物資采購及合同管理辦法

1、/V貞liKAMXJHOUAN物資采購及合同管理辦法第一章總則第一條.為規(guī)范公司采購行為，維護(hù)公司利益，保證生產(chǎn)順利進(jìn)行，依據(jù)公司實際及市場慣例，制定本辦法。第二條.公司所有對外采購適用本規(guī)定。、采購，是指以合同方式有償取得貨物和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托、修理、加工制作、寄售等。、貨物，是指原材料、輔助材料、設(shè)備、零配件、工具及辦公用品等。三、服務(wù)，是指除貨物以外的其它采購對象。第三條.公司所有采購由供應(yīng)科負(fù)責(zé)實施，其它單位不得對外采購。采購應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的計劃實施，杜絕無計 劃審批采購。第四條.礦成立采購評審組，負(fù)責(zé)采購的評估審核，提出意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。評審組由經(jīng)營副礦長、 供

2、應(yīng)科長、財務(wù)總監(jiān)、監(jiān)察員及有關(guān)技術(shù)人員組成。 經(jīng)營副礦長任組長， 供應(yīng)科長任副組長。第五條 . 采購行為及合同內(nèi)容必須遵守國家法律法規(guī)，遵循公開透明、公平競爭、誠實守信原則。第二章 采購計劃第六條 . 采購計劃形成、生產(chǎn)用材料、配件、輔助材料、燃油、工具、辦公勞保等由材料科按 物資計劃管理辦法 相關(guān)規(guī)定提出形成。二、設(shè)備及新建和改擴(kuò)建工程項目的采購計劃由材料科按物資計劃管理辦法相關(guān)規(guī)定提出形成。、外委修理加工制作，由使用單位提出，經(jīng)礦審批程序批準(zhǔn)后形成。四、服務(wù)類合同由相關(guān)部門提出，經(jīng)礦審批程序批準(zhǔn)后形成。第七條 . 采購計劃所列物資，必須寫明名稱、規(guī)格、型t=r.號、數(shù)量等標(biāo)識。設(shè)備應(yīng)注明技

3、術(shù)參數(shù)及要求附件。服務(wù)合同應(yīng)注明服務(wù)內(nèi)容、價格等。第八條 . 采購計劃分為年度計劃、 季度計劃、 月度計劃、應(yīng)急計劃，對上述計劃的要求，詳見公司物資計劃管理辦 法的規(guī)定。第三章 采購方式第九條 . 供應(yīng)科采購采用以下方式：1.邀請招標(biāo)； 2.詢價采購； 3.單長協(xié)采購； 4 市場現(xiàn)金采購。第十條 . 邀請招標(biāo)，是指邀請三家以上供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)文件進(jìn)行招標(biāo)采購。它適用于大型設(shè)備，大宗物資。條 . 詢價采購，是指向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，供應(yīng)商報價的采購。它適用于一般設(shè)備材料。第十二條 . 單一長協(xié)采購，是指向單一供應(yīng)商進(jìn)行的長期供貨采購。它適用于供應(yīng)商少、常用材料及主要設(shè)備的主 要零配件，如燃油

4、、水泥等。第十三條 . 市場現(xiàn)金采購， 是指 1000 元以下小金額的急需品，在市場直接用現(xiàn)金采購。第四章 采購程序第十四條 . 供應(yīng)科接到采購計劃后，根據(jù)采購的物資類型選擇采購方式，發(fā)出邀約。對收到的標(biāo)書、報價單進(jìn)行整 理匯總。第十五條 . 采購評審組對報價進(jìn)行評審，也可約供應(yīng)商進(jìn)行談判議價，商討供貨條件。本著質(zhì)量優(yōu)先、性價比高優(yōu) 先、售后服務(wù)好優(yōu)先的原則，提出書面評估意見，推薦供應(yīng)商，上報后按有關(guān)規(guī)定審批。第十六條 . 供應(yīng)科依據(jù)批準(zhǔn)后的審批單， 起草采購合同。采購合同需按標(biāo)準(zhǔn)合同文本條款，明確雙方的權(quán)益，不得有 缺失和侵權(quán)條款。合同應(yīng)編號，以便于管理。第十七條 . 采購合同形成后，報經(jīng)營

5、礦長審核。對重大采購合同，必要時要向律師咨詢，然后由公司授權(quán)的人員簽 字蓋章生效。第五章 合同管理第十八條 . 供應(yīng)科負(fù)責(zé)合同生效至合同終結(jié)的全過程管理，包括督促驗貨、退貨索賠、結(jié)算等事務(wù)。第十九條 . 供應(yīng)科應(yīng)督促供應(yīng)商按時交貨。物資到礦后由供應(yīng)科出具驗收通知單，由材料科牽頭組織驗貨，供應(yīng)科 應(yīng)派人參加。驗貨細(xì)則按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。驗收通知單一式兩 份，供應(yīng)科留存一份。條 . 若驗貨時發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量技術(shù)要求，經(jīng)研究決定需退貨時，由供應(yīng)科辦理相關(guān)事宜。第二條 . 物資驗收合格，按合同需支付貨款時，供應(yīng)科憑合同、驗收單，出具付款通知書，送財務(wù)科按付款程 序支付貨款。條 . 若物資在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量

6、問題，依合同條款需進(jìn)行索賠時由供應(yīng)科負(fù)責(zé)索賠事宜三條 . 合同資料的管理。從采購的發(fā)起到采購執(zhí)行終結(jié)的所有資料，包括采購計劃、詢價單、報價單、評審 單、評審報告、采購審批單、合同、技術(shù)附件、驗收通知單 等全部文字資料，由供應(yīng)科收集、整理、裝訂、存檔。每份合同的各項資料必須齊全不得有缺失。四條 .供應(yīng)科設(shè)專職的合同管理崗位，負(fù)責(zé)合同管理的具體事務(wù)。第六章 監(jiān)督與獎罰五條 .礦領(lǐng)導(dǎo)、公司監(jiān)事有關(guān)科室單位對采購行為都有監(jiān)督的責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)有違反采購規(guī)定的行為，可向礦 領(lǐng)導(dǎo)公司監(jiān)事進(jìn)行舉報，接到舉報后應(yīng)進(jìn)行了解調(diào)查處理。第二十六條 . 對以下人員應(yīng)予以獎勵。、降低采購成本貢獻(xiàn)突出的采購人員；、舉報違反本

7、規(guī)定的采購行為經(jīng)查證屬實的人員。七條 . 對違反本規(guī)定，弄虛作假、收受回扣、在談判中泄密的人員根據(jù)情節(jié)輕重，給通報至解除合同的處 分。給公司直接造成經(jīng)濟(jì)損失的， 要依法賠償。 構(gòu)成犯罪的， 依法追究刑事責(zé)任。第七章 附則第二十八條 . 本規(guī)定要結(jié)合市場條件和公司發(fā)展的實際，不斷完善健全。第二十九條 . 本規(guī)定實施后，之前的相關(guān)規(guī)定廢止，其它制度與本規(guī)定相抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行。第三十條 . 本規(guī)定由供應(yīng)科解釋。/V貞liKAMXJHOUAN物資計劃管理制度第一章總則第一條.為了保證公司各單位正常的生產(chǎn)經(jīng)營，在保障供應(yīng)的基礎(chǔ)上合理控制庫存， 降低資金占用，提高采購效率， 降低采購成本，增強(qiáng)物資采購

8、計劃性，結(jié)合公司的實際情況 制定本辦法。第二條.物資采購計劃，是指公司各單位對生產(chǎn)經(jīng)營過程中所需的材料配件工具設(shè)備等及新建、改擴(kuò)建工程所需的 甲供材料、甲供設(shè)備等實施采購之前的正式申請。第三條.物資采購計劃是采購行為實施的唯一依據(jù)，其管理過程包括：采購計劃的發(fā)起、受理、審核、匯總、批準(zhǔn) 等移交采購部門前的一切活動。第四條.物資采購計劃由使用單位、設(shè)備科、材料科共同負(fù)責(zé)，采購計劃的最終形成由材料科負(fù)責(zé)。經(jīng)審批后提交 供應(yīng)科實施采購。第二章采購計劃管理方式第五條 . 物資采購計劃按費(fèi)用來源分為：生產(chǎn)費(fèi)用計劃和專項投資費(fèi)用計劃；按類別分為：設(shè)備計劃、配件計劃、材料計劃、辦公用具用品計劃；按時間分為：

9、季/年度計劃、月度計劃、應(yīng)急計劃。第六條 . 物資采購計劃管理實行以季 /年計劃為主、月度計劃為輔、應(yīng)急計劃補(bǔ)充的原則，并向主要物資簽訂長期戰(zhàn) 略協(xié)議的方向過渡和發(fā)展，逐步實現(xiàn)寄存庫存為主、自有庫 存為輔的目標(biāo)。第七條 . 提報時間。次年度采購計劃，使用單位必須在當(dāng)年十月底前提報；次季度采購計劃必須在本季度末20 天前提報 ;次月度采購計劃， 使用單位必須于當(dāng)月 15 日前提報， 由材料科進(jìn)行匯總平衡， 在當(dāng)月 22 日前形成下月度采購計 劃即物資采購單，經(jīng)審批后送供應(yīng)科。第八條 . 提報要求。使用單位應(yīng)按物資分類進(jìn)行提報。設(shè)備類、配件類、材料類必須分別提報；配件類物資必須按 設(shè)備類型分別提報

10、；材料類必須按金屬和非金屬類分別提 報。材料科形成的采購計劃也是同樣。第九條 . 物資采購計劃的發(fā)起必須使用公司統(tǒng)一的物資使用計劃申請單 ，應(yīng)急采購計劃使用應(yīng)急物資計劃申 請單，嚴(yán)格按申請單項目逐項填寫，不得缺項。設(shè)備類應(yīng) 附詳細(xì)的技術(shù)附件電子版或書面資料。第十條 . 各使用單位提出的采購物資，允許指定或推薦廠家品牌。需做出書面說明，設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核，報分管 礦長批準(zhǔn)，并對此指定或推薦承擔(dān)責(zé)任。條 . 計劃審批。生產(chǎn)費(fèi)用采購的設(shè)備、 材料、 配件等由使用單位負(fù)責(zé)人，分管副礦長審批。設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核。新建、改擴(kuò)建所需的甲方供應(yīng)材料、 設(shè)備， 由使用單位或工程負(fù)責(zé)人、分管副礦長審批。設(shè)備需經(jīng)設(shè)

11、備科審 核。三、 辦公具用品類由綜合辦負(fù)責(zé)人、 分管副礦長審批。四、材料科提起的采購計劃由礦長審批。第十二條 . 使用單位對所提報和確認(rèn)后的采購計劃準(zhǔn)確性、合理性、完整性承擔(dān)責(zé)任。對生產(chǎn)用采購物資在到貨后 的倉儲時間不得超過 6 個月（年度計劃所到物資除外） ；對 新建、改擴(kuò)建工程甲供物資必須在工程完工后基本用完，如 發(fā)生超儲積壓的，按本辦法追究責(zé)任。第三章 生產(chǎn)費(fèi)用采購計劃的管理第十三條 . 生產(chǎn)費(fèi)用采購計劃訂貨數(shù)量的主要依據(jù)和參考因素包括： 現(xiàn)庫存量、 現(xiàn)在途量、 歷史消耗量、 采購周期、 廠家生產(chǎn)周期等因素。第十四條 . 為控制庫存量、降低資金占用、防止積壓超儲，各使用單位一個年度內(nèi)報出

12、的使用計劃及應(yīng)急計劃申請 單的總額不得突破當(dāng)年度核定的材料配件費(fèi)用總額。若超過 不予審批，而產(chǎn)生的后果由使用單位負(fù)責(zé)人承擔(dān)，追究相關(guān) 人員責(zé)任。第十五條 . 年度采購計劃、對大宗材料，常用易耗件及大中修設(shè)備所需材料列二、對消耗有規(guī)律、使用量比較大的物資盡可能列入年 度采購計劃范圍。三、使用單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出下年度采購計劃，經(jīng) 與材料科研究審核后，確定采購計劃報批。四、年度計劃采購的物資，盡量采用長協(xié)方式、寄售方 式進(jìn)行。第十六條 . 季度采購計劃、季度采購計劃列入物資外的其它物資一般要列入季度計劃內(nèi)，綜采搬家采購計劃應(yīng)列入。、季度采購計劃作為使用單位在一個季度內(nèi)控制材料配件消耗的一種方法，

13、為月度采購計劃提供基本依據(jù)。材料 科匯總后報供應(yīng)科，供應(yīng)科據(jù)此計劃對采購工作作出安排。三、季度采購計劃的另一個作用為 “市場調(diào)查 ”。對提報 的新型物資，供應(yīng)科進(jìn)行詢價，完成詢價后，將報價文件報 送使用單位，供參考確定是否需要采購。四、外委修理加工制造，應(yīng)列入季度計劃。使用單位提出，經(jīng)設(shè)備科審核，報副礦長批準(zhǔn)，報供應(yīng)科實施。第十七條 . 月度物資采購計劃、使用單位依據(jù)季度采購計劃。結(jié)合生產(chǎn)情況編制下月度的采購計劃，經(jīng)審批后報材料科。、使用單位在使用計劃申請單中可對季度計劃進(jìn)行修改，撤消品種或增減數(shù)量，也可增加季度采購計劃中未列的 物品。三、材料科經(jīng)匯總，審核平衡后，形成月度采購計劃報礦長審批，

14、送供應(yīng)科實施采購。第十八條 . 應(yīng)急采購計劃、使用單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中。如發(fā)生現(xiàn)場急需而庫存無貨， 或因計劃不周需增補(bǔ)計劃的， 可發(fā)起應(yīng)急采購計劃。二、特殊急用物資計劃由單位提出，主管副礦長審核，礦長審批，報材料科登記，送供應(yīng)科實施采購。、因計劃不周造成的應(yīng)急計劃，使用單位提出，主管副礦長審批。第四章 投資性采購計劃的管理第十九條 . 投資性采購計劃是指公司批準(zhǔn)下達(dá)的維簡、固定資產(chǎn)、安全費(fèi)用、科技項目等新建或改擴(kuò)建投資性項目需購的設(shè)備、材料、備件。此類采購計劃分為自建項目采購計劃、外包工程甲供物資采購計劃兩種。第二十條 . 自建項目由實施單位編制采購計劃，填寫工程物資計劃申請單 ?，設(shè)備經(jīng)設(shè)備

15、科審核，報分管礦長審批、送材料科。編制采購計劃時，應(yīng)依工程項目施工階段期 限編制，避免供應(yīng)不及時或超前過長占用資金等不合理現(xiàn) 象。條 . 外包項目的甲供材料、設(shè)備，由項目管理者依合同規(guī)定， 編制采購計劃， 填寫 ?甲供物資計劃申請單 ?，由分管副礦長審批報材料科。設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核。第二十二條 . 材料科對照庫存情況，編制 ?工程項目采購單 ?，報礦長審批，送供應(yīng)科實施采購。三條 . 外包甲供物資采購計劃量必須按實際需要編制，不得形成超購積壓。第五章 采購計劃的取消和修改四條 . 使用單位對已提交的采購計劃困現(xiàn)場需要發(fā)生變化，可進(jìn)行修改或取消。采購物品的變更或數(shù)量的增 加需經(jīng)分管副礦長審批；數(shù)

16、量減少或取消不需審批。第二十五條 . 取消和修改應(yīng)及時進(jìn)行，不得延誤，需寫出書面報告，報材料科。材料科若已形成采購計劃單報供應(yīng)科，應(yīng)及時通知供應(yīng)科，供應(yīng)科應(yīng)采取措施終止采購。第六章 物資編碼第二十六條 . 物資編碼是對全部物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼， 便于物資管理。物資編碼按一般編碼規(guī)則進(jìn)行。七條 . 物資編碼由材料科負(fù)責(zé)，編碼的修改增加、撤消由材料科實施。第二十八條 . 物資編碼使用于物資管理的全過程。?物資使用計劃申請單 ?、 ?應(yīng)急物資計劃申請單 ?、 ?物資采購單 ?、?領(lǐng)料單 ?等都要填寫編碼。第七章 獎勵與處罰第二十九條 . 公司參與物資計劃管理人員都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第三十條 . 公司對以下情形給予獎勵：、嚴(yán)格履行職責(zé)成績顯著的人員； 、年末庫存材料比年初下降 10時；三、挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的人員。第三條 . 未能嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，出現(xiàn)下列情節(jié)的給予經(jīng)濟(jì)扣罰。、未能按規(guī)定時間提報 ?物資使用計劃申請單 ?的，每推遲一天，扣罰使用單位負(fù)責(zé)人 200 元；二、因計劃不周需增補(bǔ)計劃，形成應(yīng)急采購的，每月只 允許一次。超過兩次以上的，每發(fā)生一次，扣罰該單位直接 責(zé)任人員和單位負(fù)責(zé)人 200 元；、采購物品