OA系統(tǒng)管理規(guī)定

1、巧嗎01ULtA屋H MAMA.巧媽媽食品（韓國(guó)）株式會(huì)社有限公司0A系統(tǒng)管理規(guī)定制定部門：行政人事部 編制日期:核準(zhǔn):審核:編制:巧媽媽（韓國(guó)）株式會(huì)社OA系統(tǒng)管理規(guī)定，二1文件編號(hào)版本/修訂第2頁(yè)共6頁(yè)1、目的為確保巧媽媽協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“0A系統(tǒng)”）安全、暢通運(yùn)行，充分發(fā)揮0A系統(tǒng)的作用，以提高工作效率，持續(xù)推進(jìn)無(wú)紙化辦公，特制定本規(guī)定。2、范圍適用于巧媽媽 0A系統(tǒng)的運(yùn)作及管控。3、總則3.1 0A系統(tǒng)通過(guò)中文姓名或員工工號(hào)和密碼進(jìn)行身份管理和驗(yàn)證，首次登錄0A系統(tǒng)時(shí)使用人員需修改初始密碼后方可登錄。3.2 0A系統(tǒng)內(nèi)容包括公告欄、文檔管理、問(wèn)卷調(diào)查、圖片新聞、個(gè)人通訊、個(gè)人辦公

2、、個(gè)人設(shè)置、流程管理、BBS平臺(tái)、后臺(tái)管理及常用工具等功能，旨在實(shí)現(xiàn)信息、公文無(wú)紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率。3.3 0A系統(tǒng)以事件為部門，從申請(qǐng)、協(xié)助、簽批、至辦結(jié)，均需進(jìn)入0A系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中， 0A系統(tǒng)將對(duì)每一步流程操作自動(dòng)留痕，以作為管理資料備查，并對(duì)每步流程操作進(jìn)行效能督查。4、系統(tǒng)管理4.1公告管理：發(fā)布公司相關(guān)通知及信息，由行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)布及管理。4.2文檔管理：發(fā)布公司各單位可公開(kāi)的相關(guān)管理規(guī)定及學(xué)習(xí)材料，由行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)布及管理。4.3圖片新聞管理：發(fā)布公司新聞圖片、培訓(xùn)圖片及其它各類活動(dòng)圖片，由市場(chǎng)部、行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)布及管理。4.4流程管理

3、:查詢、啟動(dòng)、新增、修改公司0A流程，由行政人事部維護(hù)管理。4.5人員管理:組織架構(gòu)，人員增刪等人員管理功能，由行政人事部負(fù)責(zé)維護(hù)管理。4.6系統(tǒng)管理:0A系統(tǒng)維護(hù)、備份及其它系統(tǒng)管理功能，由行政人事部負(fù)責(zé)維護(hù)管理。4.7其它功能模塊：根據(jù)公司需要后期開(kāi)發(fā)后指定管理部門。4.8使用人員在工作時(shí)間內(nèi)，原則上2個(gè)工作時(shí)最多不超過(guò)4個(gè)工作時(shí)登錄一次0A系統(tǒng)并保持在線狀態(tài),確保及時(shí)接收相關(guān)信息及流程辦理。4.9 BBS論壇提供發(fā)布公司相關(guān)事務(wù)主題，版主以主題為中心發(fā)布相關(guān)細(xì)節(jié)信息,0A使用人可針對(duì)BBS各主題提出針對(duì)性意見(jiàn)或建議，由行政人事部統(tǒng)一進(jìn)行信息管理。4.10行政人事部負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，對(duì)

4、系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署、分級(jí)管理，其他模塊指定的責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)履行相關(guān)維護(hù)和管理責(zé)任。文件編號(hào)版本/修訂第3頁(yè)共6頁(yè)4.11 OA賬戶新增：由行政人事部在辦理員工入職手續(xù)后將新入職人員相關(guān)信息發(fā)送至信息主管，由信息主 管負(fù)責(zé)開(kāi)通并告知使用人。4.12 OA賬戶刪除：信息主管簽署離職人員的離職交接表后，賬號(hào)應(yīng)即刻刪除。5、流程管理5.1為最大化實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，已公布實(shí)施的OA流程單，均取消手工紙質(zhì)單方式，實(shí)施OA流程單。5.2特殊機(jī)密文件可選紙質(zhì)呈報(bào)。5.3流程審批按各流程相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.4呈批流程禁止申請(qǐng)人可撤消功能，如需撤消請(qǐng)將流程ID號(hào)報(bào)備給信息主管撤銷。5.5流程協(xié)助角色定義：他人協(xié)助、

5、工作代理人、財(cái)務(wù)審核人員、總經(jīng)理助理、副總及行政相關(guān)事務(wù)協(xié)助處理員等，角色變更需根據(jù)崗位職責(zé)或命令通知進(jìn)行更改。5.6流程審批崗位定義：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人力總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、中心領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理及直接主管。5.7閱讀查看流程權(quán)限人員：系統(tǒng)管理員、總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)相關(guān)審單人員、人力總監(jiān)、行政人事部相關(guān)協(xié)助處理人員及臨時(shí)授權(quán)人員。5.8流程分類規(guī)范5.8.1“人力資源”分類下的流程使用范圍：所有廠區(qū)工作人員，適用于人事相關(guān)的事務(wù)。5.8 .2“日常辦公”分類下的流程使用范圍：所有廠區(qū)工作人員，適用于日常辦公相關(guān)的事務(wù)。5.8.3“營(yíng)銷業(yè)務(wù)流程”分類下的流程使用范圍：所有營(yíng)銷系統(tǒng)的工作人員，適用

6、于營(yíng)銷系統(tǒng)相關(guān)的事務(wù)。5.9 OA授權(quán)簽批流程:5.9.1公司所有人員出差期間不允許授權(quán)他人代辦OA流程，須自己登陸 OA審批。5.9.2事假、病假期間允許授權(quán)他人代辦OA流程，但被授權(quán)人審批OA流程時(shí)，須請(qǐng)示授權(quán)人，得到授權(quán)人的同意方可審批，被授權(quán)人在授權(quán)期間不得登錄授權(quán)人的賬號(hào)進(jìn)行審批,應(yīng)使用自己的賬號(hào)進(jìn)行審批處理。5.10 “呈批”流程簽批規(guī)范:5.10.1 OA流程“呈批”申請(qǐng)事項(xiàng)如涉及其它中心或需權(quán)責(zé)部門審批會(huì)簽（如行政人事部、財(cái)務(wù)中心等審核）簽核流程為：申請(qǐng)人填寫(xiě)呈批交上級(jí)主管逐級(jí)審核7中心負(fù)責(zé)人審核7轉(zhuǎn)相關(guān)中心負(fù)責(zé)人審核（可同時(shí)轉(zhuǎn)多個(gè)中心同時(shí)評(píng)審或?qū)徍?，填?xiě)意見(jiàn)）7各中心填寫(xiě)審核

7、建議后直接返回發(fā)起中心領(lǐng)導(dǎo)7發(fā)起中心負(fù)責(zé)人評(píng)估是否采納各中心意見(jiàn)，同時(shí)需針對(duì)不同意見(jiàn)在呈批中明確回復(fù)后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.10.2各中心在填寫(xiě)“呈批流程”時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審核且考慮完整，針對(duì)同一事項(xiàng)，原則上要用一份“呈批”完成申請(qǐng)，如有遺漏事項(xiàng)需要重新申請(qǐng)，則須在新的呈批上注明原已批呈批的ID號(hào)，并注明是對(duì)原呈批的巧ISEur r JTc I 2J gfl 子*& A增加申請(qǐng)；針對(duì)重新申請(qǐng)的流程，須在新的呈批上注明原已批呈批的ID及括弧備注已批總金額，并注明對(duì)原呈批申請(qǐng)作廢。5.10.3各中心務(wù)必遵循先申請(qǐng)后實(shí)施的原則，杜絕先實(shí)施后補(bǔ)單，違者按公司制度予以處分。5.11新流程開(kāi)發(fā)和現(xiàn)有流程更改

8、5.11.1屬于中心或部門專用流程，由使用中心或部門提出申請(qǐng)，提供流程制作的相關(guān)依據(jù)和表單，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，協(xié)助行政人事部信息主管規(guī)劃流程圖，開(kāi)發(fā)形成最終發(fā)布版流程。5.11.2屬于公共類流程，由行政人事部負(fù)責(zé)梳理相關(guān)制度和表單，規(guī)劃流程圖，經(jīng)行政人事部總監(jiān)簽字確認(rèn)，開(kāi)發(fā)形成最終發(fā)布版流程。5.11.3舊流程撤消刪除：如流程已經(jīng)不符合相關(guān)制度或已不適用，經(jīng)行政人事部評(píng)估確認(rèn)可取消后，由息主管負(fù)責(zé)刪除。6、效能督查6.1流程辦理應(yīng)按指定的環(huán)節(jié)考核時(shí)間內(nèi)處理完成，考核時(shí)間根據(jù)在工作時(shí)間內(nèi)并按上一環(huán)節(jié)完成時(shí)間至本環(huán)節(jié)完成時(shí)間計(jì)算，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄并做查詢依據(jù)。6.2以下協(xié)助人員（工作代理人、返回申

9、請(qǐng)人、退回申請(qǐng)人修改、流程中轉(zhuǎn)協(xié)助人、行政相關(guān)協(xié)辦人員、他人協(xié)助及其他會(huì)簽人員）的考核時(shí)間為4個(gè)工作時(shí)。6.3協(xié)助報(bào)價(jià)人員（報(bào)價(jià)處理員）的考核時(shí)間根據(jù)崗位職責(zé)制度及崗位工作要求時(shí)效進(jìn)行審批,可參照采購(gòu)管理規(guī)定進(jìn)行。6.4審批環(huán)節(jié)（主管、經(jīng)理、中心領(lǐng)導(dǎo)、人力總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理及其他相關(guān)審批人員）的考核時(shí)間為4個(gè)工作時(shí)。6.5各審核、協(xié)助環(huán)節(jié)人員，需按規(guī)定時(shí)限完成簽署意見(jiàn)轉(zhuǎn)入下一流程，在流程執(zhí)行中有不同意見(jiàn)的只允許往返簽批兩次，超過(guò)兩次的則需升格至該流程更高一層管理者進(jìn)行協(xié)調(diào),以此類推，最終按本制度5.10.1條款執(zhí)行，即：由申請(qǐng)中心最高領(lǐng)導(dǎo)評(píng)估是否采納。6.6審批人員如因工作離崗或參加會(huì)

10、議等原因無(wú)法及時(shí)登錄的應(yīng)交代平時(shí)工作代理人協(xié)助處理0A事務(wù)。6.9流程審批通過(guò)的后續(xù)竣工流程將納入考核，后續(xù)流程辦理人員需按本職工作時(shí)效性進(jìn)行處理，最長(zhǎng)不得超過(guò)三個(gè)工作日，以確保流程啟動(dòng)至竣工的完整性。6.10流程啟動(dòng)每個(gè)當(dāng)前環(huán)節(jié)處理完成后應(yīng)知會(huì)下一環(huán)節(jié)處理人，啟動(dòng)流程者應(yīng)跟蹤流程處理進(jìn)度，一經(jīng)審批通過(guò)或被退回流程均需按實(shí)際情況進(jìn)行處理，不得長(zhǎng)期停留或不按流程考核規(guī)定時(shí)間處理。6.11使用人應(yīng)及時(shí)撤消、刪除失效或錯(cuò)發(fā)的信息及流程。文件編號(hào)版本/修訂第4頁(yè)共6頁(yè)巧媽媽（韓國(guó)）株式會(huì)社OA系統(tǒng)管理規(guī)定巧冨 I rs rifl J I u粵取0A人員不得將文檔信息涉7.37.4使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉密信

11、息不得在該系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布，也不得存儲(chǔ)在0A系統(tǒng)中的任何模塊（如：網(wǎng)絡(luò)硬盤）。7.5使用人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)操作規(guī)程，不得偵測(cè)、盜用他人賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息等機(jī)密內(nèi)容。8系統(tǒng)維護(hù)8.1信息主管應(yīng)定期檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)排除。8.2服務(wù)器出現(xiàn)故障，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行等其他無(wú)法正常使用的，應(yīng)及時(shí)通知使用人員并盡快查明原因、排除故障，恢復(fù)正常。文件編號(hào)版本/修訂第5頁(yè)共6頁(yè)7、保密與安全 7.1個(gè)人應(yīng)保管好個(gè)人賬號(hào)及密碼，不得借用及外泄。7.2文檔管理人員應(yīng)對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，并在公司相關(guān)規(guī)章制度及可 公開(kāi)的文章知識(shí)發(fā)布后及時(shí)的上傳

12、至相關(guān)文檔模塊中，系統(tǒng)自動(dòng)生成不可下載、不可復(fù)制、不可打印的管 控效果供查閱，如需提供下載的相關(guān)表單應(yīng)使用壓縮方式上傳供下載使用，使用 密。從外網(wǎng)聯(lián)入0A系統(tǒng)（）的計(jì)算機(jī)，應(yīng)安裝殺毒軟件，以防病毒入侵。8.38.4信息主管負(fù)責(zé)對(duì) OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)備份，每月末對(duì)OA系統(tǒng)完整數(shù)據(jù)進(jìn)行一次異地備份。BBS論壇管理員應(yīng)定期歸檔討論區(qū)內(nèi)容；文檔管理人員應(yīng)定期整理和實(shí)時(shí)更新知識(shí)管理欄中的文檔資料, 及時(shí)刪除過(guò)期無(wú)效文檔。9、獎(jiǎng)罰 9.1未按規(guī)定進(jìn)行規(guī)范使用、提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成不良影響的，將視事務(wù)的后果情況進(jìn)行處理。9.2未及時(shí)撤消、刪除失效或錯(cuò)發(fā)信息而造成滯留情況，將給予流程延誤環(huán)節(jié)責(zé)任人記警告處分一次。9.3對(duì)不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運(yùn)行的使用單位或使用人員，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的 責(zé)任。9.4對(duì)泄露機(jī)密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。9.5對(duì)考核時(shí)間內(nèi)違反處理事務(wù)周期的使用人，根據(jù)延誤后果