辦公室禮儀與行為規(guī)范管理制度

1、北京 * 有限公司辦公室禮儀與行為規(guī)范管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司內(nèi)部管理， 樹立公司整體的良好形象， 體現(xiàn)員工健康向 上的精神風貌和優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)，特制定本制度。第二條本制度對公司各級各類員工在公司工作期間的儀容、 舉止、待客接物以及內(nèi)部溝通和交流等方面作了具體的規(guī)定和說明。第三條本制度適用于公司各個部門、各個職別的全體工作人員。第二章辦公室儀容、禮儀規(guī)范第四條所有公司員工都應保持嚴肅、認真、合作、進取的工作態(tài)度和樂觀、 友好、自信、向上的精神面貌。第五條為體現(xiàn)公司員工的職業(yè)素養(yǎng)和精神風范， 要求員工在崗工作時須著職業(yè)服裝，不提倡穿著牛仔褲、旅游鞋等休閑類服裝。第六條員工著裝的基本要

2、求為：（一）注意保持自己的著裝整潔，襯衫的領(lǐng)口與袖口不得有污穢。（二）男士如果佩帶領(lǐng)帶，領(lǐng)帶必須整潔， 不得破損褶皺或歪斜松弛， 領(lǐng)帶夾須夾在襯衣第三、四個扣子中間位置。（三）皮鞋必須保持清潔，不得破損。第七條全體員工必須保持儀表端莊、整潔，具體要求如下：（一）保持頭發(fā)整潔：男士不提倡蓄長發(fā)，請勿留各種奇怪的發(fā)型；不論何種發(fā)型，必須注意整齊，符合整個公司的形象和工作氣氛。（二）請注意經(jīng)常修剪指甲，不宜過長；女性職員如用指甲油應盡量使用淺 色。（三）除非有特殊原因，午餐請勿飲酒，以免影響工作。（四）除特殊情況外，男士胡須不宜過長，應經(jīng)常修剪。（五）女性在工作時間應該保持適當而且得體的淡妝，給人以

3、清新健康的感覺；請勿濃妝艷抹，不宜使用香味濃烈的香水。（六）請勿佩戴過多的或與公司整體工作氣氛不符的夸張的飾品。第八條應保持舉止大方得體、合乎常規(guī)習慣與禮儀。第九條提倡員工保持優(yōu)雅的姿態(tài)和動作，具體建議如下：（一）站姿與坐姿：在不同場合，要保持合適、得體的姿勢，培養(yǎng)良好的習 慣。（二）見面致意：公司內(nèi)早上與同事見面建議互致“早上好”，平時相遇時 點頭微笑示意。（三）握手：與客人握手時，雙目應注視對方，身姿自然，不卑不亢，握手 簡短有力；應由年幼者或職級低者先向職級高或年紀長的握手； 異性間如果女士 先向男士伸手，男士方可回握，男士不宜先伸手。（四）出入房間的禮貌：進入房間，要先輕聲敲門，得到允

4、許再進，進門后, 如需關(guān)門請輕輕關(guān)上；進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，請勿中途插 話；如有急事要打斷說話，也要看好機會，最好說一句“對不起，打斷你們的談 話”，之后簡明扼要地的說一下要說的事。（五）遞交物件時，宜注意尊重對方；如遞文件，建議將文件正面朝上、文 字正對對方；遞筆、剪刀等，應注意尖的一端朝向自己。（六）辦公室內(nèi)請勿大聲喧嘩，影響他人，避免在辦公室爭執(zhí)、爭吵；如遇 到工作中需要討論的問題，可以單獨討論（如單獨在會客室），發(fā)表不同看法； 也可按工作職權(quán)，由上一級領(lǐng)導作出最終決定。（七）經(jīng)過通道、走廊時要放輕腳步；無論在自己的公司，還是在被訪問的 公司，在通道和走廊里遇到同事或客

5、戶時要禮讓，不能搶行， 不要一邊走一邊大 聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。第三章接聽和撥打電話禮儀第十條電話交流作為公司對內(nèi)、 對外重要的交流方式， 也是樹立和體現(xiàn)公司 形象和個人素質(zhì)、 精神風貌的重要窗口， 更能有效提高工作效率。 所有公司員工 都應注意相關(guān)禮儀的培養(yǎng)， 樹立良好的意識， 在與公司的客戶等外部人員接觸的 所有環(huán)節(jié)中，努力營造公司規(guī)范、高效、友好、可信的形象。第十一條在接聽電話時， 最好在電話鈴響第二聲或第三聲的時候接起， 以給 對方最為適宜的心理準備時間，同時體現(xiàn)公司高效的辦公效率。第十二條接聽電話要主動報出自己的公司名稱或部門名稱，在接聽時請說 “您好， * ”；接聽電話要使

6、用文明用語，語速適中，態(tài)度親切、溫和、耐心， 同時要簡明扼要，體現(xiàn)公司的工作效率；對方講述時要留心聽，并記下要點； 未 聽清時，應及時告訴對方，請其重復；結(jié)束時禮貌道別，待對方切斷電話后，自 己再放話筒。第十三條接聽公司外部人員打給公司其他同事的電話時， 同樣要耐心禮貌， 可以在說過“請您稍等”之后以最快速度找到相關(guān)的同事或者將電話轉(zhuǎn)到相關(guān) 的部門；當同事不在時，應禮貌地請對方稍后再打，并主動表示可以幫助對方 轉(zhuǎn)達緊要的信息。第十四條幫助同事或領(lǐng)導接聽和記錄重要的業(yè)務電話等信息時，一定要注意記錄準確；要禮貌地向?qū)Ψ街貜图昂藢嵈_認重要信息，并及時轉(zhuǎn)告相關(guān)人員。第十五條當接聽到不指名的電話，而自己

7、不能處理時，可坦白告訴對方，并 馬上將電話交給能夠處理的人；在轉(zhuǎn)交前，應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴 接收人。第十六條所有員工在工作時間請勿撥打與工作無關(guān)的私人電話；如果確有重要或緊急的私人事情需要處理，注意節(jié)約時間，長話短說。第十七條對經(jīng)常在工作時間撥打私人電話或長時間閑聊者， 公司將對其處以 批評、警告等處理，并由人事行政部記入其工作績效考評檔案； 情節(jié)嚴重者，參 照信息與通訊工具使用管理制度中的相關(guān)規(guī)定，給予處理。第十八條在對外撥打工作所需的電話時， 請注意使用禮貌用語；不論遇到何 種情況，均應避免在電話中與對方發(fā)生爭執(zhí)或使用過激的語言，宜耐心、冷靜、 有修養(yǎng)地解決問題第四章對外接待、

8、交往禮儀第十九條要注意工作細節(jié)，從點滴做起，努力樹立個人良好的職業(yè)形象。第二十條在約定的接待時間內(nèi)，不缺席、不遲到；確因無法控制的原因而發(fā) 生缺席或遲到時，應禮貌地向他人做出解釋；客人來訪，須馬上起來，先問候、 讓座，再倒水（并注意續(xù)水），然后問明來意，進行交談；如是找其他同事，應 禮貌地引見給該同事；來客多時應依次序進行，不能先接待熟悉客人；對事前已 通知來的客人，要表示歡迎。第二一條在會客室抽煙時應征詢客人是否介意，如果介意，請勿抽煙。第二十二條交談時建議最好不要“蹺二郎腿”，客人話未講完時，不要插話, 如需插話則應征詢客人同意；交談時要精神充沛，不能無精打采、漫不經(jīng)心。第二十三條交談時如

9、果有人打進來手機， 則應對客人說“對不起”，再接電 話；談話時如有特殊情況需暫時離開，應先說“對不起”，做出簡單解釋，并告 訴返回時間。第二十四條接待客人時應主動、熱情、大方；應記住常來的客人。第二十五條請注意對內(nèi)、尤其是對外交往時介紹和被介紹的方式和方法：（一）無論是何種形式、關(guān)系、目的和方式的介紹，均應該對介紹內(nèi)容負 責。（二）在直接見面介紹的場合下，建議按照一般習慣先把職位低者介紹給職 務高者。若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的。在自己公司和其他公司的關(guān)系 上，可先把本公司的人介紹給其他公司的人。（三）把一個人介紹給很多人時，按一般習慣先介紹給其中職位最高的。（四）男女間的介紹，建議先把

10、男性介紹給女性。男女職位、年齡有很大差 別時，若女性年輕，也可先把女性介紹給男性。第二十六條請注意名片的接受和保管禮儀規(guī)范：（一）建議按照一般習慣，名片應先遞給長輩、客人或上級。（二）把自己的名片遞出時，建議用雙手將名片正對對方遞出，一邊遞交一 邊清楚說出自己的姓名。（三）接對方的名片時，應雙手去接，拿到手后，建議馬上看，正確記住對 方姓名后，將名片收起；如遇對方姓名有難認的文字，可禮貌地詢問。（四）對收到的名片應妥善保管，以便查找。第五章辦公室行為、紀律規(guī)范第二十七條公司統(tǒng)一實行“辦公室門戶開放政策”，即在辦公時間，任何辦 公室均須開門辦公，請勿在辦公時間將辦公室房間門關(guān)閉或虛掩；只有在特殊

11、部 門（如需要安靜的設(shè)計室）、特殊情況（如有時需要保密）才可以關(guān)門辦公。第二十八條請勿在辦公場所講不文明用語，在辦公室和公司寫字樓走廊中不 能嘻笑、打鬧；工作時間請勿聊天、開低級玩笑。第二十九條請勿破壞性地使用和對待公司物品；借用他人或公司的東西，使用后應及時送還或歸放原處。第三十條工作時間無事請勿串辦公室；未經(jīng)同意不得隨意開同事的抽屜、柜 子、使用他人的電腦等物品，不得隨意翻看同事的文件、資料等。第三一條上班時間如果不是工作需要，請勿上網(wǎng)，更不能在電腦上玩游戲。第三十二條公司內(nèi)部門經(jīng)理（含）以上建議以職務稱呼或稱“X老師”，其 他員工可直呼其名；對客人如果知道職務，建議以職務稱呼；如果不知道

12、職務, 建議以先生、小姐等相稱。第三十三條不允許公司員工在辦公室和其它公共場所內(nèi)吸煙；如果吸煙，請到走廊或衛(wèi)生間內(nèi)吸煙。第三十四條所有人員的傳呼機、 手機，請盡量調(diào)節(jié)到震動狀態(tài)，辦公室內(nèi)的 直線電話也建議將響鈴調(diào)節(jié)到合適音量，以免響鈴聲音太大影響其他員工的工作 或休息；接打電話時，要注意音量適中，以免影響其他同事工作；在多人共處、 集體辦公的辦公室更要格外注意和遵守此項規(guī)定。第三十五條請保持辦公室整潔，為了維持良好的辦公環(huán)境和工作氣氛， 工作 時間請勿在辦公室內(nèi)吃東西，在非工作時間也請盡量避免此種行為。第三十六條辦公室內(nèi)未經(jīng)特別允許， 請勿進行打牌、下棋等娛樂活動；如果 經(jīng)過特別允許，娛樂完畢各項物品請及時歸位。第三十七條非