工程合同及工程檔案管理制度

1、謝謝觀賞工程合同及工程檔案管理制度 1岳陽市公路橋梁基建總公司蘭州至?？趪腋咚俟芬Χ桑ǜ蚀ń纾┲翉V元公路工程項(xiàng)目土建工程施工G6 合同段工程合同及檔案管理制度岳陽路橋 YYRBC岳陽市公路橋梁基建總公司廣甘高速 G6 合同段項(xiàng)目部二 00 九年九月一日工程合同及工程檔案管理制度為進(jìn)一步加強(qiáng)工程合同及工程檔案管理工作， 提高工程合同 及工程檔案管理水平， 逐步實(shí)現(xiàn)公司工程合同及工程檔案管理工 作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工 程項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招上級發(fā)文、本處文件、 各項(xiàng)報(bào)告批文、 招投標(biāo)文件； 各類合同及附件、

2、設(shè)計(jì)資料及圖紙、 設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審 計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、 檢測報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司工程行政人員集中 統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、工程行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司 所有工程合同及檔案， 并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各個(gè)工程項(xiàng)目部的合同及 檔案管理工作。3、各項(xiàng)目部應(yīng)分別建立建全檔案文檔的形成、積累、整理、 歸檔工作體系。三、資料收集與管理：1上級發(fā)文原件由辦公室收存，文件使用人員留復(fù)印件。2工程檔案資料按項(xiàng)目收集。3工程立項(xiàng)

3、開始及在建期間：報(bào)告、承匕文、設(shè)計(jì)資料、 圖紙由報(bào)批人和委托人收存；設(shè)計(jì)變更、 ；工程洽商、合同等按 照相應(yīng)管理制度收存；監(jiān)理文件、施工日志、竣工圖各種驗(yàn)收證 件，由工程管理科收存；檢測報(bào)告、材料設(shè)備的合格證件與設(shè)備 說明書等由材料科收存。4工程竣工交付使用后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將全部工程檔案收集后 交檔案管理人員， 檔案管理人員按規(guī)定裝訂成冊， 送交檔案館或 院內(nèi)存檔。5審計(jì)結(jié)論及財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)直接由資料室收存。四、合同文檔的移交1、每個(gè)工程項(xiàng)目在正式簽署合同后須將合同正本原件移交 合同管理組及財(cái)務(wù)部存檔。2、各工程項(xiàng)目應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)理將全套合同資料檔案（交接清 單參見附表 2）向合同管理組移交。3、合同項(xiàng)

4、目終止后各項(xiàng)目部須將該項(xiàng)目的所有技術(shù)資料匯 總成冊， 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后， 具有長久保存價(jià)值的技術(shù)資料向合 同管理人員移交。4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整， 必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。 以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。五、合同文檔的管理辦法1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀， 要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3、檔案管理人員要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始 記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以 有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各項(xiàng)目部和個(gè)人可在檔案管理人員處查閱合同文檔，確 因工作需要須借出查閱， 須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后， 方 可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)， 以影印件借出。 合同原件 無特殊情況不得外借。6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措 施，以確保合同文檔的安全。7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情 節(jié)予以處罰。8、合同