行政前臺-崗位職責及工作要求

1、職務：行政前臺上級主管：行政人事部經(jīng)理工作對象：全司人員主要職責：1. 日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負責人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關協(xié)調(diào)工作。2. 公司電話的接聽(轉接、代接)和記錄、轉達工作。3. 公司郵件、郵包的收發(fā)及相應費用的結算工作。4. 公司各類往來文件(電子郵件、傳真)的收發(fā)、處理和歸檔。5. 公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6. 對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。7. 對設備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理。8. 公司辦公用品、日用品的日常管理工作(采購、發(fā)放、管理) 。9. 日常的打印、復印以及相關設備的檢查。 (日后涉及 “使用管理 ” )10. 公司領導、員工

2、、客戶的住宿、出行、用餐的預定和行程安排；11. 非長期性預訂車輛的管理和費用結算；12. 公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公司、 物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；13. 庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點庫存。14. 檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。15. 本人工作管理。按日提報工作寫實，按季度提報本人季度工作報告及下季度工作總結，按年提報年度工作報告；通過定期對本職工作 的總結，以完善和提高現(xiàn)有工作水平；16. 公司負責人及部門

3、經(jīng)理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：1. 接待日常到訪客人，協(xié)助公司負責人及部門經(jīng)理做好日常公關工作。工作流程：1) 客戶進門起身迎接并詢問來訪事由，登記客戶來訪登記簿，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉告方式。2) 如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻；3) 準備招待茶水飲料；4) 通知相關工作人員有人來訪；5) 每隔 15 分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；6) 客人離開后 2 分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；7) 若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉

4、告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；8) 及時轉告相關工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；9) 及時將用完的客戶來訪登記薄交由行政專員歸檔。注意事項：1) 接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；2) 客戶來訪登記薄的詳細記錄；并及時將使用完的記錄歸檔；3) 及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉告以確保及時回復；4) 不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。17. 公司電話的接聽(轉接、代接)和記錄、轉達工作。工作流程：1) 電話響鈴一聲后，立即接聽，

5、“您好，捷時特物流 ” ，同時注意禮貌和商務用語；2) 接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；但同時體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和；3) 對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；4) 通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；5) 沒有接聽到的電話應根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；6) 將需要轉達的內(nèi)容及時記錄在電話記錄上；7) 記錄后 5 分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。8) 及時將用完的來電記錄表歸檔。注意事項：1) 來電接聽迅速，接聽電話使

6、用普通話，聲音柔和；2) 了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在來電記錄表上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉接的及時將電話轉給相 關工作人員；3) 如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉達信息，(通知方法詳見“通知流程 ” )；1) 來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯；2) 未及時和詳細記錄來電信息，忘記轉達、轉達不及時或傳達信息錯誤；3) 來電記錄表按年度不及時歸檔。18. 公司郵件、郵包的收發(fā)及相應費用的結算工作。工作流程(郵件簽發(fā)及費用結算)：1) 總部各類郵件、物品寄出前應由寄件人自行封好或包裝好，在LPL 郵件發(fā)送登記表上登記后，交行政前臺統(tǒng)一寄出。2) 合同、票

7、據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應按LPL 郵件發(fā)送登記表的備注相關規(guī)定，填寫詳細的信息，以備日后跟蹤核查3) 需要通過長途汽車托運郵件、物品的，寄件人應先按要求填寫LPL 郵件發(fā)送登記表，再自行寄出，并在表格“備注”中注明 “托運，自行寄出4) 根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/ 郵政底單，按月度與快遞5) 對未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過 工作流程(郵件簽收)：1) 公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺在/ 郵政公司清算費用，不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。2 次事件后應匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。LPL 郵件簽收登記表(附件2 )上簽收登記后，再分發(fā)至各收件人處。

8、2) 收件人在收到行政前臺分發(fā)的郵件后，應在LPL 郵件簽收登記表上簽字確認。3) 郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔保管責任；如因簽收人保管不當造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人 承擔相應責任。4) 如行政前臺無人在公司時，應交辦本部門其他人員代做此項工作。5) 如收件人不在公司，行政前臺應將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時，行政 人事部應電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉交他人。6) 代收文件后，簽收人應第一時間通知收件人，及時處理郵件、物品。否則，簽收人應承擔因此延誤的相關責任。7) 對公司丟失文件情況做以記錄，

9、了解原因，馬上匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。嚴禁事項：1) 收件人未在 LPL 郵件簽收登記表簽收文件，就擅自領走文件。2) 行政前臺在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。3) 不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。19. 公司各類往來文件(電子郵件、傳真)的收發(fā)、處理和歸檔。工作流程(非電子郵件類)1) 前臺收 / 發(fā)文件應及時在收文明細 / 發(fā)文明細中登記文件收 / 發(fā)文件的時間、收 / 發(fā)單位、項目名稱、收/ 發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；2) 前臺向收 / 發(fā)件單位確定所收 / 發(fā)文件需轉交對象，并要求收發(fā)件人簽字，如需本部保存的，需要及時歸檔

10、；3) 前臺應(電話確認或網(wǎng)絡查詢等方式)確保本人經(jīng)辦的文件對方已收到；4) 將收文明細 / 發(fā)文明細分別按項目分類歸檔。注意事項：1) 詳細填寫收文明細 / 發(fā)文明細，并要求相關經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收 / 發(fā)文件的具體內(nèi)容；2) 及時轉交給相關人員；3) 按項目分類歸檔。工作流程(電子郵件類)1) 前臺需詢問所收 / 發(fā)文件的相關內(nèi)容，項目名稱，需轉交對象等；2) 在電腦上建立新文件夾，如： “年月日_收發(fā)文件 ”，在該文件夾中建立一個 “收” / “發(fā)”的文件夾，然后在 “收” / “發(fā)”的文件夾中建一個 “ 年月日 _項目名稱 ”的文件夾；3) 將接收 / 發(fā)送文件存放至電腦

11、相關項目文件夾中，并同樣在收文明細 / 發(fā)文明細中記錄，收 / 發(fā)方式在備注中注明；4) 及時將文件轉傳給相關項目負責人，并確認對方收到；5) 當天工作結束后，將接收 / 發(fā)送的文件歸檔。(日后需要整理后存至服務器相應項目文件夾中。)注意事項：1) 了解所收 / 發(fā)文件內(nèi)容，按收 / 發(fā)時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2) 及時將收 / 發(fā)文件轉給相關負責人，并確認是否收到；3) 按時將每天收 / 發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。20. 公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。 工作流程：1) 每天早上 9： 00、中午 13： 20

12、和下午 17： 55 檢查公司所有辦公場所(包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等)的衛(wèi)生和辦 公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；2) 保證辦公家具、裝修墻面、地面等的完好，每日檢查并做記錄辦公區(qū)檢查表 ，如出現(xiàn)問題，立刻予以修復；重大問題需要上報部 門經(jīng)理審批。3) 總經(jīng)理辦公室的環(huán)境保持及檢查；4) 保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動；5) 報刊整理整潔有序，廢舊報刊、家具等處理及時(處理費用定期上交財務部門) ，計入備用金流水帳簿 ；6) 做好消耗品領用登記

13、；21. 對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：1) 了解外用保潔、植物租擺租賃的服務內(nèi)容；2) 對每次相關服務做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關記錄；3) 及時對檢查問題與相應單位溝通解決，并作出記錄，定期歸檔。 注意事項：1) 對外用單位相關服務進行審核；2) 做好相關記錄，并及時上交存檔。3) 相關記錄：植物租擺維養(yǎng)記錄、植物租擺更換記錄、保潔情況記錄表22. 對設備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理工作流程：1) 空調(diào)、投影等遙控板集中管理；2) 上、下班時檢查所有的電源開關；3) 檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。注意事項：1) 遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還；2) 人員下班

14、后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開；3) 人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。23. 公司辦公用品、日用品的日常管理工作。(采購、發(fā)放、管理)(主要內(nèi)部發(fā)放、屬于必備品)工作流程：1) 保證公司辦公用品(辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等) 、日用品(茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等)的充足，定期、及時補給；2) 購買物品及時填寫入庫單3) 保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補給，保證正常辦公供應；4) 依據(jù)辦公用品領用表核發(fā)員工辦公用品；5) 按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時歸檔。6) 嚴禁鋪張浪費。24. 日常的打

15、印、復印以及相關設備的檢查。工作流程：1) 每天早上上班時間檢查打印機、復印機、考勤機、電話機等設備，如出現(xiàn)異常，第一時間要求信息技術專員予以維修。2) 保證辦公區(qū)打印紙的及時補充；3) 做好各類紙張(財務單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件)的分類工作；4) 及時做好廢紙的銷毀和處理； (帶有財務數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機銷毀) 。注意事項：2. 熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；3. 完成公司日常的打印、復印工作，做到節(jié)約資源；4. 打印、復印機等設備出現(xiàn)問題不得私自解決，應及時報修，并聯(lián)系相關專業(yè)人員進行維修；5. 節(jié)約資源，愛惜紙張；10. 公司領導、員工、客戶的住宿、車

16、輛、用餐的預定和安排；臨時性用車的車輛管理和費用結算。工作流程：1) A 住宿預定：預定前，需要了解住宿人員的住房要求，內(nèi)容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是 否 24 小時熱水、是否能夠上網(wǎng)、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大小的要求等；費用支付方式(僅預定或掛 賬或代墊等)；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。2) 酒店預定后確認：最好有紙質(蓋章簽字)的傳真確認，以保證預定成功；3) 酒店預定完畢后，需要短信或郵件告知預定信息： A 內(nèi)容參見第 1 條 ;B 告知赴前臺后報的信息； C 如何抵達酒店路線及酒店電話4) 酒店預訂單應及時歸檔。酒店預訂單文

17、件夾。5) B 車輛預定：預定前，需要了解：坐車人數(shù)、天數(shù)、車型要求、司機要求；預定時，要保證車況良好、司機駕駛技術嫻熟、職業(yè)習慣 良好；6) 車輛使用前確認：必須拿到租賃公司的派車單，方可使用車輛。否則，車輛出現(xiàn)任何事故及引起的一切責任將無法確保承擔責任 單位。7) 車輛使用后，需要雙方補充車輛使用費用表。8) 租賃費用結算以雙方簽字確認的派車單和車輛使用費用表9) C 餐廳預訂。日常中，多了解當?shù)靥厣木频旰筒蛷d，按酒店級別和菜系等進行分類。預定前，需要了解預訂要求，內(nèi)容涉及：酒店 消費水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛(wèi)生間、是否有最低消費；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡

18、等。11. 非長期性預訂車輛的管理和費用結算；工作流程：1) 建立非長期性預訂車輛管理檔案；2) 根據(jù)派車單車輛使用費用表，按月度與車輛租賃公司結算相應費用；3) 通過使用人，記錄使用車輛的車況、司機駕駛技術和服務水平，按月度作出評估；同時向公司提出是否進一步與車輛租賃公司合作的 意見和建議。12. 公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公 司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。工作流程：1) 后勤管理。2) 了解公司與各對應單位的合同規(guī)定，對方的職責范圍；是否出現(xiàn)提供的服務與合同不符的地方；通過日常工作記錄，對各對應單位進 行評估，為公司選擇服務單位意見和建議；3) 了解各類費用結算周期和支付標準；4) 按期支付，不得因延遲支付影響辦公區(qū)的正常辦公；嚴禁出現(xiàn)因個人原因，出現(xiàn)公司停水、電，或電話、網(wǎng)絡無法使用的情況；5)