集團(tuán)行政制度匯總

1、 領(lǐng)先的老齡產(chǎn)業(yè)整合運(yùn)營平臺(tái)集團(tuán)行政制度目錄一、職場布置管理制度1二、職場管理制度8三、集團(tuán)行政采購管理制度12四、集團(tuán)檔案管理制度18五、營銷合同管理制度22六、集團(tuán)證照管理制度25七、集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)化辦公管理制度32職場布置管理制度自2016年12月 日起施行一、目的為規(guī)范公司辦公環(huán)境管理，營造良好工作環(huán)境，維護(hù)公司形象，特制定此制度。 二、對象 集團(tuán)全體在職員工三、內(nèi)容3.1.辦公環(huán)境要求3.1.1 文件柜、茶幾、窗臺(tái)物品擺放要求： 文件柜頂部、茶幾和窗臺(tái)等臺(tái)面上除可放置盆景等少量裝飾美化物外，不得擺放其他物品，物品要定位擺放整齊。詳見圖一、二、三。3.1.2禁止在職場墻體和辦公家具上亂寫、亂

2、畫、亂貼；如需張貼條幅、宣傳畫等，必須經(jīng)本部門上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意；3.1.3會(huì)議室、培訓(xùn)室要保持干凈整潔。使用部門或個(gè)人在使用完后，要進(jìn)行恢復(fù)并關(guān)閉所有設(shè)備電源；3.1.4 職場公共區(qū)域內(nèi)不得隨意擺放和懸掛私人物品；3.1.5公司電腦統(tǒng)一使用公司要求的辦公軟件，所有員工不得將非辦公軟件裝入公司電腦內(nèi)，電腦桌面須統(tǒng)一使用“華晚”“愛福家”“頤眾商城”“易文網(wǎng)”“滿城芳”背景；3.2辦公桌擺放要求3.2.1辦公桌面只允許擺放與工作相關(guān)的物品，如電腦、鼠標(biāo)、筆筒、鍵盤、文件框等，物品要定位擺放整齊，禁止在桌面擺放或粘貼與工作無關(guān)的物品（水杯、盆景、日歷、抽紙除外）參考圖四、五；3.2.2辦公桌下個(gè)人物品需

3、擺放整齊，垃圾筒統(tǒng)一放在辦公桌內(nèi)側(cè)，電源線、電腦線用綁帶扎起，做到整齊有序，參考圖六、七、八；3.2.3員工辦公桌位區(qū)域的衛(wèi)生由員工個(gè)人負(fù)責(zé)，做到每天及時(shí)清理復(fù)位，保持干凈整潔。直屬上級(jí)要隨時(shí)巡查，確保本部門環(huán)境整潔優(yōu)美；3.2.4離開座椅時(shí)，須將椅子歸位。圖1：柜子頂部擺放規(guī)范圖2：茶幾擺放規(guī)范 圖3：窗臺(tái)擺放規(guī)范圖4：V型辦公桌面擺放規(guī)范 圖5：長條型辦公桌面擺放圖6：（右進(jìn)位）V型辦公桌下方擺放規(guī)范圖7：（左進(jìn)位）V型辦公桌下方擺放規(guī)范圖8：長條型辦公桌下方擺放規(guī)范，3.3 節(jié)日職場布置 3.3.1 集團(tuán)專注老齡產(chǎn)業(yè)，響應(yīng)國家關(guān)于弘揚(yáng)中華民族傳統(tǒng)文化的精神，一律不宣傳西方節(jié)日（包括圣誕節(jié)

4、、萬圣節(jié)等），不得采購相關(guān)物資或進(jìn)行相應(yīng)職場布置，相應(yīng)節(jié)日職場布置請參照集團(tuán)12個(gè)老齡節(jié)日進(jìn)行相應(yīng)布置。四、獎(jiǎng)懲4.1違反以上任意條款樂捐20元/次，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當(dāng)月工資雙倍扣除，累積三次檢查不達(dá)標(biāo)扣除當(dāng)月績效的1/3；4.2 各級(jí)行政及上級(jí)附有監(jiān)督管理責(zé)任（管理中心如無行政崗則由支持崗或管理督導(dǎo)負(fù)責(zé)；項(xiàng)目公司由行政督導(dǎo)或內(nèi)務(wù)督導(dǎo)負(fù)責(zé)；集團(tuán)總部由內(nèi)務(wù)督導(dǎo)負(fù)責(zé)），如監(jiān)管不到位，當(dāng)事人參照4.1條進(jìn)行樂捐，各行政責(zé)任人及上級(jí)雙倍樂捐，并作書面整改方案。五、附錄 5.1 本制度由集團(tuán)行政部制定； 5.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層

5、級(jí)員工均可向上級(jí)提交書面申請，報(bào)備至集團(tuán)行政部后方可執(zhí)行； 5.3 本制度施行前公布的相關(guān)制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應(yīng)調(diào)整，如無公示則延續(xù)。職場管理制度自2016年12月 日起施行一、目的為規(guī)范公司職場日常管理，維護(hù)公司形象，營造良好工作壞境，特制定本制度.2、 對象 集團(tuán)全體在職員工 三、內(nèi)容3.1 著裝要求3.1.1周一至周五工作時(shí)間須著全套工作服（夏季著短袖襯衫和夏褲，各地區(qū)由管理中心總經(jīng)理根據(jù)地區(qū)氣溫統(tǒng)一安排工作服著裝）。 3.2 辦公要求3.2.1上班時(shí)間禁止喧嘩、閑談、吃東西或做與工作無關(guān)的事情；3.2.2嚴(yán)禁任何人在辦公區(qū)域及物業(yè)規(guī)定禁止吸煙的公共區(qū)域內(nèi)

6、吸煙，如因個(gè)人吸煙行為對公司造成經(jīng)濟(jì)損失，一切損失由當(dāng)事人全部承擔(dān)； 3.2.3 各級(jí)行政劃分衛(wèi)生區(qū)，制定值日表安排人員進(jìn)行打掃，各級(jí)行政人員及直接上級(jí)負(fù)有監(jiān)督檢查職責(zé) ；3.3 節(jié)流管理3.3.1禁止員工私人使用公司一次性紙杯、茶葉；3.3.2員工下班須關(guān)閉電腦，做到人走機(jī)關(guān)；因工作需要30分鐘以上離開工位，需關(guān)閉電腦；3.3.3 不得使用公司設(shè)備從事與工作無關(guān)的事情（如使用工作電話撥打私人電話等）；3.3.4 會(huì)議室（接待室）使用部門或個(gè)人在使用完后，要進(jìn)行恢復(fù)并關(guān)閉所有設(shè)備電源； 3.3.5 因加班需要開啟照明設(shè)備，僅可開啟本工位照明，不得全部開啟； 3.3.6 辦公場所不得使用任何私人

7、電器； 3.3.7 集團(tuán)提倡無紙化辦公，詳情請參照網(wǎng)絡(luò)化辦公管理制度；3.4 考勤管理3.4.1上班遲到30分鐘以內(nèi)樂捐如下：級(jí)別遲到3次以內(nèi)（含三次）遲到3次以上客服中心專員10元20元主管20元40元經(jīng)理50元100元管理中心專員10元20元部門經(jīng)理/管理督導(dǎo)20元40元總經(jīng)理50元100元項(xiàng)目公司督導(dǎo)/專員10元20元總監(jiān)/項(xiàng)目經(jīng)理20元40元總經(jīng)理50元100元集團(tuán)總部督導(dǎo)10元20元部長/主管20元40元總裁100元200元3.4.2 每月初各級(jí)行政（管理中心如無行政崗則由支持崗或管理督導(dǎo)負(fù)責(zé)；項(xiàng)目公司由行政督導(dǎo)或內(nèi)務(wù)督導(dǎo)負(fù)責(zé)；集團(tuán)總部由內(nèi)務(wù)督導(dǎo)負(fù)責(zé)）須對上月樂捐款進(jìn)行匯總后由項(xiàng)目公

8、司行政督導(dǎo)或內(nèi)務(wù)督導(dǎo)提交至集團(tuán)行政部內(nèi)務(wù)督導(dǎo)處；3.4.3集團(tuán)行政部內(nèi)務(wù)督導(dǎo)收集樂捐匯總表與財(cái)務(wù)對接。 四、獎(jiǎng)懲 4.1違反以上任意條款（考勤樂捐及與網(wǎng)絡(luò)化辦公管理樂捐相關(guān)除外）樂捐20元/次，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當(dāng)月工資雙倍扣除，累積三次檢查不達(dá)標(biāo)扣除當(dāng)月績效的1/3；4.2 各級(jí)行政及上級(jí)附有監(jiān)督管理責(zé)任（管理中心如無行政崗則由支持崗或管理督導(dǎo)負(fù)責(zé)；項(xiàng)目公司由行政督導(dǎo)或內(nèi)務(wù)督導(dǎo)負(fù)責(zé)；集團(tuán)總部由內(nèi)務(wù)督導(dǎo)負(fù)責(zé)），如監(jiān)管不到位，當(dāng)事人參照4.1條進(jìn)行樂捐，各行政責(zé)任人及上級(jí)雙倍樂捐，并作書面整改方案。五、附錄 5.1 本制度由集團(tuán)行政部制定； 5.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)

9、，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級(jí)員工均可向上級(jí)提交書面申請，報(bào)備至集團(tuán)行政部后方可執(zhí)行； 5.3 本制度施行前公布的相關(guān)制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應(yīng)調(diào)整，如無公示則延續(xù)。集團(tuán)行政采購管理制度 自2016年12月 日起施行一、目的為使用集團(tuán)行政物資采購流程規(guī)范化、合理化，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，最大限度節(jié)約成本，特制定本制度。二、對象集團(tuán)總部行政部、各項(xiàng)目公司行政部、管理中心、客服中心三、內(nèi)容3.1行政采購申請統(tǒng)一規(guī)范 3.1.1行政費(fèi)用申請模板以當(dāng)前最新模板為準(zhǔn)，模板以下發(fā)時(shí)間為起點(diǎn)更新使用期限為一星期替換期，過后舊式模板自動(dòng)作廢所申請任何費(fèi)用不予以受理； 3.

10、1.2所有采購申請務(wù)必提供相應(yīng)文件材料，否則不予通過。 3.1.4固話寬帶 3.1.4.1必須提供協(xié)議或發(fā)票，兩者皆備優(yōu)先； 3.1.4.2若申請費(fèi)用根據(jù)實(shí)際使用量來計(jì)算，不為固定費(fèi)用，合同或協(xié)議中沒有體現(xiàn)并且無法提供發(fā)票者，請?zhí)峁┥显禄蛏洗卫U費(fèi)發(fā)票或憑證，并且備注清楚實(shí)際為幾月費(fèi)用發(fā)票或憑證； 3.1.4.3申請說明或付款事由請?zhí)顚憣?shí)際報(bào)銷費(fèi)用的具體時(shí)間，申請中需寫清楚套餐內(nèi)容，包括費(fèi)用、期限、規(guī)格等。 3.1.5維修費(fèi) 3.1.5.1嚴(yán)禁先維修再申請，違者一切費(fèi)用由申請人自行承擔(dān)，特殊情況可提前報(bào)備上級(jí)行政部批準(zhǔn)。 3.1.5.2若有必要，需提供損壞照片； 3.1.5.3申請單需注明維修所

11、需配件的品名、規(guī)格、數(shù)量。 3.1.6差旅費(fèi) 3.1.6.1車費(fèi)、住宿費(fèi)相關(guān)請咨詢財(cái)務(wù)部，超出標(biāo)準(zhǔn)多余費(fèi)用由申請人自行承擔(dān)；機(jī)票、火車票、汽車票保險(xiǎn)費(fèi)，快遞費(fèi)屬于個(gè)人費(fèi)用，不在報(bào)銷范圍之內(nèi)；打車費(fèi)一律不予報(bào)銷，如有特殊情況請寫情況說明由所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字并向行政部報(bào)備； 3.1.6.2費(fèi)用審核請?zhí)峁┌l(fā)票掃描清晰掃描件；出差申請：（需附上釘釘出差審批截圖）； 3.1.6.3因公自駕需提前報(bào)備行政部審批，報(bào)銷費(fèi)用根據(jù)行程所對應(yīng)的官網(wǎng)高鐵二等座票價(jià)進(jìn)行報(bào)銷（如無高鐵，按照火車或汽車票價(jià)進(jìn)行報(bào)銷），提交申請前可在網(wǎng)上查詢并且在申請上備注按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷金額。此類費(fèi)用可用油費(fèi)發(fā)票抵充，發(fā)票金額需大于等于報(bào)銷金額

12、。未報(bào)備者，一律不予報(bào)銷； 3.1.6.4住宿費(fèi)用報(bào)銷需提供相應(yīng)的真實(shí)發(fā)票，且必須為酒店相關(guān)住宿發(fā)票不得使用油票等其他種類發(fā)票抵充。 3.1.7房屋換址 3.1.7.1提交換址申請，注明換址具體原因，由客服中心、管理中心經(jīng)理簽字； 3.1.7.2提交3個(gè)選址方案并審查房東資質(zhì)（房屋所有權(quán)人、房屋無抵押），選址方案以WORD形式發(fā)送，內(nèi)容包括大廈周邊照片、所在地勢分析、交通情況、辦公房面積、租賃費(fèi)用、辦公房內(nèi)部照片、室內(nèi)設(shè)施以及裝修情況、使用規(guī)劃、電梯數(shù)量等。 3.1.7.3具體細(xì)則： 交通便利，至少3條公交線路 周邊小區(qū)覆蓋率高，商場、銀行、餐飲、酒店、公園等設(shè)施成熟，至少3個(gè)小區(qū)，步行至 客

13、服中心15min左右 優(yōu)先考慮老大廈，無門禁，樓層1-3樓最合適 面積400-500平方，（超出500平方，自行承擔(dān)所有相關(guān)費(fèi)用）毛坯房不予考慮，優(yōu)先 3.1.7.4確定最終選址方案并提交選址方案，提交房屋租賃合同電子版以及房東資質(zhì)，并對接法務(wù)部審核合同，電子合同盡可能使用公司提供模板、押金不超過一個(gè)月房租，房東資質(zhì)包括房屋產(chǎn)權(quán)證、房屋平面圖、房東身份證復(fù)印件（若房東為公司，需提供三證以及法人身份證復(fù)印件） 3.1.7.5不得選用存在法律糾紛，抵押的房屋，不得選用房屋遭到嚴(yán)重破壞的房屋，房屋的基本照明設(shè)施必須完好。 3.1.8房屋續(xù)簽 3.1.8.1提交續(xù)簽說明以及目前房屋租賃合同，注明續(xù)簽房

14、屋租賃費(fèi)用、押金情況、租賃時(shí)間 （如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）； 3.18.2提交房屋租賃合同電子版以及房東資質(zhì)，并對接法務(wù)審核合同； 3.1.8.3.根據(jù)修改意見確定最終合同版本； 3.1.8.4.提交房屋續(xù)簽采購需求單，并對接采供部審核價(jià)格； 3.1.8 5.簽定合同。 3.1.9房租 3.1.9.1提供房屋租賃合同； 3.1.9.2付款申請書中費(fèi)用明細(xì)、付款事由中需注明面積、日租金、月租金、年租金、以及此次支付費(fèi)用時(shí)間。（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）。 3.1.10物業(yè)費(fèi) 3.1.10.1.提供物業(yè)協(xié)議或物業(yè)費(fèi)發(fā)票，兩者兼?zhèn)鋬?yōu)先； 3.1.

15、10.2付款申請書中費(fèi)用明細(xì)、付款事由中注明實(shí)際費(fèi)用使用具體時(shí)間（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）。 3.1.11 水電費(fèi) 3.1.12提供水電費(fèi)發(fā)票或物業(yè)出具水電繳費(fèi)明細(xì)單并蓋有物業(yè)公章； 3.1.13付款申請書中費(fèi)用明細(xì)、付款事由中注明實(shí)際費(fèi)用使用具體時(shí)間（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日）。 3.1.12日常費(fèi)用審核 3.1.12.1日常辦公用品每月申請一次，申請金額不超過150元，規(guī)格需詳寫； 3.1.12.2快遞費(fèi)申請寫明快遞日期、郵寄事由及金額，付快遞單及發(fā)票（快遞單字跡清晰）;凡因個(gè)人原因?qū)е侣┘?，寄出資料有誤等情況，需重新提交相關(guān)材料且自行

16、承擔(dān)快遞費(fèi)； 3.1.12.4飲用水費(fèi)申請需寫明使用期限，每月不得超過70桶； 3.1.12.5嚴(yán)禁采供申請金額、日期跟付款申請金額、日期不符； 3.1.12.6刻章費(fèi)，快遞費(fèi)，健康證費(fèi)用每個(gè)月提交一次（以管理中心為單位）。 3.1.13固定資產(chǎn) 3.1.13.1提供完整簽字版報(bào)廢表； 3.1.13.2提供簽字版采購需求單(申請說明中需寫清購買原因，用途，現(xiàn)有數(shù)量)、三家詢價(jià)單。 3.1.14花卉租賃、打印機(jī)租賃 3.1.14.1需備注清楚所申請費(fèi)用的具體日期（如：XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日） 3.1.14.2采購申請需附上相關(guān)合同或協(xié)議。 3.1.15搬家費(fèi) 3.1.15

17、.1需提供搬家需求單、三家報(bào)價(jià)、搬家明細(xì)（備注所需搬運(yùn)的物資以及數(shù)量，需經(jīng)理簽字） 3.1.15.2需求單通過后，提交采購付款申請。 3.1.16裝修費(fèi)用 3.1.16.1需提供裝修需求單（標(biāo)清裝修項(xiàng)目明細(xì)及數(shù)量），cad裝修設(shè)計(jì)圖（裝修前后）；裝修前，后照片（遵循一切從簡，節(jié)約成本的理念） 3.1.16.2需求，議價(jià)通過后，提交采購付款申請，裝修合同、裝修公司資質(zhì)； 3.1.16.3裝修金額不得超過7萬元，根據(jù)實(shí)際情況制定裝修方案。 3.1.17廣告宣傳費(fèi) 3.1.17.1所有廣告宣傳費(fèi)申請需寫明用途、規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、尺寸等； 3.1.17.2需求單通過后，提交采購申請和付款申請； 3.1

18、.17.3申請次數(shù)為一月一次。 3.1.19注意事項(xiàng) 3.1.19.1所有申請嚴(yán)禁先采購（維修）再申請，違者由申請人承擔(dān)所有費(fèi)用； 3.1.19.2所有申請需寫明具體日期； 3.1.19.3需要采購物資如在頤眾商城有售，請優(yōu)先于頤眾商城購買； 3.1.19.4申請表掃描件必須以分部具體名稱命名； 3.1.19.5管理中心對管轄客服中心申請表進(jìn)行初審，并匯總至愛福家行政部進(jìn)行終審； 3.1.19.6申請金額計(jì)算不得有誤； 3.1.19.7凡審核通過下發(fā)的單件必須留檔備查，嚴(yán)禁丟失。 3.1.20 獎(jiǎng)懲 3.1.20.1違反以上任意條款樂捐30元/條，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當(dāng)月工資雙倍扣除

19、，當(dāng)月累計(jì)違反三條扣除當(dāng)月績效1/3。四、附錄 4.1 本制度由集團(tuán)行政部制定； 4.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級(jí)員工均可向上級(jí)提交書面申請，報(bào)備至集團(tuán)行政部后方可執(zhí)行； 4.3 本制度施行前公布的相關(guān)制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應(yīng)調(diào)整，如無公示則延續(xù)。集團(tuán)檔案管理制度一、目的 為實(shí)現(xiàn)“通過提高凈利潤，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”的目標(biāo)，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性，特制訂本制度。二、對象集團(tuán)行政部檔案督導(dǎo)、項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)/行政專員 、各管理中心及客服中心行政專員三、內(nèi)容3.1 檔案類別 3.1.1普通級(jí)：各部門崗位說明

20、書、工作手冊、員工培訓(xùn)計(jì)劃、工作總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等普通級(jí)別原件。 3.1.2重要級(jí)：公司證照注冊變更注銷相關(guān)材料、公司項(xiàng)目申報(bào)資料、設(shè)計(jì)文件、CAD圖紙、重要會(huì)議紀(jì)要、合同、簽字版制度等原件。 3.2 歸檔要求 3.2.1原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處；3.2.2使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用； 3.2.3對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔； 3.2.4每日17:00匯集各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字版通知等文件進(jìn)行歸檔，文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔； 3.2.5集團(tuán)總部須經(jīng)檔案督導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔，項(xiàng)目公司須由行政部檔案督導(dǎo)/行政專員簽字確認(rèn)歸檔，各分部由行政專員簽字確認(rèn)歸檔

21、。3.3 歸檔手續(xù)各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔表一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和檔案督導(dǎo)審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查閱，由檔案督導(dǎo)填寫文件歸檔登記表，歸檔人和檔案督導(dǎo)共同簽字確認(rèn)。3.4 檔案的整理 3.4.1檔案采用按類別區(qū)分的方式，做到層次分明，便于保管和利用。 3.4.2檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下： ZC/ 01 *7、8、9位代表流水號(hào)001999。 5、6位為檔案柜號(hào)。 3、4位為二級(jí)分類的編號(hào)。 1、2位為一級(jí)分類的部門字母縮寫。 3.4.3 歸檔的資料

22、，由檔案督導(dǎo)分類、編號(hào)，文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立<檔案明細(xì)臺(tái)賬>。3.4.4電子備份歸檔資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。3.5檔案使用和歸還 3.5.1 檔案使用 3.5.1.1文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憴n案復(fù)印登記表，普通級(jí)文件集團(tuán)總部由行政部部長、項(xiàng)目公司由行政部總監(jiān)、各分部由營運(yùn)部經(jīng)理批準(zhǔn)，重要級(jí)文件同時(shí)需經(jīng)上一級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案督導(dǎo)（行政專員）復(fù)印、提供。 3.5.1.2借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要級(jí)文件及特殊情況同時(shí)報(bào)上一級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 3.

23、5.1.3借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個(gè)工作日，重要級(jí)文件及特殊情況同時(shí)上報(bào)上一級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案督導(dǎo)（行政專員）跟催或重新辦理借出手續(xù)； 3.5.1.4檔案使用必須按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案督導(dǎo)/行政專員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；未按要求操作者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對相關(guān)責(zé)任人處以50-100元/人/件的罰款并作出書面整改方案；造成經(jīng)濟(jì)損失的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 3.5.2 檔案歸還 3.5.2.1檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類

24、檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檔案督導(dǎo)/行政專員檢查無誤后，應(yīng)在檔案借出登記薄登記，并由使用人和檔案督導(dǎo)分別簽字確認(rèn)。 3.5.2.2重要或機(jī)密文件發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款并作出書面整改方案；造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理節(jié)特別嚴(yán)重者，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。 3.5.2.3檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案督導(dǎo)/行政專員進(jìn)行更新并上報(bào)部門負(fù)責(zé)人，以保持檔案的準(zhǔn)確性。3.6 檔案銷毀3.6.1對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案督導(dǎo)填寫檔案銷毀申請表，并制作檔案銷毀清冊，包括：該檔案簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和

25、詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及上一級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字同意后，方可銷毀。3.6.2由檔案督導(dǎo)/行政專員進(jìn)行檔案銷毀，相關(guān)部門和檔案管理部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同處理。3.6.3檔案銷毀時(shí)檔案督導(dǎo)/行政專員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。四、獎(jiǎng)懲 4.1違反以上任意條款樂捐30元/條，并作書面整改方案，拒絕樂捐者從當(dāng)月工資雙倍扣除，當(dāng)月累計(jì)違反三條扣除當(dāng)月績效1/3。五、附錄 4.1 本制度由集團(tuán)行政部制定； 4.2 若按本制度執(zhí)行，無助于實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，或與公司可持續(xù)發(fā)展的

26、經(jīng)營理念相違背，任何層級(jí)員工均可向上級(jí)提交書面申請，報(bào)備至集團(tuán)行政部后方可執(zhí)行； 4.3 本制度施行前公布的相關(guān)制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應(yīng)調(diào)整，如無公示則延續(xù)。營銷合同管理制度 一、目的 為加強(qiáng)集團(tuán)合同管理規(guī)范化，預(yù)防、減少合同糾紛，維護(hù)集團(tuán)及客戶合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，制定本制度。二、對象項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)、管理中心財(cái)務(wù)部經(jīng)理、客服中心總經(jīng)理、客服中心財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)三內(nèi)容3.1 合同申請及流程3.11已注冊完成并開業(yè)的子公司，申請合同時(shí)，財(cái)務(wù)人員需按要求填寫協(xié)議使用登記表【注：公司統(tǒng)一模板】；新成立且首次申請合同的客服中心無需填寫協(xié)議使用登記表，只需提交營業(yè)執(zhí)照和開戶許可

27、證掃描件。3.12周一至周五中午12:00之前申請人將合同申請單提交至項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)處，并備注最新的合同收件地址、收件人及聯(lián)系方式，項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)審核通過后當(dāng)天統(tǒng)一安排郵寄【注：南京地區(qū)自行提取】。3.13客服中心財(cái)務(wù)收到合同后需及時(shí)清點(diǎn)并與項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)確認(rèn)合同數(shù)量是否有誤。3.2合同的使用3.21合同借出要求所有營銷合同只允許借出復(fù)印件，不得借出合同原件，合同借出需到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處申請并做好相關(guān)登記，使用完后應(yīng)及時(shí)歸還；特殊情況必須借出合同原件的，需按要求填寫合同領(lǐng)取明細(xì)表并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可借出【注：統(tǒng)一模板】，用后及時(shí)歸還，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核查合同完整性，如有遺失，責(zé)任人賠償500元/

28、份。3.3.合同簽訂3.31 為避免合同作廢及相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)，合同簽約必須在客戶交款取得收據(jù)后進(jìn)行，不得在客戶未交款時(shí)簽訂合同，違者樂捐200元/次，并作書面整改方案。3.32 合同內(nèi)客戶姓名必須由客戶本人進(jìn)行填寫，不得代簽；金額一律頂格填寫且不得含有錯(cuò)別字；3.33 合同填寫完畢后由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核合同內(nèi)容填寫是否有誤，審核無誤后在對應(yīng)位置加蓋公司合同章，合同一式兩份，一份交給客戶，一份公司留存。由于填寫失誤造成合同作廢的，責(zé)任人樂捐100元/份。3.4 合同的變更、解除和到期3.41 根據(jù)公司規(guī)定客戶手中變更、解除或到期合同需收回，按合同收回原因分別填寫合同收回登記表，最后將各類收回合同與對應(yīng)合

29、同收回明細(xì)表一起封存，統(tǒng)一移交至項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)處。未按要求分類整理郵寄合同者，快遞費(fèi)一律不予報(bào)銷，并樂捐50元，作書面整改方案。3.42 作廢合同應(yīng)正常記入?yún)f(xié)議使用登記表并在備注中注明原因，客服中心不得自行銷毀公司合同（包括作廢合同），須移交至項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)處統(tǒng)一進(jìn)行處理，違者樂捐100元，并作書面整改方案。3.5合同的保管3.51 合同檔案電子文件的備份 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需按照對應(yīng)項(xiàng)目公司要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)對簽單合同進(jìn)行掃描存檔，并將掃描件發(fā)送給所屬管理中心財(cái)務(wù)經(jīng)理，每周發(fā)送一次；管理中心財(cái)務(wù)經(jīng)理收集該區(qū)域的合同掃描件并發(fā)送至項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)，每周發(fā)送一次。掃描件未按時(shí)發(fā)送的，相關(guān)責(zé)任人樂捐50元，

30、并作書面整改方案。 3.52 合同原件的保管財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需根據(jù)協(xié)議編號(hào)、客戶姓名、簽約日期按月編制合同明細(xì)，并檢查合同是否缺失，按月裝箱封存簽約合同并在箱內(nèi)附上合同明細(xì)表。各客服中心需按集團(tuán)公司要求每月15號(hào)將上月封存的合同移交至項(xiàng)目公司行政部。由項(xiàng)目公司行政部集中保管和銷毀?！咀ⅲ汉贤平磺敖y(tǒng)一由各自分部的財(cái)務(wù)保管，經(jīng)理協(xié)助保管】。保管期間如有遺失，財(cái)務(wù)及客服中心經(jīng)理分別賠償500元/份，造成嚴(yán)重影響不足彌補(bǔ)損失的，應(yīng)據(jù)實(shí)賠償。所有合同相關(guān)樂捐，必須以管理中心為單位，每月底匯總樂捐表發(fā)送至項(xiàng)目公司檔案督導(dǎo)處。一旦發(fā)現(xiàn)虛假上報(bào)，雙倍處罰。四、附錄 4.1 本制度由集團(tuán)行政部制定； 4.2 若按本制

31、度執(zhí)行，無助于實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，或與公司可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營理念相違背，任何層級(jí)員工均可向上級(jí)提交書面申請，報(bào)備至集團(tuán)行政部后方可執(zhí)行； 4.3 本制度施行前公布的相關(guān)制度或通知自行廢止失效，之后將依據(jù)市場及管理需要作相應(yīng)調(diào)整，如無公示則延續(xù)。集團(tuán)證照管理制度一、目的  為規(guī)范公司證照管理，適應(yīng)集團(tuán)發(fā)展，滿足集團(tuán)資質(zhì)審驗(yàn)及經(jīng)營管理需要，特制訂本制度。二、對象集團(tuán)總部證照督導(dǎo)、項(xiàng)目公司行政專員、各管理中心及客服中心行政專員 3、 內(nèi)容 3.1證照種類3.1.1公司證照包括：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證、食品經(jīng)營許可證、增值電信業(yè)務(wù)經(jīng)營許可證、各種認(rèn)證證書及其它證

32、件。 3.2 各證照管理部門職責(zé)3.2.1 集團(tuán)行政部是集團(tuán)證照管理的主管部門,負(fù)責(zé)公司證照的動(dòng)態(tài)管理；辦理集團(tuán)總部證照的年檢、升級(jí)、注銷；集團(tuán)總部及項(xiàng)目公司證照原件保管；指導(dǎo)、幫助、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查下屬各項(xiàng)目公司的證照管理工作。3.2.2 各項(xiàng)目公司行政專員負(fù)責(zé)辦理項(xiàng)目公司各類證照年檢、升級(jí)、注銷等工作，督促、指導(dǎo)、檢查下屬管理中心證照管理工作。3.2.3各管理中心行政專員負(fù)責(zé)辦理管理中心公司各類證照年檢、升級(jí)、注銷等工作，督促、指導(dǎo)、檢查下屬客服中心證照管理工作。3.2.4 各客服中心行政專員負(fù)責(zé)辦理客服中心證照的年檢、升級(jí)、注銷等工作。3.2.5證照管理人員發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)做好證照交接工作

33、。3.3證照辦理 3.3.1集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部行政人員應(yīng)根據(jù)所屬公司經(jīng)營范圍的調(diào)整或擴(kuò)大經(jīng)營種類等的需要，依據(jù)國家相關(guān)政策規(guī)定，及時(shí)提出證照申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷等方案，經(jīng)批準(zhǔn)后方可組織實(shí)施。3.3.2 集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)收集、整理、匯總和填報(bào)涉及集團(tuán)公司總部證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷等相關(guān)資料；所屬各公司行政人員負(fù)責(zé)收集、整理、匯總和填報(bào)本公司證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷等相關(guān)資料，并報(bào)集團(tuán)行政部備案（備案流程：客服中心管理中心項(xiàng)目公司集團(tuán)總部）。3.3.3集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部應(yīng)按照國家有關(guān)政策規(guī)定及時(shí)辦理證照的申報(bào)、登記

34、、變更、年檢、注銷等手續(xù)。3.3.4 集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部若發(fā)生證照遺失或損毀，應(yīng)立即向證照管理上級(jí)部門報(bào)告，同時(shí)按有關(guān)規(guī)定刊登公告，聲明作廢，并及時(shí)向國家有關(guān)發(fā)證機(jī)構(gòu)履行掛失及補(bǔ)辦手續(xù)。 3.4證照管理 3.4.1 公司證照的管理內(nèi)容：證照的保管、登記、備案、歸檔等。3.4.2 集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部證照在申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷辦理完畢后，其相關(guān)文件和材料一律交由檔案室妥善保管，按發(fā)證機(jī)關(guān)要求在經(jīng)營地點(diǎn)顯著部位正照上墻，副本、副證入柜。  3.4.3集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部應(yīng)

35、嚴(yán)格執(zhí)行借用、審批、及時(shí)登記的管理制度。持有證照的公司（部門）應(yīng)設(shè)專職人員負(fù)責(zé)保管證照，并建立證照使用、管理臺(tái)帳?！咀ⅲ罕砀褚姼郊?、二、三】3.4.4 如需借用證照必須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，說明使用范圍和使用時(shí)間，辦理外出攜帶手續(xù)后方可攜帶外出。3.4.5集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部證照未經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和批準(zhǔn)，任何人不得隨意復(fù)印、外借。復(fù)印件證照份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制并做好登記并在復(fù)印件上標(biāo)注僅供xx使用再次復(fù)印無效字樣，未使用的復(fù)印件證照應(yīng)在自復(fù)印之日起15日內(nèi)歸還借出部門。3.4.6 嚴(yán)禁擅自使用集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部的證照進(jìn)行各類擔(dān)保。3.4.7 集團(tuán)總部、項(xiàng)目公司、管理中心、各分部證照保管人員要及時(shí)將證照登記管理，形成書面