酒店內(nèi)部控制之采購與付款

1、內(nèi)部控制之采購與付款第一章總則第一條為了加強對公司采購與付款的內(nèi)部控制， 規(guī)范采購與付款行為， 防范采購與付款 過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家法規(guī)和本公司實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所屬的各項經(jīng)營、 建設業(yè)務的采購， 主要包括： 餐飲原料采購、 一般經(jīng)營物品采購、工程物資采購、服務采購。第三條公司財務部門負責公司內(nèi)部控制制度的設計和監(jiān)督， 包括采購與付款內(nèi)部控制制 度。第四條總經(jīng)理對公司采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業(yè)務的真實性、合法性負責。第二章餐飲原料采購第五條餐飲原料是指通過加工用來為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料，包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、

2、食用油、奶品等。購入可以直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。第六條請購提出與審批1 、請購由餐飲部廚房于到貨的前一日15 時之前提出，填寫一式 4 聯(lián)（餐飲部、采購部、收貨、財務）的餐飲原料采購單；2、采購部根據(jù)餐飲原料價格清單確定的價格，審核和完成餐飲原料采購單中各項原料 的價格。3、餐飲原料的請購由廚師長提出，餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署，采購部經(jīng)理復審，酒店總經(jīng)理審批。第七條詢價詢價與確定供應商1、資產(chǎn)部為詢價的主管部門，會同餐飲部、財務部和采購部對餐飲原料進行詢價，制 定餐飲原料價格單。餐飲原料價格單每半個月更新一次。2、餐飲原料價格以市場批發(fā)價格為基礎(chǔ)，變動范圍不能超出市場

3、平均零售價格。3、詢價應采取多方比價的方式進行，在詢價的過程中提供相應供應商信息。供應商報 價應以書面形式4、采購部為供應商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價的基礎(chǔ)上，收集供應商的報價、資信、 法律文件等信息， 作出書面對比報告并提出供應商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應商作 為合作伙伴。5、財務部和餐飲部對供應商進行評價。6、總經(jīng)理審批確定供應商。7、餐飲原料價格不應包含任何運費、稅費等因素，供應商提出運費稅費等條件的應單 獨計費，并作為供應商選定條件。8、供應商提供的信用期作為選擇供應商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不 能因信用期而增加單價。第八條采購合同的訂立與審計1、采購部與審批確定的

4、供應商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時限、質(zhì)量、價格、 信用和結(jié)算等條款。2、餐飲部和財務部對供貨協(xié)議進行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。3 、資產(chǎn)部每季度對餐飲原料的采購情況進行評價，向財務總監(jiān)和總經(jīng)理提交評價意見。第九條采購與驗收1 、采購部將物品、價格、審批等填寫齊全的食品原料采購單于到貨前一日17 時之前提交供應商。 并將填寫齊全的餐飲原料采購單 （三聯(lián)： 餐飲部、 收貨、 財務）提交收貨部門。2 、收貨部門根據(jù)餐飲原料采購單收貨，并填寫與餐飲原料采購單一致的一式 5 聯(lián)收貨 單（收貨、財務、餐飲部、采購部、供應商） ，分別由收貨人、送貨人、驗收人簽字。3、收貨部門將填寫齊全的收貨單

5、供應商聯(lián)交給供應商，將填寫齊全的收貨單和餐飲原 料采購單分別交給財務部和餐飲部，收貨單采購聯(lián)交采購部。4、收貨嚴格按照餐飲原料采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許 出現(xiàn)誤差，對于鮮活物品誤差不應超過 10 ，對于其它餐飲原料誤差不應超過5 .第十條庫存登記與會計記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和餐飲原料采購單登記庫存系統(tǒng)，直接計入餐飲部庫存。2、財務部根據(jù)填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購單審核庫存單據(jù)，生成會計憑證，登 記應付賬款。第十一條付款審批與付款執(zhí)行。1、財務部根據(jù)資金和應付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù)；2、采購部按照采購部留存的收貨單與供應商提交的收貨單核對一致，填寫支出憑單

6、；3 、財務部根據(jù)賬務記錄審核支出憑單；4、財務總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。 第十二條緊急采購處理例外緊急需求的特殊采購由酒店總經(jīng)理審批，并按照以下要求辦理： 1、緊急采購的范圍在餐飲原料以內(nèi)；2、緊急采購的價格不能超出詢價核定的價格；3 、緊急采購的應在次日上班后 2 個小時內(nèi)補辦并提交到收貨人員； 不符合以上條件的緊急采購應提前報知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理審批補辦的手續(xù)。 第三章一般經(jīng)營物品采購固定資第十三條一般經(jīng)營物品是指除餐飲原料以外的、 經(jīng)營用的有形物品， 主要包括： 產(chǎn)、庫存經(jīng)銷或代銷商品、經(jīng)營消耗品、辦公用品、維修用品、農(nóng)資、宣傳用品第十四條請 購提出與審批1、各使用部門每月向資產(chǎn)部提

7、出經(jīng)營物品需求計劃； 2、資產(chǎn)部根據(jù)經(jīng)營計劃和財務預算，審核使用部門的需求計劃，結(jié)合經(jīng)營物品物品的 庫存情況，每月提出請購報告；3、每月的請購計劃由總經(jīng)理和財務總監(jiān)審批。4、請購計劃應列明每個物品的庫存數(shù)量、月均預計使用數(shù)量、預計期末庫存數(shù)量、申 請采購數(shù)量等。5、資產(chǎn)部加強采購業(yè)務的預算管理。對于預算內(nèi)采購項目，資產(chǎn)部應嚴格按照預算執(zhí) 行進度辦理請購手續(xù)； 對于超預算和預算外采購項目， 資產(chǎn)部應對需求部門提出的申請進行 審核后報批。6、公司應當建立嚴格的請購審批制度。對于每月例行采購，應有批準的請購計劃才能 辦理采購訂貨。 對于臨時的采購， 應由使用部門提交的請購單或者請購報告， 經(jīng)過資產(chǎn)部

8、審 核，連同采購訂單一同報批。第十五條詢價與確定供應商1、資產(chǎn)部為詢價的主管部門，會同使用部門、財務部和采購部對一般經(jīng)營物品進行詢 價，制定一般經(jīng)營物品價格控制單。價格控制單至少 3 個月更新一次。2、對于經(jīng)常使用的一般經(jīng)營物品，價格以市場批發(fā)價格為基礎(chǔ)。采用多方比價和議價 的方式確定。比價或議價不能少于 3 個供應商。 3 、除專營性存貨，對于單項采購金額5 20 萬元元，或者批次采購金額 20 100 萬元的，要采取議標。超過的采取招標的形式確定 一般經(jīng)營物品的價格。4、資產(chǎn)部在詢價的過程中要提供相應供應商信息。供應商報價應以書面形式確認。5、采購部為供應商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價的基礎(chǔ)上

9、，收集供應商的報價、資信、 法律文件等信息， 作出書面對比報告并提出供應商選擇建議。 原則上選擇三家入圍供應商作 為合作伙伴。6、財務部和資產(chǎn)部以及特定的使用部門對供應商進行評價。7、財務總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定供應商。8、供應商提供的信用期作為選擇供應商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不 能因信用期而增加單價。9、供應商供貨期限為一年。對供應商每年評價一次，擇優(yōu)選定。 第十六條采購合同的訂立與審計1、采購部與審批確定的供應商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時限、質(zhì)量、價格、 信用和結(jié)算等條款。2、資產(chǎn)部和財務部以及特定的使用部門對供貨協(xié)議進行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要 求送審。3、資產(chǎn)部每季

10、度對一般經(jīng)營物品的采購情況進行評價，向財務總監(jiān)和總經(jīng)理提交評價意見。4、對于臨時采購的臨時供應商，可以通過比價、招標形式直接簽訂供貨協(xié)議。 第十七條采購與驗1、采購部將資產(chǎn)部的請購計劃或請購單、請購報告等，在選定的供應商和價格范圍內(nèi) 擬定采購訂單2、采購訂單由采購部填具、財務部根據(jù)請購計劃等審核；3 、財務總監(jiān)和總經(jīng)理審批采購訂單；4、采購部將填寫齊全的采購單于提交供應商，并同時將填寫齊全的采購單提交收貨部門。5 、收貨部門根據(jù)采購單收貨，并填寫與采購單一致的一式4 聯(lián)收貨單（收貨、財務、采購部、供應商） ，分別由收貨人、送貨人、驗收人簽字。6、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應商聯(lián)交給供應商，將填寫齊全的收貨單和采購單 分別交給財務部和采購部。7 、收貨嚴格按照采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對于散裝的存貨誤差不超過 5 。第十八條庫存登記與會計記錄1、收貨部門根據(jù)收貨單和采購單登記庫存系統(tǒng)。2、財務部根據(jù)填寫齊全的收貨單和采購單審核庫存單據(jù)，生成會計憑證，登記應付賬款。第十九條付款審批與付款執(zhí)行。1、財務部根據(jù)資金和應付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù)；2、采購部按照采購部留存的收貨單與供應商提交的收貨單核對一致 ，填寫支出憑單；3