金蝶K3ERP系統(tǒng)管理制度

1、金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)管理制度（試行稿）1. 目的：為了保障金蝶 K/3 ERP系統(tǒng)在公司運(yùn)營中的有效應(yīng)用，使企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，使企業(yè)運(yùn)營管理更加規(guī)范、高效，特制定本制度。2. 適用范圍 ：全公司納入 ERP系統(tǒng)管理的部門和事項(xiàng)。3. 權(quán)責(zé)：3.1.“ K3” ERP 系統(tǒng)推行實(shí)施小組負(fù)責(zé)本制度稿的制定和修改。3.2.“ K3” ERP 系統(tǒng)推行領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本制度的審批。3.3.“ K3” ERP 系統(tǒng)各操作崗位負(fù)責(zé)執(zhí)行制度。4. 定義：（無）5. 工作程序 ：5.1.ERP業(yè)務(wù)流程圖：圖示說明圖表色別責(zé)任部門圖標(biāo)說明資產(chǎn)管理中流程次序從上到下、從左到右。營銷中心制造中心計(jì)

2、上下業(yè)務(wù)具有承接關(guān)系，或下制造中心倉一個(gè)業(yè)務(wù)可由上一個(gè)業(yè)務(wù)直接制造中心采下一個(gè)業(yè)務(wù)必須以上一個(gè)業(yè)務(wù)制造中心生的結(jié)果為基礎(chǔ)展開，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)下一個(gè)業(yè)務(wù)可以上一個(gè)業(yè)務(wù)結(jié)際由資產(chǎn)管果為參考數(shù)據(jù)展開， 過程給予銷售訂單計(jì)劃管理采購申請(qǐng)單采購訂單外購入庫單系統(tǒng) MPS 運(yùn)算系統(tǒng) MRP 運(yùn)算系統(tǒng)自動(dòng)生成成品系統(tǒng)自動(dòng)生成系統(tǒng)自動(dòng)生成半成系統(tǒng)自動(dòng)生成委外生產(chǎn)任務(wù)單采購申請(qǐng)單品生產(chǎn)任務(wù)單加工任務(wù)單系統(tǒng)自動(dòng)生成投料單采購發(fā)票入庫核算鉤稽領(lǐng)料單半成品入庫委外加工出庫單委外加工入庫單費(fèi)用發(fā)票采購發(fā)票生成出庫核算憑證鉤稽費(fèi)用發(fā)票核銷領(lǐng)料單成品入倉固定資產(chǎn)管理銷售費(fèi)用發(fā)票銷售出庫通知單應(yīng)收帳款管理其它外來發(fā)票銷售出庫單應(yīng)

3、付帳款管理銷售發(fā)票總帳管理期末處理過帳對(duì)帳關(guān)帳結(jié)帳5.2. ERP業(yè)務(wù)操作規(guī)程：5.2.1.銷售管理：5.2.1.1.跟單員將確定的訂單按獨(dú)立核算單位的不同分別錄入到各自帳套中。5.2.1.2.對(duì)錄入的訂單， 業(yè)務(wù)員、 業(yè)務(wù)主管、 資產(chǎn)管理中心要對(duì)訂單內(nèi)容的正確性、 訂單業(yè)務(wù)的受控性、接單過程的合法合規(guī)性進(jìn)行審核。5.2.1.3.經(jīng)審核的訂單要與其它訂單信息的附件一起，及時(shí)打印、 分發(fā)給相關(guān)部門人員， 發(fā)現(xiàn)訂單錯(cuò)漏后必須立即停止ERP業(yè)務(wù)流程并要及時(shí)反饋給營銷中心跟單員糾錯(cuò)。5.2.1.4.當(dāng)出現(xiàn)因基礎(chǔ)資料缺失而導(dǎo)致業(yè)務(wù)無法錄入到ERP 系統(tǒng)的情況時(shí)，操作人員應(yīng)立即依照5.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的規(guī)

4、定向相關(guān)部門提出。5.2.1.5. 根據(jù)出貨計(jì)劃跟單員開出出貨通知單通知出貨， 出貨通知單 必須經(jīng)業(yè)務(wù)員、 業(yè)務(wù)主管、 資產(chǎn)管理中心審核后才會(huì)生效。5.2.1.6. 錯(cuò)誤訂單經(jīng)計(jì)算后系統(tǒng)限定是不能刪除的， 糾正時(shí)先執(zhí)行訂單修改操作（只能改數(shù)量和備注） ，在錯(cuò)誤行備注欄注明“錯(cuò)誤單據(jù)作廢”讓后執(zhí)行單據(jù)關(guān)閉或行關(guān)閉操作， 同時(shí)在補(bǔ)做一張 銷售訂單錄入被作廢的內(nèi)容， 補(bǔ)入訂單的表頭信息要保持與原單一致。5.2.2計(jì)劃管理5.2.2.1.實(shí)行生產(chǎn)模塊管理的帳套必須在接到訂單后由制造中心計(jì)劃部門進(jìn)行 MPS（主生產(chǎn)計(jì)劃）和 MRP（物料需求計(jì)劃）計(jì)算。 5.2.2.2. MPS和 MRP運(yùn)算的參數(shù)設(shè)定由

5、系統(tǒng)管理員會(huì)同計(jì)劃人員按公司 ERP系統(tǒng)管理的階段性要求進(jìn)行設(shè)定，ERP系統(tǒng)管理員和計(jì)劃人員不得獨(dú)自修改運(yùn)算參數(shù)。5.2.2.3.計(jì)劃部門在進(jìn)行MPS和 MRP運(yùn)算前要再次核對(duì)銷售訂單的正確性，避免錯(cuò)誤訂單被運(yùn)算，同時(shí)計(jì)算時(shí)先進(jìn)行低位碼維護(hù)，使新生成或新變更的BOM得以自動(dòng)維護(hù)； 訂單被運(yùn)算后訂單將因有關(guān)聯(lián)單據(jù)而無法反審核修改，因此出現(xiàn)錯(cuò)誤訂單運(yùn)算后按5.2.1.6的規(guī)定處理。5.2.2.4.MPS運(yùn)算后在 MPS維護(hù)界面對(duì)生成的計(jì)劃訂單進(jìn)行審核、投放；投放后對(duì)生成的生產(chǎn)任務(wù)單進(jìn)行確認(rèn)、下達(dá)，任務(wù)單未完成，但因故不需要再生產(chǎn)的，則對(duì)該生產(chǎn)任務(wù)單采用手工結(jié)案。5.2.2.5. MRP 運(yùn)算同 5

6、.2.2.4的操作方法。5.2.3采購管理5.2.3.1.物料計(jì)劃人員 （或承擔(dān)物料計(jì)劃的倉儲(chǔ)管理或采購人員）以系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算生成的物料 采購申請(qǐng)單 為基礎(chǔ)， 依據(jù)實(shí)際需求修改后提出物料申請(qǐng)，經(jīng)核準(zhǔn)審批后提交采購。5.2.3.2. 采購人員依據(jù)采購申請(qǐng)單下推生成采購訂單 ，采購訂單可根據(jù)與供應(yīng)商的協(xié)商情況作適當(dāng)修改， 經(jīng)核準(zhǔn)審批后打印出并傳真給供應(yīng)商。5.2.3.3.物料入倉后，采購人員根據(jù)外購入倉單下推生成采購發(fā)票，并填制相應(yīng)的 費(fèi)用發(fā)票。直接到財(cái)務(wù)報(bào)賬的費(fèi)用由財(cái)務(wù)填制相應(yīng)的 費(fèi)用發(fā)票，經(jīng)審核后由資產(chǎn)管理中心核算員鉤稽。5.2.4倉儲(chǔ)管理5.2.4.1. 辦理物料外購入庫手續(xù)時(shí)， 倉管人員由

7、采購訂單 下推生成外購入庫單 ，并以此檢查采購的物料和數(shù)量是否符合采購訂單 要求。對(duì)實(shí)際入倉數(shù)量超過采購訂單需求的， 其差額在系統(tǒng)設(shè)置允許范圍的，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，補(bǔ)錄采購訂單將差額錄入系統(tǒng)；對(duì)沒有采購訂單的物料，倉管人員不得受理，并及時(shí)將相關(guān)情況向上級(jí)匯報(bào)。5.2.4.2. 車間選擇生產(chǎn)任務(wù)單 或委外加工任務(wù)單 下推生成領(lǐng)料單或委外加工出庫單 ，領(lǐng)料單或委外加工出庫單的物料品種及數(shù)量， 由系統(tǒng)根據(jù) MRP運(yùn)算自動(dòng)生成的投料單反映出來。a) 在全面實(shí)施 ERP計(jì)劃控制之前，車間可在允許的范圍內(nèi)修改系統(tǒng)生成的領(lǐng)料單或委外加工出庫單上的數(shù)量。b) 未實(shí)施計(jì)劃控制的帳套，由車間提前開出手工領(lǐng)料單據(jù)

8、交倉庫備料，倉庫根據(jù)車間的領(lǐng)料單在ERP系統(tǒng)中錄入領(lǐng)料單或委外加工出庫單 。c) 錄單時(shí)要在“成本對(duì)象”欄注明成品品名，在表頭“領(lǐng)料用途”欄錄入 * 訂單編號(hào)，以便財(cái)務(wù)進(jìn)行成本核算。5.2.4.3.對(duì)于同種材料不同長度、面積的鋼材未按照BOM規(guī)定的混用現(xiàn)象，鑒于工廠實(shí)際生產(chǎn)活動(dòng)中的要求，在月底需要進(jìn)行對(duì)同種材料不同長度、 面積的物料進(jìn)行核對(duì)盤點(diǎn)，對(duì)總長度、 面積帳實(shí)一致的直接由倉庫分別以紅字、藍(lán)字領(lǐng)料單作調(diào)帳處理；對(duì)總長度、面積帳實(shí)不一致的按盤點(diǎn)規(guī)定辦理。5.2.4.4.實(shí)行生產(chǎn)管理模塊控制的帳套半成品和成品的入庫必須由生產(chǎn)任務(wù)單或委外加工任務(wù)單下推生成產(chǎn)品入庫單或委外加工入庫單 ，對(duì)生成的單

9、據(jù)可依據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量進(jìn)行修改，對(duì)數(shù)量不足任務(wù)單要求數(shù)量但因客戶同意無須再生產(chǎn)的要進(jìn)行手工關(guān)閉生產(chǎn)任務(wù)單或委外加工任務(wù)單的操作。未實(shí)行生產(chǎn)管理模塊的帳套在手工錄入 產(chǎn)品入庫單 或委外加工入庫單時(shí)，必須錄入 * 訂單編號(hào)。5.2.4.5. 要求銷售出庫單必須由發(fā)貨通知單生成，數(shù)量可以根據(jù)實(shí)際出貨情況進(jìn)行修改， 特殊情況下需要通過其它方式生成銷售出庫單 的，必須經(jīng)相關(guān)財(cái)務(wù)人員同意并告知 ERP系統(tǒng)管理員。5.2.4.6.內(nèi)部領(lǐng)用或免費(fèi)提供給客戶的物料，或不同核算單位之間的物料調(diào)撥須填制其它入庫單或其它出庫單，以便于報(bào)表歸集和財(cái)務(wù)核算。5.2.4.7.實(shí)行批次管理的物料，入庫和出庫時(shí)必須錄入批次號(hào)，否

10、則單據(jù)不能保存。5.2.4.8.對(duì)委外加工的業(yè)務(wù)， 倉儲(chǔ)或采購人員要對(duì)每次收發(fā)委外加工物料進(jìn)行核銷業(yè)務(wù)的處理， 以正確反映實(shí)際存放在供應(yīng)商的物料數(shù)據(jù)。5.2.5財(cái)務(wù)核算管理5.2.5.1. ERP 系統(tǒng)財(cái)務(wù)核算操作遵循國家財(cái)務(wù)法令法規(guī)、 地方和行業(yè)規(guī)定以及公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度規(guī)定， 采用公司制定的符合本企業(yè)實(shí)際運(yùn)作的會(huì)計(jì)方法。5.2.5.2. 根據(jù)公司規(guī)定的各獨(dú)立核算單位， ERP系統(tǒng)采用多帳套獨(dú)立核算，各獨(dú)立核算單位間調(diào)撥均作往來核算， 以正確反映各單位經(jīng)營結(jié)果。 涉及分廠未能采用 ERP系統(tǒng)的，其之間調(diào)撥在系統(tǒng)內(nèi)也作往來核算， 在合并時(shí)財(cái)務(wù)通過手工調(diào)整來剔出由此產(chǎn)生的資產(chǎn)和損益。5.2.5.3

11、.財(cái)務(wù)人員要認(rèn)真核對(duì)采購發(fā)票各項(xiàng)內(nèi)容防止出現(xiàn)差錯(cuò)，要做好各往來應(yīng)付款項(xiàng)的核對(duì)， 及時(shí)協(xié)同相關(guān)部門處理錯(cuò)漏。 對(duì)與采購相關(guān)的費(fèi)用， 采購人員或財(cái)務(wù)核算員要及時(shí)填寫 費(fèi)用發(fā)票，費(fèi)用發(fā)票要與相關(guān)的采購發(fā)票進(jìn)行鉤稽處理，以確保存貨核算的正確性。5.2.5.4.財(cái)務(wù)核算員要及時(shí)處理當(dāng)天單據(jù)，對(duì)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核（參見 5.2.1.2和 5.2.1.5），根據(jù)銷售出庫單 填制銷售發(fā)票。5.2.5.5.財(cái)務(wù)在存貨核算時(shí)要對(duì)物流單據(jù)進(jìn)行檢查監(jiān)督，查出錯(cuò)漏并督促相關(guān)操作人員糾正。a） 對(duì)已結(jié)帳后發(fā)現(xiàn)的問題，核算員要提出調(diào)帳報(bào)告， 經(jīng)資產(chǎn)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn)后在系統(tǒng)“期初余額調(diào)整”等功能界面調(diào)帳。b) 期末盤點(diǎn)按財(cái)務(wù)制

12、度執(zhí)行，確認(rèn)盤盈盤虧的 ，財(cái)務(wù)將簽字審核的盤點(diǎn)表交由倉庫輸入 ERP系統(tǒng)內(nèi)，財(cái)務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)確定單價(jià)。5.2.5.6.財(cái)務(wù)核算員根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定和ERP 系統(tǒng)操作順序進(jìn)行財(cái)務(wù)核算工作。5.2.6系統(tǒng)管理員管理5.2.6.1.ERP系統(tǒng)管理員和公司網(wǎng)絡(luò)管理員按本規(guī)定要求維護(hù)ERP系統(tǒng)，保障系統(tǒng)運(yùn)行順暢。5.2.6.2.ERP系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)解決或與金蝶顧問聯(lián)系解決ERP操作系統(tǒng)自身的技術(shù)問題，并根據(jù)ERP系統(tǒng)使用狀況，對(duì)相關(guān)操作人員進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)工作。5.2.6.3.隨著公司對(duì)ERP系統(tǒng)完善和功能的增強(qiáng)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度和深度配合公司金蝶K/3 ERP 項(xiàng)目組的實(shí)施工作。5.2.6.4.公司 ERP項(xiàng)目

13、管理參見金蝶“理辦法。5.3.數(shù)據(jù)安全管理K3”ERP系統(tǒng)推行暫行管5.3.1.帳套備份： 為保證數(shù)據(jù)的安全， 確保使用帳套不被破壞， 根據(jù)實(shí)際工作要求， 每周五或周六下午 17：00 系統(tǒng)重新啟動(dòng)后， 由系統(tǒng)管理員或指定的管理人員執(zhí)行帳套備份操作；當(dāng)需要對(duì)ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作時(shí)或執(zhí)行其他不可逆轉(zhuǎn)操作前，操作人員必須報(bào)告 ERP系統(tǒng)管理員先進(jìn)行完全帳套備份。備份帳套文件名為工廠簡稱加日期，除特殊要求的帳套外，備份帳套保存期不超過一個(gè)月。5.3.2.日志備份：為了有效追溯在 ERP系統(tǒng)里的錯(cuò)誤操作和非法操作情況，系統(tǒng)實(shí)施日志管理，當(dāng)日志記錄達(dá)到一定量時(shí)，需要引出記錄數(shù)據(jù)保存在設(shè)定的文件夾內(nèi)

14、備查，同時(shí)清除系統(tǒng)內(nèi)的記錄。5.3.3.密碼管理：為了維護(hù)業(yè)務(wù)流程各職能崗位權(quán)責(zé)的獨(dú)立有效性，防止其他人員誤用、盜用本崗位操作權(quán)限，各崗位ERP系統(tǒng)操作人員必須設(shè)定開機(jī)密碼、個(gè)人進(jìn)入帳套密碼。 a） 開機(jī)密碼及用戶名必須在 ERP服務(wù)器上注冊(cè)后才能與服務(wù)器相連，改動(dòng)開機(jī)密碼及用戶名前必須先告訴系統(tǒng)管理員同時(shí)在服務(wù)器里修改。b) ERP 操作人員請(qǐng)長假或離職時(shí)必須同時(shí)將開機(jī)密碼和個(gè)人進(jìn)入帳套密碼同相關(guān)人員辦理交接手續(xù)。5.3.4權(quán)限管理： 根據(jù)各崗位業(yè)務(wù)需要，系統(tǒng)管理員初步設(shè)定各崗位的權(quán)限，并通過一定時(shí)間的調(diào)整后，系統(tǒng)管理員將各崗位已設(shè)定權(quán)限表提交給各部門主管確認(rèn)并存檔。經(jīng)確認(rèn)的各崗位權(quán)限的變更

15、需由各部門主管提出書面申請(qǐng)方可更改。離職人員在ERP內(nèi)的名稱需在其業(yè)務(wù)處理完畢后及時(shí)禁用。5.3.5業(yè)務(wù)操作要求及單證管理5.3.5.1.公司使用ERP 系統(tǒng)管理的部門業(yè)務(wù)必須按照規(guī)定的流程采用 ERP單據(jù)運(yùn)作，禁止背離 ERP工具而采用原來的模式。自本制度執(zhí)行之日起， 除確需保留的手工單據(jù)外， 如車間開具的 領(lǐng)料單、原生產(chǎn)任務(wù)單可作為ERP系統(tǒng)領(lǐng)料單 銷售訂單的附件使用，其它單據(jù)不再作為有效單據(jù)使用。5.3.5.2.修改單據(jù)必須先在系統(tǒng)內(nèi)修改后再打印出來，手工直接在打印單據(jù)上的修改內(nèi)容無效。5.3.5.3.各崗位業(yè)務(wù)操作必須遵循嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、主動(dòng)、及時(shí)地原則，確保本崗位業(yè)務(wù)能正確、及時(shí)地流向下

16、個(gè)環(huán)節(jié)；各崗位對(duì)上環(huán)節(jié)要起到跟催、監(jiān)督的作用，對(duì)下環(huán)節(jié)要起到跟蹤、服務(wù)的關(guān)系。各崗位職員要做到今日事今日畢，確保系統(tǒng)即時(shí)數(shù)據(jù)的正確性。5.3.5.4.各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的單據(jù)制單、核準(zhǔn)、審核審批、分發(fā)、存檔管理按公司相關(guān)流程文件執(zhí)行。5.3.5.5.為保證各崗位的業(yè)務(wù)操作不受系統(tǒng)的站點(diǎn)限制影響，操作人員業(yè)務(wù)操作完畢后要立即退回到主控臺(tái)界面，不可繼續(xù)停留在各業(yè)務(wù)模塊界面，造成一個(gè)崗位站點(diǎn)在浪費(fèi)，而另一個(gè)崗位要處理業(yè)務(wù)卻沒有站點(diǎn)的情況。5.4.金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施管理5.4.1.公司所有的金蝶 K/3 ERP 系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施管理遵循關(guān)于電腦、郵箱、網(wǎng)絡(luò)資源及病毒防范的管理規(guī)定要求，確保設(shè)施設(shè)備

17、的財(cái)產(chǎn)安全和使用安全。5.4.2.行政中心網(wǎng)絡(luò)管理員、 電工負(fù)責(zé)日常 ERP系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施的維修保養(yǎng)，確保設(shè)備設(shè)施的正常使用。5.4.3.為保證 ERP服務(wù)器工作順暢， 系統(tǒng)管理員或網(wǎng)絡(luò)管理員于每日下午 17：00 時(shí)定時(shí)重新啟動(dòng)服務(wù)器以清理服務(wù)器內(nèi)存；于每周日晚 20： 00 至周一 8： 30 關(guān)機(jī)以保養(yǎng)服務(wù)器。5.4.4.除 ERP系統(tǒng)管理員、 網(wǎng)絡(luò)管理員日常管理以外，未經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理授權(quán)許可，公司任何人禁止操作服務(wù)器，經(jīng)授權(quán)操作服務(wù)器人員必須有網(wǎng)絡(luò)管理員或ERP系統(tǒng)管理員陪同，并遵循網(wǎng)絡(luò)管理員和 ERP系統(tǒng)管理員的要求。未經(jīng)ERP系統(tǒng)管理員同意，任何人不得進(jìn)行針對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的

18、操作。5.5.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理5.5.1.本公司物料編碼的編制、變更管理、物料基礎(chǔ)信息管理參見物料編碼管理辦法 。5.5.2.供應(yīng)商、客戶、職員資料的新增、變更、刪除禁用管理5.5.2.1.提出資料新增、變更、廢止申請(qǐng)：各部門對(duì)供應(yīng)商、客戶、職員資料提出新增、變更、刪除禁用的申請(qǐng)時(shí)，部門相關(guān)人員書面提出，并填寫好相關(guān)信息資料。發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)信息錯(cuò)漏需要變更的，由發(fā)現(xiàn)部門直接提交申請(qǐng)給系統(tǒng)管理部門辦理。5.5.2.2.申請(qǐng)事項(xiàng)的審核、 確認(rèn)：申請(qǐng)部門主管對(duì)本部門提出的申請(qǐng)負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)，并簽字確認(rèn)。5.5.2.3.新增、變更、廢止事項(xiàng)執(zhí)行： 系統(tǒng)管理部門接到經(jīng)申請(qǐng)部門主管審核批準(zhǔn)的申請(qǐng)后要及時(shí)錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)管理部門對(duì)申請(qǐng)部門的申請(qǐng)有疑問的，先與該部門主管或以上人員溝通協(xié)商。屬于對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性有危害的新增、變更等方案系統(tǒng)管理部門可以拒絕采用。5.5.2.4.財(cái)務(wù)部門補(bǔ)充新增物料相關(guān)屬性資料：由于基礎(chǔ)資料的財(cái)務(wù)內(nèi)容基本平穩(wěn)，一般不會(huì)變動(dòng)，系統(tǒng)管理部門在新增、變更后要以郵件的方式通知負(fù)責(zé)該廠的財(cái)務(wù)人員，檢查相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否需要補(bǔ)充、修訂，并及時(shí)回復(fù)系統(tǒng)管理部門