NS一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施案例分析

1、NASA 一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施案例分析Sarah Z. Sleeper 李毅濤45 年以來，美國(guó)國(guó)家航空航天局 (NASA) 曾制造出最先進(jìn)的航天飛機(jī)、火箭推進(jìn)系統(tǒng)、 軌道飛行器，以及對(duì)科學(xué)和太空探索至關(guān)重要的機(jī)器人。 NASA 總部位于華盛頓特區(qū)，擁 有 20,000 名職員， 10 個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心。作為太空科學(xué)的世界領(lǐng)先者， NASA 不斷承受著壓力，不僅在項(xiàng)目研究上、產(chǎn)品設(shè)計(jì) 上都要表現(xiàn)出色，而且 NASA 還必須站在信息技術(shù)的最前沿。 2000 年， NASA 開始啟動(dòng) 內(nèi)部的 IT 改造項(xiàng)目。1. 項(xiàng)目的背景任務(wù)： 為了使 NASA 成為一個(gè)精簡(jiǎn)的機(jī)構(gòu)(具有集成和相互協(xié)作的現(xiàn)場(chǎng)中心)

2、，同時(shí)更 嚴(yán)格地控制其 150 多億美元的年度預(yù)算， 必須研發(fā)一套相互聯(lián)系、 全面、 核心的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。 此外， 還需要改進(jìn)采購(gòu)、 人力資源以及實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng)， 并且能夠使這些系統(tǒng)與新的財(cái)務(wù) 系統(tǒng)無縫整合。目標(biāo)： NASA 希望為其管理人員提供詳細(xì)、 準(zhǔn)確且及時(shí)的數(shù)據(jù)， 以便為決策、 分析和預(yù) 測(cè)提供更好的支持。 NASA 還希望在所有地點(diǎn)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)效率更高且一致性更好的工作流 程。項(xiàng)目： 2000 年 4 月，航天局啟動(dòng)了一體化的財(cái)務(wù)管理 (IFM) 項(xiàng)目，同時(shí)隨著時(shí)間的推 移逐步采用各種組件，包括業(yè)務(wù)信息倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源、物料管理、銷售和分銷以 及控制等。如今，核心的財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)完

3、成，并且已經(jīng)把 50 個(gè)相關(guān)的系統(tǒng)完全整合在了一 起。在下一階段工作中，將對(duì)這些相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行更換。2. NASA 通過 IFM 瞄準(zhǔn)更高的目標(biāo)在整合之前， NASA 的業(yè)務(wù)流程不一致、 缺乏靈活性而且技術(shù)陳舊， 因而研發(fā)受阻。 現(xiàn) 在， NASA 采用新的系統(tǒng)來處理其核心財(cái)務(wù)流程，使這些核心財(cái)務(wù)流程與日常任務(wù)管理以 及項(xiàng)目和合同管理實(shí)現(xiàn)了無縫聯(lián)接。 在實(shí)施 IFM 項(xiàng)目之前， NASA 總部有匯總系統(tǒng)它NASA 能夠獲得準(zhǔn)確的們將 NASA10 個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心的信息分別進(jìn)行匯總。但問題是，雖然匯總信息，但是它非常不及時(shí)，而且不能對(duì)一個(gè)數(shù)字進(jìn)行深入的研究，因?yàn)樗占母鞣N數(shù)字有不同的來源和地點(diǎn)。管理

4、者不能從一個(gè)中心到另一個(gè)中心對(duì)信息進(jìn)行比較或者合 并。由于大多數(shù) NASA 活動(dòng)涉及多個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心，對(duì)這些復(fù)雜的項(xiàng)目進(jìn)行管理非常困難。許 多程序是定制構(gòu)建的。許多程序使用的是陳舊的技術(shù)，并且大多數(shù)程序的功能逐漸變窄， 不能無縫地整合到新的業(yè)務(wù)流程中。 在 NASA 實(shí)施核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)時(shí)， 用一個(gè)系統(tǒng)替換了其 大約 130 個(gè)系統(tǒng)。這部分的項(xiàng)目花費(fèi)了 18 個(gè)月的時(shí)間。IFM 計(jì)劃的范圍是在整個(gè)航天局內(nèi)實(shí)現(xiàn)人力資源、財(cái)務(wù)管理以及實(shí)物資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù) 流程的改進(jìn)。下一步將考慮把平行業(yè)務(wù)流程用特定程序進(jìn)行整合。3. 快速獲益隨著核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)就緒， NASA 已經(jīng)獲得相當(dāng)大的收益： 可以在整個(gè)航天局內(nèi)快速共

5、享整合后的統(tǒng)一數(shù)據(jù)。 能夠以全面綜合的角度來查看項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況。 及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以產(chǎn)生更好的決策。 會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以處理美國(guó)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)總分類帳的要求。NASA 可以更好地衡量績(jī)效。NASA 的總體工作流程通過 IFM 已經(jīng)獲得改善。例如，以前的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)流程位于一 個(gè)系統(tǒng)中， 而采購(gòu)活動(dòng)位于另一個(gè)系統(tǒng)中。 核對(duì)帳目要求大量的人力和數(shù)據(jù)處理。 承包商分 別向不同功能的數(shù)據(jù)庫(kù)中報(bào)告信息， 以致經(jīng)常要設(shè)法統(tǒng)一采購(gòu)與財(cái)務(wù)信息。 而在這個(gè)新的系 統(tǒng)中， 只輸入一次數(shù)據(jù)， 并且可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入研究， 根本不需要花費(fèi)時(shí)間來統(tǒng)一各種數(shù) 字。因此，它極大地簡(jiǎn)化了信息處理，并且使這些信息對(duì)生產(chǎn)線經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)射飛

6、船或 者構(gòu)建技術(shù)項(xiàng)目的人變得更有價(jià)值。 他們現(xiàn)在可以進(jìn)行總體成本估計(jì)。 而在此之前， 他們不 得不查看支離破碎的數(shù)據(jù)， 如今，他們可以集中關(guān)注活動(dòng)的整體以及每個(gè)人員所承擔(dān)的角色。該系統(tǒng)還幫助 NASA 更好地管理其合同，這些合同占了 NASA85% 的預(yù)算。設(shè)法以無 縫方式 （水平或者垂直方式） 使合同和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相整合， 這對(duì)于執(zhí)行計(jì)劃和項(xiàng)目的人員來說 至關(guān)重要。4. 團(tuán)隊(duì)方法該核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)的成功應(yīng)主要?dú)w功于堅(jiān)持嚴(yán)格的設(shè)計(jì)和測(cè)試。 NASA 使用一種交互式方 法，其中設(shè)計(jì)小組由來自 10 個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心的代表所組成。他們被分為幾個(gè)子流程例如， 可按期付款的會(huì)計(jì)小組和采購(gòu)小組。 他們的工作最初主要集

7、中于單元測(cè)試， 但是很快就轉(zhuǎn)向 一體化業(yè)務(wù)流程測(cè)試。 盡管有一個(gè)新系統(tǒng)的例子， 但是事實(shí)上每個(gè)中心有獨(dú)特的環(huán)境， 這樣 就不得不運(yùn)行 10 次不同的系統(tǒng)集成測(cè)試。 ”在項(xiàng)目的開始， NASA 在整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心范圍內(nèi)具有 20 到 30 種業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)方式。 IFM 對(duì) 于這些運(yùn)營(yíng)方式進(jìn)行了重新設(shè)計(jì)，以便在系統(tǒng)研發(fā)之前，獲得一個(gè)經(jīng)過計(jì)劃的業(yè)務(wù)流程集。 設(shè)計(jì)者在考慮軟件中嵌入的業(yè)務(wù)實(shí)踐時(shí)，系統(tǒng)選擇流程會(huì)提示要進(jìn)行一些其它的重新設(shè)計(jì)。 設(shè)計(jì)者從所有 10 個(gè)中心中抽調(diào)人員組成更大的小組， 大約每六個(gè)星期對(duì)決策進(jìn)行一次評(píng)估。 此外， NASA 還為那些人員分配了一些“家庭作業(yè)” ，讓他們回到各個(gè)中心后確保提

8、出的設(shè) 計(jì)和業(yè)務(wù)流程可以在不同的中心中正常工作。 NASA 擁有科學(xué)中心、 研究中心以及宇宙飛船 中心，這些中心具有完全不同的產(chǎn)品，而且必須處理完全不同的問題。由于 NASA 正在設(shè) 法建立帶有一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)和一個(gè)實(shí)例的單個(gè)系統(tǒng)， 所以必須確保它能滿足每個(gè)人的需求。 可以 想見，在那種環(huán)境中將出現(xiàn)巨大的變化。強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)合作是一個(gè)很重要的成功因素。 由航天局及其所有中心的主要財(cái)務(wù)官員組成 了一個(gè)積極的指導(dǎo)委員會(huì)， 這個(gè)委員會(huì)幫助所有單位和用戶確實(shí)堅(jiān)守同樣的總體目標(biāo)。 真正 的關(guān)鍵是保持主動(dòng)的決策流程，并確保在詢問“什么是對(duì) NASA 最好的”時(shí)，能夠獲得正 確的回答。5. 面對(duì)挑戰(zhàn)，尋找答案早些時(shí)候

9、， 設(shè)計(jì)問題導(dǎo)致期限非常緊迫， 致使兩個(gè)中心同時(shí)試運(yùn)行， 而不是在一個(gè)中心 進(jìn)行試運(yùn)行， 然后再啟動(dòng)一個(gè)小型的中心組。 但是最大的挑戰(zhàn)是， NASA 在努力遵守美國(guó)政 府財(cái)務(wù)和合同管理法規(guī)所面臨的學(xué)習(xí)曲線。另外一個(gè)挑戰(zhàn)來自于學(xué)習(xí)如何使用新系統(tǒng)和界面的用戶。 這對(duì)于許多人來說， 完全改變 了他們的工作。 除了學(xué)習(xí)敲擊鍵盤之外， 還要學(xué)習(xí)有關(guān)新的用戶界面以及完成任務(wù)的新方式。 管理者發(fā)現(xiàn)不能僅僅依靠人員培訓(xùn)就期望他們?nèi)スぷ鳌?系統(tǒng)要求用戶遵守嚴(yán)格的、 標(biāo)準(zhǔn)的流 程，而這需要時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)。 為了幫助用戶進(jìn)行學(xué)習(xí)， 在系統(tǒng)開始運(yùn)行之后， NASA 提供了 開放參觀日，使他們可以與專家們一起完成其工作。

10、還同時(shí)構(gòu)建了培訓(xùn)課程和 SAT 在線快 速參考。 在在線參考中， 以圖形方式說明的業(yè)務(wù)流程， 并且逐步地告訴人們業(yè)務(wù)流程如何工 作、信息從何處來、不同的擊鍵可獲得哪些新的信息以及信息流向何處?，F(xiàn)在系統(tǒng)已經(jīng)建設(shè)好并且開始運(yùn)行， NASA 的產(chǎn)品線經(jīng)理可以集中精力進(jìn)行深入的數(shù)據(jù) 分析，所有這一切都更好地提高了 NASA 進(jìn)行決策的能力。系統(tǒng)運(yùn)行后最主要的工作就是 設(shè)法加強(qiáng)信息傳送機(jī)制以及報(bào)告生成能力。因此，NASA在核心財(cái)務(wù)項(xiàng)目期間實(shí)施了業(yè)務(wù)信息倉(cāng)庫(kù)，以及一個(gè)并行管理信息系統(tǒng)，將大型項(xiàng)目的財(cái)務(wù)性能與計(jì)劃和技術(shù)性能相銜接。6. 進(jìn)步與提升NASA 并沒有在取得成績(jī)后駐足不前。 在此基礎(chǔ)上， 他們更進(jìn)一步著手解決資產(chǎn)管理項(xiàng) 目，該項(xiàng)目將對(duì)現(xiàn)有項(xiàng)目系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展。在 2004 年夏季， NASA 成立了一個(gè)可隨時(shí)啟動(dòng)的戰(zhàn)略企業(yè)管理預(yù)算規(guī)劃項(xiàng)目， 這個(gè)項(xiàng) 目可對(duì)全部 10 個(gè)中心的計(jì)劃進(jìn)行協(xié)調(diào)。在這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施后，整個(gè) MASA 可以執(zhí)行聯(lián)合計(jì) 劃，它與序列計(jì)劃正相反。該計(jì)劃系統(tǒng)將自動(dòng)地與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合。在工作完成時(shí)， 可以直接將計(jì)劃與實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)比。 NASA 還與美國(guó)內(nèi)政部合作開發(fā)了 2004 年 8 月開始投入 使用的電子政務(wù)