辦公室管理形成性考核冊答案答案

1、辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè) 1、單選選擇題1、級別高的辦公室一般稱為 ( B 辦公廳 )2、中央機關(guān)風別采用分理制和宗理制設(shè)置下屬機構(gòu)，其辦公廳屬于分理制的是？(國務(wù)院 )3、辦公室的核心功能是( A塑造出組織文化及價值觀 )4、辦公室的本質(zhì)屬性是( C服務(wù)性 )5、辦公室工作的第一要義是A 服務(wù) )2. 省府的辦公廳比其他廳的行政級別要高。( V )6、常用辦公用品中屬于辦公文具的是( A 中性筆 )7、發(fā)主辦公用品的人員要求是 ( D 發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品8、辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指 ( C 判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額B 名牌和高檔 )9、正確選擇辦

2、公設(shè)備和易耗品供應商不必考慮的因素是10、有權(quán)對政府采當重同進行監(jiān)督和管理的是 (A. 國家級或省部級財政部門 )、判斷題。( V )1. 任何辦公室 , 都是指的單位里的綜合辦事機構(gòu)3. 信息調(diào)研是辦公室的一項具體職能。 ( V )4. 辦公室的工作具有綜合性特點。( V )5. 辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事 ,不能引用彈性原理。 ( X )6. 發(fā)放辦公用品的時候 , 不需要對用品庫存進行記錄。 ( X ) 7. 辦公電話應定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。 ( V )8. 辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。( V )。( V )9. 辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中 , 出貨

3、卡即是申請領(lǐng)用單10 辦公設(shè)備使用權(quán)的獲取只能是通過購買。 （ X ）三、簡答題1、簡答辦公室的主要特點。l ）輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門的第一個特點是它的輔助性。辦公室工作應當在 服務(wù)和服從于領(lǐng)導工作的前提下， 充分發(fā)揮自己的輔助管理職能， 當好領(lǐng)導的參謀和助手。2）綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作辦公室工作是多元化的。3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立與工作的開展，首先是為了適應各級各類機關(guān)領(lǐng)導工作的需要，為領(lǐng)導工作提供輔助性的服務(wù)，同時也要為各部門和 基層提供服務(wù)。a、廿»謀”2、談?wù)勀銓k公室人員應

4、具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。善謀：能夠正確理解領(lǐng)導的意圖，替領(lǐng)導過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上， 到關(guān)鍵處，注重諫言技巧，學會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一， 是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。3、 簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。l ）必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進 行操作。2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè)備。3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。4）未經(jīng)領(lǐng)導允準，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為 5C至35C，相對濕度為2

5、0%至85%溫度過低時需用加溫器，濕度過高時需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備 5 米左右的有效影響距離內(nèi)。6）如果辦公設(shè)備不處于工作狀態(tài)，應及時切斷電源。7）使用電腦時要做到；不要讓陽光照射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要使 用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進 行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施不要自己隨意 處理電腦硬件故障不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應全程監(jiān)督。4, 簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。 儲藏間或物品柜要上鎖，

6、確保安全。 儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應放 置的地方；新物品置于舊物品的下面或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品 放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應放在前面，易于找尋和領(lǐng)取；辦公 耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到儲藏辦公用品的地方應有良好的照明，以便于找到所需物品。辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導致紙張 不能正常地送入打印機或復印機中。訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。作業(yè) 2一、設(shè)計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段， 即

7、準備階段、 實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行詳細設(shè)計。 P34 1調(diào)研工作的準備階段l ）準備調(diào)研內(nèi)容： 確定調(diào)研課題：領(lǐng)導提出、有關(guān)部門確定、調(diào)查者自選。 選題要求：既要注重現(xiàn)實意義，又要具有前瞻性.既要注重領(lǐng)導和群眾關(guān)注的當前工作和社會生活中的重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問 題。 選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。2）調(diào)研課題的審定：重點調(diào)研課題可以采取申般調(diào)研課題由機關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門的領(lǐng)導審定批準報、委托或招標等形式，經(jīng)專家評審、領(lǐng)導批準來確定。有調(diào)研需要的專3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括

8、，成員應具備良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)； 業(yè)能力或?qū)＜页蓡T有豐富的調(diào)研經(jīng)驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補短少而精， 避免人浮于事。4）調(diào)研任務(wù)前的準備工作：學習和掌握與課題相關(guān)的黨和國家的方針、政策、規(guī)定等；查閱與課題相關(guān)的研究成果 和文獻資料；學習與課題相關(guān)的自然科學和社會科學知識；了解與課題相關(guān)的背景資料。5）明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求：調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向。調(diào)研的成長期，應當明確如何使調(diào)研對象進一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明措施。 調(diào)研的成熟期，應當講清楚如何使事物進一步完善提高。 調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對 象、范圍和

9、方式方法，調(diào)研的時間、步驟和過程，調(diào)研的人員組織與注意事項，調(diào)研經(jīng)費 的預算等。2調(diào)研工作的實施階段實施階段是調(diào)研工作的中心階段。 其實施步驟為： 確定調(diào)查方法， 搜集、 整理調(diào)研材料， 綜合分析調(diào)研材料。l ）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點調(diào)查法、 典型調(diào)查法、 抽樣調(diào)查法、 問卷調(diào)查法、觀察法、試點調(diào)查法、幵會調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、 BS （Brain-storming頭腦風暴） 法、專家調(diào)查法、哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。（3）認真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3. 調(diào)研工作的完成階段本階段的主要

10、工作是撰寫調(diào)研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。(I )確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。1”。選用材料一：材料要具有典型性、生動性、新穎性，多樣性和準確性等特點。擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細目的統(tǒng)一，如“導引案例一案例(4)按綱寫作：如表3-1所示。修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標點使用準確與否等。表3-1調(diào)研報告版面結(jié)構(gòu)模式標題分單標題和雙標題（即正副題）、/、.刖言也叫導語，介紹調(diào)研目的，原因，時間，地點，對象范圍，調(diào)查方法等正文正文幵頭有幵門見山、結(jié)論先行、提出冋題等方式：論述結(jié)構(gòu)有

11、縱式、橫 式、縱橫式等結(jié)尾概括全文，形成結(jié)論，提出看法和建議附件包括數(shù)居匯總表、原始資料、背景材料、必要的工作技術(shù)報告等調(diào)研時間（略）、案例分析題辦公室的李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整 理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件 夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物 品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清

12、理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼 本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，使別人找不到。辦公室的小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵， 辦公桌上堆得滿滿當當， 電腦鍵 盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自 己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。你怎樣評價這三位工作人員的行為？* 點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象 和績效產(chǎn)生一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高 秘書的工作效率?？梢?，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。* 工作程序加強對日常環(huán)境的管理，營

13、造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項經(jīng)常性 的工作，也是一份責任和義務(wù)。秘書對日常環(huán)境的管理包括 3 個方面的內(nèi)容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室 的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動區(qū)的環(huán)境管理。*1. 保持你所參與的公共區(qū)域整潔(1) 要保持上司會客室和會議室的清潔， 在來訪客人離開及會議結(jié)束后要及時通知保潔 員進行打掃和清理。(2) 正確使用并注意維護復印機、傳真機等辦公自動化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問 題自己動手或及時找人維修。(3) 對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。(4) 注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室

14、內(nèi)光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康 和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關(guān)人員進行整改。2. 保持你的上司的工作環(huán)境的整潔(1) 經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和 各種陳設(shè)要保持清潔。(2) 每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習 慣的溫度和濕度。(3) 經(jīng)上司授權(quán)后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些; 對辦無用的文件及時清退或銷毀。(4) 對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機 公室內(nèi)的金魚，要及時喂食、清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。(5) 上司

15、接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。(6) 經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)人員進行處理，時刻保 持良好的狀態(tài)。3. 整理個人工作環(huán)境辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己 感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率， 還有助于提升專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人 際關(guān)系也有意想不到的益處。(1) 辦公桌的必備物品及其整理擺放在辦公桌上的物品都應是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書 機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應將它們整

16、齊地擺放在你的辦 公桌上。電話。電腦。參考書。文具用品盒。文件夾。辦公桌抽屜。（2）整理辦公桌的技巧要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可 以采取以下5個步驟：將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。清理過期的文件。注意 你的電腦顯示器。充分利用辦公空問。清理舊的閱讀材料。作業(yè) 3一、單選選擇題1.下畫屬子文書的是 （ A. 書信 ） 。2. 在公文行文中，下級向上級行文時，錯誤的是（C.抄送下級機美）。3. 公文寫作的規(guī)范要求 （ C. 異有規(guī)范體式 ,行合公文橋式標準 ） 。4. 向上級做請示時 ,下面哪個做法不妥 （ C. 地級市政府越過省政府直接向國務(wù)院行文請5.意向書的特點

17、不包括 （ C. 的東性 ） 。6. 在辦理發(fā)文時，經(jīng)復核,對于不符合要求的公文應該（B.退交起草部門補充成修正）。7. 在收文過程中 ,可以由辦公室人員啟封的信件是 （ D. 公開出版的雜志的贈閱信件 ） 。8. “四分四注意”立卷方法不包括 （D. 分紙型 ）。）。9.電子公文的屬性是 （ C. 具有規(guī)范格式 ） 。10.電子公文的處理 （ C. 可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理 二、判斷題1. 狹義的文件即指公文。（ X ）2. 公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。3. 辦文能力就是指寫文能力。（ V ）4. 意向書簡單而言就是傳送意向的文書。（ V ）5. 協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（

18、V ）6. 上行發(fā)文的主送機關(guān)必須為上級機關(guān) , 而不是上組領(lǐng)導個人。（ V ）7. 收文時應逐件清點 , 并以簽字成蓋章的方式簽收。（ V ）8. 檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年眼 , 它與檔案本身的價值大小無美。（ X ）9. 檔案庫房要堅固、安全、專用 ,適宣保管檔案 ,和閱覽室 ,辦公室實行三分開。（ V ）10. 電子文檔不存在銷毀問題 ,。（ X ） 三、簡答題1、簡要回答公文寫作的五部曲。公文說什么f領(lǐng)悟核心思想f內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的f內(nèi)容是怎么表達的f是否符合 國家公文格式標準。第一步， 公文說什么， 領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖； 要求準確、 全面地提煉領(lǐng)導意圖， 增加“貼近度”。第

19、二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導角度考慮問題。第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對象 化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。第四步，內(nèi)容是怎么表達的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝； 主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語言，公文的細胞。目的明GB/T9704 一 2012）。確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達準確、鮮明、簡練、得體。關(guān)立言。代擬公第五步，符合國家公文格式標準一黨政機關(guān)公文格式總之，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫公文是受領(lǐng)導之命，代機 文：要認準領(lǐng)導的身份和職位特征；對外發(fā)文：要

20、考慮收發(fā)文機關(guān)的地位特征，區(qū)別文稿 應用范圍，內(nèi)外、上下有別。2 、簡要回答起草請示的“五步棋” 。起草請示的思維模式沿著以下“五步棋”思路走（I ）因為什么請示一一對于原因、目的的說明。（2）請示什么問題一一提出請示的主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問題一一提出解決問題的建議或方案。(4) 請求上級回復結(jié)尾用語的使用。(5) 有無附件需要說明一一根據(jù)需要確定附件的使用與否。3、簡述公文校對工作要求。答：校正.補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等：解決統(tǒng)行、倒版等排版 方面的問題和正文、注碼、與注文之間衍接以及頁碼編排問題：進一步審核定稿中的疏漏, 發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導人或撰稿人處理：

21、需要使用標準校對符號：對于重要的或者大 量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。4、簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。P143答：電子公文處理過程可分為五個部分(電子公文的生命周期)(2)創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。交換；按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。作業(yè)一、填空題常用禮貌用語七字訣:與人相見說“您好”問人姓氏說“貴姓”問人住址說“府上”仰慕已久說“久仰”長期未見說“久違”求人幫忙說“勞駕”向人詢問

22、說“請問”請人協(xié)助說“費心”請人解答說“請教”求人辦事說“拜托”麻煩別人說“打擾”求人方便說“借光”請改文章說“斧正”接受好意說“領(lǐng)情”求人指點說“賜教”得人幫助說“謝謝”祝人健康說“保重”向人祝賀說“恭喜”老人年齡說“高壽”身體不適說“欠安”看望別人說“拜訪”請人接受說“笑納”送人照片說“惠存”歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關(guān)照”贊人見解說“高見”歸還物品說“奉還”請人赴約說“賞光”對方來信說“惠書”自己住家說“寒舍”需要考慮說“斟酌”無法滿足說“抱歉”請人諒解說“包涵”言行不妥“對不起”慰問他人說“辛苦”迎接客人說“歡迎”賓客來到說“光臨”等候別人說“恭候”沒能迎接說“失迎”客人入座說“請坐”陪伴朋友說“奉陪”臨分別時說“再見”中途先走說“失陪”請人勿送說“留步”送人遠行說“平安”、簡答題1、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。P167(1)公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會組織一一主體；公眾一一客體；傳播一一手段。2)公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。2、提高會議質(zhì)量的主要