管理部提出，其它地區(qū)的借用

11、/租賃申請則須提前一周向業(yè)務管理部提出，以便保證所需設備按時到貨；5.1.6、 借用/租賃期滿后如需繼續(xù)使用設備，業(yè)務部門須辦理續(xù)借/續(xù)租手續(xù)，流程與審批同上；5.1.7、使用部門有責任保證借用/租賃設備的正常使用，有外包裝的必須妥善保存，不得損壞或拆卸、更換零部件，如發(fā)生丟失或損壞情況造成供應商向公司索償?shù)?，賠償費用由業(yè)務部門承擔；5.1.8、國內采購人員須遵守本部相關采購規(guī)定，并負責與供應商簽訂正式的借用/租賃合同。5.2、 設備維修：5.2.1、 國內采購的設備發(fā)生故障后業(yè)務部門應在最短的時間內向業(yè)務管理部提出維修申請（見附件二）；5.2.2、 集成管理部在接到申請的24小時對報修設備進

12、行保修期的核實，并向業(yè)務部門反饋維修情況。對屬于期內保修的設備盡快聯(lián)系供應商，以取得保修服務；對已超出保修期的設備及時反饋業(yè)務部門，同時提供付費維修的服務渠道供業(yè)務部門參考，付費維修的費用由相應的業(yè)務部門承擔。5.2.3、 維修結束后項目負責人應在維修申請單上簽署確認意見，以標志本次維修服務結束。二、國外采購管理規(guī)定（一）、目的： 為歸避項目執(zhí)行風險，使集成業(yè)務的國外采購工作規(guī)范有序開展，滿足項目特定要求、采購進度與項目實施進度相匹配，爭取國外采購工作中公司利益的最大化，特制訂本規(guī)范。（二）、使用范圍： 系統(tǒng)集成業(yè)務中與供應商采用非人民幣交易、在境外收貨的采購業(yè)務。對于采購訂單中個別零配件因供

13、應商及項目必需原因而不得不在國內收貨、仍以非人民幣成交時，需事先經過項目執(zhí)行地財務經理或其授權人的同意。（三）、國外采購執(zhí)行部門： 財務部負責集成業(yè)務國外采購工作，包括配置核對、落單、跟單、貨款結算、集貨進口、收發(fā)貨、評估供應商。（四）、相關部門職責： 事業(yè)部：根據(jù)與客戶簽訂的合同配置提出采購申請，提交符合采購執(zhí)行要求的文件。 業(yè)務管理部： 審核事業(yè)部采購申請內容與生效合同配置的一致性（只針對大項），審批不符合采購規(guī)范的申請文件。 財務部：執(zhí)行符合采購規(guī)范的采購申請，保證實際采購內容與申請內容的一致性，執(zhí)行審批通過后的特殊采購申請，簽發(fā)國外采購貨物的貨發(fā)最終用戶通知單或國外發(fā)貨通知書。（通知書

14、可由事業(yè)部或客戶服務部確認）客戶服務部：在國外采購貨物發(fā)貨客戶前，確認貨發(fā)最終用戶通知單或國外發(fā)貨通知書。（五）、國外采購規(guī)范： 1、國外采購原則 （1）所有申請采購內容必須與生效合同配置及用戶文件一致。 （2）IBM、CISCO、HP高端產品原則上需直接向原廠采購，若因具體項目需要而向非原廠采購，事業(yè)部需提交經過事業(yè)部總經理簽批同意的合理說明文件。 （3）其它產品本著公司利益最大化、風險最小化的原則，從價格、付款條件、服務條款方面比較后決定向原廠或分銷商、代理商采購。事業(yè)部負責推薦供應商，財務部根據(jù)對供應商合作評估情況最終選定合適的供應商，當二者意見沖突時，由業(yè)務管理部決策。 2、配置核對財

15、務部以生效的合同配置為標準進行采購下單，預下單時以經過業(yè)務管理部審核通過的采購申請為標準進行采購下單，以下情況處理方式為： （1）超采購：指用戶合同中無，事業(yè)部申請以該項目該客戶名義采購，申請采購內容超出合同配置（或合同文件），且用戶不會為該貨物額外付款。處理方式：申請事業(yè)部提交合理說明文件，寫明超采購明細、采購成本，經過事業(yè)部總經理、業(yè)務管理部總經理雙簽同意，采購人員方可采購，該文件可取代訂單不一致確認表、成本超支確認表。 （2）配置差異：指實際采購內容與合同配置（或合同文件）在具體部件上有配置描述或價格上差異；或落單后因供應商原因引起差異,且事業(yè)部同意接受此差異。處理方式：前者事業(yè)部主動簽

16、署訂單不一致確認表給采購人員，后者由采購人員填好后請事業(yè)部確認。 （3）成本超支：指非超采購、非配置差異，因事業(yè)部預算不足而引起實際采購金額>分析報告預算金額。處理方式：5000元以下，事業(yè)部總經理簽批成本超支確認表。5000元以上，修改分析報告，事業(yè)部總經理、業(yè)務管理部總經理雙簽。 3、采購落單采購人員需本著資金合理使用的原則，根據(jù)產品特點，選擇恰當?shù)闹Ц稐l款簽 訂采購合同、安排合理的時間段對供應商付款,以避免過早收貨、或延期收貨。 （1）付款條款的選擇： A、國外采購支付條款在DCA主要采用以下三種： L/C，T/T，OPEN CREDIT。 B、只要DCA與供應商有CREDIT余額

17、，首選采用OPEN CREDIT方式，次選用L/C方式預下訂單原則上不得使用OPEN CREDIT方式，若因項目特殊而提出申請采用OPEN CREDIT條款時，需業(yè)務管理部總經理、事業(yè)部總經理親自簽批，均不得授權。 若預下訂單采用出廠地直接貨交客戶指定承運人，無論采用何種付款條款，均需事業(yè)部總經理、業(yè)務管理部總經理、本部總經理、財務部副總經理簽批同意。 C、二萬美元以下的不主張選用LC付款條款。 二萬到十萬美元之間的可根據(jù)具體情況選擇。 十萬美元以上的不主張選用TT付款條款。 具體可由各地采購經理決定。 D、因項目特殊情況而向供應商采用以上三種外的其它付款條件時，采購人員需事先與香港財務部及資

18、金部取得聯(lián)系，確認可操作并在在分管集成業(yè)務的財務部副總經理處備案后即可選用。 （2）落單 A、正常采購申請，在接到有效文件后一個工作日內，采購人員完成訂單提交工作。 B、逢周末、月末（季末、年末）、節(jié)假日等需要采購人員加班方可完成的限時采購申請，事業(yè)部負責提供加班時段協(xié)助確認價格、配置的業(yè)務員和工程師各一名，以保障落單中出現(xiàn)的問題及時得到解決。根據(jù)加班情況，在必要時，申請部門需分攤部分加班費用。 4、跟單 采購人員負責接收國外采購訂單相關的各種信息，協(xié)調解決跟單過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題，記錄和保管事件處理過程中的各種文件、單據(jù)憑證、EMAIL等。對于以下情況： A、訂單配置必須改變所導致的金額、數(shù)

19、量、技術參數(shù)、外貿合約等變化。 B、供應商商務文件無法按期完整提供所導致的項目受阻或經濟損失時。 C、其它不可測情況所可能導致的項目受阻或經濟損失時。 應采取如下處理方式： 采購崗在明確獲知、或不確切預感這種改變可能導致項目受到影響時，必須在半個工作日內以EMAIL形式將情況通知事業(yè)部相關人員（抄送上級經理），說明原因、可能引致的后果、提出預警、提供商務解決建議或方案，或提請相關人員協(xié)助作出判斷，同時負責督促事業(yè)部在半個工作日內配合商務人員提供確認文件、采取必要跟進措施或提出優(yōu)化方案，直至事件確認得到妥善解決。 5、貨款結算 所有國外采購工作中對供應商的貨款結算由財務部負責，由國內財務部采購人員進行資金計劃、發(fā)出付款指令、驅動采購付款。香港根據(jù)國內財務部指令完成付款操作工作。包括TT、LC、OPEN CREDIT等付款方式。 例外情況：國外采購中形成AP應付賬款的付款工作由業(yè)務管理部驅動，詳見關于國外采購AP付款的流程。 采購人員在發(fā)出付款指令前，需核對以下內容：（1）采購合同已生效；（2）采購發(fā)票金額、內容已經確認無誤；（3）采購合同相關付款條款要求已滿足。 若因項目特殊原因事業(yè)部提出延期付款要求時，需事業(yè)部提前向財務部發(fā)出需求，財務部按照事業(yè)部要求給予配合處理。 財務部不接受在不符合付款條件下，事業(yè)部提出的提前付款需求